关于企业档案管理信息化建设的思考

吴旦

摘要：在人类社会的不断发展过程中，档案资料的产生是必然的结果，他能够作为对过去的活动进行了解和反思的重要参考依据，也记录着人类社会发展的历史进程和产生的一些关键结果和流程，对其进行研究具有重要意义。档案管理工作的顺利开展，对于企业来说更是意义重大，在具体实现档案管理环节，需要使用现代化的信息技术方法，要档案管理的效率更高，工作更加方便，为企业实现现代化的管理目标奠定良好的基础。

关键词：企业档案管理;信息化建设

一直以来，企业对于档案的认识一直存在误解。许多企业管理中并未对档案管理的工作重视，也不知如何利用档案来产生社会效益，档案管理技术人员仍然停留在资料查阅图纸查阅的方向上，不知道如何正确运用多数职工的档案资料，致使档案利用率低下，信息化技术的作用也无法得到充分的发挥，让档案中原本记载的一些信息资料的重要价值无法得到充分的体现。对于企业来说，要在激烈的市场竞争中占据更有利的地位，就需要加强档案管理的信息化建设，提高信息化档案管理成果。

一、档案管理信息化建设中现状

（一）领导对档案信息化重视不足

企业档案信息化管理工作是保障企业档案工作适应互联网社会和信息社会的要求，同时也是构建完善档案管理工作的必然需求。企业领导对于档案的信息化建设并不重视，甚至对档案基础设施的配备上也不充分，没有进行信息化档案建设的保护和开发技术，档案利用率低，所以档案也没有发挥出其本身的功能。

（二）建立统一信息管理平台

当前，我国企业数量不断增加，企业中产生档案的数量也相应增加，种类也更加丰富，对企业中的档案进行储存和管理成为了十分重要的工作内容，同时也对档案管理工作人员提出了更加严格的要求，但实际中企业的信息档案管理平台建设效果却仍然不是十分理想，导致企业发展中产生的一些档案无法得到及时的储存，更加无法解决目前档案管理中出现的各类难题。

（三）档案人才的综合素质不高

使用先进的技术软件和技术设备都需要通过人工来进行日常管理与操作，许多档案员工只能完成目前档案的归档等基础性工作。随着当前档案信息化的快速发展，档案管理工作已经从过去的以管理为主转变成了管理、使用共同发展的信息化开发方向，这让档案的形成和内容都发生了前所未有的变化。过去在档案管理工作中所用的一本帐的方法已经不适合当前工作的需求，仅仅依靠一点浅显的档案管理知识无法满足目前现代化信息档案工作开展，同时在业务方面也需要档案管理工作人员的信息化知识更加专业，能够熟练使用计算机的相关操作和技能，使用外语完成网络技术支持的学习和操作，同时还要不断提高自身专业知识。但是，当前许多企业的档案管理人员自身专业水准、专业素质、理论文化水平等存在较大差异，与实际要求的悬殊较大，能够完成档案信息化管理和运用的人才相对匮乏[1]。

（四）档案信息化系统地安全问题突出

首先，对档案信息进行信息化的管理时，就需要实现档案信息的全面沟通和交流，同时要重视对档案信息的参考与借鉴。实际工作中，档案的信息凭证常常被忽略。实体档案是发挥其信息化功能的重要基础，也是提高并保证信息化建设效果的重要环节，如果实体档案资料的管理工作没有得到重视，那么后续的安全管理工作也无法顺利开展。其次，在档案信息化管理环节，需要相关的管理人员对信息档案进行重视，而如果仅仅关注了信息档案的使用，却不重视档案信息本身，在实际使用过程中是否能够有安全方面的保障，那么档案信息化管理过程中的一些信息存储效果可能就无法得到保障。因此，在企业中对档案进行信息化管理时，就需要结合实际情况，去构建更加先进完善的安全管理体系，保障档案信息万无一失，档案信息化所形成的电子档案需要设备具有较强的安全系数，由于电子档案的形成和保存，需要依赖专用的硬件设备以及软件系统，任何一环出现问题，都会导致电子档案的信息失真，信息共享的成效不理想，使其存储中存在问题，无法保障其使用安全。

二、提高档案管理信息建设地方法

（一）加强领导重视，重视群众参与

企业要提高档案管理的信息化建设成果，首先就需要发挥领导人员的重要作用，让领导能够正确看待档案信息化管理产生的重要影响，并且了解不同的档案信息在创新发展过程中的关键内容，让档案的信息化工作效率得到提升，促进企业的可持续稳定发展，将档案管理工作推行到底，要把档案管理工作纳入到日常会议中的内容中，纳入到相关部门的业绩考核上，纳入到档案管理工作人员的职责范围内，做到领导保障、人员保障、时间保障和经费保障，这是加快推进企业档案信息化管理的重要因素，同时也是档案事业能够得到可持续发展的基本保证，利用不同形式的宣传模式使档案管理工作人员对自身负责的档案信息化管理工作产生正确的认识，让档案的管理成效更好，实现动态化的信息管理目标，真正做到档案信息的有效开发与利用加强档案，在目前社会条件下的信息化建设[2]。

（二）构建档案信息化管理统一平台和统一标准

首先，完善档案管理平台的统一化建设，根据企业目前的档案数量和档案部门存在的工作压力，结合目前档案工作人员的工作量和档案自然老化与人为损坏等问题，不断扩充档案存储的载体和网络共享资源，通过计算机光盘与磁盘作为载体，完成档案的信息化储存和信息存储，利用高容量的存储载体，这样就能够让管理工作人员的工作量减少，使档案管理工作的效率得到提升，也可以让先进的计算机管理系统来发挥相对应的资料搜集、搜索，还有整理的任务，实现计算机的辅助管理要求，構建档案自动检索等一体化管理模式，使工作效率得到大幅提升，也就是说，基于先进的计算机管理平台构建的前提上，让计算机所具有的高容量存储功能得到实现和发挥，也是实现信息化管理的重要基础。

实现档案管理的统一化目标，就需要让档案信息建设效果得到提升，这就需要相关方面能够结合企业的实际发展情况，去规范标准的档案管理内容，让档案管理的流程更加清晰、准确，在其中涉及到档案的统计标准，以及档案的整理方法，还有档案的服务标准，用于衡量企业中所有档案管理工作的成效以及管理的质量，而如果这些标准没有得到统一的规范，就会导致档案的管理内容无法保障，企业内部每个单位都要有自己的档案部门自成体系，就无法形成整个企业的档案信息互通，无法实现资源共享，达不到档案信息的高效利用[3]。

（三）提高工作人员的综合素质

重视档案信息化的电子档案管理工作，就需要高素质的档案管理工作人才，档案信息化管理对于目前的档案管理人员来讲是一个新的阶段，企业档案管理人员要适应目前现代化计算机技术、网络技术和通信技术，及时掌握档案管理信息化的标准和要求，参与到计算机网络管理系统的开发应用中，档案管理具备高素质的管理型人才队伍才能确保档案信息化管理进程的有效推进。按照企业档案管理信息化进程的要求来引进和培养一批高素质高标准的具有专业技术知识和管理经验的人才，以满足目前档案信息化事业发展的需求，按照企业生产部门和档案信息化发展的要求，不断掌握动态档案数据，提高员工自身工作标准不断改进工作质量，同时还要及时对在岗员工进行培训，了解现代化科技在档案管理工作中的作用，以提高现有员工的工作技能。

（四）充分利用现代化信息资源

第一，让档案管理的质量得到保障，要实档案资料信息的作用得到充分的发挥，就需要加强对于档案管理的质量重视。可以使用现代化先进的计算机软件系统，对档案资料进行定期的搜集和整理，让档案资料的质量得到统一的规范，形成一种一体化的档案体系，让格式统一，确保档案资料清晰以便借阅，同时还要做好电脑备份，防止由于数字化存储而导致丢失或破损。第二，选用专业化的软件功能，实现档案信息化操作，档案管理的工作人员就可以使用先进的计算机软件功能，实现对一些专业的图纸的绘制工作，并且记录下相应的信息数据内容，让创新设计效果得到实现，也可以使用先进的网络技术方法去加强对于资料的有效管理，让数据信息的传输和共享更加及时，为工作人员的工作提供方便。此外，还可以使用计算机系统所具有的信息检索功能，根据不同的资料内容去对其进行分类，然后按照档案号、内容、保管期限等信息来完成目录检索的制作，加快信息检索速度，这能极大降低档案管理工作人员的检索工作量，从而提高档案信息的利用效率[4]。

结语：综上所述，为了适应时代变化，跟上信息化技术的发展进程，企业档案管理工作要不断提高自身要求，促进档案信息化建设，提高档案管理工作人员的综合素养。为了做好档案管理工作管理者，需要及时更新档案的信息技术、专业技术，提高档案工作人员的录入、探索、存储等功能，保障档案管理工作的质量，提高有档案管理所带来的经济效益，使档案管理工作的开展对企业发展有所助益。

参考文献：

[1]童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].西北大学，2018.

[2]張雪沂.中铁十六局六公司工程项目档案信息化管理研究[D].华东交通大学，2019.

[3]王丽君.档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江科学，2018，915：94-95.

[4]权瑞瑞.关于人事档案管理信息化建设的思考[J].兰台内外，2019，32：15-16.