论新时期如何提升档案馆档案管理工作水平

鞠文周

摘 要：在社会经济发展过程中，档案管理者需要制定每一项工作，记录和管理工作所涉及的流程，对文本、图像、音频和视频等多种材料进行妥善保管，并为未来的工作制定指南。文件管理是一项重大任务，是档案开发管理的重要组成部分，大型档案馆项目的任务和投资逐年增加，随着项目管理的持续需要，文件结构的重要性和文件管理的需要变得越来越重要，档案馆应该如何永久有效地提高档案管理水平，以及存储库是否可以更好地处理更多的档案任务等问题都是当前档案管理工作的难点。本文结合工作实际，对档案馆档案管理工作发展进行研究分析，并为提升档案管理工作水平提出相关建议。

关键词：档案馆;档案管理;提升策略

档案管理是许多企业、公司和组织发展的重要组成部分，随着科技进步，文件管理的科技含量越来越多，信息共享也越来越多，文件在人们生活中的重要性也越来越高。由于我国经济和信息技术的快速发展，各行业劳动者流动性增加，人才流动现象广泛蔓延，快节奏工作的人们必须依靠先进的技术来实现信息共享的目标，不断提高档案管理水平。

一、实施档案管理工作的重要性

首先，档案是历史的真实记录，具有完整的原始资料和历史文献，现代外国学者尤其是历史学家对历史档案文献的重视，充分体现了历史档案文献的巨大实用价值。历史研究旨在通过对特定历史时间、地点和事件的综合分析，发现和概括历史发展的客观规律，以此促进社会发展。历史研究可以提供最重要的证据是档案，史书和地方志是重要文献，收集历史文献是当前档案管理工作的重要组成部分，档案也是编纂历史和审查记录的最可靠材料，这在一定程度上将档案变成了用于历史研究和编史的直接历史材料。例如，《司马迁西汉史档案》和《东汉书半古汉》两部中国古代典籍，都是依靠丰富的史料资料编纂而成。我国有着悠久的历史文献收藏传统，历史文献内容丰富，档案数量庞大，是世界上任何其他国家都无法比拟的。据有关学者统计，我国地方史志种类有1万余种，10万余册。我国历史遗产的发展与大量地方档案史料的利用密切相关，归档历史数据是创建故事和编辑数据集的重要基础。档案馆也是国家经济发展、国防、外交、文化教育等方面的重要见证，各级政府和民间的大量档案馆是我国的财富，档案馆记录了许多历史和社会事件，内容非常丰富。

其次，档案管理任务由档案室或档案室计划和执行，管理不同文件的同时为人们提供不同的服务项目，是国家发展的重要组成部分。在进入新时代后，我国经济、政治、文化事业加快发展，现有的档案管理机会和挑战并存，档案馆更加需要改进文件管理，提高管理效率，满足社会和谐并进的发展需要，这也是档案行业发展的必然。档案管理工作看似单调乏味，对社会经济发展没有重大影响，但是在更深的层面上，档案管理工作的实施不仅有助于人们了解国家和国际发展趋势，而且能够明确我国发展水平，因此人们可以通过档案快速准确地选择相关文件作为各行业发展的依据。随着时间推移，不断最大限度地提高和加强档案馆和档案设施的管理水平，这是一种规范化、制度化的科学管理，可达到国家社会发展和档案业谋求自身发展的目的。

最后，档案文件中的相关信息比较完整，员工和普通管理人员都可以通过查看文件对部门的经济和管理进行了解。一个部门在发展过程中，各种信息都记录在档案中，负责的员工和管理人员可以参照档案来规划部门发展。随着社会和时代的变化，档案管理不仅需要收集相关信息，还必须发挥作用。为了让工作人员有效提高工作处理能力并帮助档案馆在文化资源上实现有效竞争，人们必须使用文件管理来实现良好的战略规划和资源整合，档案管理工作作为文化研究的基础，档案文件本身具有法律约束力，其記录的历史信息是客观准确的，人们在使用相关档案信息时，其产生的说服力也比较高。文件管理可以在一定程度上防止文件篡改，因为相应的注册信息更加可靠，几乎所有对象或区域都定义了文件区，而注册在文件区的相应信息也是相对应的，因此做好档案管理工作是非常重要的。

二、档案管理工作中存在的问题

1.忽视档案管理的重要性，没有建立清晰的管理理念

随着档案事业的发展，建立档案管理机制、提高档案管理意识和建立档案管理制度对健全社会发展管理机制有一定影响。

然而，一些小型档案馆受到许多因素的限制，并不完全了解档案管理，他们虽然略有涉及但并不详尽或没有科学规划，忽略了档案管理的重要性，只是简单地将文件管理分为个人文件存储或其他类型的文件管理，而缺乏对档案管理工作的科学分析，缺乏清晰的管理理念，容易造成文件备案的混乱、碎片化、分散、丢失和孤立等问题。

2.馆内有关工作人员专业素质较低

档案管理者是档案管理的第一责任人，其专业素质直接影响档案管理的质量和效率。档案管理任务非常专业和复杂，管理员达到卓越的专业素质要求是必需的。然而，从国内档案管理的现状来看，档案管理人员素质不高是目前影响档案管理效率最普遍的问题之一。

3.档案管理系统不完善

系统管理是每个行业内都不可或缺的标准，全面的档案管理系统可确保管理顺畅且合规，这是提高档案馆文件管理效率的重要依据，是提高文件管理质量的重要保证。但是，我国大多数档案馆都没有文件管理系统，有的最初建立了专门的档案管理系统，但这些系统使用难度大，不符合规范或科学的管理目标，容易造成文件混乱。

4.档案管理功能较为滞后，管理方法不成熟

档案管理是档案馆管理流程顺利进行的重要保障，良好的管理环境是提高档案管理效率的重要保证。它可以提供安全的文件保护以及全面的文件管理，但一些档案馆的管理环境很差，管理硬件较为滞后，馆内人手不足。例如，档案馆文件室小而潮湿，没有干燥剂、阻燃剂和驱虫剂，因此文件管理更容易出现发霉、虫蚀、丢失和火灾等问题。

三、提升档案馆档案管理工作水平的有效策略

1.强化组织领导

档案管理是一项重要任务，这不仅仅反映了先前档案馆管理任务的成败，也是完成其他任务的先决条件。因此，必须按照一管再管的原则管理好文件，管理体系需要做到团队清晰，统一管理。首先，需要了解档案在项目管理中的重要性，从而提高工作认识，树立认真负责的工作态度。其次，在日常工作中，需要正确实施档案管理技术，以便对文件进行收集、分类和整理。在整个档案馆项目管理过程中，文件管理被认为是项目管理工作的中心，需要不断提高文件管理意识。在档案工作中，档案管理因地区而异，因行业而异，但其作用和控制是相同的，良好的文件管理对于相关工作的顺利进行非常重要。63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD

2.提高管理质量

档案文件的范围应包括项目在管理、保护、项目批准、部署和转移时所创建的各种文件和材料，因此每个档案工作者必须明确职责，严格按照规范收集文件和资料，从初稿准备到立项、申请和批准、建设和实施，以及最终审查实施的所有项目转移到管理和保护。要有专职和兼职的档案管理团队，及时对数据进行跟踪、收集和分类，以确保项目底层数据的完整性。对于每个环节，管理者必须及时确保存档的连续性和完整性，以避免出现错误和档案丢失的纰漏。归档是一项非常专业的工作，从事档案工作的员工不仅要有扎实的业务基础，还要有较强的管理能力和服务意识。随着社会经济生活的快速发展，对档案业务的管理和维护提出了新的要求和挑战，当档案工作者的知识非常陈旧时，其处理新情况和问题就会变得困难。因此，档案工作者必须适应新情况，将学习视为工作和生活中的首要任务，努力学习，并不断提高个人技能，其不仅需要知道所有的链接和路线，还需要掌握所有的文件类别，开阔管理者的视野，了解行业发展的现状和趋势，多思考，多研究，从而更好地管理档案工作。除此之外，档案管理还必须应用理论和新技术，从改进单体管理表现的类型转变为多样化和复杂化类型。

3.秘密文件的分类归档

数据收集和分类是档案管理的重要组成部分，是档案管理的基本要素。只有通过对文件的精心收集和分类，文件才能保证完整、内容丰富，才能满足人们对信息的需求。档案分类时要明确材料的主要存放点，按照开发项目的类别进行分类，按照短期和永久两个存放期限进行分类。同时，在制作过程中需要区分内容、格式和功能相似的文档，并针对具体问题进行分析，以减少文档管理中信息的重复和冗余，有效提高文件的效率和效果。

（1）管理工作需对每个阶段产生的材料进行收集和分类，按照要求在特定的时间范围内进行管理和仔细审查，剔除不准确和不标准的材料，督促相关部门或员工以找到合适的工作，补充副本的完整性、规范化、附加注释、防篡改文档以创建新的文件结构。

（2）完成第一步的设计和自省后，要迅速整理材料，填补空缺。经监管部门审核批准后，对存在的问题和不足，认真整改并及时查漏补缺。

（3）运行后期，要按照各自不同的要求，建立定期主档案，供基本验收，妥善完成归档保存工作。

4.文件使用的规范管理

档案管理的目的是提高开发的可维护性，在完成开发项目的每个阶段后，及时彻底地为项目的每个阶段创建一个主文件，其是对项目整体框架的系统全面反映，可以作为未来发展的综合参考资料。由于项目档案管理标准化的不断发展，其在发展中的重要性越来越重要。档案的质量与档案的规划设计密切相关，档案规划是创建档案的先决条件，这应该在规划和设计时完成。一是明确文件的内容和深度，以及技术规范、标准、程序，如设计、施工和监督;二是需要确保文档内容完整、真实、准确，需要保证步骤清晰、彻底，并在项目文件中包含数字和文本，电子表格一致、完整、统一，内部业务信息与实际项目完全一致;三是最终进入档案的文件必须符合要求，使用扎实的书写材料，确保字迹清晰、图纸干净、签字盖章手续齐全，图纸符合国家行业标准;四是创建文件时间表。该文件是在项目设置期间创建的，包括项目完成和验证后的特定过程，它应该在正确的时间收集并发送到所有链接，项目必须经过验证并按时交付;五是明确项目档案的保管期限。联合文件的保存期限为3～5年，与项目许可证、资本账户和其他相关的重要材料通常是30年的永久保质期;六是确保项目档案安全。文件的安全必须由专门人员在专门指定的地方持续工作来确保，这包括在档案馆内采取防火、防盗、防虫、防温、防潮的措施，以及档案与阅览室、办公室和档案室的分离。档案馆的文件，包括完成的材料必须是永久性的，有信用体系，并需要有效的措施来保证文件和信息安全。

四、档案管理工作的创新

1.创新理念

随着信息时代的来临，人类的知识和信息量迅速增加，作为人类社会行为产物的档案不可避免地与社会行为的变化相伴而生。为适应社会的快速变化，档案管理必须转变观念，摒弃陈旧的观念和习惯，进行思想和作风的全新变革。概念创新导致档案工作各个层面的创新，观念创新是文件管理的精神，学习是创新的动力和源泉，档案工作人员要从更高的角度看待档案管理工作，采用多种行之有效的方法，充分利用现有档案资源价值，不断扩大档案资源的收藏，尤其是与人类生活相关的资源。

2.技术创新

科技创新是原动力，引入档案管理创新是档案工作快速发展的基石。现代档案管理需要发展科技创新的思想观念，档案信息数字化是档案管理发展的趋势，通过不同媒体和地理位置分布的信息资源被数字化存储和网络化，它具有共享、动态和简单管理以及变量依赖等新的运算符属性。传统纸质档案中的信息与介质密切相关，未来档案管理必须以最新知识为基础，创新必须是引擎，创新将是未来文件管理流程的最直接驱动力。

3.管理体系创新

管理体系是定义控制范围、权限、职责、利益和不同部门之间相互作用的标准，管理体系创新是档案管理工作的关键，是直接影响管理效率、促进档案管理创新的有效手段。积极发展档案管理发挥重要作用，所有创新活动都基于制度创新的变化和不断激励。制定完善的档案管理各项规章制度，明确档案工作方向和目标，组织档案工作人员定期业务培训，管理整合，组织协调档案工作人员，并充分展示其沟通技巧。

4.服务创新

服务创新是档案管理的核心，是档案流程之间的桥梁。受传统工作理念影响，许多档案工作者安于现状，持保守观点，缺乏民主观，不了解档案管理的意义，觉得重点是保留档案记录，提供归档服务。为此，档案工作人员需要改进工作作风，整合部门管理，不断提高工作质量，寻求广泛的知识和现代先进技术和管理技术，开发档案馆自己的内容，筛选主题并为编辑和研究文献准备多种格式，以便用户可以快速访问最有价值的存档信息。档案馆需要改变服务主体的角色，改进服务实践，制定方案维护计划并为用户提供及时、准确、热情的服务。

五、结语

随着时代的不断变化，档案管理应与时俱进，发展先进的管理理念，制定科学的管理措施，不断适应档案管理的发展要求，从而提高档案管理质量。档案馆的管理必须使用高效的控制系统，提高运行效率，为社会发展提供更多信息，并为社会政治、经济和文化发展提供文化科学层面的支持。

参考文献：

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（作者单位：滕州市墨子研究中心）63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD