ERP信息化建设对学校财务工作的促进

韦映琦

摘 要：在传统的学校财务工作处理中，其多依靠财务人员人工录入，不仅耗时，还增加了错误率。且随着国家、社会对教育事业的愈发关注，相关的资金投入逐年加大，学校的规模、教育工作者等都在不断的增加，在促进我国教育事业发展的同时，也对财务人员带来了很大的工作压力，原有的财务管理模式已然不满足，结合现代信息化的发展，各种各样的新型财务管理工具被应用到财务工作中。本文立足学校财务工作实际，着重探究ERP信息系统在学校财务工作中的应用，使其发挥解放人力、优化财务组织框架的作用，不断提高学校财务工作质量和时效性。

关键词：ERP信息化建设;学校;财务工作;存在问题;优化路径

ERP系统在财务工作中的应用已经十分普遍，就整体市场情况来看，相较事业单位而言，企业的应用更广泛、深入。学校作为事业单位的一种表现形式，在日常工作中也在不断向企业靠近，借鉴其优秀的管理办法，而ERP系统的使用，不仅利于学校靠近现代市场，还有利于学校提高自身管理能力，由此，本文对ERP系统在学校的应用研究，有一定的阅读价值。

一、ERP信息化建设

ERP系统即企业资源企划，最初定义为应用软件，随着其理论的不断完善和企业应用的效果愈发显著，逐渐被商业化，现已成为企业管理中的重要理论之一。ERP信息化建设，要基于现代信息技术的基础上，结合大数据、互联网+等信息化产物，为企业提供科学的数据信息支持。而今，ERP系统已经不仅仅应用在企业管理中，在事业单位以及其他机构组织中都会看到ERP系统的管理观念。通过对ERP系统的应用，能够帮助经济组织重塑业务流程，实现规范化管理，最终提高企业的管理效率和经营水平。本文重点提到的学校财务管理，虽与企业不同，不以盈利为目的，但ERP系统的应用对自身内部管理来说，也起到了重要作用。

二、ERP信息化建设在学校财务工作中的重要性

（一）提高了學校财务管理能力

相对传统人工处理数据的工作模式，引进ERP系统后的财务处理，极大的提高了学校的工作能力。信息化的出现，基本上实现了办公自动化，但办公自动化不是简单的将线下工作转移到线上，而是通过科学、先进的信息技术改变传统线下记账、入账的复杂手续，由繁入简，节省工作时间，创造更大的经济效益。ERP系统是一款通用型的财务管理工具，必定首当其冲，在学校对其不断进行应用时，一是能够发现自身财务管理存在的问题，进而优化解决，二是能够借助ERP系统为跳板，创建更适合自身发展的个性化管理平台，不断提升财务管理能力。

（二）清晰化学校财务状况

具有事业单位性质的学校，其主要工作内容是提供教育服务，营运资金主要源于国家财政和学费收入等，虽不用为资金发愁，但是对学校内部而言资金的管理工作仍十分重要。对于学校负责人来说，自有资金存量是其对自身规模等的评判标准，也是其后期扩大招生、教学改建等活动的主要支撑。而通过ERP系统，能够让学校内部各项资源得以具体化、数据化，更清晰明显的展现单位财务现状，从而更好的确定未来发展方向，不断提高决策的科学合理性。

二、ERP信息化建设下学校财务工作存在问题

（一）未正视ERP系统作用

对于学校来说，尤其是事业单位性质的学校，其主营业务是教育、教学工作，像ERP这类系统，属于后台辅助管理工具，且学校不需要为运作资金筹谋，其财务工作只需满足日常经济往来即可。因此，学校对ERP系统的运用，很多都是追赶潮流，为了跟上时代变化而已，于自身而言，尚未完全深入认识到ERP系统在财务工作中的优势。此外，ERP系统的真正应用，需要得到学校领导的支持，发挥领导的权威性作用，但目前学校的领导虽具备专业的管理技能，但对于财务方面的工作不甚熟悉，像ERP这类财务系统，对基本的操作和学习并不多，这种情况下无法发挥ERP系统在财务工作上的作用。

（二）ERP系统应用不熟练

当前学校的财务管理模式不断向企业靠近，愈发的市场化、制度化，ERP管理系统的应用，则是其向现代市场靠近迈出的重要一步，也是改善传统人工核算模式的重要举措，但在ERP系统的选择上仍存在着问题。其一，由于ERP系统对于从事教育服务型的学校来说，关于相关的研究并非主要工作，而市场上提供的ERP系统具体类型却有很多种，自身匹配度高的管理系统，对学校后期的核算范围、部门工作等都有着很紧密的关系。例如系统中的侧重点、模块分解，包括后期升级时的系统过渡等细节问题，这些对具体执行人员都有着较高的要求，相关知识理论的不清晰，降低了ERP系统与学校的适配性;其二，ERP作为系统性管理工具，对部门、职员之间有着较强的边界要求，根据组织框架划分模块等。但是由于学校受人员、规模等的影响，无法保证专人专岗，很多均是身兼数职，这种职位划分无法满足ERP系统的范式运转，阻滞了财务工作的正常运行。

（三）人才队伍缺失

与现代信息化的接轨工作，需要有专业人员推进，但当下学校普遍缺少应用型人才，除了掌握日常的财务处理外，还要掌握一定的信息科技。第一，就当下学校财务部门人员构成来看，很多都是招收的财务专业的学生，再加上学校的账务处理并不难，只是不断重复、略微枯燥，长期的复制式操作无法让财务人员得到拓充知识框架的机会，更不利于学校向现代化靠近;第二，关于线上财务管理系统的入职培训工作不到位，对于多数学校来说，都是在人员流动的时候招聘人才，缺少人才储备的意识，且人员入职后受各种因素的影响。除非学校集体组织，否则充实自身、学习信息化新产物的时间和精力很少，缺少ERP应用经验，无法真正熟练操作，难以展开日常的账务处理，无疑增加了财务工作人员的压力，难以发挥个人价值。

（四）资金支持度低

上述提到，学校的主要工作是提供教育服务，关于后端薪酬管理、资金管理等均是辅助作用，再加上有国家财政的帮助，学校关于财政建设方面自然缺少更多的关注。人力、物力、财力的支持力度不够。人力主要是综合性人才的输入，上文已详细解释;物力则是足够支撑的硬件信息系统，很多学校的计算机设施只是为了满足线上沟通的需要，未考虑到对较大信息系统的承载力等问题，难以支撑ERP系统的实际运转使用;财力则是指其关于该方面建设的资金投入力度不足，难以搭建起高质量的财务处理平台。学校内部财务部门的整体信息化氛围不强，无法推动其财务处理有质的进步。

（五）学校工作量骤增

随着国家对教育工作的愈发重视，各大小学校也在积极响应国家政策，扩大招生、提高教学质量，越来越多的优秀人才加入了教师行业，除了教育事业蒸蒸日上以外，财务部门对于学校全员的人力财务管理工作量也骤增。比如目前学校数据十分分散，缺少系统管理，上级其他部门要数据如基本工资、薪级工资、绩效工资一年总量等，以及人员分类数据如控制数、在编的、聘用的等，所有数据均是由人工录入到表格中，通过汇总然后进行计算。这种核算方式虽然更加精确、细致，但不适用人数较多的情况，无法满足全员要求。且在工作量日渐增大的情况下，难以保证数据的准确性和真实性，不利于学校财务管理工作施展，为此，对ERP系统的应用已然亟不可待。

三、ERP信息化建设下学校财务工作优化路径

（一）普及基本ERP信息系统内涵

要想使ERP信息系统在学校中深度应用，就必须从学校人员的思维意识上入手，使其充分认识到ERP信息系统的作用，继而积极主动的学习相关理念。首先，做好学校领导层、管理层的思想工作，向其普及基本的ERP信息系统知识，同时通过日常会议、宣传手册等手段，将ERP信息系统内容潜移默化的渗透到日常工作中。其次，ERP信息系统作为财务管理中的一种，其主要应用方面自然落实到了财务部门，尤其要重视财务人员的个人技能培养，同时打开ERP系统与学校其他财务系统的接口，实现数据高效传输，不断提高财务工作效率。

（二）选择适配度高的信息系统

ERP系统类型多样，学校要想从整体上提高财务工作质量，就要筛选出匹配度强、性价比高的ERP系统。针对学校的教学模式和财务工作模式，其在选择信息系统时要考虑到以下三方面因素：一是供应商質量以及后续服务质量。就当下学校发展现状来看，多数学校不具备单独研发财务系统的能力，那么在对外选择时就必须注重系统建设的性价比，ERP系统内部涵盖模块多，前期投入资金较多，后期的维修、更新等都需要制度等的保障。因此，学校在选择供应商时，可采用“招标选型”法，筛选优质ERP系统供应商，提高基础系统质量;二是供应商的供应类型和思维模式符合教育行业对ERP系统的需求应用。学校与企业对ERP系统的需求有所不同，学校必须考虑到自身的属性，在对企业进行借鉴时也要对供应商进行差异性分析;三是合理的价格和收费模式，受学校工作性质的影响，其在该方面的重视程度较低，学校必须重视供应商的收费形式和价格，形成供应链管理模式，保证ERP系统的持续运转。

（三）引进综合性人才

除了硬件系统的支撑，ERP系统主要功能作用的发挥还要依靠专业人才的推进，学校必须注重财务部门复合型人才的培养工作。对外，学校可直接引进具有ERP系统运用经验的财务管理人才，明确人才招聘标准，打开招聘渠道，吸纳专业化、年轻化的人才加入;对内，学校必须从整体上给到财务人员再学习、再培训的时间和机会，通过内训师、外部机构等形式为其传授ERP系统的操作流程和要求，这批人员本就明确学校财务工作流程，提高其ERP系统的操作能力，能够强化自身人才储备，将个人价值最大化。同时，学校还可改善其用人机制，强化部门之间、职员之间的工作交流，提高财务数据信息的流动性，对于优秀财务职员安排深造、进修等奖励。通过供血式和造血式双重工作，全面提高学校财务人才质量，加大对ERP系统的应用程度，以此保障学校财务工作顺利进行。

（四）加大财力、物力支持

学校要想改善当下财务工作现状，对ERP系统的应用是重要的途径，而学校ERP系统运用的氛围感还需要财力、物力上的支持。其一，学校必须加大ERP系统建设资金支持力度，从塑造自身形象出发，提高学校知名度，扩大企业的资金来源，建立一定的资金管理模式，充分预留财务信息化建设的资金;其二，学校必须做好承载ERP系统运行的硬件设置建设，保证计算机质量，确保其能够维系ERP系统的运行。

（五）合理设置ERP系统板块

学校规模的扩大、招生人数的增加，带来了更大的财务核算量，为此在基本ERP系统引进后，必须做好系统内部不同模块的设置，使其能够单独运行，又能够形成整体条例清晰的财务数据。第一，优化ERP系统的组织框架，按照部门工作内容对学校部门进行专业分工，相关财务方面的职位一一对应，明确基础的组织框架和运行规范;第二，设置考勤管理系统，这是ERP系统中重要的子系统，结合学校个人休假、出勤、加班等制度，设置相应参数，使ERP系统能够自动计算职员加班、请假后的薪酬构成，从而生成完整的考勤薪酬体系;第三，强化ERP系统运行时的动态监管，实现数据实时更新、财务数据共享。通过ERP系统将职员与财务管理进行联系，便于学校职员查询薪酬数据、绩效数据等，同时财务部门也可通过ERP系统监督学校各部门、岗位的工作情况，以此确定职员的年终奖励等，不断提升学校管理质量。

四、ERP系统在学校财务工作中的应用效果

受现代经济市场的影响和先进财务管理系统的普及，学校已经在不断的摸索、试错下形成了自身的ERP信息系统，其在学校的教学工作中、财务处理中也发挥了巨大的作用。

实现了系统集成化运行。ERP系统与学校其他系统之间的接口被打开，数据之间能够高效传输，系统间可以并行运转，ERP系统逐渐成为了学校日常的管理工具，这也是ERP信息系统最基本的职能，成为了集物流（学校固定资产）、资金流、信息流为一体的软件管理系统，实现跨部门，甚至是跨学校的联动，实现集成化应用，为学校提供更完善的数据体系和信息共享机制。

实现了学校业务流程再造。这也是ERP信息系统提升管理效率的明显表现，ERP信息系统应用成功的前提，是其对学校传统的业务工作流程进行了修饰，使其充分配合ERP信息系统的需求，形成新的业务流程模式，使其更趋于合理化，扩宽了学校的面向市场，为其吸引了更多生源，提高了家长、教师和学生对学校的满意度。

不断提升了学校管理质量。ERP信息系统最先应用到企业中，也正是其在企业中成效显著，极大的促进了企业管理质量，其应用范围才会变得愈发广泛，在事业单位上的表现同样如此，学校在不断使用ERP信息系统的同时，相关使用人员的综合素质也在被不断提升，ERP信息系统帮助学校培养了一批现代化、专业化的双专业职工队伍。为了更好的衡量ERP信息系统在学校财务工作上的作用，一些学校与三方管理咨询公司合作，借助其管理评价指标体系，对学校的管理水平进行综合评价，发现其管理质量大幅提升，另外评价作用并不仅限于本身，通过评价，能够为学校建立一个今后可以不断进行自我管理的机制，这也是ERP信息系统常常被人忽视的重要作用之一，ERP系统可在一定程度上解放学校相关财务工作者，实现线上全过程动态监管，极大的节约了人力、物力，提升了工作效率，降低了人力成本，管理效能显著提升。

提高了学校绩效管理的准确性、及时性。ERP信息系统为学校提供的信息不仅是财务方面，还包括其他多方面内容，而这些信息在学校决策和管理上发挥了重要的作用，在学校ERP信息系统运用日渐成熟之后，学校根据自身的实际需要，设计出了一套动态监控绩效变化表，能够及时反馈和修正日常问题，同时将个人的工作成果与相应的奖惩连接起来，通过月度、季度以及年度汇总后，综合评判学校职员的工作能力和工作质量，以此确定职工奖励，达到了提升工作效率、激励职工工作热情的作用，实现了ERP系统的良性循环，不断提高学校的内部管理质量，更好的践行其社会服务、教书育人的服务性质。

五、结束语

综上所述，ERP系统在学校财务工作上的应用，不仅是当下学校日益增加的财务工作量的需求，也是现下经济市场发展的要求。学校只有结合自身财务工作实际，不断摸索，形成个性化的ERP管理系统，才能够使其发挥真正促进财务工作、提升财务工作质量的作用。由于对相关文献、理论等解读不精准，视野狭窄，提出的相关建设难免浅显，未来会不断的深入学习，力求提出更行之有效的优化方案，进一步加强ERP信息系统在学校中的应用，但就目前学校ERP系统应用效果来看，还有很大的提升空间。

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