浅谈大数据时代的企业档案信息化建设

彭钦钦

摘要：新时期下的企业生产经营活动随着时代的发展不断地增多，而企业的档案资料等信息也随着企业的生产经营活动而不断增加。档案资料不仅为企业发展提供重要信息支撑，更能提供正确的战略方向。对现有的企业档案进行信息化管理能够更加快速的获取所需信息。因此在企业的生存和发展中尽快地完成企业的档案信息化建设是当前的重要工作内容。本篇文章以大数据时代的企业档案信息化建设为框架，分别从企业档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势以及大数据时代企业档案信息建设的具体措施两个方面进行深入研究，希望能夠帮助企业思维档案完成信息化建设，为企业的未来发展方向奠定良好的基础，实现企业的可持续发展战略。

关键词：大数据时代;企业档案管理;信息化建设;具体措施

引言：

二十一世纪是以信息化建设为标志的全新时代，网络技术和信息化技术被广泛的应用于国家各个领域的生产运转中，给我国各行各业均带来了空前绝后的改革发展。在企业的档案管理工作中，应用信息化技术能够提升档案管理工作的工作效率。从目前情况来看，融合式、一体化的发展趋势是当前社会经济建设的标志，换而言之，就是社会中的各个行业和各个领域之间均有着密切的联系，在竞争激烈的市场环境中信息的高效性是企业占领市场的重要手段，基于此，企业的档案管理工作需要将信息化技术引入到工作之中，优化当前的管理程序化，实现档案管理部门的信息共享性和工作高效性。

一、档案以及企业档案管理信息化建设重要性

1、档案管理

档案是指企业的发展过程中对于企业的人力资源、物力资源和财力资源等各种形式进行原始的记录所形成的材料。通常表现为文字、图片、音频等形式。换而言之，档案就是对当时的真实情况做以及时准确的记录。

2、企业档案管理信息化建设重要性

从当前的发展来看，传统的手工管理模式随着时代的变化和信息化办公的持续推进显然已经无法满足于当前工作的新要求和新标准。

第一，做好档案管理工作能够有助于国家、企业、单位以及部门的发展规划和经济建设。在此笔者以档案管理对企业的发展影响为例，企业想要在当前竞争激烈的市场经济中占有一席之地谋取更好的发展空间，那么通过生产经营活动增大企业的经营利润，壮大企业的规模从而增强自身实力是谋求发展的首要条件[1]。

第二，随着时代的发展，信息技术作为先进的竞争工具，为企业的发展和规划起到了非常重要的作用，因此加快企业的信息化建设，尤其是完善企业档案管理工作的信息化建设能够有效的帮助企业结合自身的实际情况，组织和开展更多的生产经营经济活动。

第三，通过信息化技术的应用能够提升档案信息资源处理、管理的工作效率并且提升企业的服务质量。除此之外信息化的企业档案建设能够实现企业内部信息资源的共享，从而降低企业的经营成本，实现企业的经济效益和社会效益。

二、大数据时代企业档案信息建设的具体措施

1、增强企业电子档案信息的安全性

《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的，违法行为轻微并及时纠正。在大数据时代的背景下，企业的电子档案信息安全性是社会共同关注的重点问题，因此增强企业电子档案信息的安全性是十分重要的核心工作内容。第一，加大宣传力度，使企业的全体员工都能够积极的参与到电子文件保存的学习之中。第二，掌握动态密码的设置方法。比如说，企业档案信息管理者将和企业有关的电子文件上传至企业公众平台上，其他部门的人员需要调阅资料时需要向档案管理部门的工作人员申请动态密码，直接登录文件存储平台即可。通过使用动态密码一方面降低了文件传输过程中的风险性，另一方面还能够极大程度的降低密码外泄的可能性。第三，对于企业的机密文件或是加密文件，相关档案管理工作人员需要做好资料的备份并且设备专业的密码，有两个以上的部门共同保管密码，从而降低机密文件丢失或者外泄的风险[2]。

2、对库藏档案数字化过程中的信息进行严格管理

库藏档案是指具有特殊性的档案。综上所述，对于企业的现今和未来发展而言，做好企业档案管理工作是非常重要的。企业档案不仅是企业资产的重要组成部分，更是真实的记录了企业的发展道路，因此必须采取严格的措施进行严谨的管理工作。将库藏档案进行数字化的管理一方面是为了提升企业当前的档案管理手段另一方面对企业档案信息的全面改革起到了一定的推进作用。企业在进行库藏档案信息化数字化管理时需要根据不同的档案类型制定出针对性的管理方法。比如说针对具有收藏价值的档案可以通过扫描、加工等方式实现档案的信息化管理，这对档案管理的保密安全提供了保障，同时制定严格的库藏管理工作计划，使工作始终围绕“统一”的管理方针而顺利进行。除此之外，对于库藏档案的岗位工作人员，需要签订保密协议等特殊文件[3]。

3、健全企业档案信息化的规范标准

第一，企业的档案管理部门需要建立统一的电子文件格式、传输平台和存储平台等。这是因为格式等不同的传输平台会增加接受工作的难度，从而降低工作质量和工作效率。第二，相关部门需要建立统一的电子文件编号，以便于在使用或者调阅时能顾准确、及时的找到资料，统一的电子文件编号也起到了查找资料的定位作用。第三，统一的文件收发制度，从实际的工作情况来看，在发送文件的过程中，对方是否已经准确的接收到文件这是很难判断的，我们需要打电话联系部门进行确认，这样既增大了工作压力又增加了工作程序，因此应该建立健全企业档案信息化的规范标准，以提升工作的正确性和高效性。

结束语：

综上所述，对于企业的现今和未来发展而言，做好企业档案管理工作是非常重要的。企业档案不仅是企业资产的重要组成部分，更是真实的记录了企业的发展道路，因此必须采取严格的措施进行严谨的管理工作。除了笔者在上文中提到的增强企业电子档案信息的安全性、增强企业电子档案信息的管理等途径之外，企业还需要结合自己的实际情况，比如说正式组建和设计数据库、加大资金投入促进档案信息技术的开发利用等均是提升大数据时代企业档案信息建设的途径。

参考文献

[1]李银峰. 浅谈大数据时代背景下企业档案工作[J]. 中国房地产业， 2018， 000（016）：P.254-254.

[2]邢凤娟. 浅谈数字化时代企业档案信息化建设[J]. 科研， 2016， 000（002）：00132-00132.

[3]刘霞. 浅谈数字化时代企业档案信息化建设[J]. 山东广播电视大学学报， 2015， 000（003）：87-88.