制造企业财务共享中心建设的意义及构建策略研究

2022-06-16 01:09楼志勇
时代商家 2022年15期
关键词:财务共享中心制造企业构建策略

楼志勇

摘要:随着经济发展趋向于全球化和国际化,企业的发展也日趋集团化,依据传统的财务管理模式,需要在各个分公司和下属单位设立财务管理部门,然而由于所处区域和核算模式存在差异,无法保证企业财务数据的统一管理,不但增加了企业经营成本,也无法保证数据传递的及时性和真实性。而财务共享中心的建设是解决这一问题的主要手段,在企业财务管理质量的提高中发挥着重要的作用。基于此,本文对制造企业财务共享中心建设的意义进行阐述,对构建的流程进行分析,并提出构建的策略,希望为制造企业的转型和发展提供参考。

关键词:制造企业;财务共享中心;意义;构建策略

随着大数据时代的到来,企业都对自身的经营管理模式进行变革,开始进行财务共享中心的建设,推动财务管理模式的转型和升级,不但实现了企业运营成本的降低,促进了工作效率的提高,也实现了财务数据的共享和调用。企业开展财务共享中心建设是现代企业管理模式创新和升华的具体体现,是业财融合的表现模式,是企业规模化发展的基础,因此越来越多的企业都开始进行财务共享中心的建设和优化[1]。我国开展财务共享中心的建设起步较晚,应用效果有待提高,在运作过程中依然存在着许多的问题,所以对制造企业财务共享中心建设的意义及构建策略进行研究,具有非常积极的指导意义。

一、建立财务共享中心的意义概述

(一)促进企业资源整合

企业财务共享中心的建立,是将企业现有资源在财务管理中进行整合的一种体现。在对财务资源进行全面整合时,企业财务管理也得到了发展。一方面,管理质量和效率得到提高。在共享服务模式下,企业的财务共享中心能够对企业所有部门和下属企业的财务数据进行统一的管理。在这一过程中,因为管理和服务较为集中,可以使下属企业的作业流程更加统一,实现了流程的简化和完善,避免了部门流转、流程复杂引起的效率低下问题,尤其是促进了工作效率的提高。财务共享服务中心可以对下属企业的财务数据进行汇总、整理和分析,能够完成跨区域和跨部门的工作[2]。并且企业在新的区域进行子公司的成立或者收购时,财务共享中心能够立刻为其提供服务。另一方面,促进了服务成本的下降。共享服务是专业的财务管理人员在统筹管理模式下开展的工作,所以管理成本能够得到有效降低。第一,企业能够对专业人才进行统一的管理和使用,减少了人力资源管理中的非必要消耗;第二,能够对企业现有资源进行整合和利用,减少了资源的浪费。

(二)实现对财务工作的动态监督

财务监督和管理是企业财务管理质量的重要保障,是企业财务管理的重要构成环节。企业建立财务共享中心以后,能够有效地促进财务监督管理工作的进行。一方面,集中监管模式。在财务共享服务中心中,能够实现财务数据的统一管理,使得财务管理工作更加的集中和规范,财务监督管控人员能够对财务管理工作进行集中化的监管,第一能够避免财务工作分散引起的监督管理失控情况,减少内部控制风险问题的出现。第二,有效地促进了监督管理效率的提高。第三,为监督管理人员提供了统一的工作平台[3]。另一方面,为监管问责提供了便利。在财务监督管理过程中如果发现风险问题要及时地对责任进行追究,从而避免财务问题波及范围的扩大,促进财务管理质量的提高。在财务共享中心,财务管理工作统一集中进行,所以问责的目标都在中心内部,为监管问责的进行提供了便利,使得財务管理工作更加快捷高效。

(三)降低管理成本,提高管理质量

财务成本控制是制造企业财务管理的重要构成内容,是管理的难点所在。企业此物共享服务中心建成以后,能够使成本管理的质量获得大幅提高。第一,成本管理能够集中进行。服务中心投入运行以后,企业各个下属单位、部门中的各种类型成本都通过共享服务中心进行集中统一的核算和管理,这一模式不但避免了传统核算模式中各个企业、部门核算模式不同引起的核算措施,而且能够避免成本核算中出现多次计算的问题[4]。第二,管理成本的下降。将企业经营中的成本进行集中的核算,是降低企业管理成本的有效路径。通过财务共享中心进行成本管理,能够使成本核算过程中人力成本、资源消耗等得到显著的下降,同时避免了财务管理、信息化系统等硬件设施的重复投资。第三,成本管理变量因素的管理。企业在进行成本管理的过程中,资金、原材料等变量因素的管控十分困难,但是通过财务共享中心的统一管理,变量信息的收集和分析都能够在第一时间完成,为企业制定出有效的成本控制方案提供了数据支持,促进了企业成本管理质量和效率的提高。第四,降低人力成本。实现财务共享以后,财务功能和地域实现拆分,基础核算岗位可以在二三线城市办公,不一定和公司总部在一起,公司总部可以设在一线城市,但是一线城市薪水要求高,另外工作机会多,团队不稳定,财务核算可以规避一线城市的缺点。另外也不一定要和工厂在一起,一般工厂设在城郊,偏僻的大工业区,员工上下班不方便,也不愿意去,同样也造成团队相对不稳定。实现财务共享后,基础核算去二三线城市中心上班,工厂仅保留FBP,总部保留预算、资金、战略分析等岗位,可以用合理的薪酬留住所需人才。

(四)提升会计信息的规范性与真实性

企业财务报告和会计信息,是开展经营管理和财务公开的基础,是企业进行经营决策的重要支撑。在财务共享中心模式下,企业的财务信息质量能够获得大幅提高。一方面,能够使信息来源和报告编制过程集中和统一。在财务共享中心内,各类信息由专业的人员进行收集、汇总、整理和分析,并通过统一的标准和口径进行录入,形成信息集并进行报告的编写。这一模式使得信息标准更加统一,促进了报告编制的规范化提高。另一方面,使数据来源质量得到有效地提高。因为财务共享中心所使用的数据由专门的人员负责进行收集和整理,并且应用了责任管理模式,所以财务数据信息的来源质量能够通过责任管理制度进行约束,财务管理人员在责任意识的规范下进行数据的收集,从而保证了数据的质量和采集的精度。

二、制造企业财务共享中心的构建流程

(一)组建财务共享中心管理团队

财务共享中心建设的顺利实现首先需要制造企业领导者加强重视,由企业财务部门的领导者具体进行落实。财务管理模式的优化和更新,是牵扯到企业各个层面的重要事件,需要对业务部门、财务部门、职能部门的有关资源进行全面的协调,从而保证财务共享中心的顺利建成,仅仅依靠单一部门无法实现既定的目标,所以企业管理层需要加大对财务共享中心建设的支持力度。通过召开企业会议,由财务部门负责人提出财务共享中心的议案,管理层进行讨论审核后授权财务总监负责监督和落实,成立跨部门工作小组,对成员的责任和权利进行明确,依据计划落实财务共享中心的建设,并定期向财务总监进行工作进度的汇报,保证预期管理目标的有序完成。

(二)确定财务共享中心的功能和定位

制造企业要对财务共享中心的功能和战略定位进行明确,对财务共享中心的业务范围进行托扎安,通过业务对财务共享中心的工作进行驱动。假如企业下属单位之间的业务差别较大,并且很难进行对接,在进行财务共享建设时,可以依据流程简化、效率提高、平稳过渡、风险管控的原则进行,将目标放在基础的财务收支和核算业务上,从而满足共享服务和财务管理控制提出的需求,随着共享中心的完善,逐步实现共享范围和业务标准的拓展。

(三)优化信息系统,配备专业人才

财务共享服务中心的建设,需要以信息化系统作为支撑,所以企业要加大信息化系统建设的投入,并配备专业的技术人员。财务共享是以互联网技术、移动终端和电子商务等信息化技术作为基础进行构建的财务管理系统,需要科学合理的信息化系统以及专业人才作为保障。财务共享服务中心的建立,能够将财务管理人员从工作量较大的数据核算工作中解放出来,为他们管理职能的转变提供了空间,财务管理人员要对业务知识和信息化知识加强学习,加强投资、融资、税务筹划、资产审核、客户关系维护等知识的学习,积极的学习银行信贷、客户关系维护等业务部门的工作,将财务管理的职能往业务领域延伸,成为企业发展需要的复合型人才。

(四)财务共享中心落地与运行

财务共享服务中心建设完成以后,可以选择费用报销作为企业日常管理的出发点,首先,要在集团层面对各个部门的会计科目、核算条目、预算和收入支持项目等进行统一,然后以现有的财务系统作为基础进行“预算和报销系统”的建设,由各个部门每月通过信息化系统进行收入支出预算的填写,上报给企业管理层进行审核,由财务部门负责管理。企业进行收支业务的过程中,由经办部门进行收款审批单的填写,经审批后反馈给出纳岗,由出纳进行款项的支付。业务人员还可以通过应收系统进行汇款、票据、销售情况的录入,通过供应链系统进行原料采购、入库单据、发票的填写并自动生成付款单据,在完成审批以后,由系统自动分享给出纳进行收付款,然后依据系统中设定的收支条目自动产生记账凭证,会计人员进行审核后入账,形成财务报表。通过这一系统能够有效地完成收付款业务的线上审批,实现了对预算落实的监督管理。另外,以财务共享系统建设为契机,从全公司视角,围绕财务核算为核心思考公司IT规划,和其他系统能够打通的尽量一起打通,暂时有困难的要留下相关接口。例如费用和投资预算与核算关系、差旅报销与人力资源出差申请的关系、款项支付和合同系统的关系,这些都要梳理清楚,然后做出计划。

(五)财务管理模式转型

财务共享服务中心建立以后,现有的财务管理岗位需要依据企业需求进行转型,将原来的核算会计向管理型和战略性会计转变。在财务共享中心成立初期,企业财务员工不会明显减少,但是随着中心综合能力和业务水平的不断提高,财务人员需求量会显著降低,不但可以节约人工成本,还可以促进工作效率的提高。财务共享中心所能实现的效果是企业从客户端到供应端的管理模式发生转变,使财务处理流程得到简化,将业务核算向业务前端延伸,使企业所有的经济活动在核算系统中得到体现,供应商的筛选、款项的支付和审批等环节都能够通过共享中心完成,使财务管理人员无需直接进行参与。

三、制造企业财务共享中心的应用措施

(一)以业财融合为财务管理模式

财务共享、财务业务和财务战略之间存在着互相影响和互相促进的联系,三者只有紧密配合,才能保证企业健康稳定地运行,然而当前许多制造企业财务共享中心运行的流程与企业的业务流程之间存在分离的情况,无法保证业务和财务的有效融合,影响了企业的可持续发展,所以企业的财务共享中心需要与业财融合体系进行对接。首先,业务人员要发挥其技术特长,在业务进行中通过专业知识对具体效果进行预测,并对业务流进行动态监控,从而保证业务流程设计与企业的需求、核算主体、业务范围调整等相匹配,更好的掌握企业运营中的各项指标。其次,在财务共享中心与业务财务实现有效融合以后,通过信息化平台可以更好地进行数据的核算与分析,实现业务和财务数据的动态分享和调用,便于各个部门进行讨论和参与,使企业经营效率大幅提升,保证了财务战略跟企业发展战略在空间和时间上的平衡。最后,企业要对自身的财务和业务流程进行优化,依据业财融合的原则,对具有较高同质化的业务进行整合,构建电子档案管理系统、账目申报管理系统、风险管控系统等,使企业财务管理流程更加的规范化和标准化,促进企业业财融合水平的提高。

(二)对财务共享流程进一步优化

制造企业在不断的发展过程中,线上和线下交易也更加的集中化和多元化,在每天的经营过程中会产生大量的业务数据,企业需要对财务共享流程进行优化,促进平台工作效率的提高。一方面企业要加强对互联网技术的应用,将ERP系统、大数据技术等引入其中,將数据编码和口径进行统一,对财务数据进行全面的整合,对财务信息进行集成和分享。同时,要对可能出现的风险问题进行备案和警示,在出现时节约审批时间和成本,使财务共享中心不断的完善。另一方面要加强对常规业务的关注,尤其是业务量较大、手续复杂的业务,要构建自动化一站式处理流程,避免人工方式进行审核和判断造成的核算误差,使核算的准确性得到提高。比如,企业可以对发票影像扫描系统进行更新,使其能够完成智能扫描,

可以对数据中的关键信息进行自动提取,对重复报销、过期报销等违规问题进行警示,实现税务风险的有效规避,推动财务共享流程的优化。财务共享流程的优化受到了越来越多制造企业的重视,许多结合开采、加工和销售业务的企业都开始进行流程优化,希望实现效率的提高和风险的规避。企业通过财务共享中心的优化,对财务会计流程进行重建,能够有效地提高财务会计处理的效率和质量,通过集中化、规范化和流程化的财务数据处理模式,为大规模先进工作方式的应用奠定了基础,促进了企业工作效率的提高。

(三)建立线上考核与反馈机制

财务共享中心是一个工作流程规范且分工十分明确的系统,企业管理者和工作人员的水平不但是平台有效运行的基础,也对企业稳定健康发展存在直接的影响。为了充分利用人才优势,企业要结合自身经营状况,构建起线上考核与反馈机制,并覆盖到企业的所有经营范围当中,对管理层和基础员工的专业知识和业务水平进行了解,在考核与反馈中促进他们综合水平的提高。企业通过绩效考核,能够筛选出与企业岗位职能不匹配的员工,从而将他们调离岗位,并且利用线上考核与反馈机制,能够使企业员工积极的学习互联网技术和财务共享中心的有关知识,能够为财务共享中心的优化奠定基础。作为企业财务共享系统运行的辅助措施,考核反馈机制的作用不断凸显,受到越来越多企业的关注。企业应当加强对员工综合能力提升和后备人才培养的重视,以业务流程优化作为驱动对财务共享中心运行的实际效果进行分析,找到中心优化的具体路径,建立完善的内外部沟通反馈机制,将线上反馈和在线考核进行有效融合,构建起闭环的管理体系,促进财务共享中心运营作业的不断优化。

(四)发挥内部控制的保障作用

对于制造企业来说,进行财务共享中心的建设是一项影响企业未来发展的重要决定,不但需要企业各个部门的积极配合,还需要企业管理者在各个领域进行变革。财务共享中心的建设需要大量的资金,并且持续时间较长,见效较慢,企业不能仅仅关注短期收益,要具有在战略性眼光,将关注点放在企业未来的长期发展上。企业要设立财务共享中心工作小组,负责财务共享中心建设的推进和落实,对财务共享中心建设中的具体情况进行全面掌握,制定科学有效的措施保证既定方案的落实,并定期进行系统验收和岗位考核为中心建设提供保障。首先,企业要建立科学完善的内部控制制度,保证财务共享中心建设过程中的安全性和可控性,通过互联网信息化系统对企业的财务数据进行统一管理,保证财务数据的真实性和完整性。其次,财务管理工作要与监督管理机制进行对接,安排专门的监督管理人员对财务数据进行监督和管理,保证企业财务管理工作有序开展,保证企业利益不会受到损害。企业在进行财务共享中心的优化过程中,要充分利用内部控制所具有的优势,保证内控系统作用的发挥,同时要利用企业管理层所具有的监督作用,为财务共享中心的建设提供保障。

四、结束语

随着企业的不断发展,制造企业需要对自身的财务管理模式进行转变,进行财务共享服务中心的建设。通过业务和财务的有效融合、共享流程的优化、考核反馈机制的构建、内控措施的加强,能够有效促进企业财务管理效率和质量的提高,为企业健康稳定发展提供保障。

参考文献:

[1]卢国志.财务共享服务中心的实施条件和构建策略研究[J].中国商论,2013 (5Z):2.

[2]阳云帆.论关于国有企业集团财务共享服务中心建设的思考[J].财会学习,2020 (17):2.

[3]王春燕.制造業集团公司财务共享中心构建研究——以A公司为例[J].纳税,2021,15 (18):2.

[4]王森.大数据时代下财务共享服务中心的构建策略研究[J].全国流通经济,2019 (33):3.

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