ERP环境下制造企业内部控制的优化探讨

董舟燕

摘 要：伴随着市场经济的高速发展，我国越来越多的企业都开始在这一大环境下得到了巨大的发展机遇，而制造企业更不例外。为了在激烈的竞争中站稳脚跟，不断提升企业的综合发展实力，则更是需要注重内部控制的优化和完善。借助先进的信息技术打造一种动态化、城市化的内部控制机制具有现实意义。鉴于此，本文将着重分析ERP环境下制造企业内部控制的優化情况，了解内部控制中存在的问题和成因，并提出具体优化策略，旨在更好地提高ERP环境下制造企业内部控制水平。

关键词：ERP;制造企业;内部控制

区别于传统的管理模式，ERP对于企业内部控制的影响更大，特别是在新形势下，ERP环境下能够转变传统内部控制的方法及结构，提高内部控制的高效性和灵活性。特别是对于制造企业而言，制造企业在我国的市场经济发展中占据了十分重要的组成部分，因此更是需要在ERP的环境下，推动内部控制又好又快的发展，来实现企业预期的利润目标。

一、相关概念界定

（一）ERP概述

ERP作为当前最为先进的现代理念管理模式，是运用先进信息技术并配置资源，特别是对于许多制造企业而言，这种管理模式至关重要。在ERP管理中，关键点作为计划，而ERP系统的财务管理模块及销售管理模块等等，也会贯穿于企业整个业务流程的始终。目前ERP在我国兴起时间相对较晚，但是发展至今所取得的成果仍然值得瞩目。也纷纷帮助了许多制造企业在管理各类信息系统软件，逃脱了传统企业管理的边界。ERP对于制造企业而言仍然是一份十分特殊的存在。在向制造企业提供丰富的物质资源、经济资源的同时，也能够实现资源的合理配置，将一系列的资源形成一体化，作为企业内的辅助管理工具。也正是因为如此，ERP逐渐受到了越来越多制造企业的青睐，而这种浪潮也开始从国外纷纷转向于国内，甚至有许多中小型企业也开始引入ERP的软件来作为管理辅助的手段。但不可否认的是，当前ERP系统在我国制造企业中的成功率仍然不足3%，除上线失败以外，效果不理想也是造成失败的主要原因。

（二）内部控制概述

内部控制是指企业为了达到具体的经营管理目标，确保内部资产安全完整，以及会计信息的真实可靠，更能够保证日常活动的经济效率，以及对于法律的遵循等等，都能够在企业预计的范围内实现对于日常一系列活动的约束、管制、规划的一份成熟完善的管理系统。换言之，内部控制对于公司长期发展而言至关重要，也需要遵循以下几点原则。首先是重要性原则。企业管理者务必要将内部控制放在企业发展中一份十分重要的地位，确保企业开展了一系列业务和决策的执行，都能够充分发挥内部控制的作用。还要注重风险控制和企业业务发展并重，不能顾此失彼。第二点是制衡性原则。内部控制需要分别在治理结构、权责分配、机构设置等一系列方面形成一种权责分明、相互牵制的良好状态。第三点是适应性原则。内部控制设计的手段及方法，务必要贴合企业的实际情况，与企业当前的客观发展环境相结合，这样才能够确保内部控制更加具有一定的操作性。

（三）ERP环境下的内部控制

通过上述分析得知，而ERP作为十分现今的资源管理系统，会涵盖于企业内的所有事物的全过程，因此，ERP和内部控制彼此之间不论理论和手段上都会存在着交叉渗透的状态。但受到市场经济发展的影响，ERP的环境往往会给企业内部控制带来一定的新问题。虽然IT技术为企业的发展及决策的制定提供大多的便利，但是对于IT技术的过度依赖，往往也会对内部控制造成一定的挑战。但ERP和内部控制有着共同的目标，十分依赖信息和流程。对于第一方面，虽然二者的理论、方法及实施的流程往往会存在很大的差异，但是ERP系统与内部控制运行目标而言，在帮助企业生产经营管理重要工具及应用手段，两者都是为了提高企业的经营效率和效益。对于第二方面，由于ERP是更多应用与信息技术、无数据分析等形成的一种管理软件，能够全方位的搜集企业各个流程的信息，并且进行整合，在有序沟通以后，会向系统进行正常的反馈。而ERP对于制造企业最大效用的产供销优化，更多也是来源于信息分析和处理以后得出的一系列生产计划的数据。对于第三者而言，由于ERP运行的有效性更多是依赖与业务流程分解和联系，会基于企业生产经营状况和业务的特点。企业管理信息的全面收集和系统的分析也能够确定出更加适合企业自身实际情况的流程程序，而只有确定流程以后，才能更为有效地进行内部控制。

二、ERP环境下制造企业内部控制存在的问题

（一）会计核算方面问题

主要是因为许多制造企业内部ERP系统的凭证及账目管理的功能相对薄弱。再加上系统的报告缺乏校验提醒的功能。由于很多制造企业内部的ERP系统实际上对于复核程序、内容及时间点并没有明确的规定，导致一系列凭证即便是录入系统以后，也会与实际情况存在较大的差距。再加上许多ERP系统对于相关的费用记录进行时间点的控制不够理想。只是对于相关部门提供内容及数字方面的录入，但是并没有结合实际的财务分析模块对于录入的数据展开合理性、可行性的管理，再加上很少对于应收账款的回收时间进行监控和提醒，导致一系列即将到期却还未收到应收款项。而ERP系统对于财务报告缺乏校验提醒功能时会很难对于资产减值进行确定，也很难对于总账及各个明细账之间进行核对。从而造成资金管理的混乱。只要隔几周才能够盘点票据及银行的存款，再加上这些盘点并没有任何的记录，无法证实其存在性。

（二）采购管理方面问题

主要是因为ERP系统中不论是立项、招标或者签订，都缺乏应有的关键控制点。再加上采购订单管理的制定不够成熟完善，缺乏相应的验收功能，主要是，因为物资供应部在ERP采购系统接受相关采购的申请以后，对采购的具体数额进行确定之后，要由物资供应部的工作人员对其供应企业进行筛选。但实际许多企业内部ERP设定中并没有对于领导审核城市与展开相应的设置，再加上整个采购过程中，只有物资供应部门一个部门参与，采购部门与其他部门之间处于一种相互脱节的情况，导致整个采购活动并没有得到其他部门的监督与审核，而在采购出具订单以后。对于鸭皮系统中并没有相应的集中管理功能，也很难及时查看订单状态分类以及已完成订单归档等情况。

（三）生产管理的功能问题

许多制造业内部ERP系统中各个模块仍然处于信息孤岛的情况，不仅相对独立且关联性不大，十分脱节。因此，在生产的过程中，企业许多生产信息和销售的环节相互脱节，例如生产和销售部门很难，及时了解对方部门的情况，ERP系统也很难对于信息进行实时的更改和分析调整，而各个部门很难了解到市场的情况，包括开发情况、客户采购以及產品库存等等，更是无形中降低了制造企业的生产加工效率。再加上对于生产计划方面的变质，更多都是需要从月初由销售部门给出订单，结合系统中的原材料及生产成本等信息，但若是库存信息不完整时，也无形中加大了生产计划的编制难度。

（四）库存管理方面问题

有许多制造业内部ERP库存系统仅仅启用了关于收货、发货电子账目的功能，但是整体的功能系统很难进行系统化的库存管理工作，例如，还有很多系统中，对于库存管理方面的信息，让人处于手动录入的阶段，录入过程中往往会因为失误而造成精确性不够理想。再加上一些生产车间因为时效性不足，会像库存管理员写一张借条来借用材料，并没有及时上传到ERP系统中，也会出现系统中的领料单数额，时间和实际情况无法对应。通过上述分析得知，由于很多制造企业内部ERP系统各个模块处于相互独立的情况，信息孤岛问题未能解决，库存管理员只有在每个季度末将库存信息从电子账目中导出，并且交付于财务部门，使得各个部门得到的信息与预计存在较大的滞后性。

（五）销售管理方面问题

目前，一些制造企业内部ERP系统中销售模块不论使合同起草、审批、签订的一系列流程缺少成熟完善的统一规范模式。具体来讲，当销售人员起草合同以后，正常来讲需要经过上级部门各个领导的批准，统一以后才能够确认签字。但实际情况若是合同起草流程并没有强制经过法律采购部门批准，而仅仅是交由上级领导审批后，会存在很大的风险。再加上由于ERP系统各个模块相互独立，因此很容易会导致合同签订以后，市场营销部将一系列合同订单，通过办公系统直接下发到生产部。但是在这过程中，很难对于生产订单进行再次的检验和复核，很难保证订单的真实性和准确性，也无形中加大了订单生产的风险。再加上该系统中对于采购商方面的信息管理相对薄弱，并不利于公司对于采购商的信用评价。

（六）预算管理方面问题

主要是因为现有的ERP系统很难，对于企业内部财务进行精确的预算，而导致预算编制的功能缺少，主要是因为很多制造企业内部ERP系统的财务功能上线时间不长，再加上管理人员对于预算的结果并非是通过系统分析中所得出的，仍然会停留在以往的方法，或者结合上一年度的固定预算法进行汇总和分析。而ERP系统中也尚未将各个功能模块有效的串联在一起，导致信息共享能力较为薄弱，财务部门所接收到的各个部门之间的预算很难进行及时有效的核实，导致财务部所做出的预算结果并不利于公司的长远发展及合理的规划。预算执行无法得到应有的控制，要有具体预算工作又好又快的开展。

三、ERP环境下制造企业内部控制优化策略

（一）关于会计核算方面的优化

对于独立与会计凭证编制的审核人员，需要原始的凭证或是复印件作为明确的思路依据，对于经济事项真实性、合法性等一系列内容进行准确的复核。复核以后要通过ERP系统以后形成特殊的标记，交由主管部门签字盖章，并且当月都需要为会计凭证，经批准以后的一系列经济事项范围内去结账。所有ERP系统中手工创建的会计凭证进行复核和审批。相关财务部门的工作人员在业务部门提交的具体费用计算表以及去证明费用发生的各项原始凭证，也需要做到逐一核对，并且进行合理的录入，确保无误以后提交生成计提或是冲销的账务处理。对于账户报告而言，为了确保ERP系统中，各个子模块以及总模块之间处于一种良好的关联性，需要系统的去查验科目余额合理性以及借贷方余额合计是否合理。系统在财务报告生成以后，也要自动传输到财务主管部门进行审阅，特别是对于一些发生重大会计科目进行查询无误后，才能够在系统中生产复合标记。

（二）采购管理方面的内部控制优化

采购需求部门需要提前对于年度预算进行了解，再提供一系列采购需求的项目立项中加以申请。申请经过批准以后，要通过ERP系统郊游的供应部的主管进行审批，再经过审批合格并且得到相关的签署以后，才能够进行后续的采购工作。采购时也要明确双方的权利、责任、违约责任以及价款、税款等一系列的内容。在信息上核对的同时，公司审计部门也需要做到采购的现场监督、书面监督等一系列形式。除此之外，要签订采购的订单。确保采购信息与采购的合同保持一致性。而采购的设备及物资到货以后，物资供应部门需要独立于采购执行的订单创建，对于收到的物资和服务进行再次的负荷和确认。对于验收不合格的物资要及时出具验收结论，并且录入到ERP的系统中。

（三）生产管理内部控制优化

在生产部通过ERP系统中上传的关于生产订单的信息，结合销售合同以及市场预测和存货需求等等，来分析生产产品的数量和品种。生产部门也要及时安排有关人员定期对生产车间的产品进行抽样和检验，对于不符合产品要求的要立即返工，来确保产品的合格率，而生产车间也要将产出的产品及时送出仓库，并且由仓库管理人员对于产品质量进行再次的审核。

（四）库存管理方面的优化

当货物抵达仓库并且验收无误以后，需要再送货清单上签字确认，确认无误以后收货入库或是暂时入库。对于存货出库而言，领用部门的物资申请需要在ERP系统中即时创建，订单在经过管理层审批以后再由上级部门再次确认。格外注意的是，当存货要退库时，存货的圆领部门也要在该系统中提前填写申退单，以及领用部门经过审批以后才能够办理退库。

（五）销售管理方面的内部控制优化

在销售经过同意以后，市场营销部门需要根据实际的销售方式、销售价格等等来拟定合同的初稿，并且明确合同的条款，明确双方的责任、权利和义务，还要建立生产订单合同，鉴定以后，只有将经全市场营销部门才能够在ERP系统中建立，并且更改和调整订单。确保申请单的相关信息和销售合同保持一致性，经过生产订单进行批准以后，才能够启用订单的可用状态。当订单变更或者终止合同以后，也要及时将相关说明列入到ERP系统，修改和取消生产订单等一系列的操作中。对于采购商管理而言，也要建立与之相匹配的采购商管理系统，只有经过授权的采购商管理信息人员才能够在ERP系统中，对于一些合格的采购商品名称进行创建和更改。而采购商信息维护人员检查管理层的授权审批证据以后，也需要在ERP系统中录入或是更改相关的供应商信息，并且及时保留修改记录。

（六）预算管理的内部控制优化

制造企业务必要做到由财政部门牵头，共同组织归口部门，结合预算单位所提供的一系列基础数据来结合公司未来发展战略目标，制定切实可行的发展战略。在此基础上，进行责任的逐一分解和目标的逐一分解，完善预算编制。在预算编制制定以后，要加强预算执行的力度，财政部门要牵头组织各相关部门对预算执行情况进行动态的监督，若是发现与实际情况不符的，要进行适当的调整和完善，确保预算管理的动态性和可执行性。特别是项目负责人在执行过程中也要根据实际情况去反复的审核现有的预算模式是否能够促使制造企业又好又快的发展。若是需要调整时，也要及时提交预算申请，并且经过相关部门的审批。

四、结论

总而言之，使用ERP系统可以有效地优化企业内部的业务流程管理，提高经营管理效率。对于现代企业而言，最大的益处也是充分应用先进的信息技术来实现企业内部的资源和信息的共享和协同，有效融合了日常生产经营活动中所涉及到的一系列資源的要素，促使各个环节之间的联系变得更加紧密和优化。因此，制造企业内创设良好的ERP环境，有助于内部控制又好又快的发展，更能够提高内部控制的效果，实现企业经济效益和社会效益的双赢。

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