数字化形势下油田企业档案管理升级对策研究

摘要：当前，数字经济正开启一次重大的时代转型，油气行业作为传统工业产业，面对能源革命和能源转型加快推进的新形势，中国石油把信息化纳入创建世界一流示范企业的目标体系，实现产业的转型升级和价值增长，油气企业只有对其业务进行系统性、彻底的重新定义，数字化转型才能成功。

关键词：油气田企业;档案工作;管理模式

网络和信息技术的快速发展，极大地改变了档案工作内容、方法和手段，油气田企业正经历着从档案资源分散保管到共享集中利用的变革过程，油气田企业档案部门紧跟业务领域信息化发展进程，加强对业务系统产生的电子文件归档管理，建设档案信息资源数据库，把方案实体的静态管理转变为档案信息动态管理。同时，充分利用信息技术和数字档案资源优势，优化油气田企业档案管理与服务流程，开发建设各类专业、专题档案数据库，全面推进数字档案馆建设，推动实现以信息为核心的档案馆建设，推动实现以信息化为核心的档案管理现代化，实现油气田企业档案管理的转型升级。

1档案管理基础工作现状分析

1.1对档案管理工作重要性认知存在误区

很多单位对于档案管理工作重视不够，并且根本没有意识到档案资料对于单位发展的重要性，单位档案部门与其他部门相比来说，往往得不到足够的重视，专职档案管理的人员，数量上往往不够，对于档案管理方面的专业知识也不够丰富，工作人员的工作积极性不高，缺乏认真的工作态度和熟练的业务知识，使档案管理与实际业务脱节，未发挥其综合价值。

1.2档案的管理模式落后

目前的很多机关单位中，档案未开展档案进馆价值鉴定相关工作，对其移交时限以及查阅利用时的特殊要求也没有界定;对其涉及哪些内容也无明确界定，存在档案进馆后目录格式不一、文档残缺、归档照片缺失等问题。面对出现的电子文件，不能接受新事物，依然固守传统档案实体管理模式，导致大量档案资源流失，没有紧跟信息化发展步伐，油田企业档案处于游离状态，企业“记忆”面临丢失危险。

1.3档案管理人员业务素养有待提高

档案管理是一项复杂、细致、业务知识面广并具备一定沟通协调能力的工作，要求档案管理者从收集、整理、归档、保管、利用各个环节全程参与。现阶段档案管理人员存在3个方面问题：一是责任心不够强;二是思想守旧、安于现状，不注重学习新知识和先进管理经验作法;三是欠缺档案资料收集意识、归档不规范，无形中增加了调档和查阅难度，甚至造成了档案的缺失。

2油田企业档案管理升级对策

2.1加强档案管理信息化建设

在当前单一的档案管理模式已不能适应实际工作需要，油气田企业正经历着从档案资源分散保管到共享集中利用变革时期，首先，信息化技术的普遍应用，推动着信息化条件下档案资源共享，管理数字化的信息资源需要引进专业的数字化多媒体设施设备，并为数字信息的保管提供专属机房，突出表现为对档案管理信息化的财力物力支持，这一点是必不可少的。其次，要拓展档案信息的服务范围，依托数字档案馆、微信微博及其他移动终端，打破信息共享瓶颈和信息孤岛，为各方利用档案提供便利，最大化体现档案信息的综合价值。

2.2健全档案工作体制机制

要把档案宏观管理和具体指导有机统一起来。要将工作的重心逐渐由单纯的具体指导向抓好宏观管理转移，把法律赋予档案部门的行政监管职能充分行使起来，正确区分行政监管和业务指导两种职能，监管是宏观刚性约束，指导是微观业务规范，不能用业务指导代替行政监管，更不能单一行使一种职能，要将两者有效结合起来，通过指导来规范切实提高档案管理能力。要完善考核评价机制，在考核“点”上务求精细化管理的同时，将“面”上整体工作的规范化作为重要衡量标准，促使绝大部分基层单位做好档案规范整理，夯实基础业务，练好基本功。要建立定期和不定期督查机制，把平时检查与年终考核结合起来，作为评定工作的依据。要建立问责机制，对落实工作不力、出现重大失误的立档单位进行问责。

2.3改进档案业务指导方式方法

首先要重视档案管理“面”上的指导工作，提高整体规范化水平。比如，可以在每年第一季度确定1至2个月的时间，开展“集中归档月活动”，并作为一项制度长期坚持下去，每年集中利用一段时间，由档案部门业务人员分片包干，巡回到各立档单位，指导各单位对上年度形成的各类文件材料进行规范归档，将第一手的资料收集整理好，避免一些单位连年不及时归档，造成“断档”的现象。

2.4加强对档案工作的投入力度

有些立档单位认为，档案工作耗费人力财力，且很难在短期内看到效益，于是许多单位都不愿开展工作，档案规范化管理缺少物质条件支撑。比如，有的立档单位没有足够的档案柜架，没有专门的档案室和管护设备，档案装具不合格。因此，有关单位要不断引导立档单位加大对档案工作的投入，改善档案管理设施条件，对于工作成绩突出的单位，在政策许可的情况下，给予适当的经费补助，逐渐形成良性发展趋势。

2.5 加强新时代檔案管理人员队伍建设

新形势下档案工作不再是简单的库房保管，随着信息时代的发展，日趋的信息化、智能化，要建设一直懂业务、适应新时代发展档案队伍梯队建设，做好档案队伍继续教育和岗位培训工作，通过分类培训、业务培训、对外交流学习等方式，提高档案管理人员的整体素质，完善考核激励机制，给档案人员创造肯干事、能干事的舞台，营造良好的成长环境，为档案事业发展奠定基础。

3结语

总而言之，在大数据时代，电子档案管理能够将企业的档案管理效率及档案质量大幅度的提升，新时代下档案管理改革是必然的，对企业整体发展也起来一定积极的作用，对此档案管理人员要转变观念，重视信息化建设，二是更新设备，依靠先进的信息技术及设备，三是要加强员工培训，筹建一直素质高，业务全面，能接受新事物的档案管理队伍从而提高档案全面升级管理。

参考文献：

[1]魏博洋，王帅，郭飞.浅析信息化技术在工程档案管理中的应用[J].科幻画报，2019（10）：170

[2]包丹丹.基层单位档案信息化的困境与对策[J].中外企业家，2020（03）

[3] 刘秀玲.企业档案管理数字化建设的思考 [J]. 职大学报，2007 （04）

作者简介：杨旋（1985-），女，湖北随州人，工程师，从事档案管理工作。