信息化时代医院电子档案建设工作中的问题和对策

摘 要：信息技术已然融入人们日常生活的方方面面，各行业领域也正努力紧跟时代发展的脚步，通过进一步深入运用信息技术来加速发展。医院档案管理和建设工作在信息技术的应用下也发生了巨大的变化。本文分析了信息化时代医院电子档案管理的态势，阐述了电子档案建设的意义并指出其存在的问题。同时，针对存在的问题提出相关解决对策，以期推动医院电子档案信息化进程。

关键词：信息化时代;电子档案建设;档案管理

医院是关乎群众健康的重要场所，信息化时代背景下信息技术在医疗卫生领域的广泛应用，一方面帮助医院为患者提供了更加优质和高效的医疗服务，另一方面也促进了医院本身的发展。就医患者需要对其基本资料和治疗情况进行记录，医院自身发展过程中形成的文件也需要有效保存和分析，这就使医院形成了数量庞大、形式多样的档案文件，如何管理这些文件是医院档案管理工作中需要面对和解决的问题之一。在信息化程度不断加深的时代背景下，积极推进医院档案电子化建设和管理，对提高医院诊疗效率和运行效率意义重大。通过系统分析电子档案进而获得大数据信息，也有助于提高医院决策的客观性、针对性和科学性，整体上实现医疗卫生服务的全面提高。本文总结了当前信息化时代医院电子档案建设工作中凸显的问题，并针对性地提出解决对策。

一、信息化时代医院电子档案建设的意义

1.提高医院档案的管理能力

借助信息科学技术，对于一些较为重要的凭证或者具有深刻意义的资料在形成电子档案时，医院可从文件的档案收集、整理、统计、归档等形成环节和运用环节进行持续管理和监控。医院形成的电子档案形式种类较多，包括数据、视频、图形、文字、多媒体以及计算机程序等多种形式。对于形式不同的文件，可以选择对应的管理方法和标准进行系统管理，实现电子档案管理能力的提升。

2.保证灵活、高效地管理档案

电子档案使用者可通过电脑软件随时对文档进行查阅，并在查阅过程中对文档存在的问题进行纠正，这一过程消除了纸质文档的限制，更加灵活和方便。应用U盘、光盘、移动硬盘等便携式存储产品和网络硬盘等在线存储设备，还可实现电子文档的快速转移和分享，让管理者可及时方便地获取电子档案及相关信息，再通过整理汇总实现提高电子档案管理的效率。

3.有助于更好实现医院服务功能

无论是医务工作者还是患者，为了获取相关信息都需要借助于档案，为此医院档案管理工作同样是医院的服务窗口。随着信息化的逐渐完善以及大数据的飞速发展，档案管理也迎来了新的工作思路和模式，信息化处理技术手段的不断更新，使得人们在查询、保存以及管理档案的过程和方式变得更加简单和快捷，服务质量也有所提升，医院的服务功能得到更好实现。

4.有助于完善建设信息化医院

电子档案在医院档案管理中的重要性越来越明显，若要全面实现医院信息化建设，需要投入更多的人力和物力，建立和完善相应的信息化平台，促进医院电子档案的建设。这些变化和更新能够让医院对相关信息和电子档案工作进行合理安排，对各部门之间的管理进行协调，进而提升医院整体运行效率，更好地推进医院电子档案在医院建设中的应用。推进医院电子档案建设工作也有利于识别医院信息化建设中已经存在和潜在的问题，并促进这些问题的修正和预防，进一步完善医院的信息化建设。

5.实现信息共享，提高医院服务效率

既往医院在实施人工管理与操作时，大量文件资料信息被闲置在文件柜中，一旦出现对此类信息的需求时，管理人员往往需要花费大量的时间进行文件查阅，费时费力。随着信息化时代计算机的不断发展与广泛应用，各类档案的管理提升至文件级，整个管理过程更加体系化与规范化，根据文件内容与目录属性可以进行对应地归纳整理，调阅文件资料时可直接搜索目录与相应的关键词，极大程度缩短了查阅时间，提高了查阅准确率。另外，医院电子档案建设还能保证各类信息在医院各部门的及时共享，提高信息的传输效率，为医院建设、临床诊断、治疗的相关决策提供充分的数据支持。医院电子档案建设与利用较大程度提升了医院信息服务与检索的准确性。例如，近年的突发公共卫生事件，由于以往档案资料保存及时、妥善，信息录入准确，为医院领导对突发事件的应对与决策提供了完整、科学的数据参考，高效完成了防控工作。

二、信息化时代医院电子档案建设工作中的问题

1.缺乏对电子档案管理重要性的认识

新时代下医院在管理信息档案时有着与以往不同的特点，尽管这些变化给档案管理工作带来机会，但是问题也依然存在，最主要的问题表现在对电子档案管理缺乏足够的重视。一是医院对电子档案建设和管理的宣传不足;二是未对信息化时代电子档案管理投入充足的资金，导致硬件和软件设施不足;三是没有形成完善的信息网络管理系统。

2.缺少信息化管理制度

为更好地实施电子档案的建设和管理，需要有完善的管理制度作为保证，但当前不少医院并没有为其制定专业的管理制度，导致医院在管理电子档案时没有一定的规章制度可以遵循，缺乏了相应的法律依据，延缓了电子档案的建设工作和档案管理信息化进程。

3.缺乏有效的安全保障

醫院的电子档案在安全保障方面存在不少问题。第一，防火墙访问缺乏健全的防范措施。许多医院没有认识到防火墙建设的重要意义，工作人员在工作的电脑上安装的是免费防火墙软件，有的甚至没有安装防火墙，使医院电子档案的安全直接暴露于网络威胁中。第二，电子档案使用过程中存在安全漏洞。电子档案可以实现资源共享，方便需要的人员及时获取到相关信息，但能够接触电子档案的人员越多，其面临的安全风险也越高。第三，文件存储缺乏一定的规范，归档整理不及时引起电子档案的安全性问题。

4.在传统纸质档案影响下可信度不足

近年来随着我国各类认证方式的日益成熟，电子签名、电子盖章、电子指纹等技术也开始在医院档案签署中广泛应用，但上述的多类认证方式还未得到法律的认可，以致目前电子公文的权威性和公信度普遍不高，尤其是作为法律、法规、政策依据提供时其得到认定的难度较大。在医院对档案管理的实际工作中，电子文档与网络文件的传输、调阅、归档、立卷虽然已经逐渐开始广泛使用，但部分医疗机构仍旧对纸质文件持更高的信任度，因此实际建设与推广还存在较大的困难。

5.缺乏专业的信息化人才

档案管理人员的素质对档案管理质量的影响非常明显，当前医院电子档案工作者相对来说比较缺乏相应的专业知识，技术能力有所欠缺。不少医院并没有意识到电子档案建设工作对医院长远发展的推动作用，管理人员在电子档案建设和管理方面也缺乏专业知识和工作经验，对档案信息化建设了解不深入，工作能力不足，阻碍了医院档案管理信息化建设和管理工作的推进。

6.医院档案管理工作的复杂性更高

当前，我国医院均基本建成和设立了综合档案管理部门，但很少是医院核心的管理部门，且类似部门的管理工作具有更多的类别，该管理部门不仅负责文书档案的管理，还需要管理其他的医疗档案、病理切片治疗、X线胶片档案资料以及其他各类检查图文资料等。此外，部分医疗机构还设立了科研、会计、设备、基建等资料的综合档案管理部门，类别较多，单个医院档案管理部门工作复杂度较高，虽然近年来随着我国科学技术的飞速发展，现阶段所使用的微机存储性能已经有了较大程度的提升，但诸多类型的档案资料仍旧给管理者造成较大的挑战，若档案管理出现差错，则可能对档案使用率、档案质量造成不可估量的影响，同时还可能影响医院工作的正常开展。

三、信息化时代医院电子档案工作的建议和策略

1.充分认识医院电子档案建设工作重要性

随着信息技术的发展，医院应加强思想认识，提升对电子档案建设工作的重视程度。首先，需要在医院对医务人员和管理者进行电子档案知识培训，让全体人员加深对电子档案建设进度和管理的了解，明白其重要性。可通过举办培训会议和讲座、发放宣传页、播放视频等方式让电子档案管理深入人心。尤其是作为医院管理人员更要强化对电子档案建设工作的认识，制定相应的制度并落实到实际工作中。其次，医院需要为电子档案建设提供资金、软硬件设备和平台，以科学、稳定、高效的管理信息系统为医院电子档案建设和管理提供保证。

2.健全电子档案的管理制度

医院实施电子档案的信息化管理，从根本上讲，就是对管理中的每一个环节都需要进行信息化发展，从而全面实现信息化发展。为满足信息化时代医院建设和发展的需求，医院要制定专门针对电子档案建设的规章制度，让电子档案的建设和管理朝着高效、安全的方向发展。制定相关规章制度是为了让医院员工在建立、管理电子档案时有统一的标准遵照执行，保证电子档案建设过程中所有信息的真实性、完整性和有效性。

3.加强电子档案信息的安全管理

（1）对危险类别与威胁程度进行评估。（2）明确资源保护的重要程度。（3）信息安全需要达到预设目标，解决目前存在的许多问题，如信息的完整性、保险性、可用性及可控性等。（4）选择安全原则。（5）估算安全受到损伤时可能付出的代价，并尽力将其降至最低。首先，根据档案资料的重要性设立不同的安全等级，针对医院工作情况与科室情况设立相应的访问权限，同时设立对应的管理人员。增强医院电子档案的防火墙设置，购置专业的防火墙软件。软硬件设施及程序必须是独立的，各模块功能权限划分明确，使用便捷，能够对信息系统进行长时间的保护，能够全方位地对全部系统进行监测，并且具备实时警报功能，能够自动升级，以便应付不同的安全问题。其次，需要加强对电子档案管理人员的信息安全教育培训工作，使其在使用和管理过程中严格遵守规定，以减少人员操作带来的安全故障。除此之外，也可根据医院的具体情况制定相应的电子档案建设安全机制，赋予相关工作以法律效力及合理性，保证电子档案使用以及存储的安全。

4.培养专业的电子档案建设和管理人才

档案管理人员素质的高低对医院电子档案建设工作的效果有着非常显著的影响，因此需要培养更多的专业人才，使其在素质、业务以及技术能力上都能够胜任信息时代下医院对电子档案管理人员的要求。当前各级医院正在积极推行电子档案建设和信息化管理，信息技术的运用范围也不断扩大，医院档案管理人员的任务也更加繁杂和沉重，除了档案管理之外还需要应用好档案资料，正确引导信息的传播。医院应该重视对电子档案的建设，加强对管理专业人才的培养，提高其知识储备水平，定期开展专业技能培训，拓宽信息化时代下电子档案建设和管理知识面，实现档案建设和管理技能的提升，培养出既了解医疗工作内容和流程，又对医院信息化建设有深刻认识的综合性档案管理人才，方便医院电子档案建设和管理工作的开展。

此外，需要档案管理人员严格审核和查对进入档案库的相关资料，制定相应制度规范不同的档案管理人员管理不同类别的档案资料，保证电子档案的质量和安全。

四、小结

信息化时代需要医院实施电子档案信息化管理，需要工作人员在管理档案上有着更强的能力，提高档案的靈活性和实效性，便于更好地实现医院的医疗服务职能，并进一步实现和加强医院的信息化建设进程。然而，这一过程中也面临着诸多的问题，由于医院重视程度不够导致缺乏相应的电子档案建设和管理机制，由于人员素质参差不齐导致医院电子档案建设和管理缺乏高质量人才。因此，为了医院更好地推进电子档案的建设工作，需要医院所有人员不断加强思想认识，健全相关制度，加强安全保障措施，培养更多的专业性综合人才，以满足医院在信息化时代下电子档案建设的高要求。

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（作者单位：郯城县第一人民医院 医院办公室）

作者简介：徐耕（1977—），男，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。