大数据背景下的高校人事档案信息化建设研究

赵瑛月

摘要：为实现高效人事档案信息化改革建设工作目标，该文将从大数据背景角度出发展开相关研究，主要论述大数据下档案管理工作的特征，论证其信息化建设的重要性，然后指出高校人事档案信息化现状问题，最终提出档案信息化建设的策略。采用文中策略，可以解决高校人事档案信息化的现状问题，实现信息化建设目标，目标实现后档案工作符合大数据时代特征，相关工作质量将明显提升。

关键词：大数据高校人事档案信息技术信息化建设

中图分类号：G64文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2022）04（a）-0000-00

Research on the Information Construction of University Personnel Archives under the Background of Big Data

ZHAO Yingyue

（Changchun Polytechnic，Changchun，Jilin Province，130000 China）

Abstract：To achieve efficient personnel file information construction goal， this article will research from the Angle of the background of big data， this paper discusses mainly the large data file management features， the necessity of information construction， demonstrate the importance of information construction， points out that the present situation of college personnel archives information problem， finally put forward the strategies of the archives information construction. Adopting the strategy in this paper can solve the current situation of university personnel archives informatization and achieve the goal of informatization construction. After the realization of the goal， the archives work conforms to the characteristics of the big data era， and the quality of related work will be significantly improved.

Key Words：Big data;University personnel files;Information technology; Information construction

人事档案管理是高校必须展开的一项工作，其关系到高校的人力资源管理、人力资源调度以及人力资源体系的发展，而人力资源的相关工作成果又对高校办学工作有直接影响，因此做好高校人事档案管理工作，有利于高校办学质量提升。但大数据背景下，许多高校在高校人事档案中遇到了困难，以往依赖人工的工作模式不再使用，因此高校需要对工作模式进行改革，信息化建设就是此目标下必须展开的工作，而高校在该项工作中同样存在问题，因此如何进一步做好高校人事档案信息化建设工作成为了一项值得思考的问题，对此有必要展开相关研究。

1大数据下高校人事档案的特征

目前，大数据开始走入高校人事档案工作，理论上借助大数据能够提高工作整体质量，但大数据的介入对高校人事档案造成了影响，这一点可以从人事档案工作的特征上来进行分析，即大数据下高校人事档案工作的特征是大数据库，如人事档案中记录了大量的人事信息，而记录这些信息的目的就是为了给校内其他部门工作提供信息服务，因此从职能定位上人事档案管理部门相对于其他部门而言处于服务地位。在服务地位上，高校人事档案管理部门自然要注意自身服务能力水平，不断拔高水平上限是该部门所有工作人员的追求，但以往工作受限于人力局限性，服务能力上限难以提升，原因就在于档案内的信息、数据量级越来越多，人工无法有效进行处理，也很难展开深入分析，这就导致相关工作质量低下，服务能力不增反减，让许多相关工作人员苦恼。而在大数据指引下，人们可以将庞大的档案信息汇总，生成档案大数据，而后对该大数据体进行深入分析，分析结果将给其他部门提供更加准确的建议，因此大数据作用下高校人事档案工作的服务质量上限明显提高，说明大数据对相关工作有利[1]。

2高校人事档案信息化现状问题

2.1信息技术应用基础差

首先，不少高校的人事档案工作人员对于信息化技术的作用缺乏应有认识，工作中即使高校为其配备了相关设备，也依旧习惯使用传统方法展开工作，普遍情况来看，多数工作人员只是简单使用设备来保存档案，却并未建立档案大数据，更不用說用信息技术进行档案大数据处理或分析，除档案保存以外，其他工作基本保持传统态势。同时，也有不少高校虽然引入了信息技术，但因为缺乏对信息技术的正确认识，所以在投入上有所欠缺，诸如某高校就仅仅是引入了常规电脑与网络设备，没有建立满足大数据储存的数据库，这将限制信息技术作用发挥，不利于改革目标落实[2]。

其次，高校对于人事档案信息化建设的看法比较简单，认为需要保障信息技术功能、性能足够强大，就能实现目标，因此改革侧重与信息技术环境建设，反之忽略了工作人员的信息技术应用水平等重要事项，这种做法造成了信息化建设上下不匹配的问题，信息技术的许多功能都无法投入实际工作。例如某高校在信息化建设中就没有展开人员培训，但却建立了高技术水平的信息化人事档案管理系统，故受限于人员技能水平，系统的实际使用频率、作用性程度都远低于预期。另外，部分高校在信息化建设中并不会去建立信息化系统，导致系统使用十分不便，诸如某校就没有建立相关系统，导致其他部门要获取档案信息，必须经档案工作人员之手，而工作人员又要根据部门要求进行信息搜索、处理、分析，效率缓慢。结合以上论述，可见高校信息技术的应用基础较差[3]。

2.2忽视档案信息化建设的安全性问题

虽然相比于传统档案，信息格式档案具有诸多优势，但信息技术的介入会带来一些安全性问题，这些问题一旦爆发，有可能导致高校人事档案内的信息外泄，这对高校的形象、运作等都有非常严重的影响，高校理应引起重视。但不少高校太过关注信息技术对档案工作的作用，没有发现信息技术带来的安全问题，因此内部缺乏对应的安全防护体系，具体表现为：第一，高校并未在信息设备、网络环境中设置高标准的信息安全防护软件，常用软件都缺乏针对性，防护作用程度相对较低;第二，高校并未展开安全防护意识培训工作，导致工作人员缺乏对应的意识，诸如某些工作人员明明知道信息备份功能，却在工作中很少使用该功能来备份档案信息，这种情况下一旦发生安全性问题，就会导致档案信息遗失[4];第三，高校没有改进档案信息安全管理的相关制度，诸如某高校依旧沿用传统制度，让档案工作部门专职负责安全管理工作，而信息技术作用下档案信息安全问题的诱发原因非常多，校内所有部门都可能成为问题发生地，故传统制度并未指明其他部门在安全防护方面的责任，说明传统制度无法全面保障档案信息安全，整体不完善。

3高校档案信息化建设策略

3.1消除问题的策略

面对高校档案信息技术应用基础差的问题，高校就要从人力资源管理与开发投入、人力资源技能培训与安全防护体系建设两个角度出发，采用相关策略来夯实基础，具体内容如下。

3.1.1人力资源管理与开发投入

人力资源管理的目的是调动档案工作人员的个人意识，让他们知道传统工作模式在信息化建设改革下已经不再适用，必须改革，同时也提高工作人员对信息技术的重视程度，这样才能夯实信息技术应用基础[5]。从这一角度出发，高校应当针对人事档案有关部门中各个岗位的职能提出对应的工作要求，要求中要明确指出围绕信息技术展开工作的规范，诸如所有人事档案都必须经信息系统保存，系统内要有档案记录，或者在提供服务时，必须给出信息数据分析过程与结果（传统模式下往往都是只提供结果，或只提供原始数据信息），又或者提出工作效率等方面的要求，这些要求的提出会让习惯于传统工作模式的工作人员感到不适应，转而发现信息技术能够给自己提供工作上的帮助，让工作成果满足当下要求，逐渐工作人员就会对信息技术保持足够多的重视，慢慢会接受信息技术。

3.1.2人力资源技能培训与安全防护体系建设

着眼于高校档案信息安全防护力度不足的问题，高校应当展开安全防护体系建设工作，过程中首先要先设立安全防护力度标准，这一点可以结合现代信息安全技术的特性来设立，即现代信息安全技术与以往技术不同，其安全防护力度标准并不固定，原因在于先进技术具有自主学习能力，每次遭遇无法识别的攻击都会将其机制记录下来，然后在不断分析，剖析其中原理，那么在下一次遇到相同攻击之后就可以直接识别，由此提供有效防护，同时技术本身还具有完善的防护逻辑，第一次面对无法识别攻击时，会将其定义为“疑似威胁”，将对其进行持续性的控制，期间攻击程序不会造成影响，直到完全剖析后对程序进行定义之后才会进行处理[6]。这一基础上，高校在大数据支撑下也可以引入此類技术，以技术动态化标准为基础，可有效提高安全防护力度，避免各种恶意攻击。其次因为在安全防护中各种防护举措的决策权依旧把握在人工手中，所以高校在建立了对应的防护软件之后，还要对人工进行安全防护教育，并提出对应的工作要求，诸如要求所有工作人员通过软件发现“疑似威胁”的程序之后，不能选择“忽略”等带有认可意义的选项（除非人员能确认程序没有任何威胁，但无论如何只要人员选择了带有认可意义的选项，之后若出现问题就要对问题负责，这一点要明确在规范要求中指出），并且要做好档案信息备份工作等[7]。通过这些方式，人工加防护软件的防护力度得到了全面提升，高校就成功建设了完善的安全防护体系。

3.2信息技术与大数据结合

为了让信息技术与大数据结合，高校需要展开三项工作，具体如下。

3.2.1建构档案管理系统

高校应当使用大数据技术（即大数据+信息技术）来建构电子化档案管理系统，这是实现信息技术与大数据结合的第一步。具体方法上，高校可以以B/S架构为基础，采用Java语言进行编程，同步深入开发SQL数据库，或者直接选择云数据库，再设置数据库内部功能，诸如数据分类、关键词检索等，以便系统使用。最后在进行应用层设计，即从不同用户角度出发，考虑他们在使用档案管理系统时的需求，由此开发对应的功能，集成后即可生成应用层，诸如用户需要登录后才能访问系统数据，那么系统就要具备登录窗口、登录审验逻辑等功能架构。

3.2.2注意数据规范

高校在通过信息技术挖掘档案大数据价值时，常常会遇到不规范数据，诸如错误数据、重复数据等，这些数据可能会导致系统运作效率变慢，也可能使得数据分析结果出错，因此高校要注意数据规范[8]。面对这一要求，高校在系统中应当设立预处理机制，并配置数据规范目标，这样系统获取相关数据之后，会根据标准模板来检测数据是否符合规范，所有不合规范的数据会被提出，由人工处理（这一部分数据量级不高，人工可以应对）。

4结语

综上，大数据背景下高校必须展开人事档案信息化建设工作，否则档案工作质量无法满足当下要求，而许多高校在信息化建设工作中存在问题，不利于信息技术发挥，因此高校要深入分析这些问题，再采用对应策略解决问题、推进信息化建设发展，使得信息技术与大数据结合，这样利用信息技术即可发挥大数据作用，提高人事档案服务水平。

参考文献

[1]张红，庞波.大数据视域下高校人事档案信息化建设研究[J].兰台内外，2021（10）：7-9.

[2]于锋.新时期加强高校人事档案信息化建设的必要性及对策研究[J].兰台世界，2021（S1）：85-86.

[3]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（4）：157-161.

[4]夏振影.数字化校园背景下加强高校人事管理信息化建设的研究[J].内蒙古科技与经济，2019，（15）32，39.

[5]杨莹琨，陈善平.区块链技术在体育档案管理中的应用与挑战[J].当代体育科技，2020，10（8）：229-232.

[6]魏文达.“互联网+”在校园足球发展中的运用[J].当代体育科技，2020，10（4）：136-137.

[7]安然.新时期人事工作中档案管理的重要性和对策[J].科技创新导报，2020，17（2）：156，158.

[8]金满银.大数据视域下高校人事档案信息化建设的思与行[J].机电兵船档案，2019（3）：101-104.