精细化管理在医院文书档案管理中的应用

刘丹妮

摘要：文书档案记载医院发展，是衡量医院档案管理水平关键性指标，信息表时代背景下，促进档案各项事业良好发展，文书档案在多个领域发挥关键性作用。随着医疗改革不断深化，医院内部文书档案信息不断增加，对档案管理提出新的要求，现下上述档案管理模式、体制难以吻合现下时代发展需求，管理效率及质量均难以保证。如何实现文书档案精细化管理，精准为应用者提供信息，作为医院文书档案管理者需考量问题，同时也为文书档案管理带来新的机遇。

关键词：医院;档案管理;精细化;管理策略

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）09--02

精细化管理作为现下先进的管理理念，普遍用于现代企业管理中，主要是指基于常规管理，依托标准化、程序化、科学化等管理举措，提高管理工作效率。随着医改不断深入，以“精细化管理”为核心的管理发展理念，逐步被视为医院迈向科学发展之路的新方向，也对医院内部各科室管理质量提出新的要求。受多重因素影响，医院文书档案管理过程中，仍存在部分困境难以解决，需对其进行积极分析研究，提出精细化管理创新路径，提高医院文书档案管理利用率，促进医院可持续发展。

一、医院文书档案精细化管理价值

新时期背景下，医院处于不断创新变革中，各方面充分应用信息技术，以此提高工作效率及质量。文书档案作为医院重要档案内容，需进一步加强档案管理，提高其自身利用率，促进职业院校良好发展。文书档案实现精细化管理核心价值在于：第一，优化资源配置。现下医院文书档案实现精细化管理，以科学化、信息化举措完成档案管理工作，为医院内部各类资源配置提供强有力保证。第二，提高文书档案管理效率。原有文书档案管理主要依附人工，不同管理部门间形成信息壁垒，信息内部缺乏规范化，影响档案管理效率及质量。实现文书档案精细化管理，充分借力信息化手段，实现内部信息共享，对其档案资源进行筛选、分类及汇总，可提高文书档案管理有效性。第三，增强文书档案管理活力。经济高速发展背景下，医院处于动态化变革中，文书档案内容持续性增加，随时可产生新的信息，管理部门可进一步借力网络管理平台，实现各环节精细化管理，保证信息有效性。

二、精细化管理在医院文书档案管理中的应用问题分析

新时期背景下，精细化管理理念逐步引入各领域中，医院文书档案管理也不例外，实现档案管理更具规范化、标准化。受多方面因素影响，医院文书档案管理中难以凸显精细化管理优势，影响文书档案管理有效性，需积极明确其存在的问题，为后续制定应用策略提供强有力的保证。

（1）文书档案管理制度缺失。医院文书档案管理过程中应用精细化管理理念，需完善的管理制度做以支撑，保证各项任务目标全面实施，以此提高文书档案管理水平。现下医院文书档案管理制度不健全，影响文书档案管理实现精细化管理目标，难以从本质提高文书档案精细化管理水平。

（2）档案材料失真，存储格式缺乏规范化。文书档案材料内容，对医院发展产生直接性影响，随着现下档案资料类别信息逐步增多，管理难度加大。受多方面因素影响，部分档案自身真实性有待深究，管理人员实际汇总分析过程中，并未严格以相关规程要求为核心导向，促使材料自身真实性及有效性难以保证，进一步影响档案利用者工作可靠性。同时统一化格式、存储标准作为实现医院文书档案精细化管理核心生命线，但现下档案管理部门并未做好其存储、收集格式及标准，影响其实现一体化存储，加大后续查询、整合力度[1]。

（3）档案管理信息化采集手段滞后。现下医院文书档案管理模式主要以内部人员进行封闭式管理，为内部人员使用。因管理模式自身局限性，制度不健全，其系统秩序缺乏完善，存在部分兼职人员进行管理，促使材料汇总收集处于被动状态，产生影响十分凸显。封闭式管理模式，难以为利用者提供优质服务，且无法为医院各项活动实施提供完整资料。

三、医院文书档案精细化管理实施策略

（1）完善管理制度，明确岗位职责

标准化作为文书档案精细化管理核心基础，标准化管理作为档案管理中结合档案建设实际需求，制定与之相吻合的档案管理内容和标准，保证档案管理内各项活动落实具有规范化、标准化。基于精细化管理模式下，医院文书档案管理制度建设中，需充分融入精细化管理理念，实现档案管理更具规范化，提高管理效率及水平。文书档案管理制度为日常工作开展做以指导，引领档案规范化管理，文书档案实际管理过程中，选用分模块负责，将相关责任落实于个人，明晰岗位职责和分工，为档案实现精细化管理提供保证。完善的文书档案管理制度，作为医院文书档案落实的基础保证，应始终结合医院实际发展状况，制定完善的文书档案管理制度，保证档案管理工作开展更具规范化、有序化，文书档案管理制度中，应精准性明确文书档案电子化技术规划，促使文书档案管理工作开展规范化，从信息收集、审核、分类等环节中，制定标准化管理制度，促使归档和应用程序明晰，保证文书档案管理实现数字化、智能化，提高医院文书档案管理水平。

（2）优化文书档案管理程序

文书档案管理业务主要包含档案收集、整理、分析等环节，各环节存在紧密的关联性，“精细”表现在各管理环节中，每个环节均需加以重视，需做到各环节严格把控，优化整个工作流程：①时间进程。各文书档案归档和管理工作主要依照相关规程实施，各环节时间进程对下一环节产生严重影响。医院文书档案具有复杂性、多样性特征，处于档案收集环节均需与各部门做好联动，实现归档及时、资料完整全面。按照医院年度工作规划，向全院各部门同意要求资料收集、归档具体时限，档案管理部门需动态化跟踪，以此保证各环节工作有序实施。②整理和鉴定标准的统一。各行业工作性质及特征不尽相同，文书档案分类和利用重点存在较大的差异性，档案管理部门需基于自身实际发展特征，制定吻合自身发展的归档范围和存储限制，实现档案整理、编目等存储工作。结合医院文书档案管理特征，制定相应的文件规范，以此明晰档案归档范围、分类要求等，为各部门高效、及时收集归档资料，实现文书档案管理规范的统一性及持续性。③同一工作流程各年度间比较，因文书档案基本以年为单位进行更新，以此归档呈现年度特征及规律。歸档过程中需强调对相应内容进行年度间比较，不仅可实现高效、规范进行文书档案整合及鉴定，而且可精准性掌握医院内部各部门工作实施进程和变化，为后续查询及编研提供助力[2]。

（3）引入科学的文书档案管理方法

医院文书档案管理注重工作持续性，档案材料易获取和利用，每个年度或特定时间周期内会生成新的文件或资料需入档入库，所以需将原有档案实现规范化管理和利用，也需保证新资料归档实现规范化、标准化。为进一步保证动态化管理模式，实现文书档案精细化管理，充分将PDCA循环应用于文书档案管理中，该理念主要是对文书档案管理质量工作按照规划、执行、查核与行动进行实施，其作为全面质量管控的方法依据：其中P代表计划，按照基本任务目标制定完善的计划，明晰人员自身岗位职责和分工，结合文书档案管理需求，合理化调整归档方案和要求，增设相应的专用设备;D代表执行，进行精细化运行实施计划。结合文书档案管理制度要求和本单位需求，开展文件和资料收集、汇总及管理工作;C代表检查，对文书档案管理最终成果进行汇总及评价，掌握档案管理及后续利用中存在的不足，以及医院深化管理中提出新的要求，精准性掌握实施成效，确定实际关键问题存在环节，不断优化完善工作流程及方法;A为改进，主要针对上阶段实施中存在不足进行改进，对成功经验的肯定，并予以标准化，对失败应及时做好汇总，引起重视[3]。

（4）结合数据化和信息化管理手段

4.1双轨制管理

纸质文书档案和电子档案均具有自身优势，促进二者深层次融合，是文书档案管理发展主趋。纸质文书档案具有法律效力，但核心不足在于占据存储空间、容易折旧和破损，档案开发和利用率较低。电子文书档案检修速度快、信息资源实现共享，但其安全性难以把控。纸质与电子文书档案相联合的双轨制管理方式成为主导，档案管理突破现下传统一纸化模式局限，与电子文书档案相融合，实现文书档案纸质和电子同步归档管理，发挥自身优势，提高医院文书档案管理标准化、精细化。严格依照相关规范、标准进行管理，不应将其单一置于系统外，标准化规范建设，主要针对数字化文件形成、归档等制定统一化标准，统一档案资料格式，审核其内容的完整性及可靠性。

4.2大数据的开发和利用

文书档案管理核心目的在于为利用者提供更高效、优质的服务，以此最大限度发挥档案自身作用和优势，也是医院文书档案管理价值所在。医院档案管理大数据理念，主要强调对档案数据关联性研究和探索，进一步突破信息壁垒不足，消除信息孤岛瓶颈。为保证文书档案高效利用，文书档案汇总收集过程中，对相关数据关联性进行分析，回证整合档案资料相关内容，实现归档文件完整性、及时性，提高档案管理质量，也达成医院内部各科室信息资源共享目标。

（5）逐步推进医院文书档案信息化管理

医院文书档案管理作为一项综合性、复杂性工作，实际建设任务目标较重，应充分基于信息化战略层面实现，其建设方案需联合医院未来实际发展状况做好统筹规划，达成医院文书精细化管理目标。首先，应用文书档案管理系统，需积极构建完善的信息数据库，此类属于作为信息系统基础。信息数据库实际构建过程中，应保证文书信息真实性、精准性，更需注意档案中规格缺乏一致性问题，对原始材料应进行全方位审核，保证医院文书档案管理合理化、信息化。其次，文书档案实现电子化过程中，需确保其自身完整性、精准性，若需将纸质档案依托扫描仪等数字化设备转化时，需对其档案信息做好校对，保证电子档案信息与原有材料信息统一性，促使纸质文件转化为电子化文件规范化和科学化。最后，文书档案需保证完整、信息精准。构建数据库有助于医院内部部门查找、比较及分析的检索工具，具备良好的人机交互界面，且用户信息导入便捷性较高。同时，具有可修改、检索等功能，随着文件信息更改进行动态化调整，为领导人员决策提供信息统计资料。

（6）重视文书档案管理安全保密工作

大数据背景下，为医院文书档案管理工作带来多个机遇的同时，风险同等存在，其最为关键的是凸显在信息安全领域，需对其加以关注，若内部文书档案信息数据一经发生泄露，便会产生严重的损失。为积极确保医院文书電子档案安全性、可靠性，应从多方面采取相应的安全防护措施，其主要表现在以下几方面：首先，增强文书档案管理人员保密意识。应定期做好档案管理人员保密性培训，增强人员保密安全意识，学习并掌握保护档案方式，确保电子档案载体安全性。同时，需严格依照相关程序规范，以免由于个人操作失误导致信息泄露;其次，引入标准化档案管理设备、软件安全系统，定期做好数据备份，重视系统升级优化，应尽量使用独立网络进行加密。此外，实施计算机远端监测自动拦截，一经发现计算机软件内部存在高风险入侵，需第一时间启动自我保护状态，对文书电子档案数据库封锁，需通过密钥方可解除，实现文书档案数据双重保障。

（7）组建高素质文书档案管理团队

文书档案管理人员作为档案管理实施者，其自身专业素养决定最终档案管理成效，由于多方面因素影响，导致医院档案管理人员专业素养，难以吻合大数据时代文书档案管理需求。因此，需按照现下文书档案管理需求，从以下两方面实施：一方面，准确定位现有文书档案管理人员基础能力，应对其自身专业水平进行精准性评估，掌握实际管理中存在的不足，有针对性开展相应的培训计划和方案，促使各环节工作有序开展，做好专业理论、技能实践等培训，并对最终实际培训成果分析，筛除不达标人员，达标人员可进入实际工作岗位。鼓励医院文书档案管理人员积极深入医院进行学习，积极汲取他院的成功经验，不断更新自身工作模式和方法，为后续文书档案管理体质增效提供助力。另一方面，需适当提高该岗位入门门槛，不仅需档案管理人员具备较强的专业知识、丰富的实践经验，而且需具备良好的计算机操作水平，持续性为文书档案管理团队中国注入新鲜血液，打造新时期文书档案管理团队，助力管理水平提高，实现档案管理电子化目标。

结束语

文书档案作为医院档案核心内容，其可为医院良好发展提供助力，医院文书档案管理工作作为一项综合性、复杂性工作，为显著提升其管理效率及质量，应充分引入精细化管理理念，实现文书档案管理更规范、标准，提高文书档案管理水平，为医院良好发展提供助力。

参考文献：

[1]高倩.综合性教学医院文书档案的精细化管理模式研究[J].医学信息，2020，508（5）：33-35.

[2]乔萌.浅谈精细化管理在医院病历档案管理中的价值[J].企业文化（中旬刊），2019（8）：206.

[3]张鑫.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理研究[J].管理观察，2019（18）：173-174.