昭通市档案馆“抓、建、创、管、用”构建档案数字化新格局

■ 曾星竹

作者单位：昭通市档案馆

近年来，昭通市档案馆以数字档案馆建设为抓手，以数字档案资源建设为核心，以数字化项目倒推基础业务的规范补短板、强系统、抓创新，逐步推进档案数字化建设，加强档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，打通信息壁垒，整合档案数据，实现5 个100%（即：馆藏照片档案数字化率100%、目录总库建设100%、重点档案数字化率100%、历史档案、革命历史档案数字化率100%、实物档案数字化率100%），形成127 万件1284 万画幅档案数字资源，打通信息资源共享最后一公里，全面提升服务群众水平。2022 年8 月，国家档案局正式下发文件，昭通市档案馆被批准为“国家级数字档案馆”。

高位推动，构建“上下联动”左右协同抓落实。一是强化组织领导。昭通市委市政府高度重视档案信息化建设工作，市委、市政府主要领导多次到市档案馆进行实地调研，成立以市委分管副秘书长为组长的档案数字化建设工作专项领导小组，建立完善“班子成员+ 科长”“科长+ 工作人员+公司成员”点对点工作机制和“沟通+ 指导+ 督促”联系机制，强化措施，上下联动、齐抓共管，始终坚持把数字档案馆创建与档案业务工作同部署、同落实、同考核。二是精心组织实施。多次召开科室会、专题推进会，深入学习贯彻《档案法》《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》，认真研究部署数字档案馆建设工作，定期听取数字档案馆建设办公室主任汇报，研究建设工作中碰到的问题，并向市委办公室领导汇报工作情况。树立档案工作一盘棋思想，单位干部职工思想统一，进一步凝聚了创建国家级数字档案馆，推动传统档案馆的转型升级的广泛共识，支部工作、工会工作相互结合、相互交融、相互兼顾、齐头并进，积极创造良好的内外部工作条件，及时解决工作中的困难，形成了上下联动、齐抓共管的工作格局，确保创建工作有力有序推进。三是强化经费保障。市委、市政府十分重视数字档案馆建设，在昭通脱贫攻坚任务艰巨，财政较为困难的情况下，自2009 年至2021 年，累计拨付解决昭通市档案馆数字化建设经费近500 万元，为创建国家级数字档案馆奠定坚实基础。

整合资源，搭建“软硬平台”完善基础强功能。一是人才队伍“硬建设”。昭通市档案馆为市委办所属事业单位，在市委市政府领导的关心支持下，人员编制增设至27 名，实有人员23 名，采取招考、招聘、选调等方式，有针对性地引进了计算机、信息技术专业人才，坚持经常性组织局馆干部职工（含临聘人员）学习，参加业务培训和实操培训，细化工作重点，从内部强化大家掌握档案数字化项目的现场管理、安全保障、数字化成果管理和质量控制，提高工作能力。二是基础设施“软加强”。基于逐年配置已有设备的基础，昭通市档案馆在资金有限情况下，对硬件设施做了相应改造，新购置服务器、磁盘阵列、硬件防火墙、安全审计设备等24 余台，馆内配备了中心机房和中心控制室，配备气体灭火、报警和存储6个月以上的视频监控系统，中心机房、中心控制建设的服务器机房按标准、规范和要求设计、装修、建设；同步搭建了数字档案馆信息管理平台、电子档案在线移交接收平台，查询利用服务平台，购置了非编系统、在线备份软件、防火墙等，原有网络从中心机房局域网到各楼层主干线均采用8 芯1000 兆光纤铺设，软硬件基本能满足数字档案馆的需求。

创新模式，探索“多点发力”纵横联动新格局。一是创新采用“1+N”方式。2003 年以来，昭通市档案馆就启动了目录数据录入，开展专题数据库建设。为节省数字化建设成本，创新采用“1+N”即（馆内职工自主加工+ 大学生假期工+劳务派遣+ 公益性岗位等临聘人员）工作方式开展馆藏纸质、照片等档案数字化加工，10 余年来持之以恒，逐年推进，完成了近10 万卷馆藏档案“存量数字化”。为顺利推进档案数字化副本与纸质档案同步接收进馆，将服务工作前置到机关档案数字化工作中，及时对有关公司进行培训，及时对数字化成品进行质量把关，既降低了成本，又高质高效推进了数字化档案接收进馆；二是积极探索“前端+ 后续+ 服务”外包服务模式。即在前端加强对承建公司派驻专业技术人员管理和培训，后续对档案服务机构整理及数字化成品的质量进行把控。自2010 年开始，在不断探索努力下，双方合力把好进馆档案质量关，不间断提供技术支持服务，逐步形成以流程管理为抓手，以精细化管理为目的的工作模式。

精准监管，下足“绣花功夫”多措并举强保障。一是严把质量关。在项目开展的前期和中期全程跟踪指导，强化项目监督，从数字化公司规模、资质、业务能力、技术状况、管理水平等方面提前把关，让“绣花功夫”贯穿项目建设始终，确保数字化软硬件的配备及使用万无一失。二是加强安全管理。以编制各类预案和制度为前提，对各类突发事件的处置进行规范，以严格清点、全程录像监控、轻拿轻放、严禁档案带出等各种手段，确保数字化过程中档案一件不丢、一件不坏、一件不乱。三是强化安全备份。严格执行省档案局有关数字档案异地异质备份的要求，积极开展电子文件（档案）、重要数据备份管理工作，先后与普洱市档案馆、红河州档案馆等签订异地备份协议，并定期对异地备份数据进行更新，进一步提高了档案信息的安全系数。

“用”出亮点，加快“提档升级”多元供给提服务。昭通市档案馆积极挖掘特色，着力在“用”字上打造亮点。一是注重档案高效便捷提供利用。充分应用数字档案馆系统，实现馆藏档案数字资源全量提供档案查阅服务，全面提高了档案查全率查准率，接待登记和查找档案时间大幅缩短。优化档案利用接待工作流程，规范服务用语，把“利用者满不满意”作为检验服务质量的标准，积极参与“全国档案查询试点”，近3 年档案利用数量逐年递增，总计提供利用档案30516 万件（页），高效满足了各方面利用档案需要。二是注重拓展文化外延。依托市级爱国主义教育基地、省级文明单位等平台，借助数字档案线上线下展厅形式，开放“罗炳辉将军史料展”“红军长征过昭通”“档案昭通”“昭通市庆祝中国共产党成立100 周年成就展”、廉政文化展览等，截至目前，累计吸引各级各部门和社会群众4 万余人次前来参观。三是注重突破电子档案管理难题。紧紧围绕市委市政府中心工作，让档案服务发展，助力昭通经济社会高质量赶超跨越，加强与昭通市协同办公系统无缝对接，按照国家标准建设电子文件归档与接收进馆系统，构建市级机关统一电子档案管理平台，开展电子公文电子文件归档及移交接收试点工作，目前已接收15 个政务服务事项电子档案。

百尺竿头更进一步。昭通市档案馆将以建成国家级数字档案馆为新的起点，树牢“今天再晚也是早、明天再早也是晚”的效率意识，全面落实项目工作法、一线工作法、典型引路法，全面加强档案馆自身建设，持续加强电子档案接收，优化数字档案管理，提高网上查询利用水平，充分发挥系统、平台的作用，加快推进档案信息化建设与档案服务体系建设的深度融合，促进档案资源体系和档案安全体系建设的良性互动。进一步由国家级数字档案馆向国家级数字化示范档案馆目标迈进。