国有农场会计档案管理问题的完善

摘要：随着国有农场和网络信息技术的发展，内江市良种场的档案管理也取得了较大成绩。但会计档案管理还存在一些不足。本文主要探讨了当前国有农场会计档案管理在思想认识、管理机制、基础建设等方面存在的问题和短板，提出了完善解决对策，供参考。

关键词：会计档案;管理;国有农场;问题;完善

内江市良种场建立于1952年，原属内江市农业局管辖的副县级事业单位，主要从事农业良种的繁殖推广。2015年职能改革后，内江市良种场下放至市中区人民政府管理。近年来，随着经济社会的快速发展，国有农场会计档案管理的载体形式、管理手段、利用方式等均发生变化。新修订的《档案法》《会计档案管理办法》给予会计档案管理以新的变化和要求，主要是完善会计档案范围及销毁流程、管理要求，增加了电子档案管理要求，相应地调整了国有农场会计档案移交时限及保管期限等。随着国有农场和网络信息技术的发展，内江市良种场档案管理有了较大的发展，但会计档案管理还存在一些不足。主要表现在国有农场会计档案管理人员思想重视程度不高、会计档案管理机制不够健全、基础工作不够扎实、信息化水平较低，需要采取有效措施，尽快加以解决。

1国有农场会计档案管理存在的主要问题

1.1思想重视不够，管理不够到位

国有农场会计档案真实、全面地反映了农场的日常会计核算活动，也是农场管理水平的重要体现，反映了单位财务管理的质量和效果[1]。但由于受资金、人员编制等因素的影响，国有农场作为全额拨款事业单位，经费主要来源于政府财政拨款，会计档案管理专业人员不足。一些人员思想上重资金轻管理的现象依然不同程度存在，人力、物力、财力多投入日常生产经营和管理中，对会计档案管理重视不够，会计档案管理与财务工作未能有效銜接和统一，影响了会计档案管理的质量和效率。

1.2管理机制薄弱，制度不健全

从现有的财经管理制度以及档案管理机制来看，基本没有关于国有农场会计档案管理的专门性制度和规范。相应的管理机制还主要立足于财务制度方面，国有农场的成本控制、资金管理、经费预决算等机制运行较为重视，也较为健全[2]，但关于国有农场会计档案的立卷、归档、利用、借阅、查询等，其管理制度尚不健全。近年来，随着财经规定越来越严，对会计档案管理的要求越来越高，但相应的归档制度、立卷标准、查阅利用规定等具体执行层面的机制还存在操作性不强、执行不严等问题，直接影响了国有农场会计档案管理工作的正常开展。近年来，随着国有农场经营方式、单位职能和管理模式的变化发展，会计档案管理出现了新情况、新问题，如电子凭证的归档等[3]。体制机制的不健全，也增加了财务及会计档案管理的风险。

1.3工作不够规范，基础不扎实

由于历史原因、体制的变革，国有农场会计档案管理岗位人员配置较薄弱。如内江市良种场从事会计档案管理人员年龄偏大、专业知识薄弱，拥有会计核算及档案管理两个方面知识的复合型人才缺乏。会计档案管理所需的软件、硬件设施投入也满足不了会计档案管理的现实需要，会计核算资料无序、随意堆放的现象依然不同程度存在。总账、明细账、会计报表等填写不规范，案卷封面内容填写不规范，装订不整齐。此外，会计资料移交不及时，影响了会计档案管理工作的正常开展。会计档案管理经费投入有限，基础薄弱。

1.4管理手段落后，信息化偏低

随着网络信息技术的快速发展，会计电算化、管理信息化正在深入发展。但从国有农场会计档案管理现状来看，普遍出现会计档案电子化、数字化进展缓慢，整体信息化管理水平不高[4]等问题，主要还是依赖于传统人工手段管理会计档案，无论是档案信息录入，还是档案信息存储和管理，纸质档案较多，人力成本高，利用效率低，且安全性较差，在后期的频繁查询利用过程中，极易造成纸质会计档案损毁[5]。利用现代信息技术手段管理会计档案依然是较大的短板和弱项，会计档案管理与财务工作之间的信息资源共享不畅，无纸化查阅的现实需要得不到有效满足。

1.5利用程度不高，作用不明显

国有农场普遍存在重会计档案保管而忽视利用的问题，会计档案长时间“沉睡”于档案室中，使得国有农场会计档案在促进农场经营管理过程中的作用和效果没有得到充分的彰显。会计档案中涵盖了大量经济管理活动，重要的财经信息，是财务管理的重要参考[6]。农场要发展、壮大，就需要以史为鉴，面向未来，更好地利用好会计档案，在财务档案中挖掘过往成功的管理经验。有时过于强调会计档案管理的安全性、保密性，加之投入不足，信息化管理水平不高，使得会计档案的总体利用水平不高，利用效率低，影响了会计档案作用的发挥。

1.6专业人员不足，素质不够高

财务档案管理需要具备一定的财务专业知识，也要掌握深厚的档案理论知识，无论是国有农场会计档案的立卷工作，还是归档和保管工作，乃至查阅、销毁等都有着严格的规范标准和要求，需要遵守相应的规章和制度[7]。但国有农场会计档案管理人员人员变动大，缺少专业的档案管理知识，后期的业务培训较少，业务知识储备和实际操作能力都不能适应会计档案管理工作的需要。由于国有农场改制，一些较早时期的会计档案丢失或信息不全，为日后会计档案管理利用造成了隐患。此外，由于缺少高素质、复合型会计档案管理人才队伍，会计档案管理的规范性有待加强，档案管理的质量和效率有待提升。

2完善国有农场会计档案管理的主要措施

财务档案管理与科技档案、文书档案、人事档案一样，必须严格遵守档案管理的规定和要求，适应经济社会发展的需要，结合会计档案管理的特点和规律，利用科学的、现代化管理手段[8]。应根据《档案法》《保密法》《会计档案管理办法》等法律法规规章制度和要求，进一步完善国有农场会计档案管理体制机制，管好用好会计档案，切实发挥会计档案在国有农场生产、经营和管理中的功能和作用。

2.1提高思想认识，增强财务档案管理意识

财务档案管理对于国有农场生产经营管理的重要性毋庸置疑。因此，从领导到普通档案管理人员，都应提高思想认识，切实增强会计档案管理意识。应认真学习《档案法》《会计档案管理办法》等法律法规和规章制度，以及财务方面的专业知识，充分认识会计档案管理在国有农场生产经营管理中的重要性。会计档案管理人员应自觉执行会计档案管理各项规章制度，将会计档案管理的各项规定落实到具体行动上。应经常性开展会计档案管理工作的宣传，将会计档案管理工作纳入工作重要议事日程，做到同部署、同落实、同检查、同考核，给予会计档案管理工作必要的人财物支持。

2.2完善管理制度，健全会计档案管理机制

没有规矩不成方圆，制度是保障会计档案规范管理的重要基础，以及衡量管理行为是否符合要求的“尺子”。随着《档案法》《会计档案管理办法》等陆续修订，国有农场应结合自身会计档案管理的现实特点和行业发展规律，制定符合本单位实际的会计档案管理各项规章制度[9]。如《电子会计档案归档细则》《电子会计文件归档与电子档案管理细则》《纸质会计档案数字化细则》《会计档案虫霉防治细则》等。应确保制定的规章制度具有可操作性，并在日常的贯彻落实过程中，不断地总结，查找制度的不足，根据国有农场会计档案管理的发展、变化，及时修订、完善会计档案管理制度，保证会计档案管理制度与会计档案管理要求一致。应将会计档案规范管理纳入国有农场内部质量控制的重要环节抓落实，增强制度的可执行力。

2.3推动规范管理，提升会计档案管理水平

严密的制度是基础，规范地落实和执行是关键。制度规范人，人人遵守制度。首先，应紧密结合国有农场会计档案规范管理的特点和实际，严格按照会计档案立卷、归档制度落实会计档案的收集、整理、保管和查阅。档案管理人员应带头落实各项规章制度，按照《会计档案管理人员工作职责》要求，做好会计档案管理和利用。入库查询和借阅，需要档案借阅人员、档案管理人员共同遵守《会计档案室日常管理制度》。此外，档案管理人员应严格按照“八防”的标准和要求，抓好档案室建設和日常管理，确保会计档案管理安全[10]。其次，重点把好会计档案出入库规范管理。会计档案出库的，应严格落实相关的调阅手续，做好会计档案的出入库移交、登记工作。保管到期的，要对其进行鉴定，符合销毁条件的，应严格按照销毁程序，经分管负责人签批，履行登记、签字手续，有序规范销毁。在财务档案调阅完毕后，应对其进行清点、核对、检查，防止档案发生遗失或损毁。如发现会计档案遗失或损毁的，应及时采取措施挽回损失，并追究有关人员责任。

2.4加大科技投入，夯实会计档案管理基础

无论是新修订的《档案法》，还是《会计档案管理办法》，都将电子档案纳入了重要管理范畴。其中《会计档案管理办法》还增设了电子会计档案范围、保管、移交、销毁等方面的专门规定。因此，国有农场应重视电子会计档案的资金投入和利用。一方面，加强硬件建设和投入，加大计算机、大容量存储设备、除湿器、防盗系统、监控系统等硬件设施的采购配备力度，满足电子会计档案管理工作的实际需要。另一方面，积极引入会计档案管理专门软件，管好用好电子会计档案。具体来说，一是建立符合国有农场会计档案管理需要的数据库，提升会计档案数据的利用效率，实现会计档案在财务部门、档案管理部门和其他部门之间的数据信息传输、查询和共享。二是完善会计档案信息管理辅助系统。注重对会计档案信息的分析和处理，借助人工智能、大数据、云计算等先进技术，做好会计核算数据分析，提高会计档案利用潜能。三是搭建完善的会计档案管理应用系统平台。将会计档案收集、整理、存储、利用等各个环节进行信息化处理，设置规范电子会计档案管理制度和流程，强化系统平台访问权限管理，强化会计档案信息网络安全。

2.5注重档案利用，发挥会计档案作用

档案的价值在于利用。国有农场会计档案是其会计核算过程中形成的重要历史资料，原始凭证、账簿、财务报表等能够较为全面、完整地展示各个时期国有农场会计核算状况。应加大会计档案利用的力度，发挥会计档案的现实应用价值。一方面，可利用年度会计数据，做好定期财务分析，总结财务管理方面的先进经验，为领导决策提供重要依据。另一方面，注重利用信息技术手段，加大对会计档案信息的挖掘、利用，例如，开展档案编研等，为农场的业务活动提供重要财经信息。此外，在财务档案利用过程中，应注意保密管理，防止发生失泄密事件，确保会计档案安全。

2.6加强业务培训，提升会计档案管理能力

国有农场会计档案管理最终需要高素质的档案管理人员去落实和执行。档案管理人员的综合业务素质直接影响着管理的质量和效率。一方面，应要求会计档案管理人员掌握一定的财经知识以及网络信息技术。另一方面，还需要掌握档案专业理论知识，尤其是会计档案领域的最新业务标准和规范。为此，一要做好专业人才的引进。根据国有农场会计档案管理的现实需要，针对自身人员编制情况，适当向档案岗位倾斜，加大档案人才的引进力度，尤其是要引进具有档案专业知识，掌握一定信息技术和财务知识的复合型人才。二要做好现有人才培训。定期或不定期地开展业务知识培训，加大财务知识、档案知识、信息技术等培训力度。通过请进来、走出去的方式，邀请会计档案管理专家、学者授课，也可以组织业务骨干赴先进地区取经，开阔眼界，增长才干。

参考文献：

[1]吕海东.加强国有农场会计档案管理的几点思考—以黑龙江农垦齐齐哈尔管理局为例[J].中国农垦，2017（7）：59—61.

[2]韩雪莲.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].中文信息，2013（8）：11.

[3]殷弘.试论农场档案工作在经济建设中发挥的重要作用[J].科学与财富，2012（4）：480.

[4]李小静.财政改革下事业单位财务档案管理工作刍议[J].兰台内外，2021（24）：74—75.

[5]吕海东.加强国有农场会计档案管理的思考[J].当代农村财经，2017（4）：34—36.

[6]王江红.如何做好国营农场档案管理升级达标工作[J].办公室业务，2012（2）：20—21.

[7]吕海东.新形势下加强国有农场会计档案管理的思考[J].中国农业会计，2017（4）：16—18.

[8]张文军，张沈清.“互联网+”时代的财务档案管理新路径探究[J].济南职业学院学报，2021（1）：109—111.

[9]夏身定.新社会环境下财务档案管理现状与优化途径[J].经济技术协作信息，2021（21）：46.

[10]杜巍，叶娜，余雪花.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].中小企业管理与科技，2015（13）：71—72.

作者简介：龙艳（1975—），大学学历，四川省内江市良种场馆员，主要从事档案管理研究。