信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

李志洁

现阶段社会经济有了前所未有的发展，档案管理工作的提升成为社会发展的需要，要想取得进一步的发展和突破，必须保持与时代发展一样的步伐，制定科学规范的管理模式。科学技术的不断发展和进步，突出了档案管理工作的重要性。信息化时代的到来，使档案管理工作人员能够将信息技术更好地应用到办公室档案管理工作中，这种信息化档案管理受到大家的高度认可。本文简述信息时代办公室档案管理工作的概念及特点，重点分析信息时代办公室档案管理工作存在的问题，并提出创新策略。

一、信息时代办公室档案管理工作的概念及特点

（一）档案管理信息化的概念分析

档案管理信息化，就是在进行办公室档案管理工作中，将信息化技术充分运用其中，将资料进行整理和保存，使得有关部门可以查到相应的档案资料。而档案管理信息化办公，需要工作人员转变以往的档案管理模式，不再使用纸质记录的方式，而是转变为信息化的档案管理模式。

（二）信息时代办公室档案管理工作的特点分析

管理对象从传统载体转向数字化的形式。信息化时代的到来，使传统研究对象的纸质档案转变为电子文件和数据的研究方式，档案管理更多出现的是数字化的要求，管理过程向信息化转变。科学技术的进步带来的信息化档案管理，使电子档案由此产生，它能够更准确的管理资料，方便不同地区的联系。

二、信息时代办公室档案管理工作存在的问题

（一）规划与设计存在一定的落后

新理念下的办公室档案管理工作中，存在比较明显的问题就是没有合理的规划和设计，它是带有一定的滞后性。档案信息的生成关键在于地域上，并且需要资金的支持。在这样的情况下，要建设完整的办公室档案管理系统，还是比较有难度的。

（二）工作理念相对落后

传统的办公室档案管理，更多的像是被展示在那里，无法发挥自己的作用。信息化技术水平的发展，使得可以实现资源的有效规划。但档案管理工作人员的办公理念还是相对落后，并且没有足够的服务意识，导致档案管理还停留在浅层办公。

（三）管理方式上的落后

在办公室档案管理工作中，管理方式根据工作人员平时的记录及其他操作，这样的工作容易导致忽视一些细节或者造成漏洞。无法对档案资料做出有效的更新和整理，在查找资料时难以发挥档案管理的作用，还有一部分管理工作人员服务意识不足，专业能力不够，致使信息办公室档案管理工作很难开展。

三、信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

（一）进行管理理念上的创新

只要落实和更新档案管理的理念，加强对管理人员的培养，创新管理模式，才能促进档案管理的发展，对于工作人员来说，需要重视档案管理的工作，清楚自身工作的要点，并不断掌握信息化技术，以此更好的进行档案管理的工作[1]。事业单位在招聘时，尽量多采用年轻群体，他们的网络技术程度相对高，有较强的接受力和理解能力，对档案管理的信息化理念比较认同。

（二）健全档案管理信息化工作体制

大数据和信息时代的发展，使得事业单位处理的信息逐渐增多，虽然有一些数据可以作為参考，但档案管理工作还是有一定的难度。所以，事业单位必须加强档案管理的系统化，结合各方面工作情况，建立一个全面的管理系统，使得每个部门的工作人员都能够清楚自身工作内容[2]

（三）提高档案信息的保密性

信息化技术虽然对于档案管理提供了一定的优势，使其更加智能化和现代化。但是，在对信息资料进行存放时，如果计算机出现问题时，会有大量的档案资料丢失。为了规避这种风险，相关事业单位必须重视和加强对档案资料的保护，提前做好多方面的备份，提升档案信息的安全性，从而使信息化办公室档案管理的工作顺利进行。

四、总结

档案管理工作对于企业的发展起到了重要的影响，在信息化时代下，对于档案管理的工作提出了更严格的要求和规范，所以，必须将档案管理方式进行合理化，科学地管理工作，提高档案管理工作的效率。要想使档案管理有更好的进步空间，必须转变以往的思想观念，重视档案管理工作的价值。

参考文献：

[1]张宏伟.浅谈新形势下的事业单位档案管理工作的改革创新[J].才智，2020（11）：231.

[2]孙浩.浅谈事业单位档案管理的创新策略[J].办公室业务，2020（20）：131，161.