“函来函往”有讲究

陈文国

在党政机关或企事业单位公务活动中，函是经常使用的一种公文，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。换言之，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。由此可见，函的应用范围相当广泛，提高函的写作质量很重要，也很必要。

要立足沟通性，把针对的事项说清楚。函不同于上行文和下行文，是公文之中唯一的平行文种，对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，这是其他公文所不具备的特点。正因如此，在形成函件时，沟通什么事项、商洽什么内容、表达什么意见、期求什么结果，都要交代得清楚明白。如果函的内容含糊其词、模棱两可，收函方就无法对来函事宜形成意见，也就无法进行回复，沟通的目的自然也无法实现。同时，对于一些重要事项、特殊事项，还有必要介绍事项背景，以便收函方了解情况，及时作出回复。

要恪守单一性，把聚焦的主题突出出来。相较于报告、计划、总结等，函的主体内容要体现单一性，即一函一事，不能多事一函。所以，成函不能图省事、怕麻烦，把多个事项打包发出，而要一件一件来。对于沟通的事项，也不是把相关情况都罗列出来，而是选取其中最为关键、最有必要的方面，作为沟通的内容。同时，一定要把希望回复的内容凸显出来，不能事项说了一堆，没提想要的答案。此外，函的运行既涉及收函一方，又涉及复函事宜，考验双方的能力水平、作风素养。所以，主动方发函前，务必把功夫做到做足，能想明白、搞清楚的事项，就用功完成，非必要不发函，对实在认识不清、把握不准、完成不了的事项，再发函沟通商洽。

要体现灵活性，把表达的方式用对路。函的行文关系灵活，既可平行行文，也可向上或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。无论是平行机关或者是不相隶属机关的行文，都要注意行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必奉迎恭维、曲意客套。函可分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等，要根据不同类型，选用专业对路的表达方式，特别是把握好言语分寸。比如催办函，既要体现平行文双方相对平等的风格，也要表达督促催办的态度，将两方面有机结合，不能央告乞求，也不能以势凌人。此外，一般函比较灵活，可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

要遵从规定性，把规范的结构落到位。公函由首部、正文和尾部三部分组成。首部主要包括标题、主送机关，标题格式為“发文机关名称+主要内容（事由）+函”。正文一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头写发函缘由，说明根据、目的、原因等。主体部分需就有关事项开展商洽、就指定事件提出询问或作出答复、就有关事项提请批准，要精准干练、清晰明了。结尾部分或提出希望请求，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等。结语一般根据发（复）函内容，使用“特此函询”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等固定用语收束全文。落款部分包括署名和成文时间，署名机关单位名称，写明成文时间，并加盖公章。