高校档案信息化管理的 现状及对策研究

安芳

高校档案信息化管理转变是现代社会发展的必然要求。由于高校档案数量与类型较为复杂，且伴随自身发展与日俱增，所以传统档案管理方式已经不再适用，加强档案信息化建设才是关键。借助现代信息化技术提高档案管理工作效率，全面保障高校档案信息安全、可靠，同时还能提供更为优质的档案服务。因此相关部门应制定统一规范的信息化管理体系，从多方面入手促进档案管理转型升级。文章对高校档案信息化管理的现状进行分析，提出相应的优化完善对策，加快高校档案信息化建设进程、提高档案管理工作服务效率。

一、高校檔案信息化管理现状

（一）档案信息化管理重视度不足

目前来看，部分高校对档案信息化管理工作重视度不足，没能针对档案信息化转型进行深入研究，大多流于表面形式。这与高校自身思想观念存在联系，认为档案管理只是辅助性部门，没有投入大量资源的价值，并且在工作内容上也只是负责档案接收、保管，最终忽视档案管理工作的潜在作用。虽然近些年档案信息化建设提上日程，但部分高校错误地认为信息化建设就是将纸质档案转变为电子档案，以数字化的形式保存管理，仍然没有发挥出大量资源的作用与价值。

（二）档案信息化管理缺少制度规范

目前，中国档案管理缺少相应的法律政策，并且滞后于社会发展现状，尤其是高校档案建设方面缺少约束力，导致档案信息化建设没能积极落实，并缺乏相应的指导标准可以参照。由此可见，在标准不统一的条件下，势必会造成高校档案信息化建设困难，甚至引发建设不力的局面。另外缺乏规范标准也无法对档案信息化建设展开评估，难以对高校档案建设所处阶段进行科学、客观判断，才会引发档案信息化建设过程中的偏差、错漏。如果没能及时发现并纠正，最终将会对高校发展造成负面影响。

（三）档案信息化管理水平存在不足

高校受到传统档案管理观念影响，档案管理水平始终未能提高，还由于高校领导层缺少对档案管理信息化建设必要性的认识，没能积极响应国家的号召进行档案管理创新，因此高校在信息管理工作水平上始终难以有所突破。从管理实践中就能看出，高校保留着传统人工档案管理模式，缺少信息技术的有效运用，也没能立足于信息技术构建档案管理系统，虽然高校有负责档案管理的部门，大多也流于表面形式。另外高校档案信息化管理建设投入明显不足，包括基础设备设施、人员配置等方面都与档案信息化管理不相匹配，因此自身的作用和影响力较小，无法为高校发展提供帮助。

（四）档案信息化管理系统功能不足

高校档案资源具有非常重要的作用和价值，通过信息技术深入挖掘还能实现不同功能，这也促使对档案信息的功能应改变传统刻板化印象。由于高校对信息技术的运用不足，档案资源的功能也处在探索阶段，很多其他功能仍然没有得到完整体现，包括检索功能、检索速度等都存在局限性。另外，高校档案信息化管理系统也缺少相应的安全保障功能，导致在应用过程中会存在一定的安全隐患，将重要的档案信息暴露在网络环境下，可能会被不法分子窃取，造成重要资源泄露等问题，对高校发展造成不利影响。

（五）档案信息化管理专业人才匮乏

尽管高校档案信息化管理建设如火如荼，但由于缺少专业的信息化人才，很多工作未能有效突破，尤其是具备信息素养的档案管理人才配置不足。从实际来看，高校档案管理队伍参差不齐，缺少较为专业的档案信息化管理人才，部分管理人才观念滞后，对于信息技术的应用较为生疏，这也是档案信息化管理的最大阻碍。高校档案信息化管理转型升级，致使管理人员的工作内容改变，不再是以往简单的接收、保管这么简单，其中还涉及计算机使用，同时还要懂得相关标准与规范。高校必须从人员队伍结构优化入手，根据自身情况提高档案管理人员专业素养。

二、高校档案信息化管理策略

（一）转变观念，认识档案信息化管理重要性

传统高校档案管理工作存在一定封闭性，加上管理人员没能充分利用信息技术，才造成这种局面并且引发诸多问题。因此，高校要更新观念、积极创新，响应国家各项政策，践行科学发展观，将现代科技融入其中，为档案管理转型创造有利条件。高校应认识到信息技术在档案管理工作中的重要性，促进信息化管理的落实，同时积极改变传统、滞后的管理观念，真正树立现代化思想，保证高校档案真实性、权威性的条件下，实现数字化发展目标。档案对于高校发展来说有着独特作用，可以从中获取诸多文化资源。信息时代档案管理升级势在必行，传统管理方法很难适应现代社会发展需求。因此，管理人员既要继承传统档案管理理念，又要结合现代管理思想，借助信息技术完善管理流程，对档案资源进行优化处理，充分做到与时俱进并深入挖掘档案资源价值。

（二）完善制度，打造信息化管理标准与规范

对于高校档案信息化管理建设来说，必须要有完整的制度保障，促使档案信息化管理符合标准规范。通过对中国高校档案管理现状进行分析，大多数都在沿用传统管理制度，而我国出台的新制度并没有得到良好应用。由此可见，缺乏制度保障，信息化管理建设自然会受到阻碍，所以要结合实际情况制定相应制度，对高校档案信息化管理进行约束有其必要性。首先，重视档案过程管理，对重要的档案资源展开生命周期管控，由档案全审到数字化转变，充分把控档案文件形成质量，确保真实文件与数字化档案相符，借助信息技术做好收集、整理、分类、归档保管，支持检索工具搜索。其次，针对档案信息进行整合管理，在数字档案建设过程中将档案资源信息化全过程看作有机系统，充分融入集成管理思想，采取全方位、全阶段的管理模式，增强档案信息化管理动态性。

（三）加大投入，完善基础设施与信息资源库

要实现高校档案信息化管理目标，必须投入大量资金作为基础保障，尤其是软硬件方面是档案资源数字化的关键因素。另外，以往应用的档案管理软件已经面临淘汰，现代信息技术更新速度极快，所以要持续性投入资金，确保拥有足够的软硬件设施来实现档案信息化管理。在基础设施建设过程中要注意软件应用，可以采取支持档案全文存储与搜索，同时能够实现文档一体化管理的软件，信息资源库的建设要具备一定灵活性。以往由于在档案管理工作中的投资不足，导致信息化建设始终无法落实，现阶段高校应与地方政府加强联系，提高档案信息化建设资金投入，以此来解决高校自身资金短缺问题。在基础设施引进方面，如计算机、互联网、扫描仪、打印机等，都是档案信息化管理的重要组成部分，也可以自行研发档案管理软件，连接高校网络，真正实现纸质档案的数字化转变。除此之外，还可以以档案馆为中心，打造覆盖整个高校的档案应用系统，为档案资源的应用创造有利条件，便于工作人员进行日常维护、档案整理，从而保障档案资源的完整性。

（四）提高素质，做好档案管理人员教育培训

高校档案信息化管理建设需要工作人员发挥自身作用，同时具备足够的信息素养，所以高校应将档案管理人员教育培训工作放在首位，不断强化档案管理人员专业知识、专业能力，构建完善的档案管理团队，落实信息化建设目标。由于传统档案管理工作观念的影响，很多工作人员对档案管理重视度不足，大多由其他岗位兼职档案管理工作，或者非專业人员参与，导致档案管理工作存在问题。高校档案管理队伍编制不足，整体素质没能达到预期，在档案管理工作中自然效率低下，除了影响教学与科研活动开展，还会对高校发展造成拖累，因此管理人员队伍建设迫在眉睫。一方面要加强档案管理人员培养，应遵循优胜劣汰的基本原则，选拔出专业能力优秀、有责任心的管理人员，完善档案管理队伍，尤其中青年档案管理人员培养，关乎着高校档案管理工作的未来发展。另一方面要积极进行培训教育工作，帮助档案管理人员熟悉计算机技术，通过不定时培训提高其信息素养，熟练掌握各类技术，应用在档案信息化管理工作中。

（五）加快转型，发挥信息化档案的共享功能

共享性是现代信息背景下的显著特点，高校应借助档案信息化管理发挥出共享功能，确保档案资源能够在校园内流通，切实提高档案资源的使用效率。比如，借助校园网络构建档案门户网站、档案自助搜索系统平台，同时对档案文件密级与用户权限进行有效设定，以此来改善传统纸质档案1对1的服务模式。传统档案不仅在管理过程中存在难题，并且无法进行大范围共享，而信息化管理是以互联网技术为传播媒介，自然能够为用户提供快速、便捷的服务。用户获取信息的成本大大减少，不再像以往过度消耗时间精力去整理、收集，充分实现了档案资源利用价值最大化目标，满足高校的发展要求，顺应我国低碳经济发展形势。

（六）借助信息化建设，实现多元化档案管理

高校应发挥出信息技术的优势，打造多元化、多样化档案管理方式，逐渐朝着多载体、全方位转变，充分顺应时代发展步伐，深度挖掘档案资源的作用。高校必须加快档案信息化管理平台建设，如采用数据库等形式进行记录、保管，将各类档案信息进行收集、加工、归档，方便后续查阅使用，在档案内容方面应结合录音、图片、视频等形式，将有意义的活动记录保存，存储在数据库，丰富高校档案资料内容，改变以往单一的纸质形式。做好不同档案类型的划分，提高不同档案管理侧重点，发挥出档案资源在不同领域的作用与价值，重视档案对高校发展的影响力，这样才能增强管理效果，展现出多元化的管理手段。

（七）立足信息技术，打造完善档案管理体系

高校档案信息化管理建设需要从多方面入手，以此来打造完善的档案管理体系。首先，重视资源体系的建设。资源体系规模与内容决定是否能够发挥出档案资源最大价值，因此必须保证资源体系的完整性、有效性。高校要针对性筛选档案资源，包括珍贵、常用资源的数字化处理，借助相关设备进行扫描、录入，按照相关要求做好标引、检索链接。其次，注意资源体系的便捷性。加强高校档案信息化管理体系建设，对所有硬件设施进行有效管理，档案资源则利用使用权限进行保护，可以实施档案全宗与密级双重控制管理。最后，要做好档案信息化使用体系建设。档案作为资源就会涉及使用，只有得到实际运用才能发挥价值，如果仍秉承以往为保管而保管的理念、重保管轻使用的思想，高校档案资源也就失去作用。在信息管理模式下不能安于现状，应树立开放意识与创新精神，确保档案资源能够得到全面应用，真正服务于高校建设和发展。

（八）强化安全意识，构建档案安全保障机制

网络时代，高校借助信息技术实现信息化档案管理，不过在信息存储、传递过程中仍然具有安全风险，所以要考虑好如何降低风险，避免高校档案信息在数字化管理中泄露。高校在档案信息化管理工作中，必须考虑好转型升级的利与弊，构建相应的安全保障体系，高校内部应统一思想观念，通过协调配合的形式加强数字化档案资源管理。高校应针对校园网络做好防毒，内部局域网要与外部网络实施物理隔离，所有数据库内的档案信息应做好备份，保存在符合要求的脱机载体之中，以此来应对信息安全问题。

三、结语

综上所述，在信息时代背景下，高校应加强档案信息化管理，充分做到与时俱进，借助信息技术完成数字化转型升级，进一步强化高校档案管理能力。高校档案资源类型丰富，对自身发展有着重要作用，高校必须认识信息化管理的重要性，将信息技术融入档案管理工作中，为高校档案创造良好的管理环境。档案信息化管理建设逐渐成为高校发展的关键战略，只有遵循信息时代流动特点，才能发挥出档案资源的最大化价值。因此，高校相关部门要协调配合，做好档案信息服务网络化工作，同时选拔具有信息素养的管理人才，作为档案管理工作保障，为信息化转变创造有利条件。

（作者单位 潍坊学院）