事业单位档案管理模式的建构和优化分析

陈玉兰

[摘 要]本文主要以事业单位档案管理模式的建构和优化分析为重点进行阐述，首先对事业单位档案管理工作的重要意义和事业单位档案管理模式中存在的问题进行分析。其次从提升管理人员的综合素养、强化档案的组织领导工作、完善档案工作中的硬件设施、构建科学完善的管理制度、在档案管理中引入现代技术、提升档案工作的保密性和提升档案资源的利用效率等几个方面深入说明并探讨，旨在为相关研究提供参考。

[关键词]事业单位；档案管理；管理模式；构建和优化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）08-0064-03

档案管理工作是保证事业单位高效运行的重要组成部分。档案管理是促进事业单位发展的关键因素。即使一些单位已经提升了对档案管理工作的重视程度，但由于单位一直处于不断转型的过程中，管理模式和方法在不断改变，档案管理模式中还存在一些不足，这也是导致事业单位档案管理没有健全体系的主要原因。传统档案管理工作不仅在管理上存在困难，对管理人员也有较高的要求，管理人员必须要具备十足的耐心，才能在面对复杂工作时处于平静心态，认真处理好每一项方案工作[1]。本文针对事业单位的档案管理工作，提出了一些优化建议，以为今后的档案管理工作更好的发展奠定基础。

在经济社会不断发展的背景下，事业单位的档案管理创新工作在科技和管理方面都发挥着重要意义。人才信息中的重要载体就是档案，完善的档案管理可以将一个人在成长中的所有事情，无论是工作表现还是作风品德和政治思想等都记录在内，也逐渐成为事业单位筛选人才中不可缺少的因素。随着互联网的快速发展，档案管理逐渐朝着信息化发展，档案管理中的方式和服务形式也在发生改变，将网络技术融入档案管理，实现开放交流模式，将信息开发与服务进行有效融合，符合当今社会的时代发展趋势。事业单位的档案管理工作、创新工作是促进事业单位进步的重要前提，习总书记早在浙江工作时指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”可见，档案管理工作是事业单位中不可或缺的重要环节，更要在管理模式上与时俱进，在不断创新中完善档案管理工作。

（一）管理人员素养有待提升

档案管理工作本身就具有一定的专业性和技术性，这也决定了在档案管理工作中的工作人员要具备较高的综合素养。在很多事业单位的档案管理工作中，一些管理人员并不具备较高的专业技能，如归档不齐全、服务不到位、履职不清楚、依法不作为、新技术不掌握等等，有的还经常会出现一人多岗的情况，在工作中经常需要处理一些与工作无关的琐事，在工作中仍然采用传统的工作方式，不仅在管理上存在一定难度，也在一定程度上影响了档案管理工作的效率和准确度，这也是一直不能提高档案管理工作实效性的主要原因。

（二）事业单位对档案管理工作缺乏重视

很多事业单位并没有给予档案管理工作过多的重视，领导也并没有对档案管理有较深的意识，不仅是在资金和政策方面，在技术方面也没有更多的投入。现阶段，很多事业单位的领导对档案管理工作的理解还停留在表面，认为仅仅是对一些信息的整理、储存和抄写，并没有太多实质性的意义，也没有将其作为工作发展的重点之一[2]。一些单位认为在档案管理工作中只要做好信息外调和信息不外泄等工作，保证档案信息不丢失，其余都是一些不重要的事。所以，在很多事业单位中的档案管理工作都仅仅是纸上谈兵，并没有将真正的有效措施贯彻落实到实际工作中，导致在档案管理工作中出现进展被动和缺乏成果等情况，无法有效促进档案管理工作的发展。

（三）缺乏完善的档案管理硬件设施

大部分事业单位在档案管理工作硬件设施建设中并不完善，就连一些配合完成日常工作的简单设施都不能达到标准，更不用说在档案中熟练地运用信息技术。甚至在档案管理室存放一些杂物，更没有标准存放档案信息的柜、架等设施，也缺乏防火、防潮等有效措施。另外，在需要对档案进行调阅和查访时，缺乏科学的现代化检测方式，造成大量不必要时间的花费，更严重的是一些事业单位都不能保证档案的完整性[3]。

（四）档案检索效率低

現阶段的档案管理工作中有关信息检索的方式主要包含以下两种：一种是手工检索；另一种是计算机检索。传统的手工检索方式，不仅给工作人员带来较大的工作量，也在工作中会存在一定的不准确性。此外，这种方式的检索速度还很慢。由于一些信息档案仅仅是编制目录，这就给手工检索中带来了更大的困难，不仅浪费了时间，耗费了人力，不能促进档案管理工作的有效开发和利用。

（一）提升管理人员的综合素养

定期对档案人员的专业技能进行培养，才能让档案管理工作在事业单位发挥其真正作用。档案管理人员为档案和利用者之间搭建了一个有效的桥梁，专业素养和能力的强弱会直接影响到事业单位的整体形象和发展[4]。因此，想要档案管理工作变得更加科学合理，促进档案事业的可持续发展，就要重视对档案管理人员素养的提升。要提升对档案人员的标准要求，不管是在专业素养方面，还是在技能操作水平方面，事业单位都要定期巩固管理人员的基础知识，促使管理人员严格要求的言行和工作水平。一方面培养工作人员对档案管理工作的热爱，发挥主观能动性；另一方面，促进工作人员树立学习理念，有针对性地学习《档案法实施办法》和《档案法》中的一些相关法律和重要方针政策，积极踊跃参与到不同的学习教育活动中。另外，事业单位可以定期开展培训考核，这样不仅能夯实档案管理人员的专业技能，还能检验开展培训的效果，最终确定将那些综合素养高、忠诚担当、知识渊博、创新协调共享能力强的人选为档案管理负责人，为事业单位档案管理工作发展建构人才基础。

（二）提升思想认知，强化档案的组织领导工作

事业单位领导班子成员要意识到档案管理工作在单位中的重要性，给予档案管理工作更多的关注，也要将其作为事业单位发展的重要工作。科学定编定岗定职责，单位主要领导要率先垂范，分管领导对档案工作全面运行发挥好保障支撑的作用。在事业单位中可以专门建立管理档案管理组织，由单位领导作为组长，重要组员就是在档案管理中的工作人员，可以在档案管理中遇到困难时，提供更好的解决办法。事业单位也要定期开展对档案管理工作的监督和审查，为档案管理人员指导正确的管理方向，这样才能在发展中不断发现管理中的一些不足，及时采取有效措施健全管理机制。考核与监督作为管理中不可缺少的環节，能够促进档案管理工作更加科学化和制度化[5]。

（三）完善档案管理工作中的硬件设施

档案管理中的硬件设施是开展档案管理工作的重要基础，不断完善硬件设施才能保证档案管理工作的顺利开展，因此，担任档案管理的负责人要积极与单位领导进行沟通，不仅要定期针对原有设备进行检测和完善，更要不断投入一些先进的硬件设施，尤其是有关信息档案储存的信息OA系统和一些相关的档案管理软件[6]。比如档案管理工作中的归档方面，通过软件比对进行归档文件的漏归检测问题；档案价值、档案开放的初选可采用软件来辅助鉴定，档案调卷可用智慧机器人替代，保证在第一时间寻找到所需要的档案资料。同时，也要增设专门的档案室，如防火、防潮和防盗等，针对一些重要的保密档案可以采取铁质档案柜进行存放，并设置严谨科学的密码和使用原则；进一步完善档案室管理工作，要对室内的空调、杀虫等专业设备进行日常维修管理；进一步规范档案工作中的档案室和档案管理人员办公室，在档案管理中的查档室设置独立空间，避免与工作内容和区域混杂在一起，保证在档案管理工作中的安全性，确保档案管理工作的效率和质量。

（四）构建科学完善的管理制度

健全的档案管理制度是确保档案管理工作质量的关键，维持长效管理机制，才能确保管理人员遵循管理制度展开工作，结合事业单位的发展方向和前景，设置合理、规范的制度要求。在设置档案管理制度过程中，要遵循实用、简明等特点，注重在实践操作过程中的可操作性，致力于提升档案管理工作的效率，才能充分实现档案管理制度的重要意义。培养管理人员在制度中树立正确的工作意识，若在工作中出现档案的破损情况，要依据法律实施正确的处理方式，避免给事业单位带来一些麻烦，减少对事业单位产生的影响。第一，建立档案接收整理制度。在档案管理部门接收档案资料时，需要针对档案资料的质量进行严格检查，在符合立卷归档相关规定之后，再按照程序完成移交手续；管理人员需要及时对档案进行保存、编号和加盖归档章等，可以依据档案类别和年度完成规律性存放。第二，设置立卷编目与装订制度，在立卷编目过程中需要注意的是，要确保页码、目录严格遵守封面列项的规范性，再实现统一标准的立卷编目模式。整个装订过程，首先要检查材料是否完整，绝对不能将文件中的文字装订到线内，在装订之后要立即完成封签焊接，并将立卷人的名章盖在档案上。第三，构建完善的档案查借阅制度。在借阅规定中要明确可以借阅的范围，不能将档案借阅到外单位，以此保证档案信息的完整和安全性。在借阅之前，需要走正式的借阅审批流程，必须带有领导签字盖章的档案借阅申请函或查阅介绍信方可借阅，档案工作人员要与借阅人明确表明需要归还的日期，需要保证档案不受到破坏，若档案遭受损坏需要承担一定的责任。另外，针对管理人员要设立明确的奖惩制度，也可以在管理制度中引入竞争机制，保证管理人员在工作中的公平性、平衡性和积极主动性[7]。

（五）在档案管理中引入现代技术

近几年，在信息技术的迅速发展中，计算机已经广泛应用到人们的生活和工作中，让人们的生活更加方便快捷[8]。在事业单位的档案管理工作中也要适当引入信息技术，实现信息化模式管理工作，在档案管理中融入信息技术手段已经逐渐成为档案管理工作的整体发展趋势，事业单位领导需要高度重视此工作。事业单位可以构建专门的科研档案信息系统、财务档案管理信息系统，以及重要的资产管理信息系统，在信息技术的稳定支撑下，推进档案信息化，使得信息传递更具准确性、实效性[9]。随着信息技术的快速发展，事业单位也要添加更专业的现代设备和管理系统，采用文件扫描的形式，更好地实行条目录入与办公系统之间的衔接工作，将档案管理工作中的归档、检索和统计等各个环节进行整体管理，进而展开分权限的网络管理工作，加强档案的查访和检索工作，促进电子文件与电子档案管理的有机融合，从而形成标准的档案数据库，使档案信息管理工作发展得更加信息化，从整体上有效提升档案管理水平，实现档案信息资源信息共享的最大化。

（六）提升档案工作的保密性

事业单位档案管理工作的保密性非常重要，在一些相关文件中针对档案管理工作的地点选择和建造有严格的要求，需要构建单独的办公室、档案室及库房。管理人员不仅需要有专业素养，更要在管理工作上具备保密性和服务性，在工作上要保持正派作风，具备较强的责任心，在工作中要保持终身学习，不断吸收和学习更多先进的管理理念，并意识到档案管理工作保密的重要性。为提升档案信息的安全性，就要采用多样化的保护手段，可以从预防和控制两方面入手。信息技术的发展，在给档案信息带来危险的同时，也带来了全新的防护先进手段，如防火墙设置，针对档案信息调取人员的安全识别，可以利用信息验证、电子签名和身份核实等方法，强化对档案信息的保护作用，进而设置严格的访问权限，将一些不法分子阻挡在档案防火墙外，防止其窃取重要的档案信息[10]。工作人员需要定期针对防护系统进行维护，及时发现档案防护系统中存在的问题。

综上所述，档案管理不仅对单位中的不同工作人员有全面的信息记录，更记载着单位的整个发展历程，需要单位领导从管理和制度等各个方面提高档案管理工作的水平，不仅需要提升档案管理人员的能力，更需要单位领导重视这项工作。深入了解档案管理工作的真实意义，不仅要从管理观念上进行转变，更要在管理模式和方法上进行创新，对档案管理人员提出更高的要求，从根本上做好档案管理工作。

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[2] 李宝全. 事业单位档案管理模式的建构和优化探讨[J].办公室业务，2016（05）：80.

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[7] 王骏，栾婕. 事业单位档案信息化建设问题及优化方式解析[J]. 山东档案， 2020（03）：69-70.

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[9] 程雪娇. 如何优化事业单位档案管理制度分析[J]. 中国战略新兴产业：理论版， 2019（05）：1-2.

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