OA管理流程设计

许蕾

1、目的：为了简化审批节点，缩短审批周期，提升OA审批效率，提高业务用户满意度，理清流程，明确职责。

2、方法：分析OA用户需求处理、需求实现、运维工单管理、OA运营分析全过程。

3、结果：实现从OA需求接收到开发上线的全生命周期管理。

4、结论：使电子行业某公司全体OA用户，实现OA全过程流程化管理，高效运作。

关键词：OA、管理、流程。

1.定义

1.1需求提出人：基于日常业务运作过程的问题、痛点或者需求，业务用户作为需求提出人可提出OA需求。

1.2业务领域OA需求接口人：由各业务领域指定1名需求对接人，负责本领域需求收集分析、跨流程需求分析、体系文件提交审批受控，与OA BA直接对接，实现需求归口管理。

1.3 OA BA（业务分析师）：对外与各业务领域需求接口人一起理解与分析业务需求;对内负责OA IT方案设计及IT需求输出，与开发工程师交接清楚，保障需求满足预期的实现。

1.4 OA开发工程师：需求分析阶段，协助BA提供技术支持;需求实现阶段，与BA对接IT需求清单与需求规格，充分了解需求后，按预定的计划负责在OA系统配置与功能开发并完成自测，确保按时按质交付。

1.5 OA运维工程师：负责业务用户日常OA问题的接收与及时处理，保障OA系统的平稳高效运转。

1.6同业务领域：OA按流程类型划分业务领域，包括财务管理、人力资源管理、IT服务支持、研发管理、供应商及采购管理、供应管理、质量管理、项目管理、行政管理、制造工厂、销售管理、法务管理、资金管理、外包管理、黄石酒店管理。

1.7跨業务领域：涉及2个及以上业务领域，跨业务领域提需求是指某一业务领域或部门作为需求提出人提出需求，然后需求接收领域的需求接口人负责分析与管理需求。

1.8 OA需求评审团队由流程管理部总监、OA BA代表、OA开发工程师代表、业务领域需求接口人、业务领域部门总监等组成，负责对OA需求进行评审并给出评审意见。

2.职责

2.1流程管理部

2.1.1负责0A管理办法制定，以及对本管理办法执行情况进行检查、考核。

2.1.2承接与澄清OA需求，负责OA系统设计、配置、开发、优化。

2.1.3负责OA系统运营分析与发现问题，定期主动向各业务领域收集问题、分析问题，按重要程度将问题清单进行优先级排序，形成计划，并按期解决交付。

2.1.4负责及时处理解答0A系统运行过程中用户提出的各种运维问题。

2.1.5负责OA管理办法的宣贯、培训。

2.2基础运维管理部

2.2.1负责OA系统服务器、网络、升级等运维工作，保障系统运行与安全。

2.3各业务领域的责任部门

2.3.1负责定期收集本领域的需求，并分析其合理性、业务方案可行性，评估价值收益。

2.3.2负责分析跨领域需求的合理性、业务方案可行性，评估价值收益。

2.3.3负责组织协调需求提出人、业务专家一起讨论与输出业务方案。

2.3.4负责新建或者优化流程的体系文件提交审批受控。

3. 工作细则

3.1 OA需求处理

3.1.1需求收集

3.1.1.1各业务领域OA需求接口人定期主动收集本领域需求。表单如下：

序号 业务领域 需求简称 需求描述 价值收益 期望实现日期 需求优先级 需求提出人 需求部门 提报时间

3.1.1.2基于日常业务运作过程的问题、痛点或者需求，业务用户作为需求提出人提出需求，包括需求名称、需求详细描述、需求价值收益、需求期望实现日期等信息。

3.1.1.3涉及跨领域或跨一级部门的需求，需征得需求提出人的部门总监审批确认（邮件或者正式签批文件），要确认其合理性、业务可行性，评估价值收益。同一级部门或同业务领域的需求，不需要需求提出人的部门总监审批确认。

3.1.1.4各业务领域需求接口人进行初步分析，包括本领域与跨领域的需求，要分析其合理性、业务可行性，评估价值收益。需征得需求接口人的部门总监审批确认（邮件或者正式签批文件）。

3.1.2需求分析

3.1.2.1 OA BA负责与各业务领域需求接口人澄清与分析需求，要分析需求的合理性、技术可行性，给出需求分析报告，包括业务现状、需求描述与分析、业务痛点、根因、业务需求、优先级排序、解决方案。

3.1.3需求评审

3.1.3.1 OA需求评审团队负责对需求进行评审，包括需求的合理性、方案可行性、需求优先级及投资收益，给出评审意见，包括需求驳回、需求接受、需求实现方案选择、需求人天。

3.1.3.2涉及跨应用系统需求，需IT需求与变革项目评审会评审。

3.1.3.3 OA BA负责OA需求的全生命周期管理，跟踪需求状态，与各需求接口人定期沟通进展。

3.2 OA需求实现

3.2.1 IT方案设计

3.2.1.1根据已接受需求与业务方案，OA BA整理输出需求的功能清单，及各功能的需求规格说明书，并得到业务部门认可。包括目的、范围、需求确认说明等。明确变革项目需求、便于用户、分析人员和开发人员进行理解和交流以及功能的实现和识别，明确需求阶段各相关角色、后续开发的依据，用户验收的依据，确保交付质量和按时交付，支撑项目阶段目标的达成。

3.2.1.2根据IT需求清单，OA BA负责与开发工程师、测试工程师确认需求排期，并与需求接口人达成一致意见。

3.2.1.3 OA BA负责与OA 开发工程师交接清楚IT需求清单，并跟踪OA开发进度。

3.2.1.4针对新增或修改流程发布，OA需求接口人发起《体系文件审批单》，提交需求。（OA需求类型与流程对应）。

3.2.2流程配置与功能开发及测试

3.2.2.1开发工程师在实施开发前应仔细查看需求文档，了解清楚用户的需求，有任何疑问都要及时与BA确认，确认清楚之前不可进行开发，防止做出来的产品与用户需求不一致。

3.2.2.2需求开发统一先在OA开发环境上。若是简单需求，如增加表单字段，修改流程节点等需自测通过后，再在OA正式机进行开发部署。若是较复杂需求，如涉及外部接口，涉及表单代码控制等，自测完成后需经过需求用户进行测试验证后方可上传正式机开发部署。

3.2.2.3开发工程师在新建流程或接口时，若涉及到代码编写应注意代码规范，要代码注释，以便后续运维修改时能很快定位问题（如图一），若修改原有代码时在代码中要注明修改内容、修改日期、修改人等信息（如图二）。

3.2.2.6涉及泛微升级包更新，开发工程师要先在测试机更新测试，输出测试报告，验证通过后，由服务器运维工程师负责正式机更新，更新时要做好文件及数据库备份。

3.2.2.7在开发过程中，涉及修改服务器的公用文件时，修改前iGet获取最新版本文件，进行修改，并在代码文件中备注修改内容，不可在本机上历史文件上进行修改，防止可能出现多人修改替换他人修改内容。

3.2.2.8完成开发后，将涉及代码文件及相关需求文档上传至SVN系统，便于版本控制，供其他人参考使用。

3.2.2.9体系文件类需求类，OA测试工程师在承诺时间内完成测试。

3.2.3验收上线运行

3.2.3.1 OA测试通过之后，提交用户UAT测试，OA BA负责组织需求接口人测试。

3.2.3.2需求接口人需输出UAT测试报告并签字。

3.2.3.3 UAT测试通过后，OA开发部署正式系统。

3.2.3.4需求评审管理团队对需求上线进行评审，评审通过后OA BA负责启用上线运行

3.3 OA运维工单管理

3.3.1日常业务操作过程中，业务用户碰到运维问题可提交《OA运维工单》。OA运维工程师负责问题及时处理，最终业务用户确认问题是否解决并关闭。

3.3.2 OA BA要定期分析问题清单，找到根因或者优化点，优化流程与系统。

3.3.3业务用户碰到运维问题也可以拨打IT运维热线。

3.4 OA运营分析

3.4.1运营报告包括不仅限于OA上线情况总览、超长期未处理OA流程清单、流程提交频次排名前10、流程审批总时长排名前10、流程节点审批时长排名前10。

3.4.2按运营报告按月由OA团队面向全员发布。

3.4.3基于运营报告，OA BA负责与需求接口人协同推进流程优化及问题解决。

3.4.4 OA BA定期通过问卷等形式收集问题与需求。

3.4.5流程优化成为组织一项例行化工作，解放高层管理者，打造高效的职业化团队，构建运营商的竞争优势。

3.5 OA授权管理

3.5.1 OA授权管理原则

（1）一个接口：集团各职能部门之间，每个单项流程在每个部门只允许有一个接口，实现流程在各部门的单点接触，流程在各部门内部的流转由各部门负责进行处理。

（2）一个工作日签批（反馈）：每个流程控制点的停留时间最多一天。

（3）三个签批控制点：每个单项流程原则上为三个签批控制点，超过三个签批控制点的特殊流程倡导自主改善，尽可能压缩签批空间，并对相关签批控制点予以删减。

（4）一个工作日反馈：对于下达的工作任务在一个工作日内响应，向相关部门反馈执行或解决的时间进度。

3.5.2 OA授权管理目的

（1）明确各层面的授权内容，明晰各事项的审批核决程序，实现权责匹配，减少模糊地带。

（2）优化权利分配，释放高层精力，培养公司的经营管理能力，平衡经营风险和开发效率。

（3）优化审批程序，减少过程中的等待，减少过程的不规范，提高整个授权的效率。

3.5.3 OA加强审批以外的管理手段

（1）事前规范性控制：预算、目标、计划、人力资源编制控制。

（2）事中检查控制：关键节点提报、项目公司定期、不定期报告。

（3）事后奖惩的威慑性控制：内部审计、考核。

3.5.4 OA授权集权和分权

集权、分权的最基本原则，就是“责权利”对等原则，要什么权，就要担什么责，拿什么利。

一个结合：权责利相统一的集权和分权相结合。

十个放开：在结构设置权、基层干部的考核任免权、劳动用工权、专业技术人员聘用权、员工分配权、预算内和标准内费用开支权、项目实施权、生产组织权、采购供应权、销售权10项基础权利下放。

四个强化：强化预算管理、强化考核、强化审计监督、强化服务。

七个管住：管住目标、管住资金、管住资产、管住投资、管住发展战略、管住政策、管住职能部门负责人。

4. 附录

4.1 OA运维工单处理流程图

4.2 OA需求处理与开发管理流程图

参考文献：

[1]《跟我们学建流程体系》

[2]《赢在升级打造流程化组织》

[3]杨晓东，于常印.中国管理咨询业实战名家.北京：中国财政经济出版社，2019.

[4]菲利普.科比.流程思維：企业可持续改进实践指南.肖舒芸，译.北京：人民邮电出版社，2018.

[5]流程优化要解决好认识问题[J].司永江.中国邮政.2011（06）

[6]流程优化带来管理创新[J].杨冠立，吕勇.中国邮政.2011（11）