疾控中心档案管理问题及纠偏

咸婷

档案是疾控中心的重要资源之一，它真实记录了疾病预防控制工作过程中形成的一系列具有科研、参考意义的原始资料，具有专业性、系统性、多样性等特点，能够为科研工作的高效开展、为全民健康的有效落实、为突发公共卫生事件的应急处理提供基础性支撑。因此，进一步巩固和加强档案管理，对于提升疾控中心工作水平具有重要的现实意义。但从当前的实际来看，疾控中心档案工作依然存在重视程度不高、体制机制不完善、信息化水平较低、工作人员综合素质有待提升等诸多问题，需要理论学者和实践工作者提高认识、细化方案，研究制定具有针对性的纠偏措施，以不断提升疾控中心档案管理水平。

一、疾控中心档案的特点

档案管理是国家档案事业中最基本的组成要素，也是关系到各行各业长远发展的基础性工作，不同行业的档案管理受行业特质的影响，展现出不同的特点，就疾控中心工作特质而言，疾控中心档案特点主要体现在以下三个方面：一是具有较强的专业性。由于疾控中心主要工作涉及公共卫生事业方方面面，因而档案涉及疾病预防、卫生应急处置等不同领域，档案管理工作者需要具有较强的专业知识，唯有如此，才能从全局高度把握档案管理的正确方向，才能立足于科学研究、实践应用等不同角度，有序、有效地开展档案管理工作，为疾控中心各项工作有序进行提供有力支撑。二是档案信息较为复杂。一方面，从内容上看，疾控中心档案包含疾病控制与预防、公共突发卫生事件处置、公共卫生事件技术管理、卫生检测与评价、公共健康公益等不同领域;另一方面，从载体上看，疾控中心档案通常借助于文字、图片、影音资料等不同方式进行储存。内容上的多元性和载体上的多样性，使得疾控中心档案呈现复杂化的特点。三是内外部关联性较强。所谓内部关联性，主要是指由于疾控中心的工作既独立又统一，因而疾控中心总体档案既有各部门专业特性，又具有内在的紧密逻辑关联。这就要求档案的收集及整体工作必须格外严谨，如有一环的缺失，就将造成整个档案闭环的不完整，这对于与人民群众生命健康直接相关的疾病预防及公共卫生事业而言，是“不能承受之重”。而外部关联性则是指，疾控中心档案更加侧重于宏观层面的数据记载，反映着社会整体的健康卫生情况，与综合性或专业性医疗机构的档案不同，疾控中心档案是涉及全民、全生命周期的医疗相关记录，是关于全社会卫生事业的一整套档案体系。

二、疾控中心档案及档案管理的价值与意义

檔案工作是一项基础性工作。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。疾控中心档案是各级各地疾控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情的预测预报、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义，具体来看，开展疾控中心档案管理的主要意义在于，档案管理通过实时录入，可以为各项工作随时提供资料输出服务。特别是在信息化手段、数字化技术的加持下，疾控中心档案管理效率得到极大提升，减少了传统时期档案管理中由于手工作业所耗费的人工和时间成本。同时，更具有现代化特征、自动化特点、实效性特性的疾控中心档案，也在很大程度上为疾控中心其他部门分析、研究等工作开展提供了有力支撑。

档案对疾控中心工作的主要价值在于：一是能够为科研项目提供基础资料。预防医学具有较强的连续性特征，其工作成效的高低，与医学理论是否扎实、经验总结是否到位、前期资料是否翔实直接挂钩，因而需要完备、丰富的过往数据作为分析研判的基础。从这一角度来看，疾控中心档案的“数据分析”价值，是提高预防医学当期工作质量和未来发展水平的重要组成部分。二是能够为指导民众健康提供借鉴。从具体内容来看，疾控中心档案包括某一地区在一段时间内不同疾病的发生及传播过程，同时也包括该时期内疾控中心所采用的工作方案、实践计划及具体操作方式，涵盖了疾病预防与控制正反两个方面的经验。疾控中心档案客观地记载了某种疾病的传播全过程，不仅能为疾控中心的下一步工作提供借鉴，同时也能使公众更加全面、详细、客观地了解疾病的预防与控制方式，起到提高社会保健意识、增强保护能力的重要作用。三是能够为处置突发公共卫生事件提供参考。所谓突发公共卫生事件，是指在极短时间内突然爆发，能够或者有可能对社会大众造成严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。2002年爆发的“SARS”疫潮、2013年爆发的“H7N9”疫潮以及当前反复不断的新型冠状病毒疫潮，均属于突发公共卫生事件范畴。对于以上突发公共卫生事件的应对和处置记录，是疾控中心档案中的重要组成部分，可以为提高疾控中心处置能力提供参考，对于完善各地及全国突发公共卫生事件应急机制具有重要价值。

三、疾控中心档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不到位

从总体上看，各地各级疾控中心都在一定程度上存在对档案管理工作的重要性认识不到位的问题，这是导致一系列具体问题产生的思想根源。由于在档案管理上的认识不足，因而使得疾控中心在档案管理工作方面投入的财力、人力、物力均与实际需求存在一定差距，物质基础的不足对疾控中心档案管理工作的进一步提升形成了较大制约。

由于档案管理是一项具有较强专业性的工作，同时涉及疾控中心工作的方方面面，因而就需要从业者不仅要有较强的专业能力，也要有较强的综合素质，更为重要的是由于档案管理工作繁杂琐碎，需要从业者拥有专注度、持续性相结合的心理素质，能够及时高效地完成工作。但从现实来看，部分疾控中心档案管理工作者对于档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理仅仅是疾控中心辅助性工作之一，与疾控中心各项事业的发展关联性不大，缺乏提升工作质量的热情与动力，造成疾控中心档案管理工作停滞不前甚至是退步落后的情况出现。

（二）缺乏完善的档案管理机制

从普遍情况来看，当前管理机制不完善是各级各地疾控中心亟待解决的问题，具体表现在工作流程不完备、资料收集不及时、归纳总结不到位等问题上。由于在档案的梳理上存在缺陷，因而在一定程度上降低了档案资料的使用效率，例如，在使用时，由于资料存放较为杂乱，需要花费较大的时间成本和精力通过人工方式寻找所需资料。此外，档案管理机制不完备还表现在信息化手段融入疾控中心档案管理工作后，档案管理体制机制的改革却有一定的滞后性，管理机制与不断发展的技术手段不相容，并没有发挥出信息技术在疾控中心档案管理工作中的重要作用。

（三）档案管理人员队伍建设水平不足

这是困扰很多非专业性组织或机构提升档案管理能力的重要原因之一。一方面，疾控中心并不是专业性的档案管理机构，内部有着较多兼职的档案管理人员，他们往往还要兼顾疾控中心的其他工作，难以将全部精力投入档案管理工作中;另一方面，由于档案管理的专业性较强、日常工作较为繁杂琐碎、组织重视程度不够等，人员的流动性问题也在较长时间内没有得到很好解决，因此，对不同阶段的档案管理有效衔接带来了较大影响。

（四）档案管理工作的信息化水平偏低

当前，随着大数据、智能云等技术的不断普及以及在各领域的深度应用，不同性质组织或机构的档案管理工作方式也在发生着巨大变化，疾控中心档案管理工作也不例外。在现代化、智能化、数字化信息手段的加持下，疾控中心档案的内容更加丰富、形式更加多元、载体更加多样、传递更加迅捷，传统的档案管理方式已经难以适应现代化疾控中心档案管理工作需要。但从当前的工作实际来看，部分地区的疾控中心档案管理依然在沿用传统的实践模式和工作方式，特别是在归档立卷、检索查阅等关键性环节上，工作信息化的程度与当前外部数字化发展的实际相脱节，没有充分发挥出信息化技术对疾控中心档案管理工作的正向推动作用。

四、提升疾控中心档案管理工作水平的思考

档案是党和国家的宝贵财富，档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要工作。档案部门作为储藏大量档案信息资源的巨大宝库，要主动适应形势发展变化，进一步认清档案工作在疾控中心发展中的重要作用，从加强组织领导、强化宣传教育、完善工作机制、强化队伍建设、推进信息化建设5个方面入手，解决好当前存在的诸多问题，不断提升疾控中心档案管理工作水平，为疾控中心各项事业的发展提供有力支撑。

（一）加强组织领导

首先，进一步加强对疾控中心档案管理工作重要性的认识，中心领导、档案管理部门及从业人员都要充分认识到提升档案管理工作水平对各项事业发展的重要价值，认识到档案工作既是复原历史的工作，也是为未来服务的工作，其价值的体现在于长期积累，需要站在战略视角和全局高度来思考、谋划、部署档案管理工作。其次，把完善档案管理措施、优化档案管理模式、提高档案管理水平作为一项重要的日常工作一抓到底，定期组织召开专题工作会议，结合各部门意见及工作实际，及时解决档案工作中存在的困难和问题，构建定目标措施、盯推进落实、抓问题整改、促优化提升的良性工作闭环。

（二）强化宣传教育

从宣传入手，进一步统一思想、汇聚共识，形成全员重视档案管理工作的氛围。首先，抓日常。把开展档案的宣传教育工作贯穿到疾控中心工作始终，不能只是在档案日、年终岁尾才开始着手档案工作，档案工作是连续的不间断的工作，宣传教育工作也就要贯穿工作始终。其次，抓时机。在重大涉及档案工作的节日纪念日等时机，掀起宣传教育的高潮。再次，抓载体。督促全员重视疾控中心档案管理工作，必须采取大家喜闻乐见的各种形式开展宣传教育，扩大覆盖面，提高总体认识水平。最后，抓长远。任何工作的开展都不是一蹴而就的，特别是疾控中心档案管理工作，必须扎扎实实，一步一个脚印地长期抓，反复抓。

（三）完善工作机制

首先，健全完善疾控中心内部档案管理的协同工作机制，及时、广泛收集各部门在疾病预防、公共卫生健康工作中的档案资料，形成横向到底、纵向到边的档案管理工作格局;明确档案归档汇总重点，明确具体工作方向，确保珍贵档案不流失、重要档案全记录，在有章有法的基础上，通过档案的汇总整合归纳，进一步丰富档案内容，多角度、立体化地展现疾控中心工作全貌。其次，树立动态优化理念，及时跟进疾控中心各项工作的发展变化，有目标的地对档案的收集汇总整理工作方案进行调整，始终确保做到及时收集、及时整理、及时归档。最后，坚持安全第一、预防为主，建立健全应急机制，建立完善档案安全突发事件应急预案，加强档案安全风险防范和应急管理，重点抓好防火、防爆、防泄密、防数据丢失等突发事件处置演练，提高档案安全突发事件处置能力。

（四）强化队伍建设

加强队伍建设，提高队伍素质，是疾控中心档案部门的一项重要而紧迫的任务，也是工作中的一个永恒主题。首先，统筹考虑人才引进和培训、培养等问题，认真分析档案队伍现状、未来人才需求結构，围绕提高整体素质、增强创新能力的要求，进一步加强档案队伍建设。其次，着力改善档案工作条件，热情关心档案干部的成长进步，按照政治强、业务精、作风正的要求，切实加强档案干部队伍的思想政治建设和业务建设，鼓励和支持优秀人才到档案部门工作，不断提高档案干部队伍的整体素质。再次，加大档案管理工作人员参加各级各类专业业务培训力度，使档案工作人员及时掌握档案工作新动态、新理论、新知识;在疾控中心内部也要有重点和针对性地开展业务培训，积极探索档案业务指导和业务培训的新方法，探索多渠道培训方式，培养更多档案专业人才。最后，积极引导广大档案干部增强学习的自觉性和紧迫感，深入学习党的路线方针政策和档案专业技能，为促进疾控中心档案管理工作又好又快发展提供可靠的智力支持和人才保障。

（五）推进信息化建设

深入推进疾控中心档案管理信息化建设，不仅能够有效提升档案管理的效率及效能，也能够在很大程度上节约档案管理工作的运行成本。为此，首先，切实在转变思想观念上做文章，在时代发展的大环境下谋划疾控中心档案管理信息化建设工作，跟进数字化转型、智能化发展的步伐，以新的思维对待新的发展形势，积极推动疾控中心档案管理从管文件向管数据转型。其次，加大疾控中心档案管理工作中的信息化投入力度，用于购置档案管理软件和适应档案信息化要求所必需的硬件设备，如计算机、扫描仪、复印机、打印机、数码相机等。最后，合理利用档案信息化管理系统，实现疾控中心档案信息资源整合和档案数字化，实现档案信息多途径查询和资源共享。

（作者单位 甘肃省疾病预防控制中心）