提高办公室档案管理工作效率的思考

2022-06-06 06:31陈晨
科学与财富 2022年2期
关键词:原则事业单位效率

陈晨

摘 要:国家社会经济不断进步,事业单位办公室档案管理的重要性更加凸显出来,坚持一定的原则,正视存在的不足,积极采取措施提高办公室档案管理工作效率是新时期事业单位改革必须重视的工作,文章将简要分析。

关键词:事业单位;办公室档案管理;原则;效率

档案管理是事业单位管理工作中的重要内容之一,高效优质的档案管理工作对事业单位总结过去,记录现在,制定未来发展规划,调整工作方向具有重要作用,必须加强新时期事业单位办公室的档案管理,促进事业单位的高质量发展。

一、事业单位办公室档案管理的要求

事业单位办公室档案管理是一项极其重要的工作,具有一定的管理要求,应在管理要求下开展档案的管理工作,才能达到良好的管理效果。①真实准确。事业单位办公室档案是事业单位各项活动的真实记录,所以,档案信息必须准确、真实,不可随意更改相关数据,不可随意丢弃相关凭证,不可随意添加主观评价,必须真实完整的保存原始资料、凭证,反映单位最真实的情况;②科学严谨。档案管理是一项科学性工作,当今时代,档案资料形式多样化,档案内容丰富,档案信息收集、整理、编目、归档、存储、调用的全过程中,必须科学严谨,注重细节,认真记录与分析,提升管理水平;③安全。档案是单位的重要资产,很多档案内容涉密,必须保障信息安全,做好对档案管理者保密教育以及电子档案的加密工作;④与时俱进。事业单位档案管理是关系到单位的各个部门、各个人的,档案资源不是被动接收的,有时候要档案管理人员主动搜集,所以,管理人员和各个部门的沟通、协调就十分重要,必须团结协作,及时更细和补充信息,实现档案的动态管理。

二、当前事业单位办公室档案管理存在不足

近年来,我国事业单位改革不断推进,但相关内的事业单位办公室档案管理工作却相对滞后,存在不少问题,影响了事业单位的档案管理,应予以重视。

1、档案管理意识薄弱

事业单位办公室档案是事业单位资源的重要组成部分,对事业单位的发展具有重要意义,但是,很多事业单位和办公室的管理人员并没有充分意识到档案管理的重要性,管理意识薄弱,没有为办公室档案管理建立相应的管理制度、配备足够的资金、人员、设备等,导致办公室档案管理混乱、无序,出现很多错漏损,影响了档案管理的质量。

2、档案管理制度不完善

事业单位办公室档案管理是一项复杂的工作,涉及单位的方方面面,应有一定的制度作为档案资料的收集、整理、存储、调用、归档等程序,保障档案信息的完整、规范、准确、全面,但是当前很多事业单位办公室的档案管理并没有相应的制度,很多档案管理工作不规范、不科学,在档案资料收集整理、归档,安全保管,查借阅利用方面存在问题,影响了档案的管理质量。

3、档案管理方法落后,信息化建设不足

二十一世纪,科学技术和网络的发展飞速进步,电子办公已成基本趋势,事业单位的信息化办公也迅速发展,档案的形式,除了以往的纸质材料,还包括大量的图片、音频、视频、电子文档等多种形式,但很多事业单位办公室的档案管理并没有跟上时代的发展,管理方式落后,没有建立起现代化档案管理系统和管理手段,影响了档案管理质量。

4、档案管理人才综合素质有待提高

事业单位办公室的档案管理,专业人才缺乏且人员不稳定是影响管理质量的普遍现象。一方面,单位不重视档案管理工作,档案管理人员是兼职,并不具备专业的档案管理能力,档案管理不规范,不严谨,一方面,一些办公室档案管理人员思想落后,管理手段不足,缺乏现代化办公、计算机操作能力,还有,一些档案管理人员职业道德水平有待提高,缺乏保密意识,工作粗心大意,不认真,对单位职能职责不清楚,档案材料收集鉴定存在问题,影响了档案管理的质量。

三、提高办公室档案管理效率的有效策略

1、重视办公室档案管理

事业单位档案是事业单位的无形资产,是事业单位在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录,包括人事档案、公务活动档案、教育教学档案等等,十分繁杂,是事业单位发展历史、发展过程的真实记录,囊括了事业单位的方方面面,是事业单位档案信息利用,制定发展规划,做出发展决策等的重要依据,影响着事业单位的长远、有序发展,意義重大。事业单位的领导、档案管理人员必须清楚的认识到档案的重要性,为办公室档案管理制定完善的管理制度、管理规范,提供一定的资金、设备,加强人才引进,保障办公室档案管理工作的持续正常开展。

2、建立健全档案管理制度

事业单位办公室的档案管理,必须在意识建设的基础上落实到行动上,通过强有力的制度,保障和规范档案管理的全过程。首先,应建立完善档案资料收集整理归档安全保管利用等制度,确保档案资料收集齐全完整,分类鉴定准确,保管安全,提供利用迅速。同时应建立严格的信息保密制度,严禁档案信息泄露,严禁档案随意摆放、随意借阅,严格档案借阅的权限管理,必须做好借阅登记,按时归还。其次,应建立完善的办公室档案日常管理制度,及时进行信息的更新,新档案的入库,和其他部门加强联系,使其积极主动上交相关资料便于档案管理人员及时编制档案入库指引,并保障相关保管资料、凭证齐全,合格;应制定完善的档案人员聘用、考核制度,并保持长期相对稳定,做好档案管理的人才保障。

3、创新管理方式,加强档案信息化管理

当今时代,新兴科技和高速网络正深刻变革着社会的生产生活方式、人类的思考方式,事业单位办公中,电子办公也已经十分普遍,档案形式多种多样,尤其是电子档案的产生,不仅丰富了档案的类型,扩展了档案存储的空间,延长了档案存储寿命,也让档案的调用、信息共享更为便捷,所以,信息化档案势在必行,事业单位办公室也必须加强档案的信息化建设,采用先进的现代化管理设备、系统进行档案的管理,提高档案管理的质量和效率。

4、提高档案管理人员综合素质

事业单位档案管理中,人才是档案管理的直接操作者,高素质人才是档案管理水平提升的基本保证,必须加强人才保障。首先,应建立完善的档案管理人员聘用、考核制度,选择具有一定学历、专业背景、计算机档案处理能力的专业人才;然后,应建立完善的办公室档案管理考核制度,实行责任制,将管理质量、管理水平和绩效考核相挂钩,通过制度促使管理人员积极提升自身能力,做好自身负责的工作;最后,应加强对档案管理人员的职业技能和职业道德培训。档案管理工作是动态性工作,随着社会的发展而发展,随着事业单位的发展变化而发展变化,传统的以纸质为中心的管理方式已不适应现代社会的需求,加强管理人员的职业技能培训,快速提升其管理水平十分必要。档案管理人员的工作状态、职业理念对档案管理也具有重要影响,加强职业道德培训,增强爱岗敬业意识,培养其创新思维,强化其认真负责的态度对管理人员认真履行个人职责,提高管理效率十分重要。

四、结束语

事业单位办公室档案信息管理十分重要,应达到准确全面、科学严谨、安全、与时俱进的要求,应加强档案意识建设、制度建设,创新管理手段,加强人才培养,保障档案管理工作效率的提高。

参考文献:

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