浅议如何做好事业单位档案管理工作

摘 要：随着现代信息技术在各行各业的广泛应用，事业单位档案管理逐渐由传统管理模式向着数字化、信息化转型。在这种形势下，档案管理中存在的问题也逐渐凸显，包括对档案管理不够重视、软硬件设施需要更新、档案管理机制不完善、档案管理工作人员综合素质较差等。本文从事业单位档案管理的重要性入手，针对事业单位档案管理存在的问题及其相应对策进行了相关探讨，希望能为事业单位档案管理工作的优化与完善提供参考价值。

在事业单位发展过程中，档案管理有着重要意义。随着我国社会经济的不断提升，对事业单位档案管理的要求也越来越高，传统的档案管理形式很难适应社会发展，十分容易存在档案管理问题。因此，事业单位档案管理必须要跟随时代发展进行创新，及时更新管理方法，加快档案管理信息化建设进程，制定科学合理的档案管理制度等，实现对传统管理模式的优化与完善，保证事业单位档案管理水平稳步提升。

一、事业单位档案管理的重要性

近些年来，事业单位进行了体制改革，并在人事管理以及机构简化等方面取得了一定成绩。随着现代化科学技术水平的不断提升，事业单位档案管理工作面临着更多挑战。互联网技术、计算机技术、大数据技术等现代化手段给事业单位档案管理工作带来了很大便利，对传统的档案管理模式带来了冲击。档案管理涉及众多工作人员，是一项需要投入很多时间和精力的庞大工程。在事业单位档案管理工作中，对档案资料管理不够重视，常常出现资料乱放、存储不当等问题，一旦文件丢失，很可能会影响到事业单位各项工作的顺利开展。档案管理可以将事业单位的实际情况充分反映出来。比如，事业单位人力资源管理人员可以根据对人事档案的汇总分析，了解事业单位内部工作人员的数量、学历、工龄等信息。在内部考核工作中，事业单位可以汇总工作人员的定级、任免以及晋升等档案资料，以此作为考核依据。因此，事业单位档案管理工作必须受到重視，做好档案资料的收集、分析、存储等工作，为事业单位的各项工作提供便利条件。从员工的角度考虑，其工作调动、工资调整等各项证明、手续等都需要以档案形式进行保存处理。随着我国事业单位的不断发展，档案管理工作也逐渐受到关注。比如，在调整我国退休待遇后，部分退休较早的人员或高级职称的工作人员，都需要确认职称与工龄材料，这就需要借助人事档案来展开工作。因此，在事业单位中档案管理工作至关重要，对单位内部每一个工作人员都有着重要影响。

二、事业单位档案管理面临的问题

1.档案管理意识不足

我国事业单位很多重要信息都存储在档案中，这些信息关系到事业单位各项业务工作的顺利开展。比如，单位内部工作人员的身份、经历的记录等，如果事业单位档案管理工作出现问题，很可能导致一些重要信息数据泄露、个人隐私受到侵犯等严重问题。因此，事业单位档案管理工作应受到更多关注，相关工作人员必须高度重视这项工作。但在实际工作中，做得再完美的档案管理工作也很难创造出实际效益，因此档案管理工作在很多事业单位不受重视，单位管理人员不重视档案管理，也会让档案管理人员的工作态度受到消极影响。在部分事业单位中，档案管理人员也不了解档案管理工作的重要性，只把档案管理工作看作是一份简单的档案文件整理与保管工作，再加上单位领导的消极态度，档案管理人员很难努力工作，导致事业单位档案管理工作一直流于表面，并未有实质性的进步与发展，工作人员不能严格按照相关规定开展工作，导致一些重要档案资料残缺不全，档案查阅效果不佳。

2.硬件设施投入不足

最近几年来，我国科学技术不断发展，计算机技术、互联网技术等新兴技术在现代管理中运用广泛，事业单位档案管理硬件设施较为欠缺、资金投入不足的问题越发明显。（1）部分事业单位档案库房陈旧且面积狭小，在防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等方面的设施并不完善，导致档案材料霉变、虫蛀等现象，影响了档案资料的完整性与美观度;（2）部分事业单位没有专门的档案管理库房，也并未进行档案库房、办公室、阅文室的明确划分;（3）有的事业单位档案保管的条件十分简陋，仍然在使用陈旧老化的档案柜，计算机以及档案管理软件并未及时更新与维护，导致部分档案管理功能欠缺等。从当前情况来看，事业单位档案管理现代化管理设备并不充足，这也是影响档案管理信息化建设的重要因素。

3.欠缺完善的档案管理机制

档案管理工作十分复杂，涉及信息收集、档案资料保存以及信息统计等工作。在我国事业单位档案管理中，一直采用的是计划管理模式，这样的方法不够灵活，很多工作都以计划为核心。在新时代背景下，这样的管理模式已经逐渐不适合事业单位档案管理的工作需求。随着现代信息技术的不断进步，档案管理工作也面临着转型，但很多事业单位档案管理工作并没有统一的标准和工作模板，档案管理工作人员只能结合自身工作经验和个人理解来开展工作，导致档案管理并不具有全面性。

此外，一些事业单位为了将高素质的专业人才留住，存在扣留员工档案的现象，导致档案库中的档案资料不全，这也给档案录入审批工作增加了难度。再加上事业单位档案管理制度不够完善，在很多工作环节中并未严格按照档案管理制度执行，相应的奖惩机制、考核机制也流于表面，并未发挥实质性作用，在一定程度上影响了档案管理效率。因此，事业单位应从整体考虑，不断完善档案管理制度，提高事业单位档案管理效率和管理质量。

4.档案管理方法有待更新

现代信息技术发展迅速，很多事业单位的档案管理工作仍然以传统的纸质档案为主，并没有利用太多的现代化手段，档案管理工作由传统模式转型升级为数字化、信息化建设的进程受到严重影响，也让事业单位档案管理工作的开展受到很大阻碍。存在这种问题的原因主要有以下几点：

第一，档案管理观念有待更新。很多档案管理人员认为传统的档案管理模式十分顺手，他们觉得传统管理模式好用，并没有放弃熟悉的管理方法而改为新的管理模式的想法，因此对数字化管理模式的推进并不积极，也未认识到数字化管理的重要性，从而影响了档案数字化发展;

第二，事业单位急需更新档案管理所使用的各种软硬件设备。数字化、信息化的档案管理工作离不开先进的电子设备，如计算机、扫描仪、服务器等，但目前很多事业单位用于档案管理的基础设备都较为陈旧，缺乏现代化的软硬件设施，现代化管理系统不完善严重影响了档案管理工作效率;

第三，档案管理人员对于现代信息技术并不熟悉。在有的事业单位中，档案管理工作人员的年纪较大，对计算机信息技术方面的知识了解不多，从而影响了档案管理信息化建设，档案管理效率不高。

5.档案管理人员专业能力不足

从实际情况分析，事业单位中很多档案管理人员的综合素质都有所欠缺，这也给事业单位档案管理工作增加了难度。档案管理工作人员专业知识有待提升，很多档案管理人员并不是专业出身，他们掌握的档案管理专业知识不够，甚至一些档案管理人员只是兼职，还承担单位内部其他职责，单位内部专业的档案管理人员不足，造成档案管理工作杂乱无序。很多档案管理人员的计算机信息技术有待加强，因此在工作中常常采用传统的纸质存档方式，很容易因人为因素产生管理错误，导致丢失档案资料。不完善的档案管理制度很容易导致档案管理人员工作不积极，存在敷衍情况，这也是影响事业单位档案管理效率的原因之一。

三、加强事业单位档案管理的有效策略

1.重视档案管理工作

要想增强事业单位档案管理能力，必须要加强对档案管理工作的重视，从单位内部管理人员做起，全面了解档案管理工作的重要性，让单位员工都充分认识到档案管理工作的重要作用，增强工作人员对档案管理工作的积极性。同时，根据事业单位具体情况，加强相关工作人员档案管理意识的培养，严格按照档案管理相关要求开展工作。事业单位领导必须要以身作则，高度重视档案管理工作，才能让员工严格按照相关要求进行档案管理，让档案管理人员认真负责地做好自己的工作，运用科学合理的手段进行档案管理，促进事业单位档案管理水平的有效提升。

2.加强软硬件设备设施建设

从实际情况来看，很多事业单位在档案管理方面的资金投入并不多，导致档案管理软硬件设施并不能满足实际的工作需求，档案管理效率受到影响。对此，事业单位应严格按照档案室建设规范与要求，加大对档案管理的资金投入，配备完善的档案管理软硬件设施。比如，档案库房面积要符合工作要求，尽量减少拥堵狭窄等问题;各种软硬件配備齐全，包括档案柜、除湿器、切纸刀、计算机、档案管理软件系统等，还要配备防火、防潮、防虫、防潮等设备;事业单位还可以配备安全、温湿度、消毒净化一体化智能控制体系、视频监控系统、门禁系统以及档案存储设备智能密集架管理系统等，营造现代化档案室，给档案管理人员提供便利的办公条件，促进事业单位档案管理工作效率的提高。

3.构建全面完善的档案管理制度

在事业单位中，档案管理是一项十分复杂烦琐的工作，单位应制定合理的档案管理机制，对档案管理人员的工作行为提出规范要求，促进事业单位档案管理工作的有序开展。事业单位构建的档案管理制度应将档案收集、档案保密等内容包含在内，要求相关工作人员严格按照制度要求开展档案管理工作，促进事业单位档案管理规范化、系统化发展。同时，事业单位内部工作人员不能私自存储自己或者别人的档案信息，必须要根据我国档案保密制度严格执行，坚持分级管理原则做好档案管理工作。尤其要注意构建必备的安全保障体系，档案管理工作中的安全管理主要有以下内容：（1）易燃材料不可存放在档案室内，档案应做到避光保存，并对室内温度进行有效把控;（2）利用档案管理制度实现档案收集、分析、归纳等环节的规范化管理;（3）事业单位还可以组建领导小组，专门负责档案管理工作，明确划分各级责任，提高档案管理人员的责任心，从而提高单位档案管理水平。

4.做好档案管理信息化建设

随着时代的发展，事业单位档案管理工作也应不断优化与完善，针对档案管理模式进行适当创新，将传统的档案管理模式逐渐转变为数字化、信息化档案管理，打破人工整理档案的局限性，在传统档案管理中合理融入现代化管理手段，促进档案管理现代化发展。结合目前档案管理在事业单位中的具体情况来看，应先认清形势，及时转变管理观念，打破传统的思维模式，培养数字化、信息化档案管理意识，才能加快事业单位档案管理信息化建设进程。事业单位档案管理部门还应根据实际情况逐渐开展档案数字化建设工作，在有限的时间里将以往的档案资源中重要的、利用率较高的信息数据录入电子系统中，遵循先后有序、确保重点的原则。事业单位还应在本单位的综合管理建设规划中纳入档案管理信息化建设方面的内容，利用单位局域网与办公系统之间的有效衔接，实现各项数据信息的高效接收、传输、整合利用等，这也有助于事业单位实现档案资料数字化。档案管理信息化建设必须要得到单位管理人员的认可和支持，档案管理工作人员应针对档案管理信息化建设的要求以及建设情况及时向领导汇报和请示，让单位领导对档案管理信息化建设更加重视，在领导的关注与重视下，才能保障档案管理信息化建设的人员、设备以及经费等资源，更快完成事业单位档案管理信息化建设。

5.注重培养档案管理人员的综合素质

现代化管理手段为事业单位档案管理带来了很大便利，将现代化管理手段引入到档案管理中，可以对传统管理模式进行创新，提高事业单位档案管理的时效性，保证档案管理质量。因此，也就要求档案管理人员专业素质过硬，才能在档案管理工作中灵活运用现代化管理办法，增强单位档案管理质量和效率。但是，在实际工作中，一些档案管理人员专业知识技能有所欠缺，针对这一问题，可以组织相关工作人员开展专业知识技能培训，并对档案管理知识进行适当拓展。事业单位可以带领档案管理人员到其他友好单位参观学习，学习他人优秀的档案管理经验和方法，也可以邀请业内专家到单位进行专业知识答疑活动，将其成功经验传授给事业单位的相关工作人员，提高档案管理人员的综合素质，促进档案管理工作有序开展。另外，事业单位在进行档案管理人才招聘时，也可以要求面试人员要具备档案管理专业知识和良好的道德品质等，为档案管理工作注入新活力，促进档案管理工作顺利进行。档案管理人员还可以根据档案管理制度，严格根据相关要求进行档案管理，严格规范自己的工作行为，让档案管理工作具备有序性、规范性，充分发挥档案管理的积极作用，促进事业单位长远发展。

四、总结

在现代科技不断发展的新时代背景下，做好事业单位档案管理，为事业单位工作的有效性提供重要保障，让档案管理工作充分发挥其价值。因此，事业单位必须要对档案管理工作更加重视，根据实际情况制定完善的档案管理机制，投入充足的资金进行软硬件设备设施建设，提高档案管理人员的专业能力，加快档案管理信息化建设进程，强化事业单位档案管理水平。

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（作者单位：单县医疗保障局）

作者简介：张帅（1987—），男，汉族，山东单县人，本科，工程师，研究方向：档案管理。