“互联网+政务服务”背景下外汇业务档案管理提升路径探究

高鹏

摘 要：当前我国外汇业务档案管理上存在一定限制因素，信息化重视程度有待提高、上游管理数据资源共享不足、体制机制有待完善。文章分析“互联网+政务服务”背景下外汇业务档案管理存在的问题，并提出相应对策，助力外汇业务档案管理水平提升。

关键词：互联网+；政务服务；外汇业务档案；档案管理

外汇业务档案是指在办理外汇业务或外汇检查过程中产生的，具有保管和利用价值的历史记录，一般不包括文书、会计、基建档案以及政府采购、科技信息、内审内控等相关档案。外汇业务档案涉及涉外主体跨境资金流动各领域，涵盖外商投资、境外投资、外债、境外上市、跨境担保、个人财产转移、跨境证券投资等诸多方面，总量庞大、领域复杂，是跨境投融资记录和涉外经济发展重要参考资料。当前“互联网+政务服务”背景下，外汇业务档案管理思路滞后于时代对涉外经济发展的要求。本文分析探讨“互联网+政务服务”背景下外汇业务档案管理水平提升路径。

一、 外汇业务档案管理研究意义

自国家外汇管理局（以下简称“外汇局”）1979年成立以来，全国各分支局在内部审批、行政许可等业务办理过程中产生了大量外汇业务档案。这些档案经由业务办理部门整理、装订，移交外汇局各业务综合部门保管，一直以来以纸质形式为主。目前国内作为涉外业务主体的银行和企业信息化、电子化步伐加快，为涉外经济做汇兑管理服务的外汇局，其行政许可审核材料也逐渐以图像、音频、视频等信息化、电子化数据载体为主。[1]而国内对外汇业务档案管理的研究较少，为加快推进外汇业务档案管理方式和手段变革，本文对外汇业务档案管理展开研究，以便更好更快适应新时代各方面要求。

二、 外汇业务档案管理存在的问题及原因

外汇局于2019年实现政务服务网上办理，在此过程中暴露出外汇业务档案管理存在的一些问题。

1. 对纸质档案存在较强路径依赖

外汇业务档案管理制度经过三次调整，均在纸质业务审批档案管理思路框架下推进。2004年《关于规范外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理的指导意见》以指导意见形式规范了外汇业务重要凭证、审批核准、档案管理等内容，明确了外汇业务档案管理内容。2014年《国家外汇管理局 国家档案局关于印发〈外汇业务档案管理规定〉的通知》、2019年《国家外汇管理局 国家档案局关于下发〈外汇业务档案管理规定〉的通知》根据简政放权和业务调整，明確档案材料业务范围、档案清单、保管期限等，但是未具体提及档案管理数字化、信息化方面内容。在管理规定上未强制开展纸质档案转化为电子档案工作，实践中存在无法查询历史销毁档案的情况。近两年就发生过民事诉讼需查询20世纪80年代外商到资的证明材料，因超过保管期限档案已销毁无法查询，引发当事人向纪检投诉的案例。

2. 缺乏电子印章和电子档案管理制度

因为缺乏电子档案管理制度，虽然业务受理环节中企业上传电子版或业务材料扫描件，但是外汇局端审批环节仍需打印出企业网上申请的纸质材料进入纸质审批流程。因为缺乏电子印章，审批结束后材料录入业务信息系统虽然为电子形式，仍需打印出行政许可决定书并在打印件加盖外汇业务印章，再扫描为电子件上传至“互联网+政务服务”平台供申请人查询。如果申请人需要纸质盖章件，还需要现场领取或由外汇局邮寄给申请人。

3. 重收藏轻使用管理模式制约利用

外汇局近三年历史档案调阅基本可以实现，超过三年的档案，因人员变动、档案未主动移交，基本难以调阅。目前外汇局档案管理方式重收藏轻使用，难以满足涉外经济各方对档案信息的使用需求。以外汇局新疆分局为例，在对新疆辖域内各级外汇局的内部检查中发现，档案管理政策调整滞后于业务政策调整和人员变化，外汇业务档案管理存在盲目性、随意性、碎片化和孤立化问题。

存在以上问题的原因，一是对档案管理重视程度不够。外汇局主要精力集中于外汇领域改革、外汇风险防范，未能全面认识档案建设对于提高改革效率、防范外汇风险的价值。对各级外汇分支局而言，改进档案管理不能直接带来工作效益，不愿投入人力、财力和物力开展相关工作，造成改革触角向档案管理延伸缓慢。二是体制机制建设有待完善。从外部来讲，“互联网+政务服务”背景下，信息数据共享职责不明确，难以对档案信息进行高效统一管理；从内部来讲，外汇局和各分支局对电子印章的认识程度和推进速度，是档案信息化进程推进的关键所在。

三、 “互联网+政务服务”背景下提高外汇业务档案管理水平具体路径

要充分认识国家提出的《“十四五”数字经济发展规划》的重要性和前瞻性，理解外汇业务档案管理在跨境资金流动数据统计收集和强化外汇管理与服务方面具有不可替代的基础性支撑作用。

1. 改造现行业务流程，夯实外汇业务档案管理转型基础

在全面推进政府运行和服务模式数字化背景下，国家提出要深化“互联网+政务服务”。在档案信息化建设中也提出要进一步融入数字中国建设，实现信息化与档案工作深度融合，推进档案管理数字化、智能化水平提升。[2]在此背景下外汇局应以电子化、数字化为目标，进行业务审批流程再造，推进档案管理信息化进程。突破当前外汇局纸质审批流程，转向电子化审批，把线下办理程序调整为办公自动化与线上办理相结合，真正实现“互联网+政务服务”与外汇局审批电子化、系统登记无缝关联协同。

2. 推进外汇局电子印章使用，建立健全电子档案管理制度

外汇局档案管理制度体系建设应与时俱进。一是要结合“互联网+政务服务”管理目标，围绕电子印章和电子档案管理，有针对性健全外汇业务档案管理制度。二是充分认识外汇业务档案收集、整理、装订、移交与保管工作流程规范的重要性。三是制定相应的检查考核机制，做好外汇业务档案日常监督管理，定期开展外汇业务档案管理自查和检查。通过国家统一电子印章制章系统，推进电子印章在外汇领域的使用。[3]目前新疆分局正在积极探索电子印章和网上业务申请与内部审批的电子化衔接操作与制度设计。在确保电子印章使用安全性的基础上，实现印章图片加载到行政审批受理单和行政许可决定书中，以实现网上办理的全流程电子化。

3. 加强档案电子化实践探索，提升档案利用率

将历史档案扫描成电子档案保管，纸质档案和电子档案同时归档，规范电子文件和电子档案管理流程。为保障电子档案的不可篡改和原始记录性，探索归档数据以数字证书形式验证，自动通过业务系统形成电子档案。[4]在电子档案借阅中，可以使用数字签名、数字水印等技术保障档案安全性，提高档案使用率。在外汇局系统内实现不同部门、不同业务条线、不同地区的电子档案借阅，打破现有纸质档案管理碎片化、使用孤立化的瓶颈，实现档案资源集成和共享，在防范跨境业务风险和提升监管效率中真正发挥外汇业务档案的有效价值。

注释与参考文献

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭：湘潭大学，2015.

[2]陈聪.关于加快推进档案信息化建设的几点思考[J].机电兵船档案，2021（5）：34-36.

[3]金梦然.电子签章在“互联网+政务服务”中应用的几点思考[J].网络安全技术与应用，2021（5）：124-125.

[4]赵改侠.电子印章风险及防范措施探析[J].中国质量与标准导报，2021（1）：13-17.