基层企业档案工作与企业管理深度融合的思考与观察

■ 赵卫明

作者单位：国家能源集团宿迁发电有限公司

引言

经过近二十年的发展，基层企业档案工作已初步建立起一套档案管理体系，企业将档案管理作为一项专门工作从其他相关工作中独立出来，并设置了档案部门或专门的档案管理岗位，由专职档案人员具体从事档案工作，档案人员的工作重点是收集归档材料和对入库档案材料的手工整理与保管。企业制定了成套的档案管理制度，并细化了档案管理标准，文件材料归档质量得以不断提高。但是，现阶段的基层企业档案管理体系仍普遍处于由档案部门或档案人员“单打独斗”的状态，并没有真正形成全员性参与和全过程性控制的理念和机制，究其根源，问题的关键在于基层企业档案工作与企业管理之间缺乏深度融合，笔者拟将多年来在基层企业从事档案工作实践中对这一问题的思考和观察作一些初浅的探讨，以期抛砖引玉。

一、基层企业档案工作的职能定位亟需转变

随着企业的快速发展和壮大，产业的积累和战略的持续升级转型，业务活动的不断扩展，业务信息系统的不断升级换代，大量需归档的纸质文件和电子文件实时产生，基层企业现在越来越意识到档案在管理、生产、营销、举证、社会责任等方面的重要价值，但是因为大多数企业档案工作的职能定位仍然停留在最基本的行政管理辅助职能，仍然按照“事后整理、办毕归档”的方式进行管理，档案管理模式仍然偏重于档案专业自身的“收、管、存、用”，企业档案工作与企业管理始终是两张皮，进而导致档案工作始终远远滞后于业务活动，近年来业内有识之士强烈呼吁的基层企业档案全员性参与和全过程性控制，一直是处于空中楼阁，并未真正落到实处。

基层企业档案工作与企业管理之间的深度融合，首先亟待解决的就是转变基层企业档案工作的职能定位，从最基本的行政管理辅助职能逐渐扩展到经营决策辅助、技术研发支持、企业文化建设、生产经营业务支持等其他职能范围。笔者认为基层企业的档案工作应创新发展，必须打破固有的档案管理思维模式，不能只就档案而管档案，应增强档案管理现代化意识，实现档案管理现代化；加快档案信息化建设进程，实现档案管理信息化、智慧化；加快档案管理复合型人才培养，提升档案管理人员综合素质，加强档案业务和企业管理知识学习。企业应切实将档案工作融入企业的其他各项具体管理工作中，从完善归档范围、细化整编规则，到制定保管制度以及提供更为便捷的档案信息利用，通过建立企业智慧档案管理系统，充分展示档案价值，最终达到深度融合发展。

二、基层企业档案人员应纳入企业各项管理活动组织体系

做好档案工作，离不开企业领导的重视、业务部门以及各专业人员的参与配合。目前，基层企业档案部门大多数已建立健全档案管理组织体系、工作网络，但企业各项管理活动组织体系里很少见到档案人员入列，导致档案人员无法及时掌握年度内重点业务开展计划、业务推进重要节点，也无法及时梳理业务活动各阶段所形成重要文件材料归档范围。企业应将档案人员纳入各项管理活动组织体系，使档案部门与业务部门建立常态沟通机制，形成常态化的有效交流、有序沟通，及时填补收集与归档过程中出现的管理漏洞等，为全员性参与和全过程性控制提供强力的组织保障。

三、企业档案工作制度应与企业管理制度实现渗透性融合

企业档案工作制度是企业档案工作标准化建设的重要内容，也是档案管理体系建设中的主要任务，其建设和制定应贯彻企业档案管理体制的设计思路和指导思想。在《企业档案工作规范》中，将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点提出，并指出其构成内容包含了“档案工作规章”“档案管理制度”“档案业务规范”三项内容。在实际工作中，我们可以根据各项企业档案工作制度作用性质的不同，将其细化为档案工作规定、档案业务管理办法、档案业务标准和档案管理操作细则四个部分。

然而，在基层企业档案工作实践中往往遇到一个尴尬的问题：档案工作制度的制定和落实仅仅囿于档案部门和档案管理岗位，并未向企业各部门、各专业、各项业务活动的管理制度进一步渗透融合，导致档案专业自说自话。企业在制定企业管理制度的过程中，缺乏将档案管理纳入其中的主动意识，例如，据笔者在单位内部所作的一个调查发现，在企业钉钉云课堂发布的各部门、各专业制定的各类管理制度中，只有极个别的管理制度里主动提到“资料收集整理、办毕归档”等类似字眼。这样就导致在企业管理和生产经营业务的流程制定和活动执行过程中，缺失相应的档案意识，最终导致应归档材料难以实现完整、准确、及时归档。企业档案工作制度应充分地渗透融合入企业各部门、各专业、各项业务活动的管理制度，从而实现从制度顶层设计至执行流程层面深度融合的良性循环。

四、企业档案工作应与企业各项管理业务活动的计划与流程深度融合

按照文件全生命周期理论，档案工作需要将触角延伸至文件形成初期，将收集工作前移，做好全过程管理，但是在实际工作中，企业各项管理业务活动的流程中通常并没有为档案设置专门的关口。传统档案工作往往处于文件生命周期的末端，往往一个工程项目竣工后或一个工作事项办理完毕后才想起档案工作，被动收集整理导致文件材料的齐全完整性无法得到保障。伴随着文件管理所带来的挑战，档案专业人士对企业业务流程的关注与重视程度与日俱增，他们认为如果不能在文件生成之前就施加干涉，并将文件管理的相关要求嵌入到业务流程的全过程，那么将无法保证及时获得应归档文件。他们呼吁企业OA 系统应给予专职档案人员设置类似“文件产生流转流程一览表”的知会权限，这对档案人员收集整理档案会有很大的帮助。

随着业务系统在企业中的广泛普及，业务流程最终将全部纳入业务系统当中。企业档案部门要在高度重视档案信息化建设的同时，与业务部门加强合作和交流，善于借助企业大数据管理平台，创新运用云存储和云计算等技术，通过制定数据交换标准、编码标准和信息交互标准，实现业务管理系统与档案管理系统的有效集成，把档案工作业务环节与企业管理业务活动过程用电子流程进行联通，只有在企业管理业务活动流程中嵌入档案业务关口，才能真正实现全员性参与和全过程性控制的现代档案管理理念。

企业档案工作本身是企业生产经营的基础性工作之一，因此档案工作应纳入企业生产经营计划，才能真正起到促进企业管理全面发展、提升综合实力的作用。企业档案工作要紧紧围绕企业的中心任务，紧跟企业业务发展的思路，紧密对接业务流程，从“被动收集”向“主动介入”转变，从而有效推进档案工作与业务活动流程的深度融合。

五、对基层企业档案工作与企业管理深度融合路径探索的观察与分析

据笔者观察，近年来已有越来越多的基层企业围绕档案工作与企业管理深度融合做了积极的探索与实践。

在近年召开的江苏省电力行业协会档案工作交流研讨年会上，江苏淮安某发电企业的档案主管分享了他们的一个工作经验，该企业采纳档案部门的建议，将档案人员列入企业技改项目等各项生产经营活动的组织机构网络，从组织层面较好地保障档案工作与企业各项管理以及生产经营业务活动的深度融合。

江苏常州某发电企业的人力资源部门在员工入职审批与离职审批环节中，一直保留传统做法，特意将档案专业列入会签部门，人力资源部门与档案部门联动，尤其在员工离职环节，履职尽责地把好档案借阅归还情况核实关口，守好档案安全阵地。

辽宁大连庄河某发电企业档案部门依据文件生命周期理论，紧密围绕合同管理机制，分别在合同签定和合同质保期验收环节，给予档案主管设置会审会签的权限，档案部门在招标、合同文件编制过程中将竣工档案工作要求进一步细化，档案人员直接参与合同标段招标文件起草、合同谈判，在签订合同时提出文件交付和归档要求或补充协议，有力地保障了竣工档案的编制质量以及档案移交的齐全性、完整性、准确性、及时性，为档案的全过程性控制打下良好的基础。

笔者所在单位在二期基建工程期间，给予档案人员参与工程进度款支付流程签字权限，明确违约罚则，参建单位的档案移交工作如果达不到规定的工作进度，单位将按合同金额的4%扣除参建单位的工程进度款，用工程进度款结算来约束参建单位移交档案的质量和进度，档案部门与相关业务部门同步跟踪、考核、验收合同执行情况，较好地解决了参建单位竣工档案移交的及时性问题。

自国家档案局发布第10 号令以来，河北国华某发电企业每年更新完善《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》，在历年的编制工作中，档案部门与企业各业务部门反复地、充分地沟通交流，达到了深度融合。首先，档案部门根据上一年度的公司工作纲要、部门年度工作总结、内网信息、法律部门的合同清单进行梳理后形成一个初步归档框架，发送给各业务部门兼职档案员，各业务部门兼职档案员再将此归档框架分发给各自部门内部的各岗位人员，部门内部的各岗位人员根据各自的业务工作范围进行完善后，反馈给自己部门的兼职档案员，档案部门依据各部门兼职档案员的反馈进行汇总，拟出一个初步的归档范围清单，送交档案部门负责人进行审查，然后将审查结果反馈给各部门兼职档案员，兼职档案员再把审查结果与各自部门的各岗位人员进行第二次沟通，档案部门根据兼职档案员反馈的补充意见形成最终的归档范围清单，并将此清单向公司全员进行公示，提交公司档案分管领导审核之后形成书面意见，档案部门根据公示期限结束时产生的意见和建议做最终的修订，形成当年更新版的《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》。

华电某研究院为解决归档及时性较差、归档不完整的被动境况，推行了“报告生产线”，提出了“项目资料关口前移”，技术报告审核之时就是项目资料提交之时，技术报告盖章之时就是项目资料归档之时，随着“报告生产线”的上线，极大地推动了各部门、院属各单位科技档案归档的及时性、准确性、完整性，使得档案工作由被动变主动。

北京地铁某公司在建立了独立的知识管理系统和档案管理系统的基础上，同时将办公自动化OA 系统、人力资源系统、合同采购系统、财务系统、科研项目管理系统等全部集成于全量数据仓库这一统一的信息资源共享平台，在这一平台下产生了大量不同类型的电子文件，通过将档案管理系统、知识管理系统与这一平台对接，通过设定统一的规则，将平台中产生的电子文件自动传输至档案管理系统进行预归档，再由档案管理人员根据相关制度和归档范围进行判定、分类，补充完善相关的档案元数据，最终形成正式档案。这样一来，实现了电子档案从形成到预归档、归档、提供利用、统计分析等全流程管控，能够对归档文件的质量进行控制，提高了档案工作的主动性，实现了档案与知识的共享和整合。

结语

企业档案工作是企业各项管理工作的基础，为企业管理各项工作提供信息资源和智力支撑。企业档案工作也只有在与企业各项业务活动达到深度融合之后才能获得活力和发展动力。