高校远程查档系统的设计与实现

姜海涛

摘要：针对传统的现场查档方式所带来的异地校友查档不方便，学校疫情防控任务重等问题，经过需求分析、系统设计、编码实现、部署测试等步骤，利用Spring、Hibernate、EasyUI等框架设计开发了远程查档系统。系统体系结构采用MVC模式，包含了数据存储层、数据访问层、业务处理层、控制层、视图层，实现了数据访问与业务处理的解耦。系统提供了查档预约、预约审核、预约处理、数据统计、用户管理等功能，可以为校友提供更加优质的档案利用服务。

关键词：远程查档；档案利用；软件开发；Spring框架；Hibernate框架

中图分类号：TP311      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）29-0049-04

1 引言

档案的价值在于利用，每一次查档利用既是满足个人需求，也是对档案工作价值的赋能。高校档案馆的日常工作和职责，既包括收集、整理、鉴定、保管全校各类档案、有关资料及文物，也包括对校内外人员提供档案开放和利用服务。收集、整理、鉴定和保管是档案馆工作的基础，开放和利用则是档案馆存在的根本目的[1]。

档案查询业务的服务对象不仅包括校内机构、在校师生，还包括已毕业校友以及其他校外人员。如果单从查询次数来看，校友所占的比例往往超过一半。所以，如何让广大校友更加便捷地完成查档工作是必须要重视的一个问题。校友们在离开母校之后，因升学就业、职务晋升、出国深造、工作调动、档案审核等原因，经常需要从母校档案馆获取录取表、学生注册表、学位授予名单等档案材料，用于证明其学籍和学历的真实性。

传统的查档方式以现场查档为主，可以由校友携带单位介绍信、身份证复印件等证明材料到档案馆现场办理；或者委托学校驻地的亲属、朋友等熟人携带相关证明材料进行现场办理。这种现场查档的方式对于身处外地或工作繁忙的校友来说非常不方便，同时增加了查档成本。为此，笔者所在学校档案馆提供了电话查档和电子邮件查档的业务，在一定程度上方便了远程档案利用者，然而這些查档方式增加了档案管理人员的工作量，降低了工作效率。

自2020年初新冠肺炎疫情暴发以来，疫情不断反复，疫情防控已经成为高校的一项重要工作。受疫情影响，现场查档变得限制重重，极其不便，同时也增加了疫情传播的风险，给学校的防疫工作带来了负担。在这种情况下，利用先进的信息处理技术和便捷的互联网提供远程预约查档服务[2-3]就非常必要了。因此，笔者所在学校档案馆开发了远程查档系统，系统成功上线后，改变了现场查档的传统模式，给广大师生和校友提供了极大方便，有效满足了师生校友在疫情防控背景下的档案利用需求，真正实现了“让数据多跑路，群众少跑腿”的服务理念。

2 系统需求分析

2.1 远程查档的基本流程

校友进行远程查档的基本流程如下：

第一步，校友使用笔记本电脑、平板电脑或手机访问远程查档系统，填写查档所需的个人信息并上传相关证明材料的照片，提交后就生成一份查档申请；

第二步，档案管理人员登录远程查档系统后台，打开一份查档申请，对查档者的个人信息和证明材料进行审核，如果审核通过则进入第三步，否则填写审核未通过原因并结束流程；

第三步，根据查档者的申请，管理人员找到相应的原始档案进行复印并加盖档案馆公章，如果查档者需要纸质版档案，则将复印件邮寄到校友处，如果需要电子版档案，则将档案扫描件成文件发送至校友邮箱中，然后填写处理结果完成查档流程；

第四步，校友可以随时登录远程查档系统查看查档处理进度及结果。

2.2 系统的基本功能

从前面的流程可以看出，远程查档系统的用户有三种：第一种是需要查档的校友，第二种是档案管理人员，第三种是系统管理员。下面结合系统用例图（如图1所示）说明系统的基本功能。

为满足校友远程查档的需求，系统给校友提供了查档预约和查询进度的功能。查档预约功能为校友提供了一个可以在线填写个人信息以及所要查询的档案内容的页面，页面中还提供了上传单位介绍信、身份证复印件、毕业证复印件等证明材料的组件。查询进度功能使得校友在提交了查档申请后，可以随时登录系统了解查档进度和处理结果。

为了让档案管理员能够高效、快捷地处理校友的查档申请，系统提供了查看预约、检索预约、预约审核、预约处理、数据统计等功能。利用这些功能，管理员登录系统后，可以通过条件检索查档申请；可以查看预约详情；可以对查档申请进行审核；可以填写处理结果完成查档流程；可以获得各类统计数据。

另外，系统还为系统管理员提供了用户管理和参数配置的功能，方便管理员维护系统的正常运行。

3 系统体系结构

远程查档系统采用了流行的B/S架构，利用Spring[4]、Hibernate[5]、EasyUI、ECharts等前后端框架完成开发。系统体系结构如图2所示。

下面详细说明一下系统各部分的作用。

1）运行环境

系统部署在学校超融合平台的虚拟主机上，可以根据业务需求动态调整主机硬件配置。主机上安装了Windows Server系统和Tomcat服务器。

2）数据存储层

系统的结构化数据保存在MySQL数据库中。MySQL是Web应用领域非常流行的关系型数据库，具有体积小、速度快、成本低的优点。

和查档预约相关的各种图片做了水印处理之后保存在文件系统中，这样便于图片的归档备份和清理。

3）数据访问层

为了简化数据库的操作，系统使用了Hibernate框架。作为一种ORM（Object Relational Mapping，对象关系映射）框架，Hibernate可以实现POJO（Plain Ordinary Java Object，简单Java对象）对象和数据库表的互相映射，借助Hibernate框架基本不再需要编写SQL语句就可以通过映射关系来操作数据库。

系统通过DAO（Data Access Object，数据访问对象）实现数据库操作[6]，可以实现业务处理层和数据存储层的解耦。每一个独立的域对象都有相应的DAO实现，通过在DAO对象中注入HibernateTemplate对象，就可以利用Hibernate实现数据库的各种操作。

4）业务处理层

业务处理层负责完成业务逻辑的实现[7]，针对系统的功能需求，在业务处理层定义了一系列Service接口及对应的实现类。在实现系统功能时，需要访问数据库，所以在Service实例中注入了DAO对象，借助DAO对象完成数据库操作，这样可以使得业务处理层专注于具体的业务处理，而无须考虑数据库操作的细节。

5）控制层

控制層用于解决系统前端与后端的交互，实现了视图（View）与模型（Model）的代码分离。控制器接收用户的请求并调用模型和视图去完成用户的需求[8]，控制器本身不输出任何东西和做任何处理，它只是接收请求并决定调用哪个模型构件去处理请求，然后再确定用哪个视图来显示返回的数据。在控制层包含了Spring框架的前端控制器DispatcherServlet以及自定义的一系列控制器。

6）视图层

视图是用户看到并与之交互的界面。视图层负责生成这些界面，这里主要包括HTML页面和JSP页面。

4 系统实现

4.1 查档预约的实现

一次完整的查档预约由校友填写表单发起，然后由系统进行数据校验并保存数据。图3给出了查档预约的时序图。结合该时序图说明查档预约的实现过程。

第一步，校友使用浏览器访问远程查档系统，点击“开始预约”链接后转入预约信息填写页面，该页面利用EasyUI框架构造了一个表单。校友需要在表单中填写的信息主要包括三部分：第一部分是姓名、身份证号、手机号、邮寄地址、电子邮箱等个人信息；第二部分是学历、入学年份、毕业年份、录取学院、录取专业等学籍相关信息；第三部分是档案形式、查档内容等档案相关信息。另外，校友还需要在表单中选择要上传的介绍信照片、身份证照片、毕业证照片。表单提交时，会在客户端使用JavaScript脚本对数据合法性进行检查，重点检查身份证号、手机号、邮箱地址的格式是否正确；入学年份、毕业年份是否在正确范围；图片格式及大小是否符合要求。

第二步，客户端数据检查通过后，请求信息提交给“预约Controller”，“预约Controller”首先对请求参数进行合法性检查，检查通过后“预约Controller”将创建实体对象并将相关参数值保存到实体对象中，然后利用MultipartFile类获取图片信息，利用Graphics2D实现给图片增加水印，最后将图片保存到文件系统，并将图片的位置和名称写入实体对象。

第三步，“预约Controller”将实体对象传递给“预约Service”，由“预约Service”进行数据保存。

第四步，“预约Service”将实体对象传递给“预约DAO”，“预约DAO”利用HibernateTemplate将实体对象存入数据库，在这个过程中会使用Hibernate框架完成实体对象到数据库表的映射。

第五步，重定向到预约成功的视图，提示校友查档预约已完成。

4.2 预约处理的实现

档案管理员通过用户名和密码登录远程查档系统管理端后将看到如图4所示的界面。该界面使用EasyUI框架中的DataGrid组件生成，主体是一个二维表格，表格上方有工具栏。默认情况下，将利用分页查询技术读取最近的10条未处理的查档预约，并显示在表格中。如果想查看已处理的查档预约或全部的查档预约，管理员可以在工具栏的处理状态列表中进行切换，表格内容将通过Ajax技术实时更新。另外，管理员也可以设置条件进行筛选，以便快速找到要处理的查档预约。

当管理员选中一个还未完成处理的查档预约后，可以点击工具栏中的预约处理，此时会弹出一个对话框，并在其中显示查档预约的详情。管理员可以检查查档申请信息并给出审核结果，如果审核不通过，可以填写未通过原因。

当管理员打开一个审核通过的查档预约时，可以根据查档内容调取相应档案并进行复印或扫描处理，然后根据校友的需要，将复印件邮寄到校友处或发送电子邮件到校友邮箱中。完成这些操作后，管理员可以提交处理结果，完成查档工作。

查档处理流程如图5所示。

4.3 数据统计的实现

为了让档案管理人员更加全面地了解校友们的档案利用需求，进一步完善档案管理机制，优化查档工作流程，提高查档工作效率，系统提供了数据统计功能。统计功能主要包括：1）按年度或月份统计查档预约数量；2）按省市统计查档预约数量；3）按报考类别统计查档预约数量；4）按学历统计查档预约数量；5）按档案类型统计查档预约数量等等。

首先在DAO层利用HQL（Hibernate Query Language）获取统计数据，接着将统计数据返回到业务处理层，然后业务处理层将统计数据传递给视图层。视图层借助可视化图表库ECharts制作出柱状图、饼图或折线图用于直观展示统计结果。图6展示了2020年12月份各类档案的查询预约数量的统计结果。

5 结束语

远程查档系统上线后，查档预约数量不断增加，很好地解决了校友查档不方便的问题，同时也缓解了学校疫情防控的压力。下一步，随着档案数字化进程的推进，查档系统可以对接电子档案管理系统，为校友提供更优质的档案利用服务。

参考文献：

[1] 王君.后疫情时代高校学籍档案查询远程服务的优化策略研究[J].江苏科技信息，2021，38（30）：16-19.

[2] 杨煜.我国省级档案馆网站在线查档服务现状研究——基于国内31个省级档案馆的网络调研[J].档案，2021（4）：51-56.

[3] 李月娥，贾志勇，牟虹.高校档案利用在线审批模式与实践探索[J].电脑知识与技术，2017，13（31）：238-239，255.

[4] 杨开振，周吉文，梁华辉，等.Java EE互联网轻量级框架整合开发[M].北京：电子工业出版社，2017.

[5] 肖睿，郭泰，王丁磊.SSH框架企业级应用实战[M].北京：人民邮电出版社，2018.

[6] 崔黎，方洁.基于SpringBoot的肉类品质管理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2022，18（13）：47-48，52.

[7] 罗隽.基于Java Web的智慧工地管理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2022，18（15）：125-127.

[8] 苏静，郑诗庭，罗慧，等.基于MVC模式的随访系统设计与开发[J].微电子学与计算机，2019，36（6）：93-95，100.

【通联编辑：谢媛媛】