试论文书档案管理的办公自动化应用

孙婷婷

摘要：在当前社会不断竞争的过程中，我国文书档案的管理逐渐朝着自动化的方向发展，这是与我国科学技术的发展相一致的，办公自动化的实现可以有效的缩短办公时间，让文书档案的管理更加规范化，因此，我们必须开发文书档案管理信息系统，增强电子档案传输的安全性，提升文书档案管理人员的业务技能。因此本文主要探讨了应用办公自动化至文书档案管理之中的方法，具备极为重要的现实意义。

关键词：文书档案;管理;办公自动化;应用

引言

现代社会经济不断发展进步，办公自动化系统逐渐得到完善，在社会各领域内都发挥着重要的作用。文书档案管理工作中，纸质档案管理方式在信息查阅上存在一定局限性，制约着文书档案管理工作效率的提升。因此在文书档案管理中，对办公自动化进行合理应用是非常必要的，促进资源共享的顺利实现，并进一步提高文书档案管理工作效率。由此可知，办公自动化在文书档案管理中具有良好的应用价值。

一、应用办公自动化的文书档案管理工作的意义

（一）办公效率大幅提高

信息技术发展的逐步加快，催生出计算机。计算机具有较强的信息处理能力，正确对计算机进行应用可以加强办公自动化，提高办公效率。以往的档案管理过程中工作人员往往更依赖于进行手工操作，这种操作方式费时费力，而计算机管理软件要合理利用，可以有效地对文件档案进行存储、收集、统计、分类，让搜索和查询变得更为方便。

（二）让文件与文字信息得到充分交流

传统的档案管理工作是手工操作的，在公司或相关组织中不能做到信息资源的共享，导致大量信息闲置在文件夹里，这不仅会造成资源的浪费还会使信息传播受阻影响企业的正常发展。在运用计算机录入文件的相关信息之后，不仅方便查找更能够实现档案信息资源的合理配置和利用。随着计算机及网络技术的进步和发展，还可对档案信息及其载体进行分离使用，从而极大得提高了档案利用工作的质量和效率，还可以保证档案信息的准确程度，打破原始信息交流的空间限制，让文件与文字信息得到充分交流，实现了信息资源共享的目的。

（三）有利于文件更加稳定的保存

电子文件载体相对于传统文件载体有着不可忽视的优势，它有着保存时间长、容易携带、信息录入快等一系列便利优势，随着科学技术的不断进步，承载着电子信息档案载体也在不断变小，如小容量内存卡、优盘等等这些载体有着存储方便快捷，不易受外部影响的特点，并求有很强的稳定性，更有利于信息的保存和记录。

二、文书档案管理办公自动化存在的问题

（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高

在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。

（三）电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技術可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

三、办公自动化背景下提高文书档案管理水平的策略

（一）提高档案人员综合素质

在应用文书档案办公自动化系统的过程中，要保证档案管理质量，就要对档案管理人员的职业能力以高要求。随着档案管理的计算机硬件设备越来越齐全，就要求文书档案管理人员对相关技术熟练掌握，而不至于对设备的熟悉和简单的了解，且档案管理人员要能够将档案管理与计算机管理员有效结合，从而提高档案管理的办公自动化效率。档案管理人员综合素质的提高要能够做到与时俱进，仅依赖于单位的集中培训远远不够，档案管理人员要具有自主学习的意识，能够根据工作需要而不断完善自己的知识结构，扩展知识面。单位也要构建相应的激励机制，将档案管理人员的学习质量及所获得的成果作为考核衡量标准，激发档案管理人员的工作意识。档案管理部门是一个需要广泛交流的部门，档案管理人员要具有一定的沟通协调能力，能够及时运用网络从各个部门获取档案信息，并从经验的角度出发创新知识，以确保档案信息的完整性。

（二）办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制.无论何种类型防火墙.从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据：管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动：对网络攻击的检测和告警。

（三）完善办公自动化基础设施建设

办公自动化逐步成为文书档案管理过程中的一个重要趋势，需要重视加强对现有档案管理体系的优化，提升办公自动化水平加强投入，更换一些工作设备，以适应当前文书办公自动化管理的需要。只有合理地进行文书档案管理办公自动化的改革，引进先进的档案管理设备和技术，才能逐步将档案管理工作由传统的手工档案管理转变为办公自动化管理，让文书档案管理的水平提升，为后续的发展打下坚实的基础。

（四）将文书档案管理技术操作标准统一化

在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，确保其能够较好地适应文书档案管理工作的实际需求，从而推进文书档案管理工作的高效开展。除此之外，文书档案管理中办公自动化的应用，应当保证其系统功能的强大性，并规范相关技术参数，保证文书档案管理中数据转化以及数据接口等都具有标准性和可靠性，从而推进文书档案管理工作的高效开展，提高电子文书档案在办公自动化系统下的安全性和可靠性。

结束语

总而言之，实现文书档案管理的办公自动化应用，是优化传统档案管理工作实效性的重要途径。如今信息技术的发展为各部门在文书档案管理上创造了很好的条件，对于企事业单位来说，加强管理力度，引进并利用好现代化的办公自动化系统，把文书档案管理工作收入各部门的自动化系统当中，加强文书档案的信息化、自动化、规范化管理，进而提升文书档案管理工作人员的能力水平。

参考文献

[1]匡华.文书档案管理的办公自动化应用探讨[J].新丝路：上旬，2021（3）：1.

[2]王德伟.办公自动化环境下的文书档案管理方式解读[J].办公室业务，2021（2）：2.