事业单位办公室档案管理中的弊病与应对措施

刘海旭

摘要：随着我国经济的迅速发展，事业单位在发展过程中取得了一定的成果。在我国，事业单位属于服务型机构，推动着我国经济的发展，对于我国社会的发展也有重要的推动作用。而在事业单位开展相关工作的过程中，办公室的档案管理工作具有十分重要的作用，档案管理工作的完善与优化，能够使与事业单位发展相关的各项信息得到充分而合理的利用与收录。此外，建设科学的办公室档案管理机制，也能够让事业单位人力资源管理工作的效果更上一层楼，为后续事业单位的发展与进步奠定了坚实的基础。本文将通过对事业单位办公室档案管理中的弊病与应对措施进行分析与探究，以便于促进事业单位的发展。

关键词：事业单位 办公室档案管理 弊病 应对措施

The Malady and Countermeasures in the Archives Management of the Public Institution

LIU  Haixu

（Medical Management Service Center of Shandong Health Commission， Jinan， Shandong Province， 250014 ）

Abstarct With the rapid development of China’s economy， public institutions have made certain achievements in the development process. In China， public institutions are service-oriented institutions， which promote the development of China’s economy and the development of our society. In the process of carrying out related work in public institutions， the Archives Management Work of the office plays a very important role， and the perfection and optimization of the archives management work， the utility model can make full and reasonable utilization and inclusion of various information related to the development of public institutions. In addition， the construction of a scientific office records management mechanism， also can let the institutions of human resources management work Living Up， for the follow-up of the development and progress of institutions to lay a solid foundation. This article will analyze and explore the malady and countermeasures in the file management of the Public Institution Office， in order to promote the development of the public institution.

Key Words： Public Institution; Office File Management; Malady; Countermeasures

事業单位在发展过程中，对于行业发展的方向与情况要做好详细的记录，发挥自身重要的职能，将相关的数据信息进行整理、归纳及总结，进而提升事业单位的工作效率。而办公室档案管理工作是事业单位发展的重要组成部分，在事业单位的发展中，只有将档案管理工作不断地进行完善，才能够对事业单位内部的相关工作人员进行有序而规范的管理。随着经济发展的不断深入，事业单位办公室档案管理的发展也面临着更多的机遇与挑战，事业单位要顺应时代的发展，认识到办公室档案管理工作的重要地位，不断对档案管理工作的管理方式进行创新，提升管理的水平和效率[1-3]。

1事业单位办公室档案管理工作的特点

1.1机密性

在事业单位的发展中，无论是相关的职工档案，抑或是干部档案对于相关的管理工作来说，都属于机密文件。在进行管理的过程中，都要对国家的保密制度进行严格的落实与执行。相关的档案在进行记录的过程中，包括了对于工作人员的个人素质、基本信息等真实情况的录入，其中可能会涉及一些国家机密，一旦机密被泄露，对于社会的安定、人才的培养及国家的发展来说都是非常不利的。

1.2真实性

事业单位在进行相关信息收集的过程中，一定要从信息的内容、来源、形式等方面进行严格的审查，以保证相关信息的真实性。对于档案中相关内容的记述，尤其要重点关注，每一部分的内容在记述时都要进行谨慎地核对，杜绝相关内容的弄虚作假，保证档案内容的真实客观[1]。只有对相关的档案内容有真实性的保证，才能真正地了解工作人员在工作与生活中的实际状况。且档案对于每个人的生活都有极其重要的影响，伴随人的一生，所以档案材料的真实性必须得到保证。

2事业单位办公室档案管理中的弊病

2.1相关管理工作物质基础的缺乏

在我国事业单位的发展过程中，由于事业单位的领导层对于档案管理工作的认识程度不足，重视程度不够等问题，对于档案管理工作没有进行充分的支持，导致了事业单位的档案管理基础设施较为缺乏[2]。甚至在部分事业单位中，领导层面以及相关的管理工作人员没有对档案进行严密而规范地保护，导致纸质档案遭到破坏，这非常不利于事业单位档案管理工作的开展与进步。在办公室档案管理工作的开展中，由于相关的工作人员受到传统管理模式的影响较深，思想、行为与资金等方面都受到了一定的局限，所以，导致了基础社会建设的不完善，在小部分档案受到损坏后也不能够进行及时的修复与还原，因此，事业单位针对档案管理工作的基础设施建设必须进行进一步构建与完善。

2.2事业单位办公室档案管理方式不够规范

在事业单位开展档案管理工作时，由于受到档案管理工作复杂性、局限性等各方面因素的影响，导致大部分事业单位在发展的过程中还处在传统的纸质管理模式之下，相关的工作缺乏合理性及科学性。此外，办公室档案管理工作的进行，还会受到技术发展、技术标准及成本资金等方面的影响。伴随着信息时代的到来，对于办公室档案管理的信息化建设也要进行重视，应将档案管理工作的作用充分地发挥出来，让相关档案工作的管理方式进行进一步规范。

2.3相关工作人员专业知识水平不足

随着社会的飞速发展，信息化技术已经被广泛地应用在人们生活的方方面面，而随着网络科学技术的不断深入，事业单位的办公室档案管理工作也迎来了新的机遇与挑战。相关的管理工作人员必须打破传统的限制，与时俱进，不断地丰富新时代下，自身的办公室档案管理工作专业知识，提升自身的发展水平。对于先進的信息化技术有充分的学习和掌握，增强自身的责任意识，为档案信息的需求者提供更为优质的服务，将档案管理工作的作用进行充分的发挥。而从当前阶段来看，事业单位的办公室档案管理工作人员对于新时代下档案管理知识与技能的掌握还存在着一些不足，使得档案的管理还不够合理而规范[3]。此外，在非专业人员来到档案管理岗位时，由于对于相关的工作没有充分的了解，所以，事业单位对于人员结构的优化也要时刻进行，以便于档案管理工作的交接与开展。

2. 4在进行相关工作人的离职交接时缺乏合理性及规范性

随着社会的发展及经济水平的提升，各个行业市场都在飞速发展，这就使得人们在进行就业选择时，机会与方向在不断地增多，所以，在办公室档案管理工作中人员的离职情况较为普遍。这就会导致该离职员工的工作无人承接，管理工作出现空档，再加上事业单位内部，针对相关管理工作人员的培养存在一定程度上的不足，使得相关管理档案在交接时存在不合理、不规范的情况，在一定程度上对档案管理工作水平的提升产生了较大的影响，产生的损失也是难以计量的，非常不利于事业单位档案管理工作的开展与建设[4-6]。

3事业单位办公室档案管理中的弊病的应对措施

3.1加强对档案的信息化建设以及现代化管理

随着信息时代的到来以及科学技术的飞速发展，事业单位档案管理工作的建设工作也要满足时代发展的需要，将相关的信息技术手段进行充分的利用，加强对档案的信息化建设及现代化管理，让我国事业单位的办公室档案管理跟上时代发展的步伐，满足时代发展的多元化要求。在事业单位办公室档案管理工作的开展中，事业单位应该将自身的实际情况与发展进行充分的结合，将管理工作中产生的问题进行及时的发现、分析和解决，以促进管理工作效率的提升，保障管理工作的实效性。

在进行相关档案信息管理整合的过程中，将信息技术进行融入，将档案管理工作中的图像与文字等资料转化为数据，让档案以数据和纸质的形式共同存在，以满足不同人员的不同需求。对于一些不属于机密档案的相关信息资源在线上进行充分地共享，促进档案资源的循环利用，当然，对于纸质档案也要加强基础设施，例如防潮设施的建设，以便于保证档案的安全保存。

3.2新型管理模式与方法的创建

在当前阶段，随着网络信息技术的不断影响与渗透，事业单位的办公室档案管理工作模式及方法必须进行及时的革新与改变。打破传统的管理模式，相关工作人员的理念也要及时转变，以服务于新的管理模式的建立，提升办公室档案管理工作的水平[4]。因此，在建设信息化管理模式的过程中，事业单位要给予充足的资金支持，将档案信息的相关内容充分地纳入信息化系统之中，保证档案信息利用率的提高，方便需求者的查找与使用。但是，在建设管理模式的过程中还要注意网络安全问题，尤其是大部分档案都具备一定的隐私性与机密性，所以相关的网络安全建设工作也要进行重视，杜绝非法入侵系统的状况出现，保障档案信息的安全，这也是档案管理工作的重要组成部分。

同时，在事业单位内部也要加强对于档案管理工作的监督制度建设，将相关的管理制度进行充分的落实，不断地加强信息化与管理机制的融合，对相关工作人员的行为进行及时的监督，提升档案管理工作的安全性。而且，随着信息化监督机制的建设，加强外部监督以及内部监督的整合也是新的监督机制建设的重要举措[5]。在档案室内部，要对信息档案管理模式进行阶段性的网络安全的检查与维护，加大对于网络病毒的检测力度，在涉密的档案进行保护时，更要进一步加强相关的检测和审查工作强度，防止档案机密的泄露，促进档案管理模式的安全运行。

3.3管理人员综合素养的提升

相关工作人员的综合素质发展对于工作的开展发挥着重要的作用，事业单位的档案管理工作也不例外。所以，对于档案管理人员综合素质的提升引起重视，事业单位要结合时代的发展及市场的需求定期对管理人员进行专业的培训，加强对于理论知识及档案管理实际操作的双重培训，将二者进行有机结合。同时，还要注意新的时代发展过程中，对于相关管理技术的更新，将这些新的技术进行及时的学习与内化，确保管理水平的提升。此外，还要注意管理人员责任心、道德素养、服务意识等方面的提升，以便于促进管理人员全方位的发展及综合素养的提升。

3.4及时关注离职人员的工作交接

在事业单位的发展过程中，办公室管理人员的流动及离职是较为普遍的现象，所以，在事业单位的档案管理工作中，一定要关注相关人员工作的交接情况，如果出现人员的流动或离职，一定要及时进行专业人员的补充，以便于档案交接工作的顺利进行，保证档案的交接不会出现空档期，也要及时确认新的档案管理人员对于相关档案存放地及数量的了解，以保证档案的真正价值得到发挥。

4 结语

综上所述，在事业单位的发展中，办公室档案管理工作一直在发挥着重要的作用，随着社会发展的推动，办公室档案管理工作也面临着新的挑战，这就需要相关的工作人员需要不断地加强自身专业知识结构的革新，将工作模式与新时代的信息技术进行不断的融合发展，在开展管理工作时，结合事业单位的实际发展状况，不断地更新管理方法，促使档案管理工作不断的向前发展和进步。

参考文献

[1]  刘露斯.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施分析[J].幸福生活指南，2020（1）：1.

[2]  陈娇玲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].兰台内外，2019（17）：2.

[3]  王军艳.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].人文之友，2019（23）：1.

[4]  卢彦刚.新时期事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].卷宗，2019（23）：20.

[5]  郑晓艳.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].卷宗，2019，9（19）：84.

[6]  杨典.基于知识图谱的我国档案信息化研究态势可视化分析[D].贵阳：贵州财经大学，2021.