事业单位档案管理工作效率的提升策略研究

2022-05-18 07:10陈雯淇
中学生学习报 2022年21期
关键词:工作效率事业单位档案管理

摘要:事业单位应顺应时代发展潮流,将最为基础的档案工作做好,为深化改革、提质增效做好准备。事业单位档案管理工作虽然持续开展、不断进步,但是在效率提升方面还有较大的空间,因此,事业单位有必要遵循整体、精准、严格的原则,革新档案工作思路,采用制度先行、专人专管、分类管理、信息化管理的方式来提高档案管理效率。

关键词:事业单位;档案管理;工作效率;策略

事业单位是我国一种特殊的社会服务组织,其不同于政府机关部门,也不同于企业。事业单位主要涉及到教育、医疗卫生、科技、文化等具有社会公益性质的行业,事业单位的规模往往不小,内部人员众多,每天需要存储、更新的档案较多,这些档案直接影响到事业单位的正常运行,提升档案管理工作效率是促进事业单位内部改革的重要基础。

一、提升事业单位档案管理工作效率的原则

(一)整体性

事业单位在开展档案管理工作时应遵循整体性的原则,应将档案管理工作统一于档案管理部门,一般来说人事档案由人事部门管理,文书档案由办公室档案处管理,其他资料性、成果性档案可由各部门进行管理,需要存档的内容资料有专门的档案室,可以存储纸质、音频、影像等不同档案资料,同时,可以基于档案管理平台存储电子档案资料。

(二)精准性

事业单位档案管理工作还应遵循精准性的原则,要求档案管理必须精准到人、事、物,精准到事业单位工作的各个环节,由此才能做好各类档案的管理工作,并及时收集档案资料,将档案内容进行录入、补充。另外,要知道档案上的一个小的错误可能会引发很多不必要的争议,因此,必须要确保档案内容的准确性。

(三)严格性

事业单位档案管理工作必须严格谨慎,不能抱着粗心大意、得过且过的态度,而是要在严格的管理制度下,严格按照相应的标准和流程来开展相关工作,确保所有获取到的档案信息都是准确的,并且要保持小心谨慎的态度,仔细对照检查,避免后期因为档案记录的错误影响正常工作。

二、提升事业单位档案管理工作效率的策略

(一)制度先行,优化细化档案管理制度

事业单位的档案管理制度应与时俱进,如果档案管理制度还未更新的话,要及时结合新形势、新情况进行优化和更新,并进一步细化相关规定的内容,确保制度先行,基于制度规范管理实效。一是要明确档案信息的录入制度,结合不同类型档案的管理要求制作下发不同的模板,要求相关人员按照模板形式来填写信息、完善内容;二是要做好档案佐证信息的录入,比如人员获奖情况,需要将获奖的公告、盖章的奖状证书、奖章等以扫描、复印、拍照的形式进行资料留存,像人员的身份证、户口本、工作证、资格证等也需要留存复印件,由此,可以进一步完善档案信息;三是完善档案的检查制度,要定期對档案内容进行检查,要求形成档案责任管理制,档案内容的提交、填写者都对档案的准确性负有责任;四是制定保密制度,要求相关人员对档案内容进行严格保密;五是要以半年、年度为期限,对一些无法随时更新的档案内容进行定期更新。

(二)专人专管,结合实际划分档案类型

事业单位的档案管理应采用专人专管的制度,并合理调配档案管理人员,让有能力、有技术的档案管理专业人才来负责档案管理工作,如果事业单位的档案管理人员非专业出身、又缺乏经验的话,应及时组织培训工作,提高档案管理人员的工作能力和专业素养,另一方面,有必要选拔专业的档案管理技术人才加入到事业单位的档案管理工作中。另外,要按照对档案的分类管理要求,有序开展档案管理工作。结合各事业单位的实际情况划分档案管理类型,比如划分为人事档案、文书档案、项目档案、财务档案等,再根据不同类型档案的管理要求制定相应的管理制度、体系,创新管理方式,从而实现适用性的区分管理,有效提高不同类型档案管理的效率。

(三)信息化管理,充分应用档案管理平台

在信息化时代,事业单位应充分应用档案管理平台来提高电子档案的管理效率,并保障电子档案数据信息的准确性、安全性。就当前来看,很多事业单位都采取电子档案、纸质档案并行的“双保险”管理制度,基于档案信息化管理平台来看,相应的信息录入和查看更为便捷,平台中的搜索功能可以支持档案信息的关键词搜索,其中的群组功能可以实现同类型档案的有效管理,而且可以外接扫描仪、打印机等设备,从而快速实现档案信息的录入。电子档案和纸质档案可以形成互为佐证、互为补充的格局,在电子档案便于查阅信息时,就可以不用去翻阅查找纸质档案,大大节约了档案调阅的时间,而且档案信息化管理平台还具备信息整理、分析的功能,可以直接导出档案管理及相关信息的基本情况,弥补人力开展档案管理的不足,提高档案管理工作效率。

三、总结

综上所述,在新时代背景下,事业单位需要进一步提高工作实效,档案管理工作属于事业单位的日常事务性工作,具有一定的技术含量,需要专人专管,各部门之间充分协调沟通,及时收集各类档案信息资源,做好分类管理,并应用好档案信息管理平台,从而在保障档案信息准确无误的基础上,提高档案管理工作效率。

参考文献:

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作者简介:陈雯淇(1979-08),女(汉族),湖南衡阳,衡阳市职业技能鉴定管理中心,本科学历,助理馆员,主要从事档案管理研究。

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