加快医院文书档案管理信息化建设的实践研究

刘丹妮

摘要：经济高速发展背景下，各类先进技术逐步用于各领域中，做好档案管理工作作为医院核心工作内容，需对其加以重视，因其承载医院管理活动及其机构建设状况，提高医院档案管理水平，实现医院档案管理更具规范化、数字化。新时期背景下，医院档案管理需与时俱进，从多方面提出有效的管理措施，实现医院档案管理数字化、信息化，全方位贯彻及落实医院各项工作，为广大群众提供提供更优质的服务。本文主要阐述医院档案管理信息化建设特征及其价值，分析医院档案管理信息化建设困境，以此提出针对性解决措施。

关键词：医院档案管理;信息化;建设策略

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）03--01

“互联网+”背景下，各类新型技术不断推广及应用，医院档案信息呈爆发式增加，对其管理提出新的挑战，需加快医院档案信息化建设，与时代发展要求相吻合，可进一步提升档案管理水平。医院文书档案记录医院日常活动，其主要以电子档案、纸质文件存储方式为主，作为各项行政管理工作的凭证。医疗机构文书档案种类繁多，具有一定的复杂性，受多重因素的影响，难以实现医院档案管理信息化建设，干扰各项服务全面贯彻及落实，需从多层次、多视角提出创新点，为医院档案管理规范化提供驱动力。

一、医院档案管理信息化建設价值分析

充分借力各类信息技术，提高医院档案管理工作效率，创新档案管理理念，实现档案管理信息化建设目标，提升医院经济效益及社会效益。医疗机构内部工作内容较多，医院档案管理作为重要管理内容，其信息化建设价值体现在以下几方面：

（1）确保信息存储传递安全及时。基于原有纸质文书档案管理下，医院文书档案存储及传递多依附于人力、物力影响较为凸显，若出现外界自然环境状况，均会促使价值较高的文书档案丢失或损毁。医院文书档案信息化管理建设，可保证文书档案存储及传递，存储更具便捷性、持久性。同时，也易实现备份、复制及传递，不受人力和空间局限性。

（2）提升办公效率及质量。基于原有医院文书档案管理下，需耗损较长时间周期，占用空间较多，且人工操作出现失误风险较高，最终获取文书档案管理效率及质量均不佳。加快文书档案信息化建设，医院文书档案管理各环节均以计算机为载体，档案存储、传递及共享得以保证，办公效率大幅度提高，出错率降低。

（3）医院档案管理信息化建设实现档案资源共享。信息资源共享十分便捷，对医院档案而言，处于信息化支持下，依托各类信息技术构建完善的档案管理网络平台，充分做好医院内部各部门衔接联动，实现内部信息资源共享，提高医院档案管理水平。各行政职能部门若实现档案资源共享，可进一步高效完成工作，促进医院可持续发展，如医院办公室与党委办公室档案传递，医院办公室与人力资源部门、运营管理部门、规划财务部门档案进行传递，实现内部信息资源交流共享、互补，提高文书档案资源质量和宽泛度，凸显其资源利用价值。

二、医院档案管理信息化建设存在问题

医院档案种类较多，且体量较大，加剧档案管理难度，“互联网+”时代背景下，各类先进技术为医院档案管理提供更多的优势，受多方面因素的影响，促使档案管理信息化建设难以实现，影响档案管理水平提升，不利于医院可持续发展。医院档案管理信息化建设主要存在以下几方面不足：

（1）档案管理信息化建设意识不足。现下医院档案管理过程中，部分医院主要实现临床工作和窗口业务等领域信息化建设，对档案管理领域有所忽视，缺乏正确的管理理念及方式，行政管理人员错误认为档案管理信息化建设需投入较大成本，加大成本支出。相关监督机制缺失，促使管理人员并未及时掌握档案信息化操作，忽视档案信息化建设重要性，难以从本质上保证档案完整性及可靠性。

（2）缺少明晰化划分标准。档案管理工作标准化、规范化，是促进档案管理高效准确运转基础保证，现下医院档案管理中，与各部门衔接十分紧密，需严格依照相关规程及要求进行划分，保证其存储格式统一化，促使信息传输、应用的有效性。

（3）缺少相应的基础设施。医院档案信息化建设过程中，办公设备作为强有力支撑，若缺少办公设备影响档案管理信息化建设有效性。完善的设备可保证档案管理规范化，实现内部档案信息共享，现下信息化设备配置不足，局域网建设不完善、硬件设施不足，影响医院档案内部资源信息共享，无法展示医院档案信息化建设优势。医院文书档案管理中，基础设施缺失主要体现在以下几方面：第一，档案管理硬件设施滞后，仅局限于计算机、打印机等简单办公设备，针对先进的设备基础设施并未及时引进，如全文识别功能扫描仪、档案专业刻录设备等，影响文书档案实现数字化、信息化。第二，档案管理软件滞后。文书档案管理软件功能单一，并未对其进行升级，影响文书档案管理效率，其远程登录处于边缘化，无法吻合信息化管理建设需求。

（4）档案管理信息化建设网络安全难以保证。信息时代背景下，各类先进技术用于医院文书档案管理中，为其带来优势的同时，挑战同等存在，安全便为重要考量核心因素，需对其高度重视，尤其针对大数据、云计算等新技术兴起之后，信息泄露风险增加，若文书档案信息泄露会产生严重损失，各类防护系统安全系数是否达标、网络是否具有安全性，均为文书档案信息化建设需着重考量问题。一方面，现下档案管理趋于无纸化，电子档案易被修改、复制等特征，其在应用等环节安全性难以保证。档案网络信息管理系统安全性，对档案安全性产生一定影响，其易被入侵，影响网络及系统安全性。同时，医院文书档案管理中，并未构建完善的安全防护体系，促使外界不良分子入侵，破坏档案数据库。另一方面，现下医院重医疗针对档案信息化管理人员的选取及培育，应加大培养力度，人员信息化管理水平较低，一定程度影响医院档案管理信息化建设可靠性[1]。

三、医院档案管理信息化建设策略

（1）创新档案管理信息化建设理念

一方面，医院领导观念的更新。树立正确的管理理念，有助于尽可能利用现下医院资源，且协调医院信息化十分关键。信息技术和电子档案循序渐进渗透于医院档案中，医院管理者思想面临新的挑战。作为管理者并未掌握时代发展需求，创新原有档案管理信息化建设理念，做好迎接新挑战的充分准备，且立足医院未来战略发展层面，对医院档案管理信息化建设创新，提升现代化管理水平。另一方面，工作管理者理念创新。作为医院档案管理核心实施者，其自身信息化建设理念十分关键，需结合医院实际情况，不断学习先进的档案管理方法，充分学习档案管理专业知识，丰富自身专业知识体系，且对现有资源进行加工、存储，做好档案传递或交接工作，保证档案管理密切相关[2]。

（2）明确分工开展专项管理

若想从本质层面实现医院档案管理信息化建设目标，提高档案管理水平，要求医院内部各部门构建良好的交流及沟通，为实现分工明确提供保证。现下医院对档案管理信息化建设缺乏正确认识，部门间划分存在一定的误区，促使权责并未实现明晰化，影响各项工作有序贯彻及落实。新发展常态下，医院将档案管理归属划分至院办，促使档案管理信息化建设水平滞后，影响其工作有序实施。为进一步实现档案管理信息化建设，需对其工作实现权责划分，最为关键的是处于医院内部各部门布设专项档案管理人员，主要负责各部门工作归档整体工作，定期针对不同部门档案收集汇总特征加强人员专项培训，以此强化人员自身实践能力，高质量完成工作任务目标。为调动专项档案管理人员工作积极性，需对其工作开展考核，建立奖惩机制，与其自身晋升、薪酬做好联动，以保证文书档案管理更具标准化、规范化。

（3）加快医院文书档案信息网络化建设，实现资源共享

医院文书档案信息化管理核心目的在于，实现资源信息数字化、网络化，并提供具有高效性的应用服务。按照档案信息内容差异性，其实际开放范围需予以严格限定，构建完善的网络验证系统，确保信息具有安全性同时，实现文书档案资源共享。不仅需保证医院内人员利用相关档案信息资料便捷性，而且需保证各机构调用规范性。为从本质实现档案信息共享目标，为使用者提供优质服务，应在医院内部网实现文书档案信息管理系统网络化，可为利用者提供相关资料参考。此外，需加强与其他同等医院的交流，未来发展趋势为实现区域内乃至全国范围内文书档案信息网络，从而实现面向社会信息开放。网络化带来的安全问题不容小觑，随着各类新技术兴起，需高效处理管理和应用关联性，依托严密的身份认证，以及内外网分隔，实现数据实时备份，保证其档案资料安全性及可靠性。

（4）规范档案数据采集管理流程

信息化时代背景下，以大数据、云计算等新型技术不断用于医院档案管理中，进一步提升档案利用率。为展实现档案信息化建设目标，需不断规范档案数据采集管理流程，明晰各类文件归档要求，各部门需及时将工作形成数据信息反馈递交至档案库内，保证档案信息完整性、真实性，保证档案信息自身价值有效發挥。为提升档案管理信息数据采集质量，需建立相应的评价考核机制，实现档案数据精细化管理，相互间形成良好的协作监督，保证医院正式运营管理中形成资料存储于信息化管理部门中，按照其形成时间、模块进行分类归档。标准化规范建设，主要是针对数字化文件形成、归档、存储及传输等方面制定规范和标准，统一档案资料格式，审核其内容真实性及完整性。利用物联网技术，将每一份档案存储实际位置、名称、调用状况及其相关负责人记录，并布设相应的识别码，扫码可显示档案管理基本信息。其次，将各类档案按照其实际类别、年份及性质进行划分收集存储，并严格依照电子档案收集方式实施，为后续调阅便捷提供保证，实现档案归类收集实现规范化、标准化及统一化。

（5）完善档案管理信息化建设配置

2020年我国档案局明确规定，需全面实施档案数字化、信息化及电子化，不断优化升级信息化管理模式，实现以信息化为核心档案管理目标。大数据背景下，医院需加大资金投入，并每年将文书档案信息化建设资金纳入预算中，保证为其持续性提供生命源泉，构建完善的信息化文书档案系统，并将其与医院内部各类办公系统衔接，实现信息内部共享，文书档案使用人员仅需通过权限访问，便可获取自身所需数据信息，不仅提高档案信息利用率，而且提升数据库信息更新速率，数据更具时效性。多个医疗机构运营时间周期较长，档案管理资料体量较大，其以纸质版等方式存在，长时间处于自然环境下，增加各类资源破损风险。现下需积极更新基础配置，加大资金等投入，引入多个软硬件设备，实现无纸化存储，充分应用计算机系统完善档案信息查询、共享系统，为后续使用便捷性提供保证。需强调的是，数字化时代背景下，档案管理逐步趋于自动化、数字化，保证其网络安全性。

（6）加大医院文书档案安全保密工作

建设文书档案信息化系统，主要为利用更具便捷性，提高档案管理效率及质量，其涉及保密安全工作，尤其是近年来各项信息技术高速发展，为各领域带来机遇优势同时，也为不良分子窃取信息提供助力。因此，做好医院文书档案信息安全保障，是现下信息化建设核心内容。一方面，需从进口、传输及应用环节做好防护措施。信息录入过程中，应及时做好数字档案备份，并采取恢复防护措施，以免计算机进入病毒造成信息丢失，也减少因信息丢失需重新录入增加人员工作量。各类基础设施更新过程中，需对报废设备进行清点，保证其信息已经完全消除，以免造成信息泄露。针对档案信息可选取物理隔离，并增设相应的防火墙及专用网络，防止人为干扰破坏。应用过程中需推行权限电子身份认证，保证文书档案信息可靠性，对各类信息资源保密性进行分类，按照不同人员、部门提供相应的权限，实现院内、院间等信息资源共享，不仅提高档案利用率，而且促进档案信息化管理。为以免信息泄露，需安设相应的监控设备，定期对其进行检测和维护。另一方面，加强保密制度建设。需按照医院实际状况，制定完善的保密制度，为管理人员提供工作导向，并随着制度不断落实深入，按照实际状况，对其不断进行优化完善，促使安全保密工作全面贯彻于实处。

结束语

医院文书档案管理作为医院管理核心内容，其与医院发展密切相关，档案管理信息化建设吻合现下时代发展需求，更为保障医院良好发展提供助力。信息技术兴起为医院文书档案管理提供多个机遇，受多方面因素影响，其仍存在多个瓶颈难以消除，影响文书档案信息化建设，其自身信息利用率较低，需从多层次、多维度开展创新路径，实现文书档案管理信息化建设，提高档案管理效率及质量。

参考文献：

[1]陈少婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展[J].山西档案，2019，244（2）：93-94.

[2]胡静.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].健康必读，2020（4）：255-256.

[3]周晓峰.论档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].兰台内外，2019，260（23）：19-20.

3022501908270