关于国有企业电子招标投标模式下电子档案应用的思考

摘 要：随着科技的日新月异的发展，电子招投标越来越多地应用到如今的招投标交易活动中，传统的纸质文件归档已经无法满足电子招标投标的需求，电子招标投标档案随之应运而生。文章通过介绍国内两大通过三星认证的电子招标投标平台的电子档案应用，分析电子档案的特点及问题，提出一些关于电子档案的思考，以期增加招投标工作效率，促进招投标可持续发展。

关键词：国有企业 电子招标投标 电子档案 云平台

中图分类号：F270  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）01-292-03

一、引言

招标投标档案是企业进行招标投标活动的客观记录，是招标投标全过程的原始资料，包括项目前期资料、招标代理委托合同、招标公告、招标项目合同副本等等，是支付款项、投诉处理、审计纪检、仲裁诉讼等方面的重要依据。传统纸质招标模式下，招投标流程结束后，由招标代理对招投标全流程文件进行归档，移交给具体采购实施部门，由其再移交给企业档案管理部门统一保存管理。在这种传统模式下，档案资料整理不及时、经手人保管不善导致文件缺失等问题，都会严重影响档案的完整和准确性;立卷工作繁琐，降低招标代理机构工作人员的工作效率;纸质档案保存环境和空间要求高，不利于资源的利用。

目前在大多数的国有企业招标采购过程中都采用了电子招标投标模式，依靠计算机与网络支撑整个招标投标全流程。尤其是在2021年1月1日新修订的《档案法》中规定电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，将电子档案与传统载体档案赋予了同等法律效力。有了法律为依据，电子招投标模式下进行的招标采购活动，借助计算机与网络完成资料的收集和归档，摒弃传统档案成为必然趋势。但如何保证电子档案的完整性、准确性和安全性，如何将无需实质载体的数据电文形式资料移交给企业的档案管理部门等等一系列问题，如果没有得到很好解决，将导致整个电子化档案的进程落后，因此，解决上述问题也变得尤为重要。

二、电子档案应用案例

（一）电子招投标平台A

某国有企业自2020年7月起全面试运行电子招投标平台，并印发了《关于全面试运行电子招投标平台的通知》，通知明确：所有招标业务流程（包括委托、招标公告发布、招标文件获取、投标、开标、平标、定标等流程）原则上全部通过平台实施，相关招标资料原则上采用电子方式归档。招标代理公司每年将当年招标资料电子版整理后，于次年1月底前向公司檔案管理部门移交。

电子招投标平台A，系统在完成发出中标通知书后，自动归档，并具备自动获取归档电子文件及数据的功能，评标过程中发出的澄清及回复也能实时保存在系统中，支持电子档案查看、补充、下载和重新生成下载。但在某类采购类别下需要上传到评标系统中的过程资料，无法在业务系统中进行查看。由于该企业档案管理部门尚未开放与电子招投标平台的对接接口，目前只能由招标代理公司将电子文件刻入只读光盘后，再交由档案管理部门保存管理。

（二）电子招投标平台B

某央企旗下招标代理公司是国内较早开始自主开发和研制网上招投标系统的公司之一，历经几次迭代更新，发展到今日由国内智慧招采行业信息化领军软件企业作为技术支持的智慧招标共享平台。该公司内部制定了完善的招标业务档案管理办法，明确各部门的职责、归档流程、归档操作办法、档案保管要求、档案的统计和鉴定以及档案的提供利用等细则。通过细化在业务系统中的操作流程和归档节点的相应负责人，实现档案工作规范化，有效地为公司经营管理服务。

在平台档案管理模块，设有项目归档和档案统计两大功能，对于不可避免的纸质材料可以在“其他资料（招标过程）”进行上传，项目归档支持选择必需的文件名称打包。在档案统计项下，可以查看项目档案的相关信息，在做统计时可选择所需要的列进行数据的导出。该系统与该集团内部档案管理部门做以档案数据交换标准接口，支持数据电文形式的数据资料传输。

三、电子招投标档案的特点及问题

通过对上述两大平台电子档案的应用介绍，我们可以清晰的看到电子档案在招投标的优势与特点，在具体应用过程中，也暴露出一些问题。

（一）电子招标投标档案的特点

1.依托电子招标投标模式，大大改变了在传统招标投标活动中用纸质文件作为整个招标投标过程的客观记录，负责归档工作的相应负责人使用计算机与网络即可完成资料的收集、审核和归档工作，避免出现了遗漏、丢失等人为操作中可能存在的问题。根据业务的具体需求，可以实现一键归档，或者在发出中标通知书自动归档的功能，为业务人员节约了大量整理收集材料的时间，大幅提高了工作效率。

2.电子档案将招标投标档案的载体由传统的纸张，改变为只读光盘或无需实质载体的服务器中。无论是哪种方式，都减少了纸质材料的产生，符合国家开展节能减排，倡导绿色低碳的生产生活方式的理念。对于大部分的国有企业来说，招投标文件存档至少15年，纸质材料的存放空间、存储条件的要求都比较严格。采用电子档案亦可节省档案室、降低档案管理成本。

3.电子档案为招标投标各个环节的数据真实记录，任何对数据的修改均会在系统上留痕，让招标投标工作更为公开、公正、透明。电子档案的采用方便调阅查看项目信息;有效缩短投诉处理流程，节省社会成本;方便审计纪检执行监督监管，将被动监管转换为主动监管;规范招标投标活动，保护各方当事人的合法权益。

4.电子档案的应用可以通过海量数据的分析，实现对面临的问题进行建模、各指标分析，解决经常出现的“拍脑袋”决策，使决策科学化。对于传统纸质资料，若想整理、收集、分析所需要的数据，要翻遍浩如烟海的资料档案，所需要的时间、人力和精力是极为巨大的。采用电子档案，只需要输入关键字进行搜索，即可准确地得到想要的资料和历史数据，再通过计算机的比对和分析就可以快速地生成分析结果，可以以文字、表格、曲线图、柱状图等形式展示。并且能够轻松地完成各类数据统计，可以测算出商业数据、预测出未来一段时间内的价格和经济发展趋势、发现问题，为作出准确的决策提供强有力的科学支撑。

（二）电子招投标档案面临的问题

1.电子档案对介质、载体的要求较高。（1）电子档案的生成、传输和存储都是通过计算机实现，缺乏计算机和其所支持的软件工具，电子档案将无法被读取，更无法实现数据整理、收集和分析的功能。同时电子档案的运行环境要有很高的标准化程度，如果不遵守运行标准，或者运行标准不统一、不健全，就会导致电子档案在其他运行环境下无法读取，以及不同介质、载体之间无法互换的情况出现。（2）第一个案例中将电子档案存储在只读光盘上，与传统纸张资料相比，光盘的稳定性较差。光盘的刻录和读取必须要用到刻录机，一般刻录机的读写速度较慢，并且使用范围具有局限性。存放时间较长的光盘，其表面涂层化学基质在长时间冷暖干湿等环境變化下会发生很多化学变化，即使肉眼看起来镜面如新，光盘内部的变化会导致数据完全无法识读。第二个案例电子档案数据可以直接上传到档案管理部门的服务器中，但是电子信息和介质载体可以分离，有电子信息被黑客篡改、删除、感染病毒、盗窃、销毁的可能。

2.国有企业电子档案归档的“最后一公里”较难打通。这里所说的“最后一公里”不是物理距离上的一公里，而是指将电子文件资料通过数据电文形式移交给企业的档案管理部门，虽然“最后一公里”是整个招投标环节的末端环节，却是整个档案管理环节中的关键环节之一，所面临的问题如下：（1）技术上不支持。第一个案例中，就是在这个环节中没有做好接口和对接，将无需实质载体的数据电文形式资料又转化为光盘。（2）制度上不健全。有一些国有企业在使用第三方电子招投标平台后，相关档案管理制度未出台，出于档案归档的考虑，招标人仍会要求投标人提供纸质投标文件，导致全套纸质文件和线上文件共存，增加投标人的工作量和投标成本，导致整个电子化档案进程的落后。

3.电子档案管理缺乏专业性人才。电子档案管理工作与传统档案管理相比，将业务性和技术性相结合，传统的档案管理人员仅靠专业的档案管理知识是无法胜任电子档案管理工作的要求，还需要熟练地掌握计算机操作技术。目前档案管理部门人员普遍年龄偏大，对计算机操作较少，对计算机系统的软件知识、网络技术、设备维护等相关知识了解更少，这一点客观上制约了电子档案管理的顺利开展。

四、电子招投标档案问题解决的思考

（一）保证电子档案的安全性

1.对电子档案的介质或载体的维护。（1）电子档案的介质或载体在物理性上的安全保管。以光盘形式存放的电子档案需要建立温度湿度适合保存的专用档案室，将光盘放在光盘盒内垂直放置于密集光盘架或档案防磁柜，存储设备满足防磁、防潮、防尘、防水、防火、避光功能，并远离强磁场、强热源和有害气体源。（2）对电子档案介质或载体定期进行检测和维护。对于以光盘为载体的电子档案，特别容易受到周围环境的影响。因此，必须进行定期的检测和维护，保证电子档案的准确性。定期检测，建议每年一次，采用随机抽样或等距抽样方法，按照环境和保存情况，设置抽样的样品比例。首先进行外观检查，查看光盘表面是否有物理变形或损坏。然后进行内容检测，对光盘上的内容进行读写。若检测到错误，则必须进行更正或更新。严格电子档案的检测和维护的管理，建立相应的维护档案，对检测、维护等操作过程逐一记录，避免任何一次误操作，而造成电子档案的损坏，甚至造成不可挽回的损失。

2.对于数据电文形式的无载体电子招投标电子档案，为了保证电子档案的可用性、完整性和保密性，需要建立安全保护措施，确保经过网络传输和交换的数据不会发生增加、修改、丢失和泄露等。将防火墙作为网络安全的第一道门户，加强病毒防护技术并开启入侵检测系统作为第二道安全闸门，全面做好网络安全工作。

3.电子档案的文件加密、存储权限和数据备份。将电子招标投标过程中生成的文件资料进行加密管理，针对不同的用户设置不同的权限（如数据是否可以被读取、移动和复制等），确保无相应权限人员无法进行超出权限的操作。建立电子档案备份管理措施，将电子档案备份与恢复作为保护数据资料的最后手段和防止主动型信息攻击的最后一道防线。由指定人员定期对电子档案进行备份，解决数据泄露、失真、无法复原等问题，降低电子招标投标电子档案遗失风险。

（二）电子档案资料线上移交和存档

解决电子档案资料线上移交的问题，最关键的一点是企业制定及完善的电子档案归档管理制度，其次是通过技术手段，开发与档案管理部门之间相应的信息系统接口，打破电子招标投标平台和档案管理系统之间的信息传递壁垒，实现电子档案的线上移交。

1.国有企业自有招标投标平台与档案管理系统的接口对接方式，见下图。

档案管理系统与招标投标平台集成采用建立档案数据交换标准接口的方式，以提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。

招标投标平台主动将数据上传到档案服务器，即采用推送的方式将包含了元数据和电子原文的档案数据主动推送给档案系统。

档案系统对招标投标平台推送过来的档案数据不做二次加工，保证档案数据的准确性和原始性。

档案数据交换标准接口的日志与监测通过档案系统消息模块统一实现。

2.第三方电子招标投标平台与国有企业档案管理部门建立档案云平台。一些国有企业使用第三方电子招标投标平台完成全流程电子招标，往往这些企业的档案管理部门无法接收电子数据，也无法实现电子数据的随时调阅和查看。针对于这种情况，可以搭建云平台，管理人员可以将电子档案数据存储到云计算中，实现数据信息共享。为了确保数据信息的存储安全，将电子数据传输到云端，保证数据以在多个服务器中打开的方式进行存储，并且对管理人员进行授权和验证，只要是合法的经验证的授权人，可随时调出档案进行检索和查阅，不必担心档案的丢失和泄密。

（三）提升电子档案管理人员的专业化水平

加强对档案管理人员关于计算机和网络知识的培训，提高自身素质，也可以在人员选拔时设置较高的标准，适应电子文件归档工作的需要，保障电子档案工作的顺利开展。

五、结语

电子档案作为电子招标投标的过程资料，是招投标过程中重要的组成部分。但电子档案的发展还处于起步阶段，只有积极探索和完善电子档案的制度、技术及管理措施，才能够推进招投标电子档案管理工作的长足发展，在根本上为整个电子招投标行业的健康稳定的发展提供强有力的保障。

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（作者单位：上海宝华国际招标有限公司华北分公司 山西太原 030003）

[作者简介：赵枫，中级經济师，主要从事招标采购管理等工作。]

（责编：贾伟）