基于“互联网+”模式的高职院校二级学院教学秘书工作效率提升路径研究

张庆莉 王丹青

摘  要：伴随着“互联网+”的不断发展，高职院校同样也在寻求与互联网融合的创新发展之路，教学秘书是高职院校教学管理最基本的组成部分，若要提升学校的教学管理质量，务必要先使教学秘书的工作与互联网深度融合。文章通过分析“互联网+”时代下高职院校二级学院教学秘书的工作现状，提出了“互联网+”时代下高职院校二级学院教学秘书工作效率提升的四个路径，包括转变老旧观念，培养创新思维;发挥“互联网+”优势，打通信息壁垒;自主学习，强化信息技术技能;建立数据库平台，提高工作效率;建设智慧查询系统，简化工作流程，以期为高职院校教学管理提质增效添砖加瓦。

关键词：“互联网+”模式;教学秘书;大数据;工作效率

中图分类号：G647    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2022）19-0136-04

高职院校二级学院教学秘书是在二级学院中设置的辅助领导实施教学、档案、财务、实验室、仪器设备等管理工作的岗位，在工作中要做好教学计划、组织、实施、督导、协调等工作。除此之外还需要与教务处、科研处、人事处等等部门对接、上传下达等。每天需要面对大量繁杂的工作。

随着信息技术的不断发展，“互联网+传统行业”模式的出现，利用信息和互联网平台，可以将互联网与教学秘书工作进行有效的融合。利用互联网具备的优势，对传统的教学秘书工作进行优化升级转型，使教学秘书能够适应当下的时代潮流，大大提升工作效率，简化工作难度。

一、“互联网+”时代下高职院校二级学院教学秘书的工作现状

教学秘书是高职院校教学管理链中的一个重要环节，由于管理工作特别琐碎，所以绝大多数人认为教学秘书这个工作岗位对自身的素质要求并不是很高，只要有足够的细心和工作责任心就能够承担这份工作。但是现实情况并非如此，教学管理人员其实应该具备更高的工作能力和素质涵养。就现状来看，本文将从繁杂的日常事务阻碍职业专业发展、工作得不到足够的认同和重视、信息化工具及数据处理能力有待提升三个方面对高职院校二级学院教学秘书工作现状进行分析讨论。

（一）繁杂的日常事务阻碍职业专业发展

高职院校二级学院教学秘书，是处在二级学院最基础的教学管理层，工作中首先要对接教务处，负责教学任务下达、期末考试安排、教材领取、外聘教师联系、毕业论文指导安排、成绩录入等等工作，还包括本部门的各个专业建设、课程建设、教材建设、教学比赛等事务[1]。除此之外还需要对接科研处，省市级各类项目的立项、中期检查、结题等通知发放、材料收取等事宜。还要对接人事处，负责本院教师外出实践锻炼、请销假等适宜，而每一项工作又分为众多的步骤。其次，教学秘书还需要服从二级学院的领导，配合二级学院完成学校安排的任务，对接教师的一些日常教學事务，例如教师突然需要调换课，临时改变上课计划，由理论课改为实践课等等，都需要教学秘书从中协调班级、实验员等。如此大的工作量，在日常工作时间内非常难完成，下班之后加班加点，周末无休成为教学秘书的工作常态，常年处于疲于应付的工作状态之下，根本没有多余的时间提升自身的工作技能或者进行与专业相关的科学研究工作。

（二）工作得不到足够的认同和重视

目前高职院校的主要精力投放在各类质量工程、大赛、科研当中，绝大多数的资金也投放在建设校内校外实训基地、培养专职教师各类技能上，对二级学院教学秘书的关注和资金投入微乎其微。二级学院教学秘书承担的大多是服务性事务，在领导和师生之间传达反馈各类消息，很容易在传达的过程中因为双方甚至三方之间的理解不同，消息出现偏差，出现工作推进过程中老师、学生不配合，拖拉敷衍了事，最终导致工作做了很多，上级部门不满意工作结果，老师们也有很多埋怨，到处得罪人，难以获得多个服务对象的满意，也因此导致二级学院教学秘书对自身岗位没有认同感和公平感。此外，教学秘书的岗位设置较为尴尬，教学秘书既不属于行政人员，也不属于专任老师，部分高职院校将教学秘书定义为系部行政兼职教师。教学秘书由于细碎繁杂的工作内容且工作强度巨大，没有时间和精力再投入自身专业发展中，很难写出高质量的论文，在课题申报方面更是缺乏专业积累和素材，缺乏精力和时间。教学秘书若想要晋升职称，从目前高职院校职称评聘赋分项目来看，论文、横纵向课题、专利、各类平台、大师工作室等等都是教学秘书较为薄弱的地方。在晋职岗位方面，教学秘书服务和面对的是老师和学生，很难有机会与学校领导有正面接触，所做工作更是细小烦琐，与学校大事相比不值一提，晋职之路也是异常艰辛。因此，无论在职称晋升还是管理岗位晋职方面，教学秘书都远远赶不上专任教师和行政教师，进而导致教学秘书被困在岗位里，无路可走，使得教学秘书对自己工作的成就感、使命感大大缩水。

（三）信息化工具及数据处理能力有待提升

随着社会的发展，高职院校信息化程度越来越高，同时也引入了各种各样的软件系统。教务系统、科研系统、人事系统等，各系统单独使用，各自为政，一些同时在教务系统和科研系统，或教务系统和人事系统使用的数据，需要分别在两个甚至三个系统中上传，表面上看是工作中使用了信息化手段，实际上加大了工作量。另外学校或者二级学院需要申报、建设的质量工程项目，需要大量的佐证材料，这些佐证材料大多要求教学秘书在短时间内完成不同时间段系内或系外老师各项成果的收集工作，工作量可谓巨大。此时如果充分运用云存储的功能，教学秘书直接下载需要的各类资料，其工作效率和质量将大大提高。其次，教学秘书每天面对各种各样的软件和海量的数据，其处理方式还是凭借自己以往工作中的经验，而不是借助于“互联网+”时代下科学的数据分析方法或者是专业的数据分析软件来处理教学管理、科研管理、人事管理过程产生的数据[2]。出现这种现象的原因，一部分是因为高校教学秘书使用计算机的能力比较薄弱，只会基本的办公软件的使用;另一部分原因则是老旧的管理理念和管理方式仍然主导着教学秘书的工作，没有将管理对象由实体转变为互联网的各类工具、使用过程产生的大数据等[3]。

二、“互联网+” 时代下高职院校二级学院教学秘书工作效率提升的路径

二级学院日常工作组织和实施大部分都是通过教学秘书下达、执行和反馈的。要真正发挥教学秘书桥梁和纽带作用，就必须正确处理各种工作关系，具有先进的工作理念和科学工及方法，才能保证工作质量，提升工作效率。

（一）转变老旧观念，培养创新思维

随着“互联网+”模式的不断发展，《中国教育现代化2035》也明确提出了要加快信息化时代教育变革的要求，各种各样的信息化工具不断被引进学校，教学秘书要创新性的应用这些信息化工具，改变原有工作模式，培养互联网思维，加强创新意识[4]。例如教务处引进了教务系统，可在此基础上，结合教学秘书日常工作中教学管理中的痛点难点，结合“互联网+”和人工智能技术，向教务系统开发公司提出整改意见，优化工作流程;教学管理中每半年一次的大学生英语四六级考试报名，是众多考试中时间紧，任务重，执行难度较大的一项工作。高职院校报考四级是有名额限制的，要求教学秘书短时间内在全系范围内选出一定数量的学生参加考试，在现有的教务系统中，班主任和学生只能查看到自己在班级里的英语成绩，经常对教学秘书选定的人选存在异议，加大了工作推进的难度。此时系统可以采集全系学生的数学成绩，单独列出“大学英语成绩”这一模块，全系学生英语成绩按照平均分从高到低排列到这一模块中，也可以将是否参加过四六级考试，往届四六级考试的成绩等等这些信息在模块中展现出来，如此一来，选拔流程变得非常透明，工作可有理有据开展，减少推进阻力。

（二）发挥“互联网+”优势，打通信息壁垒

教学秘书工作服务的主体是教师，教师无论是年终评先评优还是职称评聘等工作，都需要填写自己在教学方面、科研方面、大赛方面、论文方面等几年内的数据，填好之后由教学秘书承担审核人的职责。为了确保信息的准确性，教学秘书需要收集各类原件、复印件核对，到教务系统历史数据中核对教学信息，到财务系统中核对科研经费信息等等，单单是一项核对工作就需要大量的人力物力，如果是新上任的教学秘书，那更是无从下手。此时就需要利用“互联网+”模式和大数据技术，开发一款“智慧教师系统”，系统可以将教务系统、科研系统、人事系统等校内可以公开的系统数据抓取到一起，多系统数据信息共享，打破传统的各系统之间各自为政的状态。当进行评先评优工作时，如果需要看近五年的数据，直接在“智慧教师系统”中勾选出需要导出的数据，点击导出即可。导出结果可以发给教师本人进行核对，如果有漏项或不正确的地方，可以进行修改，教学秘书只需要对增加的项目或修改的项目进行核对即可。各系统之间信息互通有无，省去了教学秘书到处查询信息的烦恼。

（三）自主学习，强化信息技术技能

在“互联网+”时代下，教学秘书除了要掌握基本技能之外，还应熟练地掌握计算机技术和网络信息技术，能够主动的分析处理各软件产生的数据，得到二级学院教学运行方面的真实情况[5]。

首先，要确保教学秘书熟练掌握Office办公软件的使用，高职院校二级学院教学秘书大多与学院开设的各专业相关，秘书专业或计算机专业占比很少，例如一个动物药学专业的教学秘书，对Office的认知仅仅停留在简单使用上，深层次功能的应用还需要自己去不断学习。其次，高职院校也需要重视教学秘书信息化的培养，收集教学秘书在工作中使用各类软件存在的困惑和问题，在各类数据处理中存在的阻力，为教学秘书开展专业培训，或聘请专业教师进行答疑解惑;非专业的教学秘书多向专业的教学秘书学习，专业的教学秘书多向专家学习，形成层层带动的学习局面。最后，教学秘书要走出去，多到信息化应用较好，“互联网+”融合较成功的学校去进修学习，开阔眼界，将别人的先进经验应用到自己的工作中，再在此基础上通过更深层次的学习，强化自身信息化技能，提升教学管理能力。

（四）建立数据库平台，提高工作效率

借鉴“互联网+教学管理”模式，创建二级学院教学数据平台[6]，实行一生一账号，一师一账号，将学生的课表、期末成绩、实习安排、参与比赛、评教问题等数据查询权限发放给学生，教学计划、评教结果、各类成果荣誉等数据上传、查询权限分配给老师，并不断更新数据。实现此功能后，将教学秘书从传达下发各类通知，收集各类资料，为学生查询过往成绩等烦琐事务中解放出来。同时也可以通过分析学生、老师账号中的信息數据，为本系教师一学期的教学成果进行群像分析，发现并解决教学过程中存在的问题，学生提出的意见等，为改进教学提供数据依据。教学秘书拥有数据库的最大权限，可以查询下载老师上传的各类资料，当有质量工程项目建设任务时，查看“智慧教师系统”中符合要求的资源在哪位老师的名下，教学秘书可直接到对应的教师账号里，下载需要的佐证材料，免去通知-收集-整理这个复杂的收集过程，大大提高工作效率[7-9]。

（五）建设智慧查询系统，简化工作流程

以互联网为基础，通过计算机客户端和手机客户端应用程序等现代技术手段，开发教师、学生智慧查询系统。2021年发布的全球智能手机使用情况报告显示，全球智能手机用户高达35亿，97.5%的中国公民通过智能手机上网，50.3%的全球互联网流量发生在智能手机上，18 ～ 29岁使用智能手机的比例更是高达96%。通过这样一组惊人的数据可以看出，高职院校无论是老师还是学生，智能手机的使用率基本是全覆盖的，那么可以借助互联网和智能手机，开发出一套智能查询系统，系统包含的功能可以分为以下几部分：一是通知接收功能，教学秘书接到学校职能部门或本部门领导的工作通知后，需要通知到部分老师或部分学生，那可以通过智慧查询系统推送到相应老师或学生客户端上，免去教学秘书群发通知，遗漏消息;二是通知接收情况统计，通知发送到客户端后，如果已经在客户端中点开查看，系统会自动统计，如果到期前一段时间（可以自行设置）还未点开查看，可再次发送消息提醒，此功能可以确保每位老师或学生确实收到消息并查看;三是按照日期查询工作或学习安排;将课表中的数据提取出来，将上课信息拆开发送到相应账号上，例如专任教师张三，想要查询5月8日的工作安排，可以点开5月8日，看到需要给2021级某专业1班教授大学英语课程，2020级某专业3班教授英语口语课程等，此功能可以使老师对自己的工作有提前的了解和规划，不会因为科研或会议耽误备课、上课等;四是开通学生问题提交反馈功能，当下二级学院每学期末会有评教，由教学秘书征集学生的意见建议，部分学生上课过程中的意见建议，到期末时可能已经忘记，提出的意见建议不具备建设性，开通随时上传意见建议的功能，教学秘书收到之后再推送至相应老师，老师可根据学生意见随时调整自己的上课状态，有利于教学工作的开展。智慧查询系统的功能要根据教学秘书的工作和教师、学生的使用体验不断丰富升级，此系统的应用将教学秘书从“传话员”“整理员”的角色中解脱出来，简化了工作流程，提高工作质量[10-11]。

三、结语

“互联网+”时代对教学秘书提出了新的挑战，同时也给工作提供了新的发展思路。高职院校二级学院教学秘书需要主动转变思路，推陈出新，现有的资源使用好，未接触的软件、平台主动学习，提高各类软件、大数据的应用能力，紧紧跟随“互联网+”的发展潮流，促进教学秘书工作在此潮流下的创新发展，为学校的高质量发展贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1] 唐魏. 赋能与重塑：新时代高校教学秘书的转型发展[J]. 教育教学论坛，2021（39）：48-51.

[2] 韩芳. “互联网 教学管理”视角下教学秘书能力提升路径研究[J]. 轻工科技，2020（07）：186-187.

[3] 张淑萍. “互联网”背景下高校二级学院教学秘书工作效率的提升策略[J]. 西部素质教育，2020，6（08）：195-196.

[4] 华芝誉. “互联网”时代下高校教学秘书管理工作创新研究[J]. 大众标准化，2021（17）：175-177.

[5] 李忆. 大数据时代下高校教学秘书的工作现状和发展策略[J]. 环渤海经济瞭望，2020（04）：169-170.

[6] 郭健玮. “互联网教学管理”视域下教学秘书能力素质新要求[J]. 现代交际，2018（13）：119+118.

[7] 章涛. 高职院校教学秘书工作改进的路径分析[J]. 佳木斯职业学院學报，2019（10）：259-260.

[8] 杜秋兰. 高职院校二级学院行政秘书工作的实践与思考[J]. 科技资讯，2011（26）：245.

[9] 尹娟. 高职院校二级学院教学秘书工作能力提升路径探究[J]. 山西青年，2019（14）：180.

[10] 甄军芳，徐志先. 高职院校系部秘书队伍建设存在的问题及对策——以石家庄职业技术学院为例[J]. 石家庄职业技术学院学报，2013，25（03）：61-64.

[11] 贺婷婷. 二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设研究——以宁波职业技术学院为例[J]. 中小企业管理与科技，2019 （06）：84-85.

（荐稿人：孙新堂，山东畜牧兽医职业学院副教授）

（责任编辑：罗欣）