基于办公自动化环境的医院档案管理

2022-05-13 23:43石青曹昊洋
科技资讯 2022年6期
关键词:办公自动化档案管理医院

石青 曹昊洋

摘要:随着我国社会经济体系的不断发展,互联网技术和电子信息技术的发展在我国经济结构中占有了较为重要的地位,三者之间互相促进,共同发展,促进了我国科学技术水平的不断提升。在这样的背景下,为了提高办公效率,专家、学者研制出了一种办公自动化的新型办公方式,为人们的生活和工作带来诸多便利。该文以搬动自动化的发展与应用为背景,论述了医院档案管理实现办公自动化的必要性、当前医院档案管理中存在的问题,并提出了相关的应用措施。

关键词:办公自动化  医院  档案管理  应用手段

中图分类号:G27文献标识码:A        文章编号:1672-3791(2022)03(b)-0000-00

Hospital Archives Management Based on Office Automation Environment

SHI Qing CAO Haoyang*

(Zhejiang Provincial Tongde Hospital,Hangzhou,Zhejiang Province,310000 China)

Abstract: With the continuous development of China's social and economic system, the development of Internet technology and electronic information technology plays an important role in China's economic structure. The three promote each other and develop together, which promotes the continuous improvement of China's scientific and technological level. In this context, in order to improve office efficiency, experts and scholars have developed a new office mode of office automation, which brings many conveniences to people's life and work. Based on the development and application of moving automation, this paper discusses the necessity of realizing office automation in hospital archives management, the problems existing in current hospital archives management, and puts forward relevant application measures.

Key Words: Office automation; Hospital; Archives management; Application means

随着我国科学技术的不断发展,在电子信息技术领域取得了一定成就,经过专业学者的不断研究和尝试,逐渐衍生出了办公自动化的新型办公方式,这种办公方式将传统的人工办公方式与计算机技术进行结合,实现了办公的信息化和数字化发展,同时也在各行各业得到了普遍应用。在我国医院管理结构和工作建设中,为了适应现代社会发展的步伐,紧紧跟随时代科技发展潮流,许多医院在内部管理工作中对于办公自动化技术的应用进行了大胆尝试,结合医院本身的发展特点和结构特色,对办公自动化的应用进行了相应的调整。

1医院档案管理实现办公自动化的必要性

在医院的管理体系构建中,对于档案信息的管理工作是非常重要的,决定了医院整体办公水平的发展和进步,因此,为了提高医院档案管理工作质量,大多数医院会在档案管理工作中引入办公自动化技术手段[1]。通常来说,医院对于办公自动化技术的应用主要集中于档案管理工作方面,主要是由于医院作为我国发展结构中的服务系统,具有人流量大、数据繁杂的特点,因此在档案管理方面具有一定工作难度,而办公自动化技术在医院管理工作中的应用能够有效解决这一问题,不仅能够使医院的管理理念和管理体系得到创新,同时也能够帮助医院在管理工作上重新制定管理目标,提高医院整体管理工作的开展水平,并且能够使档案管理工作效率得到有效提升,实现高质量信息化管理,有效节省人才资源。受当前科学技术发展速度较快的影响,许多医院在工作内容、工作方式上都处于转型时期,办公自动化技术的应用使医院在工作质量方面得到了全方位提升,具体集中在档案管理工作方面。传统档案管理工作主要由相关人员担任,主要负责对档案信息的录入、整理、保管等,而医院在信息资源方面往往具有较为繁重的特点因此档案管理人员在工作过程中通常会承受巨大的工作压力,办公自动化在医院档案管理工作中的应用能够使管理人员的工作压力得到大幅度缓解,并且通过办公自动化技术对信息资源进行管理和整合,有效提升了档案管理工作的信息处理效率,提高了档案管理工作质量。另外,办公自动化在医院档案管理工作中的应用,还能够使医院的综合实力在行业竞争中占据较为有利的位置,真正实现通过对医院档案管理工作的辦公自动化改革来提高医院的综合实力,推动医院的发展。

2 当前医院档案管理中存在的问题

2.1档案管理信息化水平较低

就当前办公自动化在医院档案管理工作中的应用状态来看,许多医院对于办公自动化的应用都具有不够完善的问题,相关工作人员对于信息化办公的认知水平较低,并不能完全理解信息化在医院档案管理工作中应用的重要性,因此在日常工作过程中对于办公自动化的应用往往不够全面[2]。由于许多医院在信息化管理模式的引用不到位,使得医院在档案管理工作的信息化发展上呈现不够全面的问题,出现这种情况的主要原因是对于档案管理工作的信息化建设投入不足或者投入方向有误,在建设过程中,负责人以及领导则没有及时认识到档案管理工作信息化发展的重要意义,在资金投入方面没有进行合理的预算管理,因此经常出现由于资金不足导致信息化设备不到位,或者对于技术型人才资源的管理方面不够重视也是信息化管理水平较低的重要因素,技术型人才资源的匮乏会导致档案管理工作信息化发展缺少技术支持,使得原有工作人员在工作过程中无法合理、有效地应用信息化设备和管理系统,导致信息化管理体系无法正常运转,最终致使医院的档案管理信息化水平较低,而办公自动化在医院档案管理工作中也因此难以得到合理应用。

2.2管理人员专业素养不足

医院档案管理人员的专业素养水平对于医院档案管理工作的推进和执行具有重要意义,是决定档案管理工作质量的重要因素,因此,档案管理人员的专业素养高低能够极大地影响因医院整体管理水平和办公水平的发展。就当前大部分医院档案管理工作的发展现状来看,许多医院都设置了专门的人员担任档案管理工作,而现代化工作方式应用对于档案管理人员的专业能力和职业素养提出了较高的要求,使得档案管理人员不得不具备一定水平的专业性,以及较为熟练的计算机应用能力。办公自动化在医院档案管理工作中的应用对于管理人员的职业素养具有更高的要求,不仅需要工作人员对信息化管理具有清晰的认知,还需要其能够快速学习并掌握办公自动化在医院档案管理工作中的应用[3]。然而,大部分管理人员职业素质水平远远难以满足工作需求,不仅缺乏相关的专业知识,对于办公自动化的认知也不够全面,这使得医院的档案管理工作水平发展在一定程度上受到了阻碍。

2.3档案管理制度不健全

医院的档案管理工作水平难以得到有效提升的主要原因,不仅仅是由于专业人才的工作水平较差,职业能力素养较低,对于档案管理工作以及办公自动化应用重视不足,另外还会受到档案管理制度不完善、管理体系搭建不健全的影响。档案管理制度不健全的主要体现为在档案管理工作过程中,对于工作内容的安排以及结构搭建都具有非常混乱的情况,出现这种情况的主要原因是医院对于档案管理工作的重视不足,对档案管理的重要意义认知不到位,致使许多医院在管理制度建立方面出现草草了事的情况,最终导致档案信息记录不全、档案信息丢失、错记等事件发生,进而使得档案管理工作效率低下。这就说明,医院在制定档案管理制度时,不仅没有考虑到档案信息记录的完整性,也没有考虑到要保证档案信息的安全性和保密问题,如此忽视档案管理制度的建立使管理系统出现混乱,使档案管理工作不仅没有推动医院整体办公水平的发展,反而成为了发展的阻碍。

3办公自动化在医院档案管理中的有效应用

3.1加强医院档案管理人员的办公自动化培养

为了提高办公自动化在档案管理工作中的应用效率,实现办公自动化有效提高医院档案管理工作效率,首要任务就是要加强工作人员对于办公自动化的认知,提高档案管理人员的整体素质,加强档案管理人才队伍建设[4]。具体来讲,可以优先对工作人员开展培训,使工作人员能够对办公自动化形成正确的认知和理解,进而开展专业的办公自动化档案管理工作培训,让工作人员能够通过亲身体验感受到办公自动化在档案管理工作中带来的便利,通过不断练习和尝试来加强对办公自动化在档案管理工作方面的熟练度,使其在不断的应用过程中能够有效提升自身的业务能力和业务素养,进一步提高对医院信息资源的科学化管理和整合。另外,还要创新人力资源管理工作,不仅要对现有的档案管理工作人员进行专业素养的培养与提升,同时也要加强对人才的引进,聘用能够灵活运用办公自动化进行档案管理工作的管理人才,借此提高管理人员的队伍素质水平,并合理利用新进人才的专业化技能水平,对其他工作人员的管理工作进行合理的指导,并与团队共同学习,同步提升自身工作水平[5-6]。

3.2利用办公自动化强化档案管理信息化建设

医院档案管理工作的主要特点是信息体量较大、内容杂乱,因此在对档案内容进行整理和管理的过程中,往往需要经过较长时间,工作流程较为繁琐,工作人员在具体的档案信息管理整合过程中通常会产生较大的心理负担,常常担心对信息的整理工作会出现失误,因此,要利用办公自动化来加强对档案管理工作的信息化建设,使医院的档案管理工作能够与信息时代的发展有效接轨。在具体的应用和建设过程中,要对医院内部的网络系统搭建结构进行创新改进,使医院的内部工作网络系统更加贴近现代化管理模式,提升医院内部管理结构的运行效率。而利用办公自动化体系提升档案管理工作的信息化建设过程中,提高管理工作的安全性尤其重要,在办公自动化体系中强调对网络信息安全模块的开发与建设,使医院的信息资源在管理过程中能够得到有效的保护,提高档案信息的安全性。另外,不仅要对档案信息进行保护,还要设置反向追踪模块,在档案信息发生泄漏、恶意盗用等突发性危险情况时,办公自动化系统不仅要能够及时封锁档案系统,拦截档案信息,方式档案内容泄漏,同时也要对恶意盗用情况进行追踪并记录其IP地址,将突发事件及时上报,情况恶劣时能够自动报警,这样一来,就能够使医院的档案信息内容的安全性得到保障。

3.3强调办公自动化应用,完善档案管理制度

只有健全了医院的档案管理制度,在办公自动化体系运行过程中,才能根据管理制度进行调整,使办公自动化能够以本院的档案管理体系为根本顺利开展。并且,办公自动化的应用与愈加完善的管理制度相结合,能够有效提升档案管理工作的精准度,实现高效自动化档案管理,降低档案管理工作的压力水平,在管理过程中,要根据特点条件对档案信息进行细化、区分,能够自动对档案进行优化,使医院档案管理工作在与办公自动化相结合的过程中能够更加精细、准确,提高档案内容处理效率。

4结语

综上所述,要想加强办公自动化在医院档案管理工作中的应用,就要加强领导层与工作人员对于办公自动化以及管理工作信息化建设的认知,使其能够正视信息化工作模式为医院档案管理工作带来的便利以及积极内容,通过完善管理制度建设,提高工作人员的业务素质水平来加强办公自动化在医院管理工作中应用,使辦公自动化的功能和特点能够真正在医院档案管理工作发挥出来,推动医院的整体办公水平发展,使医院在社会中更具竞争力。

参考文献

[1] 朱媛媛.办公自动化环境下医院档案管理路径浅述[J].兰台内外,2020(20):7-9.

[2] 刘艳华.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].兰台内外,2020(28):1-3.

[3] 袁华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].农家参谋,2020(21):164.

[4] 郝蕊,郑洁,李娜.基于互联网+平台的医院档案电子信息管理系统设计与应用[J].中国医学装备,2021,18(2):90-93.

[5] 冯泽元.数字人文背景下参与式档案信息服务研究[D].南昌:南昌大学,2020.

[6] 杨婷.电力公司视频监控系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2021.

作者简介:石青(1965—),女,本科,副研究馆员(档案),研究方向为人事档案。

通信作者:曹昊洋(1989—),男,本科,馆员,研究方向为电子文件管理、人事档案管理,E-mail:570665126@qq.com。

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