国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策

牛海涛

[摘 要]与传统的档案管理方式相比较而言，档案数字化建设具有很明显的优势，不仅能够有效弥补传统管理的不足，而且还能提升档案建设的效率，为国企的发展提供有效的信息资源。目前，在国有企业内部建设中，数字化建设还面临一些问题，这些问题直接影响到档案数字化建设的效果，因此，有必要对数字化建设中存在的问题进行深入剖析，提出优化的对策，促进国企的健康、可持续发展。

[关键词]国有企业；档案数字化建设；必要性；面临；主要问题；解决对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）10-0022-03

档案数字化是时代发展的产物，国企在发展的过程中也应该顺应时代发展的潮流，不断强化档案数字化建设。国企的档案内容较多，如果仅靠人力来进行管理，不仅会耗费大量的成本，而且很难保证管理的有效性[1]。基于此，为了提升档案管理的水平和质量，就有必要实现文件一体化、无纸化办公。目前，国企在档案数字化建设中还存在许多问题急需完善，在开发和建设的过程中应该重视主要问题，并结合实际情况，不断调整和优化建设的方法[2]。

加强国企档案数字化建设很有必要，首先，能够对档案起到很好的保护作用。传统的纸质档案一旦被破坏就会造成不可逆的后果，数字化档案管理能够有效保护原件内容，且还可以储存备份，就算文档丢失，也还有备份文档可以使用[3]。其次，能够集中对档案进行管理。数字化的档案可以通过光盘、硬盘等载体来进行储存，方便工作人员集中查询，不仅节约了查询的时间，而且还能够在较短时间内查询到所需的内容。与传统的纸质档案管理相比，数字化档案管理具有很明显的优势，将有关内容转换成文本格式后，就可以实现在全文中搜索，提升了检索的准确率。档案人员只需要输入关键词就能快速地查找到所需的内容，并可以在线使用文档[4]。最后，提高档案的服务水平。使用人员可以依据自身的需求来合理有效地利用档案，打破了空间和时间的限制。鉴于数字化管理的重要性，国企要重視推动档案管理向着数字化、信息化、智能化的方向发展，提升档案的服务水平，更好地为国企的发展服务[5]。

（一）对档案数字化建设的重视度不够

国企内部对档案数字化建设还没有引起足够的重视，不仅没有完善的管理制度作为支撑，而且在管理的方式上也比较落后。没有明确的管理责任，这对档案数字化建设造成了严重的阻碍，致使数字化建设工作的进展十分缓慢。再加上对软硬件设施投入的力度不够，企业没有依据数字化建设的实际需求来购买相应的电脑、扫描仪设备[6]，并且也没有及时更换老旧的设备，导致现有的设备与实际建设需求不相符，直接影响到档案数字化建设的效果。一旦软硬件设施不齐全，就会影响到档案数字化建设的进行。而设备质量不佳，在传输的过程中就很容易出现数据资料丢失的情况，一旦数据丢失就会对整个档案数字化建设造成不良的影响。

（二）建设的技术力量薄弱

档案数字化建设对操作人员的技术要求很高，只有操作规范才能发挥出数字建设的真正意义。但是，从目前的实际情况来看，国企非常缺乏档案数字化人才，很多档案管理人员的专业技能水平并不高，有时甚至会身兼两职[7]。再加上工作经验不足，在工作中经常会出现错误，且在操作中也没有按照相关规范要求执行，经常出现数据重复的问题，影响到数字化建设的效率。为了发挥出档案数字化建设的最大价值，需要建设档案管理的大数据平台，利用先进的硬件设施和软件设施，并结合互联网技术来整合和利用各项档案资料。但是由于技术力量比较薄弱，致使档案资源的利用效率并不是很高，档案数字化建设的水平还比较低[8]。

（三）安全问题突出

在档案数字化建设中安全问题频发，移动硬盘或是光盘等辅助设施的安全性不足，特别是在档案传输过程中没有考虑到传输的安全性。档案数字化需要通过网络技术来进行传输，如果没有及时安装防火墙等设备，在传输时很有可能被不法分子盗取，威胁到档案数据的安全。再加上存储的硬件设备没有办法抵抗外力的影响，一旦遭遇到自然灾害时，就会出现存放资料丢失或是破坏的情况，对企业造成严重的损失。如果技术人员在安全维护方面力度不够，也会造成系统中数据丢失的情况，而且很难恢复，严重情况下还会造成管理系统崩溃。这也是导致档案数字化建设水平比较低下的原因，因此一定要对安全问题引起足够的重视。

（一）重视档案数字化建设

要想顺利、有效地进行档案数字化建设，国企就应该重视这项工作，加大这项工作的宣传力度，让企业内的所有员工都能正确认识档案数字化建设。首先，建设档案管理制度。要改善现有的管理制度，将数字化的建设目标与国企的发展目标相结合起来。同时，要完善档案管理的运行机制，明确档案数字化建设的管理标准，特别是要细化数字化档案管理的内容，将具体任务落实到个人。在日常的管理中，也要提高技术要求和安全规定，特别是档案的原始资料要加强保管。其次，加大资金投入的力度。档案数字化建设离不开软硬件设施的支持，国企要做好发展规划工作，要在经费中抽出一部分用来建设档案数字化。增设专项的档案数字化管理资金，并将所需的经费纳入到国企的预算体系中来，要配备各种专业的设备，包括扫描仪、移动硬盘和光盘等，并且还需要配备有管理系统的配套设施。根据建设的实际需求，不断对系统进行更新升级，以此满足档案数字化建设的实际需求，确保档案数字化建设的工作能够顺利推进。国企应该结合自身发展情况，构建出适合自身情况的管理平台，并将办公系统与档案管理系统结合在一起，实现真正的文档一体化。同时，软件开发部门要配合好档案管理部门的工作，在必要时对管理系统进行完善和更新。还需要注意的是，为了发挥出档案管理人员的主观能动性，有必要建立完善的奖惩制度，对表现好的员工予以奖励，以此增强档案管理人员的责任感和使命感。

（二）提升建设的技术性

档案管理人员技能水平的高低直接影响到档案数字化建设的效果，基于此，需要加强对档案人员的培训工作，打造出一支高水平、高素质的档案管理队伍，更好地服务于档案数字化建设工作。在必要的情况下，可以从外引进专业的档案管理人才，给档案管理队伍注入新鲜血液。同时，加强培训的力度。要定期组织培训活动，在培训中应该要重点讲解信息技术的应用，确保所有的档案人员都能熟练掌握各种计算技术和多媒体技术，提高工作的效率。档案人员自身也应该加强学习，不断学习新的理论知识和技能知识，不断丰富自身的工作经验，能够准确熟练地整理和保存档案信息，确保档案信息的完整性、准确性。最关键的是，在实践中也要按照规范要求操作，将各项档案管理措施落实到位，特别是在档案资料录入的过程中，一定要仔细核对，确保录入的信息准确无误。要对其他国企进行走访调查，吸取其他国企的经验教训，并结合自身实际情况，不断提升建设的技术水平。可邀请专家来对数字化建设项目的关键业务操作进行指导，确保档案人员能够掌握清楚项目建设的专业知识，熟练掌握清楚档案数字化项目建设的重点方法。最为重要的是要加强对相关技术的指導，不仅要掌握关键技术的理论知识，还要能将理论知识应用在实践中，通过不断的反复练习，提升文件扫描技术以及文件存储技术的水平，为推动档案数字化建设作出努力和贡献。

（三）解决好建设的安全问题

在档案数字化建设的过程中经常会遇到各种各样的安全问题，如果不多加防范就会出现诸多的安全风险问题，威胁到档案资源的安全。国企应该重视网络安全监督的工作，要选派专人加强对网络系统的管理和维护，一旦发现档管理系统存在漏洞，要及时修复，以免被黑客攻击。一定要从源头解决安全隐患问题，为档案数字化的安全稳定建设提供保障。要在安全管理中加大资金投入的力度，为安全监督工作的顺利开展提供支持。同时，要构建完善的安全责任制度，加强监督档案数字化工作的流程，尽量避免出现文件丢失的情况。一旦发现问题，要能够及时追责。提高档案人员的警惕性，尽量避免在工作中出现不规范操作的行为。系统的安全维护人员要定期对系统进行检查，及时查杀病毒。最关键的是，要做好档案信息的备份工作，并对档案信息进行加密处理。在操作中一旦发现有安全隐患，要及时处理，或者寻求专业人员的帮助，确保档案管理系统始终处于正常运行的状态。还需要强调的一点是，对于档案管理的计算机一定要做到专管专用，尽量不与外部的网络进行连接，落实好各项安全管理措施。

为了提高档案资源查询的速度，有必要建立网络共享服务平台。在该平台，档案人员能够迅速查找出所需的档案资料。为了维护平台的稳定，防止文件资料丢失，应该聘请专业人员来对系统设备进行维护和更新。可以使用各种加密技术，比如传输加密技术、访问加密技术和密钥技术等，避免信息遭到泄露。在网络安全防护中，应该要合理使用防火墙技术和杀毒软件，以免信息系统受到外部的攻击。国企应该要及时更新信息系统，不断提升系统的采集和储存功能，确保系统能够容纳更多档案的资源。最关键的是，应该要按照档案资料的不同等级来设计密级，利用分类加密的方式来确保档案信息的安全性。在访问时应该设置访问权限，以此规范档案人员的使用行为。在资料的查阅过程中应该要依据不同用户的身份来进行权限的设置，在访问数据库时应该要按照审批流程执行，避免出现违规操作的行为，也能够在很大程度上避免信息被窃取。需要注意的是，如果需要与外包公司进行合作，要选择有资质的外包公司，并且要明确规范外包业务的流程。外包公司不得泄露任何的有关信息，一经发现，要受到严重的处罚，以此才能确保档案资源的安全。

在档案数字化建设的前期应该做好准备工作，要按照要求对档案信息进行查缺，对于缺失的信息资料应该要及时补齐，并完成一系列的归档整理工作，不断加强对档案资料的数字化加工。将档案资料录入到信息系统中，应该保存好档案原件。同时，要建立档案数字化管理室，控制好管理室的温湿度，并做好防火、防盗的保护措施。在必要的情况下，可以开发出适合国企发展实际情况的专用软件，并依据不同功能的需求来实施档案采集、管理和查询工作。总之，在国企内部实行档案数字化建设对国企的发展起着积极的推动作用，利用网络技术能够实现高效的传输效果，实现档案数据之间的快速交互，使档案信息系统中的各个模块都能发挥出自身的效用，在高速运转中实现数据共享，为国企的发展提供有效的信息资源。

目前，国企档案数字化建设中面临的主要问题有：对数字化建设的重视度不够，建设的技术力量比较薄弱，并且安全隐患频发。为了解决这些问题，国企应该在档案数字化建设过程中就重视这些问题，并提供各方面的支持；同时，要注重技术培训，提升档案人员的操作技能水平；还需要注重安全问题，提前做好风险预防措施，尽量避免出现安全问题，以此才能在国企内部全面开展档案数字化建设的工作，在建设中把握好关键内容，推动国企向着更加规范化的方向发展。

[1]葛莎. 国有企业数字化档案建设相关问题探讨[J]. 卷宗，2019（09）：132-134.

[2]蹇媛. 对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J]. 卷宗，2021（11）：113.

[3]魏薇. 企业档案数字化建设的实践研究——以西北某大型国有煤炭企业档案数字化建设实践为例[J]. 企业文化（中旬刊），2020（01）：192+206.

[4]汪月. 国有企业档案信息化、数字化建设思考与对策措施[J]. 消费导刊，2021（08）：165.

[5]赵越. 大数据背景下国有企业数字档案馆建设研究——以C公司为例[J]. 兰台世界，2020（11）：69-72.

[6]邵姝艺. 优化国有企业档案信息化建设的策略分析[J]. 卷宗，2018（04）：65.

[7]古艳. 从全国干部人事档案专项审核工作看国有企业干部人事档案管理存在的问题及对策[J]. 企业文化（下旬刊），2019（06）：225-226.

[8]俞伦祥. 网络和信息化体系下大型国有企业档案图书工作的转型[J]. 卷宗，2020，10（20）：181.