油脂加工厂采购业务自动化工作流程管理实践——以中粮黄海为例

陈 磊，赵庆吉，刘杲华

(中粮黄海粮油工业(山东)有限公司，山东 日照 276800)

对于制造业企业，特别是油脂加工企业，采购是一种数量较多、频次较高的业务。油脂加工企业需要各种各样的生产材料、包装材料、辅助材料等，均存在着需要较多人力投入和纸质文档传输、数据流转困难等问题。

我公司在实现较高程度的信息化覆盖和普及后，全面梳理、剖析采购业务亟需解决的问题，通过文本标准化、流程再造，最终实现了采购业务的全流程自动化与闭环管理。采购业务自动化全流程数据闭环流转、高效共享，实现了从纸质化到数字化的变革，提高了工作效率，降低了工作强度，在效益方面也节省了较多人力投入，显著降低了各项耗材的办公费用投入，促进了企业与供应商的高效、便捷协作。本公司自动化采购工作流的建设对其他油脂加工企业具有较大的参考价值与借鉴意义。

1 原采购业务流程状况梳理

我公司涉及到物资需求、采购寻源、评标定标、合同审批与签订、物流运输、付款结算等相关流程节点,详见图1～图6。

图1 原物资需求流程

图2 原采购寻源流程

图3 原评标定标流程

图4 原合同审批与签订流程

图5 原物流运输流程

图6 原付款结算流程

在原采购业务中，从价格、质量指标、交货时间等条款的来回沟通、合同传真或快递确认、送货、入库、开具发票、付款等各环节流转，费时、费力、费纸。

整个采购业务存在流程繁杂、纸质文件繁多、双方沟通频次高、耗费时间长等缺点，亟待进行优化。

2 采购业务自动化工作流建设

我公司自2017年SAP ERP系统建设上线之后，围绕ERP系统，开始进行基于采购业务工作流自动化建设的提升。实施自动化工作流管理系统，是公司管理数据并将其转化为整个组织的沟通与学习工具的最佳选择之一。工作流程的全部或部分自动化，文件、信息或任务按照一系列程序规则从一个参与者移交给另一个参与者进行处理[1]。

工作流流程自动化要了解基本工作流的性质、消除流程中的冗余和浪费，然后为系统自动化寻找最优技术[1]。我公司经过对整个业务流程认真、细致的调研，对于业务流程结构上的再思考，确定了实现最佳工作流技术的类型为“基于生产的工作流技术”，即涉及具有不同职责的多个参与者的复杂的、不变的、业务量大的工作流，且充斥着纸质文件又具有重复性[1]。

通过文本标准化与流程自动化的优化分析、整合，经过相关信息化系统的建设、实施,结合各个业务部门的建议、反馈，以提升业务效率、降低业务成本以及加强风险控制为导向，确立了以SAP ERP为核心数据源与基石，其他信息化系统与其对接的工作流自动化建设总体目标。我公司对于采购业务经过多次深耕、迭代，最终形成了一个全闭环的自动化工作流，其流程图见图7。

图7 中粮黄海采购业务自动化工作流程图

我公司采购业务全流程是由SAP ERP、MDM、BPM、招投标平台、采购平台、自动进出厂系统、自动过磅系统、资金管理系统共同组成的一个综合性和自动化的工作流。各个系统间经由文本标准化奠基，实现了业务节点流转的自动化。相关特点如下：

(1)MDM：对于物料相关分类信息、供应商相关基础信息、银行信息的统一定义，作为后续各个系统调用、读取的唯一数据来源，既保证了准确性，又提高了复用性。

(2)BPM：对于所有涉及到需要业务领导审批、审核的内容均统一归集；做到了一个入口、全部审批。既减少了多系统审批的烦琐性，也提高了审批、审核的及时性。

(3)招投标平台：作为供应商相关作业的统一入口，不论是获取采购信息、参与招投标活动、签订电子签章合同，均可以在招投标平台进行。

(4)采购平台：作为采购人员的综合性作业平台，所有与采购相关的业务均在此平台中展开，用于自动化地接收其他系统推送信息，以及自动化地向其他系统推送信息等。

(5)对于自动进出厂系统、自动过磅系统、资金管理系统：搭建RPA机器人，让机器人程序自动化地完成原本需要人工去执行的相关特定任务，无需人工输入与触发[2]，通过各业务系统的自动对接，以最节约化的成本大幅提升数据流转实效性和准确性，使原先相关部门人员摆脱枯燥、避免犯错，将时间与精力投入到更有价值的工作中。

3 原流程与自动化工作流对比

3.1 人工

在门卫、地磅、财务等采购环节上的效率性和准确性上有了根本性的提升；优化原先相关节点人员8名，以每位员工每年综合费用开支6万～7万元计算，每年可节省人工费用共计50余万元。

3.2 纸张耗材

使用电子文件替代纸质文件，实现产品或服务在工作流中的快速移动。在采购业务中使用纸张最大的两个业务节点均实现了电子化，即采购合同使用电子签章、采购入库使用电子签名，极大地减少了合同、入库单纸张耗材，以及相关附属设备设施购买、维修等方面的费用支出。每年共计可节省3万余元。

3.3 社会效益

采购业务相关流程节点的自动化，以及电子签章技术的应用，显著降低了供应商的人力、纸张耗材等成本，并节约了大量的时间投入。相关RPA机器人的使用，极大提升了物流运输的效率。

4 结束语

我公司实现了以ERP系统为核心、各类配套子系统全闭环的工作流自动化，让数据流能够完整、高效地自动化流通流转。采购工作自动化流程管理打破了数据壁垒，消除了信息孤岛，让各系统数据无缝流转连通，切实取得了人员优化、费用降低的效果以及较好的社会效益。工作流程自动化是一个持久性的、不断完善和提升的过程，未来将持续性优化的几个关键点如下：

(1)鉴于增值税专用发票尚未实现电子化，当前供应商需要进行发票邮寄、采购业务人员需要进行纸质装订。未来将要实现在采购平台中通过税务系统接口进行发票接收，以及接收后直接推送资金系统付款。

(2)鉴于每个供应商认证过程中，当前只有通过自动与国家企业信用信息公示系统进行真伪校验。未来将要实现通过天眼查和企查查等第三方接口自动排查投标方公司间、股东间是否存在关联关系，采购过程是否有围标、串标等行为。

(3)鉴于采购业务流程自动化的实现，是集成了多个系统，但是系统中积累、存储的各项真实生产环境的大量数据却未被充分利用与发挥价值。未来将要实现数据助力业务，通过数据挖掘等技术帮助企业做出最优决策、预测分析等数字化服务。