石油石化企业公文处理与档案管理问题探索

赵江华

摘 要：公文处理和档案管理都是企业行政工作的重要内容，两者之间相互联系。公文是企业对外沟通的媒介，公文处理是档案管理工作的基础性工作，公文质量的好坏影响档案的质量，档案是公文处理的结果，是信息资源的主要载体，做好档案管理有助于信息资源开发和行政工作的顺利开展。本文对石油石化企业公文处理与档案管理问题做出探究，并提出解决措施。

关键词：公文处理;档案管理;问题探索;措施

文书与档案是同一事物的不同发展阶段，档案是昨天的文书，而文书又是明天的档案，两者相互影响，相互制约。正确处理好文书与档案之间的关系，是有效促进企业科学工作，提高企业工作效率的保障。石油石化企业对公文处理与档案管理重视度不高，在两者衔接中存在较多问题。本文结合石油石化企业文书处理与档案管理的实际情况，对所存在的衔接问题进行分析，并针对出现的问题做出探索，以此来强化石油企业公文处理与档案管理工作，加强管理。

1公文处理与档案管理衔接中存在的问题

1.1企业领导对文档管理不重视

许多企业领导意识薄弱，对行政部门的工作重视度不够，专业性不强，无法为企业发展产生更多的经济效益，一些企业更是直接忽略行政工作。石油石化企业是我国产业重点，但是领导对公文处理和档案管理的重视度不高，且人力以及财力投入不高，兼职人员较多，无法将行政工作重视度提高，影响企业公文与档案的衔接，导致行政工作效率低下。

1.2企业文档管理工作机制不健全

（1）管理制度不完善。公文处理与档案管理衔接不明显，虽然有合理的行政规章制度，但是两者衔接机制不完善，导致公文处理工作人员与档案管理人员之间交流不畅通，无法进行有效配合，影响行政工作处理效率。外加公文部门管理机制不完善，部门不确定，发文缺少规范性，工作要求不严谨，无法及时将公文与档案移交，导致公文，档案记录不完整。（2）公文处理不规范。公文处理流程不完善，各部门之间公文办理手续不完整，公文处理较为随意，档案资料归类不严格。文种使用不恰当，公文文种选择是公文处理的首要步骤，也是公文整理的关键所在。在公文工作中，简化了工作过程，为公文文件分类造成困难。

1.3企业文档管理人员素质待提高

公文处理与档案管理人员多为兼职工作人员，工作素质不高，公文处理是从拟写公文，传输，归档等方面进行系统化，有序化的工作，需要不同工作岗位工作人员一起协作完成。但公文工作中兼职人员较多，工作素养不高，对公文处理的重要性认知严重不足;工作流程不了解，导致公文在与档案衔接过程中出现遗失分类混乱等问题，制约了公文工作与档案管理规范化。

1.4企业文档一体化系统不完善

石油石化企业作为我国的重工业，正处于稳步发展阶段，公文处理与档案管理工作没有进行系统的自动归档，缺少办公软件，主要以人力资源为依靠，影响行政工作的效率和质量。虽然有公文处理系统和档案管理系统，但两者衔接不明确，没有进一步互相联系，不能在第一时间对公文进行分类和归档，公文处理系统的不完整，导致档案工作进展缓慢。

2解决企业公文处理与档案管理衔接问题的对策

2.1 转变领导意识，加大工作投入

想要进一步转变企业领导对行政工作的重视度，需要加强行政工作进行的宣传力度，通过对公文处理与档案归档进行分类处理，让企业领导加强对行政工作关注度，为企业发展提供较为完善的行政工作处理系统，促进企业经济发展。强化领导的行政工作处理意识，加大行政处理资源投入，增加工作岗位设置，积极引进信息技术，并在行政工作处理中合理应用，加强企业行政处理的信息化建设。

2.2 健全管理工作机制

完善文档管理机制，将企业文档系统一体化加强，建立文档处理人力资源队伍。制定合理有效的工作程序，为工作人员普及文档处理与档案管理衔接的重要事宜与注意事项，强化管理过程，进行精细化管理，组织工作人员进行系统的学习，强化公文处理与档案管理能力，将工作事宜规范化，系统化。通过培训让工作人员明白工作任务，坚守工作岗位，进一步提高公文处理的效率与质量。加强对公文处理与档案管理的监督机制，加强行政工作监督力度，完善管理机制，提高工作人员的工作积极性。

2.3加强人员培训，提高管理人员素质

强化工作人员公文处理与档案管理衔接管理，要求工作人员要有良好的工作素质和工作责任心，将文书与档案工作严谨化，保证行政工作质量，简化归档手续，便于档案分类。提高工作人员的综合素质，强化对管理人员的培训，进一步学习相关工作内容，将工作任务系统化，程序化，提高工作自觉性，保证公文处理的质量与效率，进一步密切公文处理与档案管理衔接关系，提高档案分类归放意识，不断完善企业行政管理系统，提高工作處理能力，推动石油石化企业稳步向前发展。

2.4加强文档一体化，完善信息化建设

随着信息化时代的到来，电子信息科技广泛应用于各行各业，传统的办公手段已无法满足企业发展的需求，，企业需要进一步完善公文处理系统和档案管理系统，引入先进的信息处理手段，整合办公资料，实现文档一体化，降低资源损耗，提高企业工作效率。合理应用计算机技术，将办公文件和软件数字化，信息化，加快信息化建设，加大数字能源利用力度，简化工作程序，提高工作效率，完善企业信息化建设。

3 总结

总之，公文处理与档案管理相辅相成，加强文档一体化建设，规范行政工作程序，是企业稳步发展的重要保障，也是紧随时代脚步的必然趋势。我们需要提升公文处理与档案管理工作人员的整体素质，健全企业管理机制，加大工作投入，提高企业工作效率。

参考文献

[1]张微.文档一体化管理策略探究——基于公文处理与档案管理的工作衔接性视角[J].办公室业务，2021（20）：7-8.

[2]董艳会，瞿彬，王松宇，邹国强.文档一体化管理标准简析及扩展应用[J].办公自动化，2021，26（19）：48-49+21.

[3]李福裿.文书档案管理工作与文秘工作一体化建设路径[J].黑龙江档案，2021（04）：108-109.

[4]陈文惠，彭鑫.从政策法规看我国档案事业的发展路径和方向[J].档案，2021（08）：59-64.

[5]郭丽萍.中小企业公文处理与档案管理问题探索[J].办公室业务，2020（04）：9-10.