面向后疫情时代的办公智能管家设计

徐蕴佳　高娃

关键词：后疫情时代 混合办公 智能管家 产品设计 人性化设计

中图分类号：TB47 文献标识码：A

文章编号：1003-0069（2022）01-0103-03

引言

一场疫情引发了一次传统工作模式的变革，在体验过居家办公的便捷时间分配后，人们对于办公空间和办公产品的灵活度有了更高的要求。同时，随着95后进入职场，其对于个性化和体验感的追求，也在潜移默化地影响着传统的办公空间布局。因此，在以人为本的智慧办公总体趋势下，与办公相关的智能产品不断涌现，如：屏幕挂灯、氛围灯带、智能升降桌。为迎合更多元办公场景的使用需求，高效的使用和操作多而杂的智能办公设备成为关注点。这就意味着，与之相对应的办公智能管家产品也急需进行功能整合和用户体验升级。

一、设计背景

（一）后疫情时代办公模式变革：由于新冠疫情的影响，人们的工作方式在过去的一年时间里出现了不同程度的改变，全球范围内的办公模式正经历着一次重大变革。在疫情初期，绝大多数的员工被迫进行居家办公，这段经历使他们意识到自身对于办公地点、办公时间和办公方式的更高需求。虽然居家办公节省了通勤的时间成本，但脱离团体而产生的孤独感又使得人们希望尽快回到办公室办公。在居家办公中，人们的生活和工作常常出现时间或地点上的重叠，因此员工因为生活琐事而无法专注于工作的情况成为常态。由Steelcase在2021年3月的调查可知：居家办公的负面影响，导致大部分人希望未来办公的大多数时间可以待在办公室办公。以中国为例，有59%的员工认为每周至多进行1天的居家办公，27%的员工希望每周居家办公2-3天，余下14%的员工希望每周居家办公4-5天。以上这三种不同的居家办公需求还受工作性质、家庭情况、国家政策等因素影响。

尽管有许多负面影响，但是居家办公高灵活度的特性也为人们提供了新的思路。在最新发布的《中国互联网络发展状况统计报告》中，有数据显示，截至2020年6月，中国远程办公用户规模达1.99亿。将企业线下与线上业务有机融合，将成为常态化的技术工具，是一项推动企业数字化转型的重要手段。在这样的时代背景下，一种多元化的办公模式被提出，即混合办公模式（Hybrid Work Model）。在该模式下，员工可以自主选择在办公室办公、居家办公或者在其他地点办公。当工作模式发生结构性的变化后，对工作的定义也会随之更改。工作将会成为一种“状态”，而不再受到时间、地点或方式的限制。同时，随着95后步入职场，这群有着多元教育背景，且个性鲜明的年轻人，正潜移默化地影响着当前的办公环境布局。因此，后疫情时代的办公模式将向着灵活多元化的趋势发展。

（二）办公智能管家的新机遇：面对后疫情时代办公模式的变革，功能更多样且更具个性化的智能办公产品不断涌现，但却没有十分出众的办公智能管家产品。这有可能是因为单一品牌受限于产品种类较少的原因，无法形成多产品间的功能集成。也可能是因为对于后疫情时代的办公场景没有明确的需求定义，导致无法指导面向办公的智能管家的产品研发。因此，在探索出后疫情时代办公模式的发展趋势后，应该通过充分的设计调研来分析总结多元办公场景下智能管家产品的使用需求，这样才能为后续的产品设计提供思路。

长期以来，办公产品设计围绕着办公的功能需求展开，但随着疫情的影响，人们对“我”的重视不断提高，也想掌控自身所处的空间环境。在这样的需求推动下，人们希望办公区可以成为一种有强力的身份认知空间。通过智能管家对场景内物理环境进行自定义，可以更好地投入到工作中去。更灵活的个性化设计，带来更多的空间掌控权。创造一个符合个人喜好的工作环境，可以快速提高员工的团队参与度和办公效率。与此同时，智能管家還可以从员工对于非物质性的追求入手，如：趣味性和仪式感，更加有趣的操作体验带来舒畅的办公情绪。

二、设计调研

采用了用户访谈和问卷调查两种设计调研方式。选取了五位有混合办公经历的目标用户，从混合办公模式和智能管家产品两个角度进行用户访谈，对智能办公管家的用户属性和需求有初步了解。再从基础信息、办公空间智能化情况和对智能管家功能偏好三方面进行问卷设计与调研，得出较为准确的调研数据。

（一）用户访谈：此用户访谈均在线上，五位用户的年龄跨度为20岁-36岁，职业分别为：电气自动化学生、工业产品外观设计师、教育机构招生老师、互联网产品经理、质量管理员。有较为全面的参考价值，基础信息见表1。

由用户访谈可以得知，受工作类型、家庭情况等因素的影响，目标用户对待混合办公的态度有所不同。工作偏向于团队协作的人群并不希望继续进行混合办公，因为远程沟通的效率较低，且很难保证工作仪式感，混合办公模式相关问题见表1。在智能家居较为普及的当下，绝大多人都有关于智能音箱的使用经历。但在办公智能管家的选择中，有三位用户选择了实体交互，理由是其对于场景的打扰较小，且使用反馈更直观。智能管家相关问题见表2。当前选择长期进行混合办公的人群，其工作类型相对独立。相较于语音交互和虚拟交互，在办公场景中，混合办公人群更偏向于使用实体交互的智能管家。

（二）问卷调查：在参考用户访谈所收集信息后，进行问卷调查的命题，共分为基础信息、现有办公空间调研和对智能管家产品偏好调研三个方面。通过在线问卷调查平台，进行线上的问卷调查分析，共回收156份，有效的问卷样本155份，其中男性84人，女性71人。同时，年龄段的分类针对混合办公人群这一研究对象进行限定，依据中国发展的时代特征、法定退休年龄和中国互联网发展史等资料，参考美国较为普遍的XYZ世代分类方法，将被调查者分为了1965-1979年（经验丰富的传统工作者）、1980-1994年（当前主体的成熟工作者）、1995-2009年（面向未来的新兴工作者）三类。

首先，针对不同年龄段进行了交叉分析。如图1，为年龄段和远程办公时无法投入工作的原因的交叉分析结果。随着工作者的年龄减小，工作仪式感的需求直线上升。这与95后生长于信息爆炸且相对浮躁的社会环境状态吻合，95后相较于年长者更需要外部干扰来帮助进行生活与工作切换，这证明了办公场景氛围营造对于未来办公者的重要性，而智能管家正是氛围快捷调控的一大重要工具。

为确认用户访谈中的得到的“实体交互智能管家更受欢迎”的结论是否正确，在问卷中也进行了调研，有76.1%的被调查者选择了实体交互。在确定使用实体交互智能管家后，为确认混合办公人群对于产品的更多偏好属性，进行了一组分类筛选。将同时选择了“公司办公桌上有实体智能管家”和“偏好实体交互”的“专家用户”筛选出来，共计的有效答卷39份。通过分析得到智能管家的产品特性的优先级分别为操作准确性、使用趣味性、使用简单易懂、风格未来感、方便易携带和静音设计。

此外，还可以由问卷结果得知，在远程办公时，人们更偏向于在家、图书馆、自习室等安静的场所办公。灯类产品是办公场景中最重要的设备，超过九成的人希望在办公场景中使用氛围灯/灯带。通过对如图2，受访者对未来办公模式或办公场景畅想的词频分析可知，人们希望未来的办公环境更加科技智能、方便简单、有多模式可供选择和有私人化的设计。

（三）混合办公人群定位：根据用户访谈和问卷调研可知，对混合办公人群的界定，可从三个角度出发。从办公地点的角度分析，其中大多数人未来依然会将办公室作为主要办公场所，居家办公或其他办公地点作为辅助。从办公时间的角度分析，由于其中的大多数人有着“照料他人”或“发展爱好”的生活需求，他们的办公时间成碎片化分布。从办公方式的角度分析，其中的大多数人为工作性质相对独立，以个人办公为主，但有团队协作的工作需求。这类混合办公人群寻求工作与生活的平衡，要求对办公享有更高的自主权、隐私权和掌控权，自律且追求仪式感。图3为混合办公人群的用户画像。

三、设计需求分析

（一）合理的实体交互设计：结合用户调研和竞品分析可知，实体交互为当前人们更为偏好的智能管家产品交互形式。实体交互“看得见，摸得着”的特性，相较于容易被忽视的虚拟操作，能够给人更直接的物理反馈。实体的移动和按压可以有效缓解办公压力，给人创造愉快的工作体验。但不是所有类型的实体交互都适用于办公场景，一些无意间容易被触发的交互手段应避免选择，如体感交互中的推动操作。

同时，还应该注意选取符合办公智能管家功能需求的实体交互方式。以台灯需要进行连续色温调节的功能为例，由于不是分档式的操作，故可采用无挡位的旋钮实现流畅操作。以氛围灯色彩转换的功能为例，由于只需进行颜色切换，故可采用“摇一摇”的体感交互。以上两个案例由于功能需求的不同，相应采用的交互方式也不同，如进行交互方式的互换，将极大影响用户的操作体验。由此，合理的实体交互设计对于智能管家的操作体验至关重要。

（二）多场景的参数预设：办公空间设计在经历了无标准到标准化的转变后，随着人性化设计理念的深入人心，正向着多元化进行转变。当多元化的工作环境成为了人们关注的重点，这就意味着不同的办公地点和办公形式需要营造出不同的办公氛围和工作仪式感。如何通过智能管家快速进行各场景间的切换，与预设的场景参数密不可分。

通常情况下，个人的办公空间并不富余，需要在同一处工位经历专注工作和短时放松的两种状态。这为办公场景建立标准化的参数预设发挥了作用。以主光源的色温为例，暖光能使人放松，而白光可帮助人精神集中。在结合使用者自身对于光的敏感度后，可对两种色温进行设置，例如，设置专注模式为5000k的白光，放松模式为3500k的黄光。这样在使用时就可以快速准确地进行两种模式间的切换。

（三）功能集成的控制模块：从产品本身的发展趋势出发可知，当前市场环境中，面向办公的智能管家产品多为一对一的多功能控制或是一对多的单功能控制。但面對当下及未来多元化的办公场景需求，当前市场中的智能管家产品使用仍不够灵活多变，应向着一对多的多功能集成控制发展。

随着科技的发展和人类对未来世界的深入思考，小巧却功能强大的可人体植入的智能设备成为了新的研究课题，这促进了功能集成芯片的研发与运用。在这样的科技背景下，智能管家这样的控制器也必然会进行深入的功能集成创新。由此，功能集成的控制模块是智能管家产品设计需求，也是其发展的必然趋势。

（四）竖直面的固定方式：同时，面对将长期存在的疫情，办公环境的安全性也是需要考虑的因素，医用家居的理念逐渐付诸于实际。由于需要保持安全距离的规定，可移动的屏风隔断成为许多公司针对疫情常态的首选产品。而这样竖直面的大量运用，也为设备向垂直空间的放置创造了可能性。

人们往往偏向于选择宽敞整洁的办公环境，当持续添置桌面智能设备后，桌面空间会变得局促。面对这样的情况，人们往往会以使用频率和产品体积为依据，选择使用频率低且体积小的产品固定到竖直面上。从调研中可知，智能管家产品的使用率并不高且有部分占用桌面空间的问题提存在。因此，竖直面的固定方式是后疫情时代智能管家产品较好的放置方式。

（五）易于清洁且抑菌的材料：清洁和安全产品材质是办公新标准，便于清洁的产品可以有效减轻病毒传播的可能性。不同的材质基底大多可以通过进行耐磨抑菌涂料的处理，达到抑菌效果。在后疫情时代，消毒是办公场所每天都必须进行的一项工作，易于清洁且自身可以有效抑制细菌的产品材料可以大大降低消毒工作的时间成本，并且可以更有效地降低病毒传播的风险。由此，易于清洁且抑菌的材料的后疫情时代的智能管家产品设计中十分重要。

（六）低触碰的操作：在后疫情时代，低触碰设计是十分必要的。从产品使用的角度考虑，引入无需或较少使用双手操作的设备也可以有效降低大规模疫情传播的风险。在办公场所这样人员相对密集的公共空间，共享的公共设备需要尽可能地避免过多的人员进行直接的肢体接触。智能管家产品作为长期暴露于此类公共环境中的电子设备，低触碰的设计可以有效降低使用者的感染风险。

综上所述，从产品本身的发展趋势和后疫情时代的客观要求两方面入手，得出了合理的实体交互设计、多场景的参数预设、功能集成的控制模块、竖直面的固定方式、易于清洁且抑菌的材料和低触碰的操作的六大后疫情时代办公智能管家核心设计需求。

四、设计实践——智能管家Qser

基于当前办公模式的新变革，多元场景的高效切换成为智能管家产品的设计重点，针对这一需求，设计了一款面向后疫情时代混合办公场景的实体智能管家产品——Qser。Qser意为快速切换器（QuickSwitcher）。产品主体共分为旋钮、上壳、下壳、电源按键和底座五个主要部件，外观示意图见图4。

针对后疫情时代的办公智能管家核心需求进行了Qser产品功能设计。其中，“摇一摇”切换氛围灯颜色的体感操作增加了产品使用趣味性。通过IC刷卡来满足不同场景设定的方式，有效降低了触碰操作，且使得场景切换更加高效快捷。产品使用耐磨抑菌涂料处理后的塑料材质，背部的底座可安装于墙面，通过磁吸的方式可轻松将智能管家放置于竖直环境，节省了桌面空间。后疫情时代的办公智能管家设计核心需求与Qser产品设计点对照图见图5。

Qser产品中心的旋钮集成了对于台灯和氛围灯带的操控，主要操作为：旋转改变主光源亮度、按压改变主光源色温、双击切换为氛围灯控制。针对于混合办公中多元场景应用需求，Qser开启后，可进行三种方式的操作。在无特殊操作时，可以保持设备的默认参数设置，如：台灯设置为4000k的色温，氛围灯设置为20度亮度的蓝色光。在需要对单一设备单独调控时，可借助旋钮的双击操作进行设备的切换，旋转或按压旋钮进行参数调节，如：顺时针旋转旋钮，可提高光源亮度。在需要调取预设的场景参数时，可运用IC卡识别实现参数的一键调取。Qser的具体交互流程见图6。

当Qser未来与智慧办公周边选配件智能联动后，便可形成一组面向多元办公应用场景的智能办公一站式解决方案，这不仅可以直接提高协同办公的品质，还可以满足员工不断变化的办公需求。

结论

在未来办公中，以办公室为核心的，结合远程办公的混合办公模式是员工最期待的工作方式之一。后疫情时代的智能管家产品设计需充分结合混合办公人群的用户行为、使用需求、交互偏好等方面。需从合理的实体交互设计、多场景的参数预设、功能集成的控制模块、竖直面的固定方式、易于清洁且抑菌的材料和低触碰的操作这六点核心需求出发，结合以用户为中心的设计手法，设计出既支持个人专注工作，也支持团体协作的智能管家产品。幫助人们在办公地点、办公时间和办公方式的选择中，获得更高的灵活度、自主权和掌控权。

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