从工程档案到城建档案在城市建设中的作用

摘 要：随着我国不断提高城市化建设速度，有关城市建设档案资料所发挥的作用越来越明显。工程档案能详细记录建筑工程的整个过程，汇总、整合与管理工程档案、综合分析工程档案是一项基础性的城建档案管理工作内容。因此，在城市建设中，有关城建管理部门必须强化对城建档案管理并展开深入综合分析，从而通过城建档案的高效利用为城市化建设提供更好服务。文章将着眼工程、城建档案的价值作用，重点分析如何切实提高其利用水平，促进城市建设的相关路径。

关键词：城建档案;工程档案;城市建设;作用分析

近些年，我国的社会经济获得突飞猛进的发展，同时也对城市建设提出更为严格的要求，逐步加快了城市化进程。实际上，在城市发展中的有关档案资料是支持其总体向前发展的重点资源，在城市化建设方面起到关键作用。在城市建设中不能忽视城建档案管理的作用，其不仅能提供各方面基础资料，还是城市化建设的关键理论依据，属于城市建设中不可或缺的资源。因为城建档案是将工程档案作为基础展开管理的，所以，无论是工程档案还是城建档案，均是城市建设不能离开的支撑要素。

一、简析城市建设中城建档案的作用

城建档案属于城市建设中的重要依据性档案，主要存在以下作用：

第一，是城市未来建设与改造的信息基础。伴随不断发展与进步的社会，一切事物均在循序渐进地改革、更新与升级，其中也包括城市建设。在城市化发展过程中城建档案能为其提供相应的参考资料，有助于人们及时了解与充分掌握整体的城市发展走向。借助城建档案有关资料，科学规划城市未来建设改造的宏伟蓝图，而且紧密结合实际城市发展，重点研究与全面分析城市未来建设能做出的贡献与可行性程度。由此可见，城建档案为城市后续建设改造升级提供相应的信息基础，有关部门一定要强化管理城建档案，正确认识到城建档案针对城市管理、建设起到的重要作用，通过城建档案有关信息资源更好地服务城市建设，由此推动社会及经济发展。

第二，是加快城市化进程的有效管理方法与重要依据。基于社会高速发展对城市化建设所提出的高要求，在一定程度上导致原有城市建设难以满足人们的实际需要，所以城市化进程的提速迫在眉睫。加快城市化进程应进行科学的城市管理，针对城市的所有内容实现全覆盖，因此其所涉及的内容相对复杂，拥有庞大的管理工作量，但是通过城建档案可以降低城市管理工作量与复杂程度，属于有效的城市管理方式。比如，在对城市重新进行规划分析、勘察测量城市数据、重新拟定使用的施工技术时，如果没有做到科学管理城建档案资料，就会在规划过程中花费过多时间，加之需要进行建筑施工，自然会成倍延长城市建设周期，对城市建设造成严重影响。因此，城建档案是加快城市化进程的关键依据与有效管理方式，对城市建设具有重大的现实意义。

另外，工程档案作为一项国家及相关企业的重要技术，还能转换成生产力。经过利用工程档案可转换成物化生产力，在具体工程建设过程中成为一项关键的经济资源。将工程档案有效应用在工程建筑工作中，可以确保工程施工与设计工作的科学性，提高项目经费应用的合理性，从而减少人工、物资的浪费。科学、合理利用工程档案，有助于推动城市建设的有效发展。

二、简析城市建设中工程档案的作用

所谓的工程档案，具体指的是从工程项目提出至立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设与管理环节的全过程记录，并且通过图纸、声像、表格、文字等形式展开整合、归档与储存工作，从而形成的各种载体资料。在城市建设中，工程档案属于不可缺少的主要组成部分之一，能够为城市规划、城市交通带来关键的参考资料与依据，属于城建档案中的基础性内容。同样，工程档案也是保障城市化进程能够持续、稳定发展的基础保障。通常情况下，其作用主要表现在以下几个方面：

第一，是提升经济成效的优势路径，是扩建、改建与维护交通及城市建筑设施的依据。例如，针对大桥由于变形而涉及改造设计环节等，若想就该大桥实际情况做出正确且有效的评估报告，只有将大桥初期建设与各阶段维护工程档案作为基础依据，认真查阅有关测量档案、最初设计，得到完工的原始观测点、高程值、维修资料等，形成准确、科学的评估报告。如果由于各种原因，主管单位未能妥善管理大桥档案，导致档案无从查起、丢失或者保存档案不完整等，就可能在一定程度上对工作人员分析、判断大桥变形原因造成影响，在具体的维护改造工作方面起到负面作用。因此，城建档案的全面收录、科学整理、妥善保存，能够切实保障城市建设及管理的科学性，防止盲目性。

第二，城市建设与改造属于科学、综合且长远的预测及设想，根据现阶段城市现状、基础建筑设施以及特色等相关因素，加以科学的理论验证，形成规划方案并进行施工。如果缺少勘测档案、工程档案等，就等于失去城市规划的主要抓手。

三、工程档案、城建档案应用中存在的问题分析

首先，缺少档案利用意识。工程、城建档案在城市建设与管理过程中所发挥的作用是其他类型档案难以替代的，这是由于工程、城建档案是随着社会进步、城市发展而同步形成的。档案信息价值主要是在具体利用中实现的，如果在社会上能形成较强的档案意识，那么就会有更多人懂得利用城建档案信息。相反，要是社会上缺少对档案的认识，不清楚工程、城建档案的利用价值，自然不会寻找具体利用方式。因此，人们对其了解不够且整体认识水平偏低，往往将其束之高阁。存在这样的情况，无疑在客观上对城市建设与科学管理造成影响，不利于城市档案事业的持续发展。对于城市建设而言，其属于一项系统性、社会性工程，一方面包含有关规划、设计、勘测及施工等研究活动，另一方面还涉及水电供应、道路交通、供暖供气、城市绿化等与城市人们日常生活紧密联系的市政设施等相关管理工作。工程、城建档案是实现城市现代化建设、改造与管理的重要依据和主要凭证。有关城市建设活动所涵盖的每项工程项目均是在进行认真查考、规划才得以产生的，而且在这些科研活动过程中形成与产生以文字、图表为主的材料，如工程项目设计图纸、规划用地管理文件等。通过规范系统化管理上述档案材料，方便在未来城市扩建、管理与改造中提供相应的参考凭证。因此，具有档案意识可以说是对城市建设有关参与者的一项关键素质要求，不管是形成档案过程中的意识，或是档案利用过程中的意识，均可在一定程度上降低工作當中的失误和不必要的重复性劳动，能够为该工程项目的改造、维护提供必要的证据资料。反之，如果缺少档案意识，在城市建设前后不知道考察相关档案，就一定会造成时间、资金的浪费。

其次，档案法律意识缺少普及力度。有关工程、城建档案产生部门管理者与相关人员没有形成较强的档案法律意识，没有将相关档案工作提升至法律层面，自认为档案的作用无足轻重，没有做到对档案进行集中统一管理，往往存在各自为政问题。当中有些工程建设项目没有指定专人管理工程档案，在实际过程中没有依据国家规定进行编制、审核等环节，致使在工程结束后发生档案散失问题;有的工程在竣工之后部分项目，未能依据规定邀请档案接收单位参与到竣工验收与档案验收工作中，造成档案资料丢失、不全或是损坏，难以归档;还有极少数建设单位将工程档案作为单位独有财产，出于维护自身利益而没有向城建档案馆进行档案资料的移交，对工程扩建、项目改造等造成负面影响，带来难以预估的损失。

最后，有关工作人员综合素质偏低，服务方式落后。以城建档案工作人员为例，其是城建档案使用者和档案馆之间的重要桥梁，相关工作人员的综合素质与提供服务的方式，已经成为城建档案工作质量的重要衡量指标。因此，需要从事城建档案工作的有关人员进一步提升个人素质，在态度及服务质量方面下足功夫。现阶段，社会生活节奏持续加快，档案使用者不会一直满足于传统的服务态度和方式，更希望得到更加热情、便捷、专业、简单的服务态度和方式。所以，档案工作人员应该清楚知道馆藏卷宗具体情况并充分使用。但是，实际上目前我国提供城建档案的方式依旧相对单一。一是以文献服务提供作为重点方式，主要是一次文献，几乎不会提供二次或者是三次文献服务。有关智能化咨询和服务方面较为滞缓;二是在城建档案有关服务中，依然是以被动式提供应用为主，未能深入研究档案应用人员的需求情况，没有积极开展城建档案宣传、报告会、展览等相关活动，而且编研成果也不丰富;三是有关保密保护政策，以馆内利用作为城建档案提供使用的主要模式，几乎不会提供公开出版编研材料服务，从某种角度来讲这是对共享档案资源的限制。

四、提升工程、城建档案应用水平，促进城市发展建立相关路径分析

第一，加大宣传力度，提高全民档案意识。有关档案意识全民性提高，先要让群众充分了解在社会生活中城建档案、工程档案起到的重要作用，提高其在社会上形成的影响力。因此，相关部分应通过针对性的宣传方式让更多群众感受到城建档案的意义，在此基础上自觉提高人们的档案意识。对此，建议从以下几方面入手：一是优化档案法规建设，依法治档。工程档案、城建档案具备巨大的战略与经济价值，所以从某种角度来讲人们是否具有档案意识也能清楚体现其法制意识的高低，每个人都有必要将档案意识提升到法律意识高度，档案要依法使用，并且保护档案更是作为公民的义务与权利。现阶段，我国在档案法规方面的建设仍有很大提高空间，有些方面依然要进一步细化，所以应该在当前的法规基础上制订更具系统化的法规体系，从而形成真正的“依法治档”环境;二是以社会需要为基础，合理开发高效利用档案资源。工程、城建档案普及度的高低关键在于档案信息自身的实用性。相关部门应深入挖掘工程、城建档案内在价值，依托原件提供、编研档案等方式为目标用户提供更好的服务，将工程、城建档案价值充分发挥出来，从而扩大受惠人群范围，这能够在根本上切实提升全民档案意识，引导人们主动使用工程、城建档案;三是进一步扩大社会影响力。当具备法律保证与相应的群众基础后，则需通过多元化的宣传手段加大宣传力度，一方面应报道正确使用工程、城建档案之后所获得的综合效益，另一方面需要报道由于城建档案的“无效使用”而在物力、人力及财力方面所造成的巨大损失。比对正反两种实例，针对工程档案、城建档案价值作用生动化宣传，从而形成理想的社会影响力。

第二，应及时、全面掌握城市建设动态。应清楚城建档案是伴随项目建设而产生的，对此需要清楚掌握施工所有步骤及相应工序，清楚何时形成何种文件，可以归档的文件有哪些，及时和施工单位进行有效沟通，及时了解实际工程施工进度。部分文件能归档应及时进行归档，不要在工程竣工后才去归档，确保城建档案不会无故流失;有的文件是归档于工程竣工之后，应在施工结束的第一时间合理归档，与此同时还需认真对待鉴定档案的工作，确保档案的完整性、准确性。社会经济的发展使城市建设日新月异，对于档案馆而言也需及时了解城市工程建设实际动态。服务于一线，从根本抓起，走进基层，着手于形成、收集档案。整合与保存原始档案指导有关单位保证工作程序的完整性、系统性，由此保证工程、城建档案的准确和完整性。

第三，城建档案馆应尽快实现数字化建设。数字化城建档案馆需及时转变以往理念，朝着档案智能化管理模式转变。出于满足新的经济发展与城市建设形势要求，电子化工程、城建档案是时代发展要求。一是对现有数据库进行不断完善与补充。在此基础上对中心数据库进一步扩展，将相关资源库依据数字化档案馆系统要求展开加工，借助网络平台为用户提供联网服务，使工程、城建档案不再是封闭的信息孤岛，而是更具实效性，充分应用在各个城建环节中。通过实现网络互联可以突破馆舍之间的空间束缚，能够实现城建档案馆之间的信息数据互通互联，进而推广为全国范围的信息数据互联，实现有条件地共享不同领域信息;二是针对原有馆藏档案开展数字化建设。在整合与分类馆藏资料后有序进行数字化，一方面有助于延长馆藏档案资料寿命，另一方面还能提高利用的便捷程度。以互联网实现信息资源的轻松共享;三是城建档案电子化收集、应用及管理。在逐步接收电子档案的基础上，通过先进的网络技术对电子档案进行集中管理，可以在电子化环节中完成档案相关工作，如形成档案、接收档案、管理档案等。同时，还应加大形成和收集电子工程、城建档案力度，完善信息化档案业务流程，升级馆内无纸化办公系统，加强业务管理的自动化建设。

五、结束语

通过本文的简要分析清楚看到，在城市建设过程中工程档案、城建档案所发挥的关键作用。出于满足社会发展以及我国城市建设提出的具体要求，应在城市建设过程中提高档案管理的数字化、信息化水平。唯有如此，才可以为城市建设提供更好的服务，为其提供所需的信息资源，从而推动城市建设实现持续性发展。

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（作者单位：开远市工程质量监督站）

作者简介：李虹莹（1981-），女，汉族，湖北兴山人，本科，馆员，研究方向：工程档案管理和城建档案作用方面。