浅论新时代机要工作的保密风险点及其对策建议

[ 作者简介 ]

靳晶，女，湖北巴东人，武汉大学党委保密委员会办公室，硕士，研究方向：机要工作、保密管理。

[ 摘要 ]

随着当前信息技术的飞速发展和保密形势的日益严峻，机要工作的保密管理面临更高的工作要求以及更大的困难挑战，失泄密风险也随之增大。笔者对新时代背景下机要工作的主要内容进行介绍，同时着重分析当前机要工作中的保密风险点，并试图从保密责任体系、制度建设、教育培训、工作机制、条件保障等方面围绕如何加强机要工作的保密管理提出对策建议。

[ 关键词 ]

机要工作;保密风险点;对策建议

1 机要工作的主要内容

机要工作，主要是指为保障党和国家重要或涉密的文件及时传达、落实而进行的关于文件的收发、阅读、传递、保管、借阅、复制、清退、销毁等环节的工作。一直以来，机要工作主要是对于纸质机要文件全过程的办理及其保密管理工作。但随着时代发展，特别是在信息技术以及互联网快速发展的当下，机要工作发生了重大改变。比如，当前机要工作引入了现代化的办公方式，广泛应用计算机、传真机等办公自动化设备，党和国家机关也开始在机要工作中运用涉密网络。在这样的背景下，电子政务内网、电报系统等丰富了机要工作的形式和内容，但同时也给机要工作的保密管理带来了新的困难和挑战。

因此，新时代机要工作的内容除围绕已成型的纸质机要文件外，还包括在电子政务内网、电报系统上对文件、电报的收取、打印以及之后相应环节的办文和管理工作，同时也涵盖机要邮件的寄送、收取、分发工作等。机要工作主要承担相关文件的收发、传递和办理等责任，并且要确保文件在全过程中的保密安全，这是一项政治性、重要性、原则性和时效性都十分突出的工作。

2 机要工作保密管理的特点

2.1 极端重要性

机要工作直接关系到政令畅通，其保密管理直接影响政令能否及时、安全地传达和贯彻。而且，机要文件往往涉密程度深，许多内容与党和国家的安全和利益紧密相关。一旦由于保密管理工作不到位发生失泄密事件，将会对相关领域的工作乃至直接对党和国家造成严重甚至不可挽回的损失。因此，机要工作保密管理的极端重要性和严肃性十分突出。

2.2 标准高、要求严

机要工作的保密管理标准高、要求严，体现在两方面。一是涉密机要文件要实现全程可追溯。为确保涉密机要文件去向明确、流转有痕，必须坚持原则，认真履行交接环节的签收手续，并及时提醒、催还文件，才能为涉密机要文件始终处于可控、可追溯的状态提供良好保障。二是涉密机要文件保密管理要始终保持“零差错”。涉密机要文件的保密管理要求贯穿制作、收发、阅读、传递、保管、借阅、复制、清退、销毁全过程，必须在每一个环节都严格落实保密管理要求，不出任何错漏，才能实现保密管理的“零差错”，确保涉密机要文件的绝对安全。

3 机要工作的保密风险点

与其他领域的工作相比，机要工作与保密工作有着更为天然的紧密联系，这主要是因为机要文件中有很大一部分是涉密文件。所以，机要工作的全过程中都贯穿着保密要求，但这也意味着机要工作中存在不少保密风险点，必须引起高度警觉和重视。

3.1 机要工作相关制度不健全

机要工作是一项原则性和规范性很强的工作，应建立系统、规范的制度，为工作的有效落实提供基础和前提。但在实际工作中，存在制度体系不够健全、内容不够细致、没有与时俱进等问题。具体而言，有的单位建立了关于机要工作的整体制度，但是在电子政务内网、密码电报的管理上只是遵循上级有关文件或制度精神，没有结合本单位实际建立相应的专项制度，缺乏针对性和可操作性;有的单位虽然建立了制度，但是在内容的规范性和精准性上还不够，比如对于阅文人员进行文件摘抄的有关保密要求、文件借阅的时限等缺少明确界定，在机要工作保密要求的执行方面留下了漏洞和隐患。

3.2 机要人员因长期的高强度高压力的工作导致失误的出现

在日常工作中，机要文件数量很多，其中不乏各类涉密文件，机要人员的工作任务很重。同时，机要人员还要全天24小时待命，做到收到急件通知后第一时间领取急件，要始终确保机要工作“零事故”。即使需要收取和办理的机要文件数量多，每一份机要文件在办理程序上也必须严格遵循机要工作以及相应保密管理的要求，而机要人员在工作中也时常面临手头的工作还未结束，新的事情又突然出现导致分身乏术的情况。因此，虽然机要人员普遍具有强烈的责任心和耐心，但是长期高强度、高压力的工作，可能致使他们偶尔在某些工作环节上出现失误，从而造成机要文件的保密风险。

3.3 机要文件阅处人员的保密意识、保密习惯不到位

机要工作包含文件的收发、阅读、传递、保管、借阅、复制、清退、销毁等环节，每个环节都有具体的保密工作要求，而其中任何一个环节出现纰漏，都可能导致失泄密事件的发生。除机要人员外，这些环节中涉及的相关人员比较多，特别是当机要文件处于流转、阅办的过程中，由相应单位的领导或者文件管理人员对文件承担管理责任的时候，可能会面临较大风险。有的领导或工作人员保密意识不够强，可能出现以下不符合保密要求的情况：领取的文件没有及时登记留痕;涉密文件就放在桌上，离开办公室时也没有放入保密柜;为了工作方便，将涉密文件自行在非密复印机上复印;文件阅完后，没有归还给机要人员，而是自行将文件给其他人，造成文件的“横传”;等等。

3.4 机要工作的保障条件难落实

要保证机要工作的保密安全，相应的保障条件必不可少。但在实际中，受办公条件等因素制约，机要工作的保障条件有时难以落实。比如一些单位的机要办公室和其他办公室处在同一办公空间内，加之人员的频繁进出，使机要办公室的保密安全隐患进一步增加;有的单位难以规划或协调出独立空间作为机要阅文室，致使阅文的环境无法达到独立、安全、保密等要求，存在较大风险;有的單位没有配备机要专车，致使机要人员在工作中面临很大风险，比如遇到需要领取急件时车辆无法及时到位的问题，又如领取机要文件后返程中文件的安全问题等，使工作陷入被动局面。

3.5 涉密及非密的信息设备、外部设施设备和办公自动化设备的使用不规范

机要文件阅处的相关人员应始终严格遵循涉密以及非密的信息系统、信息设备和存储设备相应的保密管理规定，严守涉密与非密之间的红线。在一些失泄密案例中可以发现，相较于传统纸质机要文件泄密，近年来涉及设备使用的失泄密案例呈明显上升趋势。一些造成失泄密事件的直接责任人正是因为在设备使用上麻痹大意，比如使用非涉密机存密、传密，或者使用非涉密设备扫描、复印涉密文件等，从而造成了失泄密事件，酿成了无法挽回的后果。

4 加强机要工作保密管理的对策建议

机要工作事关党和国家大政方针是否及时传达和落实，与党和国家的利益、与经济和社会等领域的发展密切相关，一旦出现机要文件的失泄密事件，很可能带来不可估量的严重后果。因此，必须针对机要工作中的保密风险点，采取兼具针对性和可行性的措施，提升机要工作的保密管理水平，最大限度地降低失泄密风险。

4.1 健全保密责任体系，强化保密工作责任制

机要工作中的保密管理涉及环节众多，而且除机要人员外，还与文件阅处人员息息相关。因此，必须首先从单位整体的保密责任体系建设入手，明确各层级、各岗位的保密责任，通过建立健全保密工作责任制，使保密工作责任实现全覆盖。应使阅处机要文件的领导和有关人员明确，机要文件的保密责任是应承担的保密责任之一。通过层层压实保密责任，并充分发挥保密责任制作为履责和追责依据的作用，促使相关人员更好地落实机要工作的保密责任。

4.2 推进制度建设，提升制度的全面性、可行性和时效性

科学健全的制度是落实机要工作保密管理的基础和前提。要使机要工作的保密管理能够全面、规范、有效，应加强对机要工作制度的修订和完善：

一是要注重机要工作制度的全面性。机要工作制度不仅应包括一般机要文件全过程管理的内容，还应包含关于电子政务内网、密码电报的专项制度，以及涵盖对人员、设备等具体管理要求的系统阐述等，确保内容全面、系统、完备。

二是要注重机要工作制度的可行性。机要工作的原则性和规范性十分突出，因此，对于机要工作制度的制定，内容要科学规范、清晰明确，特别是每个环节的保密管理要求要十分清楚，尤其是对于文件阅处、使用和管理等过程中的一些关键環节，比如机要文件的摘抄、借阅、保管、销毁等，务必要在强调原则性的前提下，提出可量化的具体要求，才能便于切实督促和执行。

三是要注重机要工作制度的时效性。首先，要紧跟上级业务部门的最新文件精神，及时修订现有制度，确保能体现最新的工作要求。其次，要在机要工作中保持对保密风险点的敏锐性，及时研究解决方法，提出有效的管理方式，并适时在制度中予以体现，从而提升制度对于机要工作保密管理的指导和规范力度。

4.3 优化教育培训，提高相关人员关于机要工作的保密意识和业务能力

提高机要工作相关领导干部、机要员和具体办文人员等的保密意识和业务能力十分关键。可以通过一手抓保密宣传教育，一手抓机要业务培训的方式，从两个方面共同发力，促进机要工作相关人员的保密意识和业务水平不断提升。

在保密宣传教育方面，要积极运用多平台、多途径，比如户外宣传栏、宣传标语、保密知识普及展、宣传教育片播放等形式营造良好的保密文化氛围。同时，邀请保密工作领导、专家作专题报告，进一步强化与会人员的保密责任意识，增进其对保密工作的认识和理解。

在机要业务培训方面，可以将其作为办公室业务培训的有机组成部分从而加大落实力度，有效提升机要工作相关领导干部、机要员和具体办文人员的业务水平。培训可以围绕机要文件处理的各个环节来展开，明确每个环节的保密要求，特别是要落实到具体的操作层面。

4.4 建立工作机制，减少可能存在的失泄密隐患

机要工作环环相扣，联系紧密，往往一个环节出现问题就可能带来严重后果。因此，要积极探索和建立科学有效、针对性强的工作机制，从而尽可能地减少疏漏，维护好机要文件的保密安全。

一是机要人员要针对关键环节建立切实有效的工作机制。比如，对于借阅文件，在借出之前务必对借阅人员做到相关保密要求告知和提醒，尽量减少借阅人员因为“不懂”“不会”带来的风险。在文件借出一段时间之后，要询问文件保管情况并及时催还，尽量避免文件长时间外借。又如，机要人员可建立“日清日结”的工作机制，坚持在每天下班之前对当天机要文件的办理、使用、保管等情况逐一回顾与核实，减少忘办、漏办等失误的出现，做到底数清楚、心中有数。

二是建立自查和检查相结合的工作机制。机要人员要定期开展自查，如果发现隐患或问题，要及时查漏补缺，化解风险，并有针对性地对工作进行完善。单位保密工作机构要适时地对机要工作进行检查，对于文件管理、相关涉密机和非涉密机以及相应设施设备的使用、机要室安防措施等方面进行全面深入的检查，以查促改、以查促建。

4.5 强化条件保障，为机要工作平稳开展夯实基础

机要工作平稳良好的开展离不开扎实的条件保障。对于机要工作要在政策上给予充分考虑，要加强对机要工作中相关设施设备、经费等的投入。单位应积极解决办公用房紧张的难题，使机要室拥有独立的场所，并将其作为保密要害部位，在实施人防、物防的同时，采取出入口控制、入侵报警、视频监控等技防措施，通过扎实落实“三防”措施确保要害部位的保密安全。同时，应尽可能地建设阅文室，为阅文这个重要环节提供安全的环境。此外，还应配备机要专车，确保机要工作符合“专人专车”的要求，使机要人员能及时、安全地领取文件，确保政令畅通。

4.6 严格信息化设备管理，杜绝违规操作

当前，为提高机要工作的效率，在机要工作中已经越来越多地运用了信息化的管理手段。但与此同时，有的机要人员因为一时的麻痹大意或者疏忽，在使用涉密设备时违反了保密管理规定，出现了违规操作甚至导致失泄密事件的发生。因此，为切实维护国家秘密，机要人员必须时时刻刻在思想上绷紧一根弦，要真正把保密要求内化于心、外化于行，形成工作习惯。在工作中，严格遵循信息系统、信息设备、存储设备的保密管理规定，认真执行“涉密不上网，上网不涉密”的要求，特别是在一些关键环节上要坚持原则，不要心存侥幸，绝不能为了图一时“省事”而造成无法挽回的后果。单位也要高度重视，要在工作中始终担负起保密责任，强化对机要工作中的信息系统、信息设备、存储设备、办公自动化等设备的保密管理，确保各类设备的管理符合保密要求，切实筑牢维护党和国家秘密安全的坚固防线。

参考文献

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