医院档案管理工作规范化标准化的路径探讨

摘要：医院档案工作标准化、规范化是医院运营的基础，在医院内做好文书处理和档案信息化建设工作，是推动档案工作标准化规范运营的关键所在。目前，医院各项工作都逐步向着规范化、标准化方向发展，随着医院运营规模扩大，档案工作量增加，可适应未来医院整体发展的要求，就要提升医院档案工作的管理效率。本篇文章就针对于医院档案工作规范化、标准化策略进行了深度研究探讨。

关键词：医院;档案管理;标准化;规范化;策略

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）09--01

医院经营规模日益扩张，档案工作在医院经营发展中发挥了关键作用，同时现代化信息技术发展，能够给医院档案工作带来更多便捷。在新时期，医院深刻改革和转型发展中，给档案工作提出了更高的要求，档案工作人员给医疗工作提供档案资料信息，要进一步加快医院内档案工作标准化、规范化建设，最大化程度发挥档案资源，能够实现单位工作可持续化发展。

一、医院档案管理工作的现状分析

（一）忽略了医院档案工作制度

在医院各项运营工作中，尽管制定了档案规章制度，但是制度覆盖范围不够广。在医院内临床科室、后勤行政等工作中，都会有档案工作，尽管在目标考核方面，没有将目标考核纳入到档案管理工作中来，不重视档案管理制度的实施，搜集到的档案信息不太完整，上交档案资料的时间太晚，归档不及时[1]。

（二）经费投入力度不足

在医院内，大多数的医务工作人员和院领导都比较关注于临床医疗服务，而忽略了后端的档案工作，没有意识到档案工作标准化、规范化开展给整个医院带来效益。在医院内，投入档案工作经费不足，档案工作设施设备维护力度偏弱，会影响到医院内档案工作的规范化建设。

（三）硬件不到位

医院内的临床科室的用房紧张，就会逐步压缩档案存放房间的面积，这不利于档案资料的保管。在当前国内信息化时代之下，医院更广泛地使用计算机网络与存储服务器来管理信息，利用数据库方式存储大量的档案资料，但是档案工作还处于手工收集信息和监测信息，会影响到目前系统开发和档案信息化的发展步伐，不利于推动医院档案工作的标准化发展[2]。

（四）归档范围不够明晰

在医院内，并没有形成一套规范性的档案工作管理标准体系，再加之档案工作人员对业务不太熟悉、不明白，不知道哪些资料要归纳，哪些不需要归纳。对档案管理工作认识不深，没有意识到档案在医院运行中的作用，就会造成应该纳入的档案工作并没有纳入，降低了档案资料利用效率。

二、医院档案工作规范化和标准化策略研究

（一）提高档案工作人员的思想意识

在医院日常档案规范化的管理工作中，计算机软件信息技术推动档案工作的信息化发展，同时这些技术是推动档案工作标准化、规范化的基石，这才能够方便医院医务人员搜集资料信息，发挥档案资料的价值。医院只有借助于信息网络，才可以共享不同科室的档案数据资源，能够使档案资料保管，实行统一化管理。从数据录入、统计等关键时刻，保证档案信息化检索和数据技术都能够同步，设计计算机管理办法，使档案资料保存分类科学化，要以档案资料的标准立卷归档作为工作规范的第一步，根据档案工作现代化发展要求，制定出合规的档案工作标准，有关人员还要借助于现代化手段增强人员服务思想意识，在现有知识基础上，学习先进现代化社会理论知识、技能，为档案信息数据资源的利用，日后注入新鲜血液，而建立基础[3]。

（二）增强对公文制发的管理

公文转化、公文制作和发放管理工作质量效果由公文本身的质量来决定，也会影响到后期档案资料管理的规范性和标准性。因此，在制作公文时，还要解决好目前标准化、规范化问题，提高档案资料质量水平，为档案工作标准化、规范化管理而打下坚实的基础，进一步增强对公文制作和发放管理，要选择质量好的公文，公文封面的尺寸要规范、统一，以国家政府机构要求的规范基本一致，并且排版方式为横排、横行，左侧装订，使用档案资料的格式要规范，公文书写要避免使用不规范的措辞，滥用词汇等问题发生，方便后期的资料查阅。档案资料字迹要规范清晰，装订要牢靠，要将档案资料中的批注签字报表记录的都详细地记录在案，使用耐用性强、时间更长的墨水，便于后期的保管，检查档案资料的标题是否精准，以及是否符合签发的手续。查看抄送单位和报送单位、主送单位是否精准，落款是否有无日期，是否与公文一致。要遵循着以规范为主的意见归档基本原则，增强对医院档案工作标准化规范化，能够实现档案卷宗利用的便捷化，案卷的标准化。档案标准化目标就是要遵循着以规范为主，立卷归档的工作基本原则，该原则要求以归档文件作为单位的主要文件。医院划分主次，把控档案管理的重点，对于全宗入口的资料信息汇总有全方位掌控，避免出现档案资料归档太过于混乱，归档文件丢失，尤其是在立卷时，还要将档案卷宗放入到档案资料袋中[4]。

（三）科学把握好文件立卷归档的时效性

在医院还要持续加大对档案工作资金的投入，提高档案管理的技术水平、现代化水平，及档案保护设施设备。在档案管理的库房内，要安装空调及放置许多去湿设备，安装灭火设施，灭火设备，能够为档案信息化管理提供有力支撐保障，同时档案资料的存放要由专门库房来管理。在库房内，需要设置大量的专柜，完善相应的资料检索工具，资料摆放整齐。在库房要通风，严禁管理人员先避免出现火灾，加强对档案资料的防尘防虫的处理，延长档案资料使用时间。此外，要建立起医院内档案工作网络，由高层院领导来统一规划，院领导加强督导档案工作，修订档案规章制度，掌握医院内部所有的档案工作，统一不同科室里的医疗工作资料信息，将那些具有增强价值性的文件资料都及时保存，并且移交[5]。

三、结束语

在医院档案工作标准化、规范化建设时，仍然存在许多问题，如院领导职工忽略档案工作的重要性。在档案工作投入的人才资源力度不足投入的经费使用不恰当，档案管理的硬件设施配备不足，那么就会影响到档案工作质量。因而，医院要从目前的发展实际出发，提高档案人员的工作思想意识，加强对公文制作、印发管理，并且推动档案软件硬件设施的建设，提高档案工作的效率，逐步实现医院内档案工作的现代化、科学化发展。

参考文献：

[1]张清云.医院档案管理工作规范化标准化的策略研究[J].2022（2）.

[2]毛伟.医院档案管理规范化可行性探讨[J].兰台内外，2021（13）：3.

[3]吕纬.医院人事档案管理规范化建设研究[J].中国现代医药杂志，2021，23（6）：3.

[4]李莹.医院档案管理规范化建设的实现路径研究[J].2021.

[5]倪望平.探讨基层医院档案管理的规范化与标准化[J].2020.

作者简介：汤启宁（1979.7-），男，汉族，山东省日照市，大专，初级，主要研究方向为医学档案管理。