基层档案管理信息化建设研究

2022-06-16 00:50康国红
管理学家 2022年10期
关键词:完善制度高效率专业性

康国红

[摘 要]随着时代的发展,信息化已經渗透于各行各业,档案管理也在时代的要求下走向信息化。当前基层档案管理信息化已经开始应用于各种档案管理机构,也都取得了不错的效果。但是整体档案管理信息化过程仍存在一定的问题,使其建设进程发展较为缓慢,通过一些有效措施来加快基层档案信息化建设势在必行。本文提出了基层档案管理信息化建设的重要意义,通过分析档案管理信息化目前存在的问题,提出了相应的解决措施,包括:完善档案管理信息化制度、加强档案管理信息化的设备和技术以及提高档案管理人员的业务能力,以此推进基层档案管理信息化的建设工作。

[关键词]档案管理信息化;完善制度;高效率;专业性

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-1722(2022)10-0052-03

(一)有利于满足客户的需求

在信息化时代,大家每天的工作、生活压力都很大,时间又安排得非常满,已经习惯了用网络解决问题,网购、外卖等都是解决客户需要上门的问题,而传统的档案管理方式,客户要想储存、调查档案都是需要上门解决的,甚至还存在客户好不容易挤出时间到相关档案机构办理业务,还会出现因为手续不齐全、今天不办理这项服务等各种各样的原因白跑一趟的情况,所以传统的档案管理并不能满足客户的需求。基层档案管理信息化就可以更好地满足客户的需求,利用现代化的信息技术,可以让客户在家就能享受到既便捷又高效的服务。

(二)提高档案管理人员的效率

档案信息化管理不仅能为客户提供方便,也能够为工作人员提供便利,进而提高工作效率。传统的档案管理方式需要工作人员在收到档案时逐页逐字地核对相关信息,签字盖章,将纸质版档案放在专门的存储柜中。当需要调出档案时,工作人员需要进行翻找查阅,这大大地增加了工作时间和难度。档案信息化管理一方面可以让工作人员能够更加快速、准确、高效率地查找所需的档案,另一方面利用信息技术办公,能够大大提高工作的条理性,使工作能够更加有序地进行。

(三)提升档案管理的安全性

档案管理信息化在很大程度上能够提升档案管理的安全性,对比传统的档案管理方式,信息化管理不需要将档案放在防火、防潮、防盗等特殊位置,不需要将其分类、分时间摆放整齐放在柜子里面锁起来,只需要在系统设备中进行加密和相应的技术保护即可。同时,传统形式的纸质版档案还不能轻易拆封,不能随意修改等,一旦由于一些不可抗力导致损坏,是比较难处理的,但是信息化管理就不需要考虑这一点,从根本上提高了档案管理的安全性[1]。

(一)档案管理信息化制度不够完善

基层档案管理信息化制度不够完善体现在多方面。首先是对工作人员管理机制不够健全,虽然档案管理机构要求工作人员进行档案管理信息化,但是却没有细化工作人员的工作流程、工作规范,对于工作人员的工作没有提出具体的准则,没有制定相应的管理制度,导致工作人员工作缺乏方向和积极性。其次就是档案管理机制不够全面,电子档案怎么归档、信息如何储存管理、文件的保管期限等没有一个标准的操作机制,也就是工作的规范性不强,容易出现虽然都是做一样的工作,但是可能各有各的途径和方法,造成信息混乱的局面。最后是安全制度不够完善,由于基层工作人员并不精通计算机,所以对计算机的安全问题知识较为欠缺,如果档案被病毒攻击,又没有及时采取安全措施,就很有可能造成不必要的后果,给档案管理信息化建设造成困难。

(二)档案管理信息化设备和技术较为落后

档案管理信息化的设备和技术是信息化管理的基础,但是现阶段我国基层档案管理的信息化尚不完善,一些管理部门的设备也不能够满足实际工作的需求,为此在信息化办公的过程中还需要借助传统的档案管理方式,这降低了工作效率。档案管理机构基本都配备了计算机,但是有些计算机的设备陈旧或者网络过于卡顿,导致工作起来非常缓慢,或者是有些计算机的版本不够高,导致有些软件无法安装操作。此外,在档案录入时,有的需要通过扫描纸质版的方式将信息转化为电子版,这就需要特殊的电子设备或特别的软件进行处理,但是有些机构由于资金不足或者对于档案信息化管理不够重视等原因,造成设备和技术较为落后,无法提高工作效率[2]。

(三)档案管理人员能力有待提高

档案管理人员的能力、态度等问题是日常档案管理机构最常见的。一些工作人员对于档案管理信息化的建设不上心,对于信息化建设不够重视,往往在客户有需求的时候表现出事不关己、不用着急的态度,拖慢了工作进度,也正是这种不积极的工作态度,造成基层档案管理信息化建设十分缓慢。此外,一些档案管理人员的水平还有待提高,管理档案看似是一件比较简单的工作,基本会操作计算机就可以了,但其实不然,很多没有受到过专业训练的人员,由于缺乏档案的管理能力,接受新内容较慢,在传统的档案管理方式中走不出来。或者由于对计算机的使用不够熟练,导致档案的准确性和安全性得不到保障,工作效率也比较低,档案信息化进程发展较慢。

(一)完善档案管理信息化制度

1.建立规范的管理机制

档案管理机构设置规范的管理制度是信息化建设必然要做到的。在员工管理制度方面,机构应该严格细化员工工作准则,工作过程中严格按照员工守则进行,在录入、抽调档案时也要按照管理机制中的细则严格操作,根据员工工作情况进行合理的奖惩。成立专门的档案管理信息化建设部门,并给部门配备办公区和设备。另一方面是设置严格的安全管理制度,由于档案管理信息化需要在计算机上进行,但工作人员对于计算机的了解仅限于日常工作常用到的内容,对于处理安全问题的能力还有待提高。机构应成立专门的安全管理部门,定期巡查管理人员的工作、检查计算机内档案情况,如果发现计算机遭受病毒等威胁,应及时进行补救[3]。同时,每个管理人员都要在自己的计算机上设置密码,密码除了安全管理部门知道外,不得告诉其他人,以防由于计算机发生安全问题导致档案丢失的情况出现。机构和管理员工档案系统需设置备份档案,个人计算机上不允许私自建立文件夹,而是要放在服务器的共享文件夹内,以免资料丢失。

2.统一档案管理标准

档案管理工作的不统一、不规范是阻碍基层档案管理信息化建设的原因之一。如果每个档案管理机构都能做到统一的管理标准,那么查阅、翻调档案工作就会更高效率。首先,需要信息化建设部门做好统一的档案管理规范操作,下发到每一个涉及档案管理的部门,并监督各个部门严格按照规范条例工作。其次,每个档案管理机构内部也要做好管理标准的统一化。例如,所有的重要资料都需要做好备份,管理的档案要放在共享服务器内,不能私自建立文件夹等。把需要归档的档案打上相应的标记,将在办理过程中遇到的情况随时记录在相应的文件内,办理完毕的档案要在规定期限内进行归档,把带有归档标识的档案进行分类放置。每份档案都要有必须填写的目录和编号等方便查找,如姓名、责任者、文件号、位置、管理日期等内容。归档的档案要定期抽查一次,发现问题要及时补救。如果有特殊情况需要销毁档案,需要经过档案管理机构鉴定小组、分管领导批准,核实要销毁的档案内容和原因,做好销毁经手人的记录。

(二)加强档案管理信息化的设备和技术

1.加大对档案管理信息化的硬件设施资金投入

加大对档案管理信息化硬件设施资金的投入,是推进信息化建设的基本条件。要想真正推进档案管理信息化建设,必须要有符合工作需求的设备和技术,要加大对硬件设施的资金保障。档案管理信息化所必备的设备是计算机和扫描仪,这两件设备的开销是比较大的。当地政府可以出台相关的政策支持,例如档案管理机构在置办设备时可到专门的地方,享受优惠的价格,或者适当地拨款给档案管理信息化建设机构。同时,各机构内部应当划出一部分的预算比重,专门供推动档案管理信息化建设使用,并规范设备采买人员的采购行为,不得在采购过程中出现违规现象,以尽可能节约开支为目标采购好的设备。在专业设备购买方面,可以聘请专业人士,由其帮忙进行采购和安装等工作,以确保设备的匹配度。在设备置办好后还要定期地对设备进行检查和维护。设备维护是十分有必要的,是能够正常进行工作的保障,在设备维护上也要有一定的资金投入[4]。如果资金有限,也可以出具证明向相关部门寻求资金帮助。

2.提高技术、争取实现档案管理自动化

计算机网络技术是档案管理信息化建设的必备技术,也是提高档案管理工作效率的关键。相关管理机构不只需要在硬件设备上进行资金投入,在专业技术上也应当加大投资力度。比如,在档案管理过程中需要建立必备的数据库,而数据库的建立离不开资金的支持。另外,为了保证数据库的安全,防火墙等安全技术的使用也需要进行资金投入。在人力方面,由于档案管理信息化建设所需要的专业性技术可能是现有档案管理人员没有的,因此就需要聘请专业人员来提供技术支持和教学,这些资金的投入也应该纳入档案管理工作的预算考虑范围内。档案管理自动化是档案管理信息化建设的最大目标。当档案能够实现自动化管理时,将节省大部分人力,大大提高档案管理的效率,所以在这条实现自动化管理的道路上,投入适当资金是很必要的。当地政府也可以视情况给予档案管理机构一定的支援,比如鼓励倡导专业人士到管理机构进行技术上面的帮助和教学等。

(三)提高档案管理人员的业务能力

1.提高管理人员对档案的重视度

档案管理人员的工作态度和能力直接影响了档案管理信息化的发展情况,因此务必要提高管理人员对档案信息化建设的重视度。档案管理机构应当就档案管理信息化建设对管理人员进行定期培训,宣传信息化建设的思想以及信息化建设带来的便利。管理部門的领导也要以身作则,带领工作人员以最大的热情投入到档案信息化管理建设工作中去。同时,档案管理机构的管理人员应具有危机意识和竞争意识。在档案管理信息化建设中,实行优胜劣汰的原则,明确规定:在信息化建设的过程中,对其缺乏重视、态度不端正的给予相应惩罚,严重者可直接开除;在工作中表现优异的可晋升管理层。这样可以增强档案管理人员的竞争性和危机意识,提高其对档案管理信息化建设的重视度,使档案信息化建设工作更加快速、有效率地进行。

2.提高管理人员的专业性

对于档案管理人员来说,光有态度是不够的,还需要有实际的工作能力。在传统的档案管理中,不需要过多的计算机等设备,所以对于管理人员来说,档案管理信息化确实是一个比较大的挑战。档案管理机构应该加强对管理人员的培训,定期开展学习工作,要求全体管理人员都要学习计算机操作知识以及档案管理流程等知识,并定期对学习成果进行检验,举办信息化管理实操大赛,根据比赛成绩以及平时工作的能力表现,按照实际情况给予一定的奖金奖励。如果机构内部条件有限,可以专门聘请专业人士来机构对档案管理人员进行指导,以提高档案管理信息化建设的工作效率。各档案管理机构之间还可以组织座谈会、交流会等联谊活动,让各个管理部门、管理人员之间进行工作上面的交流和分享,取长补短。档案管理机构还可以鼓励员工自行学习相关档案管理知识以及计算机技术的内容,机构可予以一定的资金帮助和支持[5]。另外,政府可以出台相关政策来提高档案管理信息化人员的工资,以吸引更多的年轻人才、专业人士进入到档案管理信息化建设的队伍中来。

综上所述,基层档案信息化建设仍然面临诸多挑战,档案管理机构需要加强对现代化设备和技术的使用和研究,以全新的管理模式对待档案管理人员,加强对员工的专业能力和业务能力的培养,并且以全新的态度和方式去对待基层档案,提高档案管理工作的效率,加快推进档案管理信息化建设,使档案管理工作更上一步,更好地服务于社会。

[1]牟维敏.基层干部人事档案管理中存在的问题及发展建议[J].兰台内外,2021(19):28-30.

[2]袁燕.基层事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业,2021(18):78-79.

[3]周文奎.浅析信息化时代基层档案管理质量的提升与发展[J].商讯,2021(11):181-182.

[4]韦丽阳.基层单位档案信息化建设途径分析[J].城建档案,2021(02):31-33.

[5]许加迎.基层单位档案信息化建设存在的问题及策略[J].办公室业务,2020(16):76-77.

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