办公自动化环境下文书档案管理方法探讨

刘跃

摘要：信息时代，在办公自动化逐渐成为主流新型办公方式的环境下，文书档案管理主要通过电脑等新型设备和数据处理方式对文书档案资料进行管理，从而使办公效率有了显著提高。

关键词：办公自动化;文书档案;管理方法

1、办公自动化环境下文书档案管理的优势

1.1文书档案的生成存储方式更加多元

管理者可以及时注册并记录到档案管理系统，或利用 OA产生和存储数字文件，而档案管理者则拥有纸质、数字或纸质等多种选择，使文档在建立和使用更为多元的存储方式。

1.2文书档案的检索更加便捷

在过去的办公环境中，档案资料的检索是最困难的。在寻找所需的文件和材料时，往往要花费很长的时间和精力，而在海量的文档中，由于只有一个框架式的分类，很难做到人工搜索，也很难找到具体的目标。OA系统的运用，使得管理者可以通过多种形式、多种组合方式，迅速、准确地查找到有关材料，并利用系统的智能化管理功能，自动查找、整理、判断需要的文件材料，从而提高了文件文件的工作效率。

1.3文档的管理更加互联互通

OA系统将文档的收集、分类、存储、调用、统计、阅览融入到网上的资源共享之中，通过办公室的内部网，形成了一个单位的文件和信息的链接，让每个员工在网络中都能突出他们的档案形成参与者和价值分享者的特征，并让他们有权更新、修改与之相关的资料。OA系统能够实现多线程的数据同步处理，同时也使各种文件的管理过程发生了向快速、方便的过渡。

2、办公自动化环境下文书档案管理方法

2.1加强管控意识，实现线上线下一体化

在办公自动化的背景下，随着其经营方式、目标客体的不同，业务范围的扩大，文件档案的管理必然会出现新的面貌。一般来说，文件文件的格式是多种多样的，比如合同、对外公文、对外公文等，以及 OA系统中的文件、内部文件、申請文件等。对各种文档进行整理，对材料的收集、整理要将线上、线下的工作流程结合起来，严格控制各个环节，确保线上线下文件材料相互一致、相互佐证，防止因材质载体转换出现文档连续性脱节，如数字文档与纸质同件材料的内容不符等情况发生，以保障文书档案的准确性和完整性。

为了适应当前各种工作的快速调整，随时都会发生变化的发展趋势，我们必须对新的、新的工作流程、新的机构调整保持敏感，及时跟进新的文件资料生产环节，把控文件材料在形成的每个细节、每步流程中不流失档案价值，从而实现线上线下一体化的管理方式。

2.2加强环节监控，创新管理模式

目前，网上行政审批、部门之间密切合作的特点越来越突出，对传统的文件档案管理方式提出了新的要求。随着越来越多的、越来越复杂的文件处理工作，文秘机关依靠自己的力量很难应付，各个部门协同管理已成为一种新的需要。在 OA环境下，各部门都具有各自的独立性，同时也是整个系统的一个重要组成部分。这就要求档案管理员按照各部门的工作特点，对文件的编号、归档日期、问题（机构）、归档范围、统计内容项等相关的信息进行控制，并对文件的形成过程要有一个清晰的了解。

要理解哪些工作流程可以生成哪些有用的文件，以便人为地或自动地将其集成。因此，在自动办公的基础上，建立新的录入规则、新的管理顺序、合理的检索方法、强化各个部门的档案管理意识，是一种必不可少的工作理念。在传统的纸质文件向电子文档的转化过程中，行政、技术、技术等部门的协作也显得非常重要，因为在 OA体系建设的早期，文秘部门要参与到 OA系统的建设中来，从整体上指导和控制文档的收集、调用，逐步建立主管部门与各部门之间的协同合作，形成办公自动化文档管理的新模式。

2.3提升安全防护意识，严格落实安全责任

因特网环境高度开放，基于网络的办公自动化，对文件文件的安全管理提出了更高的要求。要切实落实文件档案的安全管理，必须从多个方面着手。做好文件档案的保护和管理，防止外来的安全因素对其构成威胁，是保证档案工作有效运转的前提和依据。例如，在设备、设施上，首先要针对文件档案所使用的软硬件设施进行安全检查，按照安全级别的要求，建立相应的防火墙，定期进行检查和维护，使用具有高安全性的安全技术来防范越来越多的计算机病毒和网络攻击。

另外，对内部网络和外部网络的保密文件进行了硬件隔离，确保了内部网络和外部网络之间的保密文件、目录等信息不会在使用外部网络的计算机上显示，从而防止了内部文件的泄漏。同时，各单位要积极构建和完善网上安全管理制度，在各部门设置专职档案管理员，加强档案工作人员的安全意识，严格落实安全保密责任制和岗位职责，进一步明确安全管理的指标体系和评价办法，协同相关技术部门完善文书档案的规范收集与信息整合工作的落实，严格保障文书档案管理的安全性。

2.4增强专业人员素养，调整管理思路

要健全档案管理人员的遴选标准，重视对档案管理和计算机技术方面的专业知识的全面考虑。档案工作者很难按照办公系统的建设特点，建立并控制档案的运行、存档、调用的合理程序，并保证档案的安全。同时，也不能充分利用办公系统对档案管理的方便和优点。我们可以通过继续教育、中短期相关培训等方式，对档案管理人员进行有针对性的培训，以满足不同的管理需求，改善传统的档案管理思维方式。

3、结束语

综上所述，新时期虽然为文书档案管理提供了更多机遇与便利，但仍需深入调研、科学规划，不断加强流程环节监控，完善长效机制，优化软硬件设施，采取技术方法为文档的存储与利用提供安全支持，提升人员素养，参与自动化建设进程，从而促进文书档案管理工作高效运转。

参考文献：

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[3]王雪.办公自动化环境下文书档案管理的思考[J].办公室业务，2019（02）：117.