探究电子档案管理在档案管理中的应用

申桂海

摘 要：随着信息技术的不断发展与进步，各行各业的电子化建设成为必然趋势，科技的发展也有效推动了自动化办公和无纸化办公的发展。如今，在各行各业的档案管理工作中也逐渐开始实行信息化、数字化建设，电子档案的运用，充分发挥其优势，可有效弥补传统纸质档案管理工作中的不足，有利于提高档案管理工作的效率，有效提高档案的安全性。

关键词：电子档案;档案管理;优势

引言

随着时代发展，传统的档案管理方式难以有效满足当前社会发展的需要，因此档案管理方式的变革是大势所趋。基于此，各行各业在进行档案管理工作时，应该采取更加有效、便捷的管理办法。如今，运用信息技术展开电子档案管理，可以有效实现档案的高效化整理、归档和存储，用户在进行档案查阅时也会更加便捷，从而有效提高档案管理的效率和信息的安全性。

一、电子档案在档案管理中的优势

信息技术的发展推动档案管理的电子化建设，电子档案管理可以有效弥补传统档案管理方式的不足之处，从而促使档案管理工作的效率获得改善，为用户提供更加高效、便捷的档案管理服务。加强电子档案管理与传统档案管理的有机融合，可以确保档案管理工作的高效化开展和实施，是新时代档案管理方式发展的必然趋势。

1.建立电子档案，进行电子档案馆，需要运用计算机、磁盘等相关电子设备，对信息进行数字化处理。相较于传统的纸质档案，可以有效节省存储空间，档案信息的获取、利用也变得更加高效、快捷。

2.將信息进行电子化处理，建立电子档案，档案信息与载体之间可以相互分离。用户可以只对部分档案进行查询，从而减少档案信息泄露的风险。

3.档案信息进行电子化存储，不具备人工可读性，可有效提高档案信息的保密性。

二、电子档案在档案管理中的应用

（一）增强信息管理意识

现代社会发展迅速，高效和便捷成为新时代的核心关键词，传统的档案管理方式已经无法满足人们的实际需求，对档案管理办法进行改进势在必行。因此，电子档案出现在人们的工作和生活中，档案管理工作的效率得到了有效提高。为顺应社会发展，加大档案管理电子化建设力度，可以促使电子档案可以在不同行业和领域中充分发挥自身优势，相关人员需要针对电子档案管理建立完善的标准，明确电子档案管理的流程和要求，可有效提高电子档案管理的规范性，避免出现档案管理混乱的情况出现。

（二）提高电子档案网络安全

将信息进行电子化处理，建立电子档案，需要依托计算机设备，为确保电子档案中信息的安全性，需要定期对档案管理系统进行维护和升级，提高系统的性能以及安全性，确保将档案的安全管理工作切实落到实处。首先，档案管理人员需要接受专业培训，帮助管理人员树立安全管理意识，提升管理人员的专业素养，如要求管理人员定期对档案管理系统的硬件与软件进行维护与升级;其次，需要加强电子档案存储设备的管理工作，定期对存储设备进行检查与维护;再次，档案管理部门需要聘请专业的技术人员负责电子档案的网络安全管理工作，以便更好的应对不法分子的网络攻击行为，确保档案信息的安全性;最后，规范电子档案管理流程，避免因为相关工作人员对电子档案进行管理时，由于操作不当，造成电子档案中的信息泄露，消除可能存在的安全隐患，可确保电子档案管理的安全性，提升电子档案的保密性。

（三）加强信息化人才建设

档案管理信息化建设，需要注重信息人才培养，建立专业性强的信息化管理团队，才能高效展开电子档案管理工作。首先，档案管理人员需要参加专业培训，提升管理人员的信息化素养、计算机操作能力、信息的收集分析能力等;其次，加强电子档案管理流程中人员之间的有效沟通，确保档案管理工作的各个环节可以有效衔接，减少安全隐患;最后，电子档案管理人员必须掌握信息的收集、整理、分类、传输等技能，确保管理人员可以胜任工作。

（四）加强电子档案各环节的管控

1.在建立电子档案时，需要将信息归档的时间标注清楚，并明确电子文件的版本、类型、格式等。建立电子档案时，相关工作人员需要确保信息的完整性，并确保电子档案中的信息与纸质档案中的信息保持完全一致。

2.进行电子档案信息的收集与整理，要确保信息的及时性，全面性，电子档案的管理需要严格按照相关规定对数据进行信息备份，对电子档案信息做好相关登记工作，可有效促使电子档案管理效率提升。

3.进行电子档案移交，需要各部门之间进行有效的工作衔接，确保交接工作严格按照档案交接流程进行，避免出现信息泄露等风险问题。电子档案交接完成后，需要档案管理部门进行统一管理。

4.建立电子档案、存储电子档案、管理电子档案，在一系列电子档案管理流程中，相关工作人员，必须严格把控电子档案的安全性，利用多种形式对电子档案进行保存，可以有效避免电子档案丢失，保存电子档案的方式包括光盘、硬盘、移动存储介质、异地存储或云存储等。

结语

总而言之，社会的快速发展，对于档案管理方式提出了更高要求。在信息技术飞速发展的现代社会，加强档案管理电子化建设势在必行。在电子档案管理过程中，需要各部门人员加强电子档案管理意识，提高相关工作人员的整体水平以及专业素养，严格按照电子档案管理制度开展档案管理工作，确保电子档案管理的网络安全性，才可有效发挥电子档案在档案管理中的作用，为用户提供更加高效快捷的电子档案应用服务。

参考文献：

[1]陈文惠，王文强.企业电子档案管理的问题及改进措施[J].机电兵船档案，2021（6）：56-58.

[2]杨会.新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（33）：31-32.