医院档案管理业务流程优化途径探究

摘要：业务流程优化的重点，指把传统式的基于职责区分的金字塔形管理模式，向流程导向式的互联网型管理模式调整转化，而针对医院档案管理业务流程如何优化问题分析，恰恰是这方面的绝佳诠释，现该文基于医院档案管理业务流程内涵、特征、价值等方面的分析，具体从制度、技术、共享等角度，说明具体的优化途径，以便有效应对流程效率不高、实际操作繁杂等方面问题。

关键词：医院管理  档案管理  业务流程  优化途径

中图分类号：G271文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2022）03（b）-0000-00

Research on the Optimization of Hospital Archives Management Business Process

MAOYongqing

（Fujian NingdeMindong Hospital，Fu'an，FujianProvince，355000China）

Abstract：The focus of business process optimization refers to the adjustment and transformation of the traditional pyramid management mode based on the division of responsibilities to the processoriented Internet management mode. The analysis of how to optimize the business process of hospital archives management is exactly the best interpretation in this regard. Now， based on the connotation， characteristics from the perspective of system， technology and sharing， explain the specific optimization ways， so as to effectively deal with the problems of low process efficiency and complicated actual operation.

Key Words：Hospital management; Archives management; Business process; Optimization approach

該文以医院档案管理业务流程优化为指向，更为明确地给出一些具有可行性意见、建议，摆脱传统管理所普遍存在的业务流程过细分工，通过制度、技术、共享等角度，及时有效搜集意见，做出反馈。档案管理业务流程优化并非单纯属于服务项目阶段的问题，而是要与医院全面品质管理体系相关，这种宏观视角将进一步促进医院所有医护人员、管理人员相互配合，达到流程同信息化管理紧密衔接的效果，始终保持医院的核心竞争力。

1医院档案管理业务流程内涵

医院档案是医院在开展工作时所产生的文件、记录、音像、图表、照片等多种类型的资料，除此以外也包括证书、奖杯和奖章等实物资料[1]。在进行档案管理期间，不管何种类型的档案，均要求得到制度方面的制约。综合分析，一般来讲医院档案管理对于业务流程上的步骤划分可做如下思考：一是资料的归档，即不管何种类型的资料，如医院日常管理活动中的规章制度，或者患者病例、技术档案等，均应及时、依章归档;二是档案的整理与保存，各级别、各类型的档案应统一标准、统一要求做出整理，将其纳入规范的时间、件号中，同时配备专门空间妥善保存;三是档案的利用，不管采取手工提档还是网上借阅方式，均需要基于科学的管理规定，按一定流程进行操作，操作时保证有关手续的完善[2]。

2医院档案管理业务流程特征

医院档案管理业务流程具有几个突出的特征：一是对于流程就有较高的关注度，并非如部门、技术性的职责分工那样，只对过程细节加以把握，档案管理业务流程有着极为明确的机构管理要求，也是体现医院效率和品质的一个方面，如医院的档案尤其病历，数量极其多，且患者报销、伤残鉴定、查阅等，经常性需要复印、打印病历[3];二是医院所开展的档案业务流程，重点置于工作人员认可及患者满意方面，特别是从患者需求出发，制定相应业务流程，且使之同工作人员便捷性等方面相协调，如病案信息的调取等;三是有效应用信息技术手段，增加互联网、软件等信息化管理功能，借以提高医院运行效率与工作质量，保证医院发展、患者满意，是医院档案管理业务流程的时代特性。

3医院档案管理业务流程优化的价值

3.1促进医院档案管理综合水平的提升

档案管理真实水平，体现于档案管理具体工作的多个方面，其中最为关键的一是体现于档案业务流程方面，标准程度如何、规范效果怎样，以及是否能够做到科学性与准确性，将决定医院的各种类型档案的妥善处理情况，例如其是否能够于安全有序环境下受到管理等[4]。强化档案管理业务流程，使之得到优化的努力，对于改善医院档案管理乃至整体的医院管理水平都有很强现实意义。

3.2给予医院各项工作开展的档案支持

档案是医院发展积累下来的宝贵财富，同时也被认为是医院进行文化传承的特定实物载体。事实证明，越是优化的档案管理措施，尤其是措施中的流程内容，越会使档案数据产生真实性和准确性的优势，并使档案资料安全存储，而当医院管理者遇到重大决策节点时，往往得到来自档案的强有力的支持[5]。比如：非典时的布局流程、消毒隔离措施;五年一次的人大换届选举工作等档案资料。另外，如医务工作者探讨各类病例、进行科学研究时，也能够得到病历档案的辅助。

3.3帮助医院开展队伍建设方面的工作

医院档案管理业务流程有序优化，并保证优化工作的持续性，需要有专业化的人才队伍，特别是档案管理队伍的配合，从而使档案管理处于精细化管理理念。而优化工作本身也可以成为队伍建设的促进力量。具体来讲，变化医院档案管理业务流程，使之适应医院与患者，使得医院档案管理部门在面对多项工作时能很顺畅、高效地做好，如引导档案管理工作者调整工作环境、清晰认知工作要求变化，以及强化精细化管理意识等，而这些要求的存在，显然需要队伍建设不断进取的推动力。

4医院档案管理业务流程优化策略

4.1对管理制度进行调整

医院档案管理业务流程优化策略中，对管理制度的先行是没有疑义的。在进行医院档案管理时，关注精细化管理理念，以之为指导对档案管理制度做出调整，是医院档案管理有效渗透新方法、展现多元化价值的一项重要前提。所以，医院档案管理部门应参照档案管理发展方向、工作需求，从其他单位的档案管理工作中汲取经验，对自己医院在档案管理的制度层面进行推进，力争达到制度规范化、管理精细化的效果[6]。从宏观层面分析，制度调整一方面需要融汇档案管理部门工作人员的努力，另一方面还要得到医院其他部门的支持和配合。医院档案管理部门及工作人员，要在档案立卷、归档制度、保管保密制度、借阅及分享制度等方面进行重新考查修订，并把修订结果下发至医院各有关部门，同时组织各部门代表进行培训，使医院各职能部门对制度有足够的了解，让多部门做到同档案管理部门的密切配合，争取早日见到医院档案管理工作的成效;从微观角度分析，则以集约化管理取代粗放化管理，这种转变体现在制度上，需要医院档案管理部门从医院发展实际情况出发，将档案管理工作持续细化，确保各档案管理环节与步骤的规范化、清晰化、流程化，如人力资源成本的使用数量、时间成本耗费数量等，都需要进行合理的规划，这会使各类档案管理工作在细节上得以提升并有序开展。此外，考核评价机制的完善，同样属于对管理制度进行调整的事项范围之内，借助日益精细化的考核评价制度，可随时了解档案管理工作中何处存在何种不足，继而给接下来的业务流程优化深化工作提供参考依据。

4.2对信息管理加以重视

重视档案信息管理包括三项工作：一是做到数据的信息化。医院档案管理工作通常会涉及大量数据，在信息技术手段支持下，可以让传统管理过渡到数字化管理，并出现形式上的对应变化，其本质在于将有形纸质档案转变为电子数据信息，这是节约管理部门在人力、物力与财力等资源成本上的做法，同时也可以尽可能地避免人工管理可能造成的失误，有效提升管理工作便捷程度，即便文书档案年代久远，亦由信息管理系统使用而永久保存，如之前患者检查的CT、MRI等检查报告以胶片打印保存的形式，易造成丢失，不易保存，而现今使用的“医学影像云平台”使得医疗档案的保存、再利用更便捷。二是做到档案的安全化。文书档案面对一些琐碎的原始资料，在业务流程优化时，增加信息技术的应用比重，可有效杜绝管理过程不随意变更原始信息内容的要求，让其可以同最初的形态保持一致[7]。在实际管理过程之中，工作者可以设置对应的管理系统权限，用口令或者密码等形式，将档案的安全性进一步提升。三是管理人员应在自身信息意识方面加以强化，即档案管理工作人员有必要多学习一些先进的、实用性的现代信息技术，并提升关于计算机处理方面的意识与能力，提高有关内容的操作技能，充分展示出整个档案管理系统在规范化和标准化方面的长处。以往医院档案管理程序来自人工操作，数据登记错误难以避免，用户查询时不能获取真实有效信息的情况时有发生，在工作人员强化信息意识后，依靠信息技术做文书的收录、登记、归档、查询等工作，可以让错误出现的可能性降至最低，亦能让时间节省下来做更具创新性的管理工作。

4.3对知识共享给予关注

医院档案管理业务流程优化策略中，应当主动涉及知识共享方面。详细分析后认为：知识管理能够避免知识原有局限性，使人们在面对档案时能够有需要便随时利用，并且少受或者不受地域上的限制，这显然更加符合档案利用开放化的初心。从原本的封闭到现在的开放，再到理想化地主动提供服务场景，知识共享视角之下，医院档案管理所涉及业务流程，会对医院档案服务机构价值升华效果产生促进作用，克服此前普遍存在的故步自封思维[8]。另外，对知识共享给予关注，也是适应新档案管理环境的必要做法，纵观传统的档案资源管理与使用模式，可看到它是一种比较典型的资源静态导向型模式，更加强调合作利用和共享，重点涉及科室合作、个人合作，或者与医院档案室等部门的合作等，而在业务流程变化范畴内，对知识共享加以关注，使之出现的变化，则明显指向信息资源的合作开发與利用，是动态的。实践操作中，医院可借助知识的积累、组织与发现动态流程，让档案知识尽最大可能地被优化管理、有效开发，全面满足知识服务的客观需求，尤其是可以利用合作促进开发的形式，在技术、产品、宣传等方面实现突破创新。

5结语

医院档案管理业务流程，将由职能科室与行政部门等共同负责，需要优良管理方式、管理流程，以推进医院发展为目标，进行相应的途径优化，优化时应当注意医院档案管理业务流程的独特性，兼顾人员、制度等多个方面，从而真正让医院的档案管理拥有专业化水准，持续改善医院档案管理质量与效率。

参考文献

[1] 徐廷蕊.基于医院档案管理分析管理模式的革新[J].办公室业务，2019（8）：144.

[2] 雷素玲，杨丽，孙康燕.档案管理模式改革在医院档案管理中的运用分析[J].办公室业务，2019（8）：135-136.

[3] 吴善锋.档案双元价值视角的医院档案管理对医院文化建设作用研究[J].社区医学杂志，2021（17）：1078-1081.

[4] 许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外，2019（31）：33-34.

[5] 石绍忠.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].现代经济信息，2019（21）：77.

[6] 田冬梅，李日，郝晓梅，等.互联网+时代医院档案管理流程研究[J].中国卫生产业，2017，14（2）：118-120.

[7] 黄富才.区域性开放背景下的医院档案数据共享研究[J].档案学研究，2021（5）：145-148.

[8] 余洁，余廉，李艳萍，等.基于跟踪审计的公立医院建设项目档案管理探讨[J].行政事业资产与财务， 2021（17）：123-124.

作者简介：毛永青 （1974—），女，本科，馆员，研究方向为医院档案管理。