新形势下建设工程档案信息化管理研究

查伟杰

摘 要：建设单位文件量大，由此档案管理工作是一项非常重要的内容。如今的工程数量增多，形势变化较快，给档案管理工作也带来了许多阻碍。应进一步利用好信息化技术，顺应信息化时代，确保档案信息化管理的有效性，进一步对管理工作模式进行改革，通过多种途径来确保信息化管理效率。

关键词：建设工程;档案管理;信息化

当前国家正在高速的发展，建筑工程的数量也越来越多，城市规划建设以及修缮都离不开建设工程。工程数量增多给工程相关的档案管理工作增加了一定的难度，为保证建设工程档案管理的效率，应进一步对当前的档案管理问题进行改革，以保证当然利用率提高，信息及时更新。面对这样的新形势，应进一步利用好信息化技术，保证档案管理工作的效率。

一、建设工程档案信息化管理的优越性

建设工程的信息较为杂乱，工程不同的阶段都需要对信息进行规整，使其发挥着重要的作用。尤其在建设工程发生纠纷时，这些档案信息的作用十分突出。建设工程的数量增多，有必要对工程的细节更加关注，以保证信息的规整化。信息化技术的应用会使得相应的档案信息管理服务水平更高，收集与整合更加便捷，同时还能够实现档案信息的实时共享，发挥出了很好的服务价值等。

1.智能化管理模式的转变

传统的工程档案保管是通过纸质的存放，同时由相应的工作人员进行管理。普通人员若想了解档案信息，需按步骤照申请进行查阅，使得档案信息的利用率较低。随着建设工程数量的增多，这样繁琐的档案查阅步骤会严重影响到该行业的发展[1]。然而信息化技术的应用使得档案管理逐渐被的公开化、透明化，人员查看档案信息步骤简化，提高了档案的利用率，促进该行业的发展。

2.提高档案管理的时新性

档案的信息化管理是通过相应工作人员对档案进行科学的安排，以保证不同档案能够入库，拥有编号。在查阅档案的过程中，信息化技术能够快速的找到相应的档案信息，保证了档案利用的效率。信息技术中的数据库不但可以储存大量的档案信息，还能够对建设工程中的每个要点信息进行分类规整，使得信息一目了然。同时还可有效避免相应的错误工作，比如资料的重复录入等，这样可使有效的资源得到最大化的利用[2]。

3.降低管理成本

传统的建设工程档案管理工作由许多专业工作人员完成，需要对信息进行收集、分类、整理、保存等，这一系列都由人工完成。但经过信息化管理后，工程信息可直接由信息技术进行处理，大大的降低了人工参与率[3]。同时还可有效的节约了纸张和空间，纸质档案的保存还会出现丢失、腐蚀等情况，需要工作人员进行维护，而信息档案的管理则无需这些后续的工作，这就从两方面给工程企业节约了相应的管理成本。

二、新形势下建设工程档案信息化管理措施

1.注重档案信息安全性

档案的信息化管理确实比传统的纸质档案管理拥有很多优势，但是信息档案管理也有着其管理要点，比如信息的安全性问题。相应的工程信息都储存在数据库中，应进一步维护数据库的信息安全才能够使档案管理工作有序进行。工程信息中有一部分信息非常重要，需要通过各种方式来保证系统的安全性，消除相应的安全隐患和漏洞[4]。基于建设工程信息管理的特点，应提出有效的预防控制措施，比如相关的信息技术人员和档案管理人员可设置网络访问权限、信息审查等相应的步骤，保证整体数据库的维护力度增强。信息系统内也应有自動化措施，可有效地保证重要的信息不泄露。随着信息技术的不断发展，对于建设工程档案管理工作也应该利用新的技术确保信息安全性，不仅要提高数据库自身的防控能力，还要通过各项技术的研发和创新，提供安全的专业化管理。

2.进一步加强对档案信息化的保护

档案管理不单是对信息的保存，更为了日后使信息发挥出参考和借鉴的作用，这就要求工程档案资料的真实性。纸质档案资料相比于当前的信息化资料能够突出资料的原始性特征。一般情况下，纸质档案若被修改，会直接留下相应的痕迹，便于对信息的全过程进行掌握，但信息化档案的管理却很难直观的了解到信息篡改和修改的情况。如何保证工程信息的原始性，如何确保档案资料不被恶意篡改，这就需要在当管理过程中设置只读模式，这样可有效地阻止其他人员对信息的修改[5]。信息化的档案管理还应注重相应的外界环境，一些硬盘和系统等也会受到温度、湿度的影响，出现管理漏洞。因此应及时对外界环境进行检测，了解到电子档案储存的情况，应进一步预防相应的意外发生。

3.强化管理意识

随着传统纸质档案的改革，信息化的档案管理也应该转变相应的管理意识。虽然信息化的管理方式非常的便捷，且有利于提高信息的利用率，但是工程档案的信息较为繁杂，同时信息化的管理仍存在一定的缺点，因此相应的企业应进一步的强化管理意识，要求相应的工作人员认识到信息化管理的重要性，要求员工能够全面负责的每一项工作，使档案的管理工作不出现漏洞和错误。建设工程档案中一些细节信息能够影响到日后的信息作用发挥，因此细节问题是十分重要的。要想抓住信息化管理的细节，就应该先有良好的管理意识，通过大量的工作经验积累，创新出新的管理模式和方法，提升整体的信息化管理水平。

4.创新和开发档案管理软件

一款适宜的档案管理软件是非常重要的，不单能够节约相应的人力物力，还能够提高档案管理效率，同时确保档案信息的安全性。但管理软件研发和创新应该适应建设工程的信息管理特点，通用管理软件完善，对于整体的管理工作来说是一个质的飞跃。相应的软件功能不断优化，不断完善，这样能够进一步使软件的配置优化，从而使信息管理更加便捷、高效、安全。现阶段建设工程档案信息化管理越来越普及，如何通过管理软件的完善使得资源能够进一步的挖掘和利用，如何能够使信息的储存量逐渐扩大，使信息的安全性更高，这些都是管理软件需要进一步研究的问题[6]。除建设工程本身的信息特点之外，还应该对当前的外界环境进行了解。了解现有的经济结构，如何完善软件才能够使信息在当前的大环境下发挥出更好的作用，这样才是正确的开发软件的思路。

三、总结

大数据环境进一步的要求建设工程的档案管理实现信息化，但在传统档案管理向信息化管理转变的过程中，仍会有一些挑战和阻碍。应进一步利用好信息化管理的优势，同时也要结合建设工程信息本身的特点，进一步的完善信息化管理，使得建设工程档案信息发挥出更大的作用。

参考文献：

[1]田超.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021（01）：11-12.

[2]王周兰.新形势下工程档案信息化管理分析[J].住宅与房地产，2021（09）：177-178.

[3]吕卫，李冰阳. 水利水电工程档案信息化建设策略研究[J].四川水力发电，2021，40（02）：123-125.

[4]郭方.档案信息化建设与工程档案管理措施分析[J].城建档案，2021（04）：10-11.

[5]袁媛.建设项目工程档案信息化管理的思考[J].安装，2021（10）：23-25.

[6]尹学新.建筑工程档案信息化管理现状及对策探究[J].城建档案，2021（12）：21-22.