企业档案管理存在的问题及对策

贺璇

摘要：企业在多年发展的过程中，主要重视开发、投资等工作，对档案管理相关工作的还不够重视，导致档案管理工作不仅没有得到更好的完善，甚至还阻碍了企业的发展。如何指导企业管理好、利用好档案信息资料，充分显现企业档案的价值，是企业档案管理工作中需要解决的问题。基于此，本文对企业档案管理存在的问题进行阐述，并且重点讨论企业档案管理的对策。

关键词：企业;档案管理;对策

随着时代的发展与技术变革的加快，企业的档案管理工作也就变得特别重要，因为企业档案是公司全部信息的主要载体，其不仅可以留住企业在过去经营过程中的印迹，还可以帮助企业在今天的才力、人力、物力上的发展。但是由于企业经营项目较多，导致档案管理工作流程复杂、工作内容增多，再加上其余因素使企业的档案管理工作中存在许多问题，严重影响了企业的发展和进步，因此需要查找问题的关键点，计划一系列解决方案。

1.企业档案管理存在的问题

第一，企业档案管理制度不健全。目前，大多企业都缺少健全的档案管理制度，首先，企业的档案管理部门在接收档案资料过程中，由于缺乏完善的管理过程，使得企业遗漏了些许档案，也有归档记录不齐全的情况。其次，企业也没有健全档案使用的全过程，部分档案在入档案库后并没有体现其使用价值，导致企业档案管理工作的作用没有被充分发挥。第二，档案管理人员专业性不强。当今，不少企业的档案管理部门，都缺少专业能力强的档案管理人员，其还在沿用传统的管理方式，影响了企业档案管理工作发展。第三，档案管理认识和能力不足。首先，由于企业不够关注档案管理工作，导致相关档案管理人员工作态度不端正，其认为这个岗位没有其他部门重要，无论怎样工作也是徒劳的。其次，相关管理工作人员缺乏创新性，上级安排做什么工作就做什么工作。在上述观念下，导致档案室成为了“养老院”，其中大多数工作人员是企业内部的转岗人员，由于综合素质不高，因此不具有专业管理能力。

2.企业档案管理的对策

2.1完善企业档案管理制度建立

首先，企业需要确定岗位职责，建立完整的内部责任管理体系，成立专门的档案管理部门，选拔专业人才开展档案管理工作。其次，计划详尽的档案管理工作方案，明确档案管理工作目的，了解各部门在企业中“担当的角色”，以便于企业档案管理工作进展顺利。最后，规范企业档案管理工作流程，严格按照档案内容执行工作，可以实行严谨的问责制度，一旦掌握违反规定的证据，及时处理犯错人员或者移交给法律部门，从而提升企业档案管理工作的总体效率。

2.2注重管理人员综合素质的提高，增强其专业性

在企业开展档案管理工作过程中，要注重“以人为本”，管理人员综合能力的强弱影响着企业发展的好坏，需要重点关注提高企业档案管理人员的专业能力方面，使其可以良好的进行工作，以此来不断提升企业档案管理工作水平。由于我公司是投资公司，属于国有控股公司，其业务范围较广，其员工数量特别多，因此，许多档案管理职员认为自己并不受企业重视，所以在开展档案管理工作中过程中呈现出懈怠的状态，相关上级人员需要对档案管理人员进行思想教育工作，使其档案管理人员更加努力的工作，进而提升档案管理工作效率。除此之外，企业需要定期进行培训活动，培训档案管理工作的理论知识以及培养员工专业能力，对于表现良好的档案管理人员进行一定的金额奖励，小施惩戒犯错的员工。随着企业档案管理人员自身素质的不断加强，其专业性也会越来越强，档案管理人员可以利用其掌握的相关管理知识，用来高质量、高效率的完成相关档案管理工作，促使档案管理工作水平更上一层楼。

2.3加强档案管理意识

首先，企业领导应该提高对本企业的档案管理工作的关注度，不仅要让档案管理员工了解到此工作的重要性，还要让员工从本质上认识到此工作可以为企业做出的决策提供有利条件。其次，让相关工作人员积极努力学习档案管理知识，了解并掌握管理工作全过程，严格把控各种管理环节，比如接收档案、整理和分类档案、入库和上架档案等，同时把档案中的信息录入计算机，使其存档;企业可以与其他相关企业合作，互相交流管理工作的经验，取长补短，与此同时，企业可以通过招聘的方式，扩招档案管理人员，选拔专业管理知识过关和业务能力强的人才，以此来不断提升档案管理工作的水平。最后，加强对档案管理人员的教育培养，使档案管理人员不断扩宽视野，由于档案管理工作方法不断更新，因此档案管理人员需要随时掌握管理工作的新方法、新动态，以此来提高自身学习能力，努力钻研管理工作知识，提高自身综合素质，实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。

2.4档案管理应与企业的信息化管理相结合

传统的档案管理工作的弊端和漏洞比较多，比如工作效率不高、丢失率较高、安全性差、员工保密意识差等，因此需要变革传统的档案管理工作的形式，实行信息化管理，不断引进新型信息技术并且使用，使其檔案管理工作流程更加规范和便捷，增加其技术含量和优势，为企业有效进行档案管理工作提供大量技术支持，进而实现档案管理工作信息化水平持续提高的目标，因此，档案管理工作应结合企业的信息化管理。

结束语

总而言之，在当今社会下，由于企业发展过程中所出现的问题愈来愈多，所以要着重关注企业档案管理工作并且要不断创新档案管理工作方式。但是在对企业内部进行档案管理工作时，还存在许多问题，对此要提出一系列企业档案管理新举措，健全企业档案管理制度的建立，增加对档案管理人员的了解，加强档案管理人员的专业水平，将档案管理工作与企业的信息化管理连接起来，以进一步提升企业档案管理的工作效率和水平。

参考文献：

[1]赵安. 企业档案管理部门参与政府数据治理的困境与对策分析[J]. 机电兵船档案，2022，（01）：24-26.

[2]李卫华. 互联网时代企业档案管理工作中存在的问题与对策[J]. 山东档案，2021，（05）：56-57.