档案库房温湿度控制系统和影响

刘红云

摘 要：档案库房是保存档案的重要场所，特别是对于医院保存档案而言，如果档案库房出现异常情况，将直接影响各类档案材料的保存。特别是当档案库房中的温度、湿度出现异常时，很可能影响档案材料的保存。面对这种情况加强档案库房温湿度的控制非常重要，本文也将重点围绕医院档案库房的温湿度控制为核心展开研究，希望能够为医院的档案库房管理工作提供一定参考，确保医院的档案能够做到长期保存，进一步发挥出档案的价值。

关键词：医院;档案库房;温湿度;控制系统;环境控制

一、相关背景

有档案的产生就必然有档案库房，档案库房作为存放和保护档案的场所，从库房的选址到外部设计、内部装潢、日常管理维护等都关系到档案的使用寿命以及保管安全。特别是计算机技术的进步使得传统的档案已经无法满足现有档案管理需求，电子文件和电子档案数量激增，要求现有的档案库房不仅能够满足多种载体的保管要求，更要考虑此次档案的特殊保管需求。

其中档案库房的温湿度调节与控制是档案管理工作中非常重要的部分，不合适的档案库房温湿度反而会加速对档案的破坏。

特别是处于高温高湿状态下。明确档案库房温湿度控制的重要性，并且找到目前档案库房温湿度控制中存在的问题，采取针对性措施，对更好地做好档案保护工作有重要意义。

二、加强档案库房温湿度控制的意义

1.保证各类档案的长期保存

檔案库房的构建是档案管理中非常重要的部分，通过利用各种手段与方法，从而实现对现有各类资源的有效管理，从而保证历史记忆连续性，延长档案使用寿命、保证档案安全和妥善保存是档案库房的基本职能。随着部分纸质档案保存时间过于长久，对整个档案库房的环境建设有着更高的质量要求。加上其他档案以及多种储存方式的电子档案，面对这种情况加强档案库房的温湿度控制，有利于各种类型档案的安全、永久保管和方便利用。

2.降低档案管理成本

建立先进的管理技术和管理系统，实现对整个档案库房的集成化管理。大部分档案库房管理工作将由系统完成，不仅极大程度地降低了人工成本，进一步细化对档案库房温湿度的控制，还能够提高管理效率，降低管理机构的成本。特别是对于各类纸质档案，档案管理工作人员能够将更多精力放在该方面，保证纸质档案管理的有效性。但是现实情况是，由于各种因素影响，导致档案库房内的温度不适宜档案的长久保存，特别是异常的温度湿度将直接影响档案质量。

三、不同温湿度条件对档案材料的影响

1.高温高湿状态

当档案库房内处于高温高湿状态，如果纸质档案本身是采用耐热性较差的材料，很可能会加速纸张中残留的有害化学物质发挥，影响纸张的强韧度。实际上不仅是纸质档案，磁性载体档案、照片档案、胶片档案、实物档案等对环境的温度湿度都有着严格要求。高温高湿状态将直接影响其质量，特别需要注意的是，高温状态也会促进各种有害生物的生长与繁殖。部分昆虫本身以纸张等为食，高温状态促进其啃食纸张并导致档案遭到破坏。

特别是霉菌的存在会让纤维素发生水解，导致纸质档案出现变质，严重的甚至会粘结成“砖块”，而霉菌分泌的色素会在档案上形成不同颜色的斑点，不仅影响纸张强度，还会加速纸张老化，导致纸质档案出现大小不一的孔洞，对于被严重腐蚀的纸质档案可能根本无法修复，而霉菌这种有害生物产生的分泌物，也会影响纸质档案保存的质量。

当档案处于温湿度均较高的状态下，还会导致空气中的有害气体、灰尘等影响档案材料。特别是在使用各类档案过程中，不可避免地需要与空气接触，而空气中的灰尘又十分容易黏附在档案上，加上环境污染本身就比较严重，所以空气中的有害气体、灰尘中的颗粒都会加速纸张老化，最终导致纸张变脆。

2.低湿状态

如果档案库房湿度过低，则会导致纸质档案水分过度蒸发，影响档案纤维内部的结构，纸张的硬、脆度都会受到影响。

3.温湿度波动幅度过大或过快

当档案库房内的温度湿度波动幅度过大或者过快，也将影响档案的保存。在这种变化的异常环境下，材料会出现热胀冷缩，受胀缩不均匀情况影响，其强度还会产生变化。

可以发现，不管是哪一种档案，只要处于不合适的温度与湿度环境中，就会对其材料造成影响。且档案库房中存放不止一种类型的档案，而不同的档案类型，对环境温度和湿度的要求也不同，这种情况下建立起一个智能化的恒温恒湿系统非常重要。

四、加强档案库房的环境管理

为尽可能地避免各类档案受到不良环境、温湿度的影响，在加强档案库房环境管理过程中需要结合当地的气候条件，对档案库房内的温湿度进行灵活调控，只有确保档案库房内的温湿度达到国家规定的标准时，才能进一步细化管理工作。

1.密闭管理

保证整个档案库房内的密闭环境，能够在一定程度上降低温湿度对档案的影响。其中密闭管理的重点是加强库房门窗的管理，要求在关闭时有着良好的密闭条件，在需要通风的状态下又能够开启。另外还需要安装防光窗帘，尽可能避免强光。密闭管理仅仅是管理的其中一部分，由于密闭管理并不能灵活调节档案库房内的温度湿度因此还需要采取其他手段。

档案库房的密闭环境管理，则需要从档案的保密级别，对管理方式进行调整，从而实现档案库房环境管理水平的提升。在优化档案库房环境的过程中，对密闭环境的温湿度、有害气体等进行综合控制，从而实现密闭环境管理水平的进一步提升。档案库房的密闭处理要根据门窗结构，在门窗边沿粘牢胶粘剂，并安装遮光遮尘的布帘。如果窗户过多过大，可保留部分窗口为通风用，其他窗口则可以完全密封，提高库房的密闭效果。

2.通风管理

通过有效通风，从而加速档案库房内空气的交换流通，这对调节档案库房内的温度湿度有着非常重要的作用，且这种方法简便易行，经济成本低，还能够获得较为满意的降温、防潮、升温等效果。

但是，档案库房在通风管理过程中，并非是一项简单的工作。考虑到医院档案库房的实际情况，需要有技巧地进行通风管理。当档案库房外的温度与湿度都低于档案库房内时，可以进行通风。如果档案库房外的温度与相对湿度高于档案库房内，则不能采取通风的方法。档案库房外的温度要低于库房内，但是档案库房内外的相对湿度接近或者相同时可以通风，反之则不能通风。为保证能够发挥出通风效果，进行通风之前需要监测档案库房内外的温湿度，并且通风期间还需要密切注意其变化，完成通风之后，还需要将档案库房立即密闭，确保档案库房内的温湿度处于稳定状态。

档案库房通风管理工作的开展，可通过自然通风与机械通风的方式进行处理，自然通风是利用库内外空气的温度差所产生的压力，达到通风的目的。但是，在实际应用中要考虑天气情况、建筑结构等因素的影响。机械通风则要设置排风口与进风口，从而达到空气交换的目的。

五、档案库房的恒温恒湿系统搭建

为保证能够实现对档案库房中各类材料档案的高质量保管，通过搭建恒温恒湿系统，实现对档案库房内的监测与调控，从而营造出一个恒温恒湿的档案库房环境。在这方面，可以利用各种先进设备，借助直接数字控制器为基础的集散型控制处理设备，现对整个系统的分散控制。通过采用图形化的监控中心，确保整个系统的可操作性能得到提升，有效保证实现对整个档案库房的高效管理。

其中在档案库房内的不同地方设置温湿度传感器来采集数据，并且将采集到的数据直接传输至数字控制器，直接控制各类机电设备采取相应的动作。为了保证整个档案库房内的温度、湿度始终处于合适范围，在进行搭建过程时，确保数字控制器在服务器出现故障的情况下，仍然能够做到独立运行，从而保证整个恒温恒湿系统的正常工作。

在这个过程中，通过利用数字控制器对恒温恒湿系统的运行状态、风量、送/回风温湿度、库房温湿度、故障报警进行24小时不间断的监测与控制。工作人员可以按照程序预先的设定，自动调整档案库房内的空调机组、除湿机执行相关的指令与联动，可以自由切换手动和自动两种模式。在手动模式下，相关工作人员能够实时监测整个库房内的环境情况，还能够直接通过手动输入数据的方式，调节档案库房内的温度湿度。

通过在档案库房不同区域安装温湿度传感器并接受直接数字控制器的控制，如果发现传感器接收到的温湿度数值与预先设定的数值存在差异，系统会发出相应的指令，启动空调机组及除湿设备运行，通过利用这种方式最大限度地保证档案库房内的温湿度稳定的保持在设定范围内。

档案库房的温湿度控制，可利用信息技术，通过温室传感器对档案库房的温湿度变化数值进行实时监测，通过温湿度管理与控制，可进一步提高档案库房的整体环境调节控制水平，提高档案库存管理效果。

六、档案库房的环境建设

档案库房内搭载恒温恒湿系统仅仅是其中一方面。加强档案库房的保存环境建设也非常重要。对纸质档案而言，其温度需要控制在14℃至24℃范围内，冬季温度要≥14℃，夏季温度要≤24℃，相对湿度需要控制在45%～60%，冬季湿度要≥45%，夏季湿度要≤60%。其他档案类型的温湿度要求见表1。在明确不同的档案有着相对应的温湿度要求之后，确保每天温湿度的波动幅度不能超过±2度，相对湿度不能超过±5度。通过利用在档案库房中多个数字化温湿度传感器，能够将采集到的数据自动传输进恒温恒湿系统中。管理人员能够实现远程控制。系统还能够实现实时采集和分析温湿度记录，将生成的数据反馈给管理员，能够直接查询和控制空调机组除湿设备的状态。

七、不同档案的温湿度控制调节分析

文中提到根据载体类型的不同档案可以分为多种，其中主要可以分为纸质档案和声像档案两种。纸质档案的载体为纸张，一般存放在普通档案库房内。声像档案一般存放在母片档案库房内，由于存放的档案内容不同。对温湿度的要求也存在差异。相同的是，不管是普通档案库还是母片档案库，都需要严格根据国家标准进行设计，不仅需要保证有合适的净空高度，还需要保证档案库房有着良好的密闭性，同时墙面保温也需要选择能够符合国家标准的材料，此举对保证档案库房内的恒温恒湿环境有着非常重要的意义。

1.针对普通档案库房的温湿度控制与调节

对于普通档案库房温度要求控制在24℃以内，湿度要小于60%。为保证良好的温湿度，可以考虑新风机与除湿机配套使用。在不同季节，普通档案库房的温湿度控制工作也存在差异，夏季主要是利用新风系统进行除湿，通过传感器检测到新风机组温度湿度等参数，并且按照预先設定的参数进行设备的控制与调整。而进入冬季，新风机组的干负荷更大，新风机组通过电极加湿器对新风进行加湿，对保证整个房间的恒温有着很重要的保障作用。

2.针对母片档案库房的温湿度控制与调节

与普通档案库房的温湿度控制与调节相比，母片档案库房的温湿度控制要求更高。不仅要求一年四季都做到恒温恒湿，且其波动范围更小。实际上可以考虑采用文中提到的搭配恒温恒湿系统，通过利用搭配恒温恒湿系统，最大限度地减小整个母片档案库房内温湿度波动。

八、结语

在传统档案保管模式下，档案库房的建设经历了漫长的发展过程。其中保护好各类档案，避免各类档案受到不良因素影响，加强档案库房的温湿度控制是管理工作中非常重要的一方面。由于档案库房内的温湿度标准已经被设定，但是所处区域环境不同，加上技术的进步，如何更加高效地开展档案库房温湿度工作成了需要面临与解决的主要问题。在这种情况下，深刻理解国家档案局对档案库房温湿度的具体规定，将不同类型的档案结合实际环境，开展更加灵活的温湿度调控，对保护各类档案，让档案更好地服务社会有着非常重要的意义。随着信息时代的到来，国家对信息化的投入加大，我们面临着对海量电子文件和电子档案的管理问题，档案库房的构建将颠覆传统思维模式，从真实向虚拟化转变，从实体空间的建造转移到数字空间的构建是今后档案管理的发展方向。

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（作者单位：重庆大学附属涪陵医院）