数字化转型之合同助手智能文档工具开发与实践

郑志锋，邓志勇，陈殿远，丁磊，张茜

（中海石油（中国）有限公司海南分公司，海南 海口 570311）

0 引言

数字化转型，是利用数字化技术来推动企业组织转变业务模式、组织架构、企业文化等的变革措施。如何利用信息化技术来解决办公自动化的业务实际问题，成为业内普遍关注和亟待解决的重点[1-3]。尤其在商务合同编制过程中，需确保合同内容完整、责任明确、语言规范、结构严谨，有利于维护企业的合法权益，但大部分企业缺少针对性的智能文档工具，无法高效制作合同文档和保证合同质量。本文根据开发需求进行功能设计，研究合同编制自动化办公的关键技术，开发出了合同助手智能文档工具，以此促进企业在商务合同编制工作的数字化转型。

1 合同助手开发需求

1.1 合同文档编制特点

（1）分阶段多次修订：合同文档采用Word进行全文编辑，合同制订需要经历草拟、送审与最终定稿三个阶段，期间根据双方谈判内容与约定会多次反复修订；

（2）合同内容包含附件：合同内容包含正文与附件，正文为合同主体条款，附件为具体执行细节，附件直接插入正文之后形成最终合同文档，个别附件也会按要求另附文件；

（3）合同条款交叉引用：合同正文多半为格式化合同，同一类型合同既定条款是固定不变的，仅需编辑部分内容。特殊合同有按要求变更的需求，文档章节编号会有变动；

（4）可变动内容存在多种格式，分为条款选择与内容填空两大类，条款选择可嵌套内容填空，内容填空方式包含选择填空（如付款方式）、固定格式填空（如日期、货币类型）、关联内容填空（如甲乙方信息、附件引用、分期付款比例）以及普通内容填空。

1.2 解决思路

根据上述合同编制特点可知，通用文本编辑工具无法提供理想的防错纠错机制[4]。因此合同助手应兼具合同文件规范化编辑与审核管理功能。

解决思路：软件根据不同合同模板，自动识别手工标记内容，以表格形式提供给业务人员填写，替换合同对应条款生成正式合同。解决思路的关键在于将合同编制工作聚焦到表格形式的必填项，从而避免错漏而达到提升合同质量、提高工作效率的目的。商务合同编制全流程如图1所示，该工作流程可概括为“标记—识别—制表—填表—替换—提取（修订信息）”，包含模板制作与合同编写两个工作阶段，分别由管理员与用户（合同经办人）参与完成。

2 可行性分析、功能设计及关键技术

2.1 可行性分析

主流办公软件以Word和Excel两种文档最为常用，针对这两种文档的处理有许多通用API可以调用[5-6]，能满足合同助手功能的开发需求，在技术层面上是可行的，主要包括以下内容。

（1）高级查找：高级查找适用于所有应用组件，支持具体文本和通配符查找，同时支持格式与特殊格式查找，是智能识别合同标记模板标记信息的基础。

（2）交叉引用：交叉引用是对文档中其他位置内容的引用，进行索引后可以实现引用内容的自动更新，其能解决合同文本中大量存在的某些条款的引用问题。

（3）文档修订：文档修订模式下，能记录文档所有编辑信息，包括编辑者、修改时间、编辑方式及具体修改内容，此修改留痕功能可记录变动内容，非常适合合同的审核需求。

（4）文档批注：为文档审阅提供评论与注释功能，批注不直接修改内容，利用批注功能可在文档中准确定位不规范信息并加以提示，方便用户查错纠错。

（5）文档保护：文档可采用多级保护，除了文件级加密功能外，还有针对具体编辑区域和功能的强制保护功能。

（6）Excel算法：Excel提供完备的各种算法，可实现科学计算、逻辑判断、内容查找、文字处理等功能，在输入标准化方面，可实现合同模板的关联数据提取与自动填充。

2.2 功能设计

（1）用户输入表格智能化：作为用户主要工作界面，用户输入表格直接向合同编写人员展示需要修改的内容。操作便利性、智能化程度是影响用户体验的关键因素。

（2）标记模板智能识别：为提供内容透视功能，形成合同模板与工作模板，首先需要把文件中的标记信息逐一识别提取出来。如图2所示，用不同高亮颜色突出显示的部分，并根据文件的段落与大纲结构界定边界。

（3）合同条款引用编号自动更新：如图3所示，合同文档中大量存在引用条款，可采用智能算法自动识别引用编号，引用编号将根据前后文的变化进行自动更新。

（4）修订内容自动继承：从初稿到最终稿，需甲乙方进行多轮谈判修改，此间将产生多个版本的合同中间稿，合同助手应具备将修订内容自动继承到下一版本的功能。

（5）甲乙方信息管理更新：甲乙方信息相对稳定，需将联系人信息作为静态数据的方式嵌入用户输入表格中。若机构人员信息发生变更，需及时进行同步更新。因此需提供自动更新机制，方便随时更新工作模板或工作文件。

（6）合同内容引用及快速拷贝：由于合同存在草稿、送审稿与正式稿多种版本，因此在创建工作文件时，需把上一版本内容完全继承下来。另对于“统谈分签”合同，除了甲方信息与数量不同外，其他条款都是一致的，因此合同助手应具备快捷创建新合同的功能，并可进行统一处理。

（7）文件管理与保护：合同文件管理需设置合理目录结构及规范命名文件，并对内容进行编辑保护，确保系统外无法修改。

（8）兼容性与可扩展性：合同文档内容涵盖面广，格式并非完全遵照统一规则，如段落编号有自动设置的，也有手工输入的，标题有使用某种格式的，也有直接用正文的。如果要求标记模板完全按照规范化的规则进行标记，无疑将会大大增加用户工作量，与开发合同助手的初衷相违背。因此，应开放合同手工标记规则，为用户标记工作提供充分自由度，尽可能容错，且能辨错纠错。

2.2 关键技术

2.2.1 段落标题编号结构提取技术

根据合同文档的常见结构与条款编号规律，提取合同文档的大纲结构，并进一步定位条款引用源。根据文档结构及合同条款编号规律设计正则表达式（表1），根据其是否自动编号、是否位于段落之首，进一步识别不同类型的合同标题编号结构。

表1 合同文档段落标题编号识别正则表达式一览表

2.2.2 条款引用自动识别更新技术

识别条款引用并定位引用源，比识别标题编号复杂。主要原因是标题编号结构简单，且均位于段首，而条款引用一般位于句子中，且以组合的形式出现，如“第2.3款”“第二部分专用合同条款第一条”，同时还需排除结构相似的干扰项。对常用合同条款引用句式结构进行全面统计分析，可分类为可排除项、确切引用与疑似引用三种类型，其中可排除项主要出现在段首的标题编号和段中的数量词，如“持续三十（30）日”“不迟于24小时”，再通过书签标记识别条款引用及引用源，实现交叉引用，并检查交叉引用情况进行同步更新。

2.2.3 标记模板转标准化输入技术

通过格式检查与属性检查后的标记模板，经过自动识别并将标记内容书签化后，即可生成标准化的合同模板。模板标准化即生成可供用户直接填写合同信息的工作表格。因用户要求输入界面既要分门别类又要关联集中，可根据所提取书签生成合同模板内容对应工作模板，以表格形式输入可大幅度地简化用户输入，如图4所示 。

2.2.4 修订合同转标准合同模板技术

在实际工作中，业务人员对既定条款修订的情况非常普遍。因此需要条款修订信息具备继承功能，不仅可以满足前后版本之间的转换需求还可满足中间修订产生的版本之间的转换需求。按照标记合同生成合同模板的方法，由修订合同转成合同模板，在转换过程中只需保留修改内容即可。该方法无需考虑修改内容，合同模板中的书签标记信息拷贝到已修改合同的对应位置，即可生成修订后的合同模板，在此基础上依据标准合同生成算法，便实现了将修订信息继承到下一版本中。修订合同转合同模板的关键是保持前后段落格式一致。经反复测试，对拷贝的段落逐段检查并进行格式拷贝，可纠正拷贝过程中段落格式变化的问题。

3 合同助手应用效果

合同助手将标准合同固化为基础模板，对合同文本中需编辑内容重点梳理，整合为统一的合同编辑页面，由经办人填写后自动生成合同文本，并能自动提取修改内容从而另生成修订报表。基于前述，合同助手可将标准合同固化成基础模板，将合同文本重点内容整合为合同编辑页面，由经办人填写后生成正式合同。经合同助手编辑生成的合同全年约1200份，与未使用合同助手前对比结果如图5所示。该数据平均可知，采用传统人工编辑方式，处理时效约120分钟/份，经合同助手处理后可提高至30分钟/份，提效4倍。同时修订报表功能大幅度提升合同审核效率，由30分钟/份提高至5分钟/份，提效6倍。

4 结语

以往纯人工管理模式，任凭合同经办人员如何小心谨慎、审核领导如何火眼金睛，在管控合同条款时，不可避免地会出现合同文本不完备、合同约定不规范之类的情况，轻则影响公司声誉，重则造成经济损失。合同助手不仅实现了商务合同工作全流程科学管理，而且依托规范化工作流程、智能化软件功能、人性化操作界面，最大幅度压缩工作量、聚焦工作目标，使得合同编审管工作质量与效益兼顾。