企业档案数字化建设路径探析

韦海波

摘 要：我国近些年来的数字化发展尤为的迅速，如今已经在各行业、企业中得到了非常广泛的应用。管理工作是每一个企业单位都需要进行的一项基础工作，其中档案管理工作是其中的一项非常基础的工作，其主要是对企业单位内所有的工作人员、工作文件等进行管理，数据量非常的庞大。在没有数字化的使用下，对这些档案进行管理是非常复杂的一件事情，其查找速度非常慢。然而在数字化的技术普及后，企业单位的档案管理工作的效率就得到了非常巨大的提升。

关键词：数字化;企业;档案管理

随着我国经济的发展，我国的科学技术得到了很大的提升与进步，尤其是网络技术方面的技术发展的尤为迅速。数字化技术是如今网络技术中的热门技术，通过对数字化的研究和使用，让我国的各行业、企业的发展都发生了很大的变化。

1 数字化对档案管理工作带来的挑戰

无论是何种企业、行业，想要获得健全、快速的发展，就需要首先把自身的基层管理工作做好。而档案管理工作是任何一个企业都需要进行处理的基层管理工作，对一个企业的正常运行有巨大的推动作用。现在我国的所有企业都需要人力资源，小型的企业可能需要管理十几到几十人，而大型的企业甚至要管理上千上万人，企业都要有其个人的信息资料，这样才能在以后的工作中对其进行调度和任用，所以可想而知，企业内的人员信息档案是非常庞大的，并且除了其个人信息的档案以外，还存在这许多工作方面的数据文件以及档案，这是一个非常巨大的信息量，而要是通过单一的纸质管理的方式对其进行管理，那么管理效率就会随着这些档案数量的增加而降低。

而如今随着数字化技术在各个企业中的应用，对这些企业的档案管理方式造成了非常大的冲击。数字化技术就是基于庞大的数据信息来进行相关处理的一种信息技术，通过把企业内的所有档案数据信息化，让其实现从纸质管理到信息管理的转变，并且因为通过数字化技术对档案进行管理是与传统人工管理大不相同的一种方式，所以在对这些企业的档案进行管理的时候，就需要应用到与数字化有关的管理技术，而这就为企业的档案管理带来了较大的挑战，因为与数字化相关的管理技术非常的繁多，任何企业想要对其进行管理和使用，都要进行巨大的投入以及长时间的研究。当然，如果能够把数字化技术在企业档案管理中得以合理的使用，那么其管理效率将会得到质的提升。

2 数字化背景下企业档案管理策略

2.1 在数字化时代，档案管理要做到共享

在以往的企业档案管理中，大多数的档案都是分开进行管理的，因为有的档案会牵扯到个人信息的隐秘性以及企业的秘密文件，所以很多档案都是分别进行存储、管理。而有些档案又必须要向社会公开，以此来承担起社会责任，包括一些生产资料、生产流程、生产工作的相关负责人以及相关工作人员等信息都需要对公众进行公开公示。而又有一些文件是属于企业的内部私密文件，包括核心生产资料、技术、内容以及核心生产人员的私人信息等等，都需要对外进行保密，所以对于这两种性质的资料，就需要在企业内进行分别处理，也就是说无法达到档案的共享管理，无论是在人力还是在物力上都有所消耗。

然而这一问题却可以在数字化的运用中得到非常好的处理，让这些档案信息化，让其资料内容从纸质存储方式转变为数据存储方式，这样无论是在对档案信息的公开还是保密存储，都非常的有效。因为在以往的档案信息不共享的状态下，各企业要想进行档案信息的交流，过程就会非常的复杂繁琐，效率非常低，在共享的过程中往往也会遇到档案信息丢失、错乱等问题，可以通过对数字化的利用，把这些档案数据进行分级处理，然后在一些网络平台上进行公开公示，利用数字化以及网络的便利性，让其得到很好的共享，这样一些企业在进行信息采集的时候，就可以通过访问数据库里面的档案文件，通过自己的需求去进行检索，实现最大范围的档案资源共享以及进一步的扩散。其次，通过数字化的运用，也可以让一些不能够对外公开的文件进行很好的保密，通过对访问权限的设置，可以杜绝信息泄露的可能性。

2.2 拓展企业档案的利用功能

如今随着数字化功能在企业档案管理中的应用，让档案管理的功能得到了进一步的提升与应用，拓展了企业档案的利用功能。因为在以往企业对档案进行管理的时候，大多都是通过人工服务来进行档案的查询管理服务的，并且因为以往的企业档案的存储形式大多都是以纸质方式的形式存储的，对于这些档案的存放，要对每一个档案进行相关的分类、编号，然后为其提供专门的存储场所，人们要是相对某个档案进行查询，就需要通过申请、选择、审核、批准、查询等复杂冗长的查询过程，会在时间上进行大量的浪费。然而现在通过对数字化的应用，可以通过在数据库中输入简单的档案编号、名称等信息就可以得到相应的结果，所以在这方面能够极大的提高企业档案的利用功能，减少时间上的消耗与浪费，提高企业的工作效率。

2.3 提高档案管理信息化的安全性

以数字化形式进行存储的档案信息，最大的优点之一就是能够得到很好地安全性。以往的企业档案信息存储，大多都是通过类似于档案库的方式进行存储，相关人员要是想进档案库，就需要具备一定的访问权限以及手续，然后获得使用这些档案的权利，然而这些看似保险，但是却是很容易发生泄漏的，因为其都是在现实中的保存手段，这些也都可以通过现实中的一些手段去绕过这些防备，从而得到档案信息。但是在数字化的应用下，人们可以通过对相关的数据库进行访问权限的设置以及管理员密码登录设置，来对没有访问权限的查询人员进行隔离，并且如今技术发展非常发达，甚至可以通过添加生物识别系统，如指纹验证、人脸识别技术等方法来对其进行验证。其次，企业要制定相关的档案资料的应用以及管理制度，然后让档案管理人员对所制定的档案应用管理制度进行严格的遵守，根据所规定的工作流程以及手续来进行办公，以防工作中出现失误。同时还需要让档案管理人员具备一定的计算机系统安全防范意识，保证其工作环境的绝对安全性，以及遇到一些恶意网络攻击时能够对其进行处理的应急手段。

3结束语

在数字化的背景下对企业的档案资料进行管理，可以极大的增强其管理的科学性以及有效性。在对数字化技术进行运用时，要提高工作人员对数字化功能的了解，让其自身具备一定的数字化运用能力。其次要通过数字化来保证让档案管理做到共享，实现信息交流高效性。同时也需要提高档案管理信息化的安全性以及利用功能的拓展。

参考文献：

[1]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019（01）：50- 51.

[2]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案，2019（03）：74- 75.