整体观视野下档案安全保障体系的推进研究

2022-07-02 14:16胡心婷
科学与财富 2022年9期
关键词:整体观

胡心婷

摘  要:建立全面的档案安全保障体系,需要建立档案安全平台,克服部门困难,确保系统、部门和领域的协调,建立共享平台。为了促进档案安全管理系统的研究与开发,应综合考虑档案安全管理系统要素的开发和信息资源的整合,全面构建包括全面风险管理在内的档案安全管理体系结构,完善安全管理体系运行,建立高效的档案安全体系保障系统。

关键词:整体观;档案安全保障体系;推进研究

一、档案安全保障体系建设整体化发展依据

(一)理论层面:基于档案的生命周期理论

档案生命周期理论将档案从创建到最终删除或永久保存的过程视为一个完整的迁移过程,并定义了档案迁移过程与每个步骤之间的相互作用。因此,在构建档案安全系统时,必须尊重这种完整性和连通性,维护档案安全子系统,开发和使用档案信息功能。控制档案创建、删除或永久存储过程的安全,对档案传输过程进行全面、系统、复杂的管理,确保证书安全体系的全面发展[1]。

(二)实践层面:档案安全面临的威胁和挑战

“新技术的使用、人为破坏、自然灾害和管理不善对档案安全构成了越来越大的威胁。”目前,档案馆不能单独面对这些威胁和挑战,必须动员各系统、各部门共同努力。事实上,档案安全不是唯一的原因,而是许多整体化因素相互作用的结果。例如,在档案管理过程中,经常会出现与温度、湿度、工艺和管理有关的模具。对于档案,如果设计得当硬件设施过硬,它可以为档案提供温暖潮湿的环境;如果档案管理者认真负责,在雨季进行定期实地考察和巡逻。就可以避免档案发霉;如果昆虫和霉菌的问题在技术上得到解决,档案安全保障的质量就提高很多。因此,只有充分发挥档案安全体系的作用,确保立法、政策、制度、技术、设备和人员之间的协同作用,档案安全才能有效。

二、从整体化视角解读档案安全体系

(一)在档案安全管理系统中,整体和部分关系可以用多个维度表示,这就需要对整体和部分关系进行适当的管理,包括当前和长期关系、动态关系和静态关系。

档案管理系统的整体开发不是一般的,而是一个有机的整体。档案安全的整体状态和变化直接影响相关组件的状态和变化。同时,部分对整体也有一定的制约。只有开发所有组件,才能正确设计档案保护系统。档案保护系统本身就是一个有机体,需要“部分”与“完整”的互动。档案创建前的资源安全、档案创建和交付期间的质量保证,以及培训后的存储和使用安全不仅包括档案安全,还包括档案和保管元素。档案安全系统的整体发展不是周期性的,而是可持续的。档案管理系统的全面发展不仅要考虑当前的发展,还要考虑未来的发展。一些涉及档案安全的简短视觉行为是对档案不负责任。从长远来看,这些潜在安全威胁的存在将导致档案损坏。

例如,由于机械制造纸的广泛使用,中华民国的档案被清洗、氧化和严重损坏。20世纪70年代,档案主要用蓝色圆珠笔书写。自从电子档案诞生以来,一些档案已经存储在软盘上。有些档案无法读取,信息丢失,档案恢复不符合不可逆转原则。这些现象是临时工作人员和档案工作人员理解档案流程的结果,但也存在一些潜在的档案安全风险。因此,在构建档案安全保障系统时,应该避免这种短视行为,为档案营造安全的氛围。

(二)档案管理体系的整体发展不是一成不变的,而是一个动态的发展。在建立档案管理体系的过程中,安全基础设施、技术支持、组织管理、法律规范和标准往往面临新的挑战和挑战。为了满足新的安全需求,档案安全需要新的挑战。

例如2008年地震,汶川县的档案很少遭到破坏。地震是一个动态发展的过程,各级档案馆开始关注地震问题所带来的破坏。例如,随着电子档案数量的增加和信息安全问题的出现,黑客攻击、网络拦截、程序中断、病毒风险和操作错误都可能导致档案丢失、篡改和非法使用。因此,必须采取更严格、更可靠的安全措施,以适应新的变化。

三、整体化视野下档案安全保障体系的策略

建立全面的档案安全保障体系,不仅需要充分了解风险,还需要分析和协调相关安全风险要素的制定,以最大限度地降低档案安全风险,确保档案安全。

(一)审查并了解整体化风险管理

通过对档案安全框架的全面风险分析,全面风险管理超越了传统的风险理解。其主要目的是最大限度地提高档案安全性,并管理可在整个档案管理过程中消除的所有风险。为了实现这一目标,必须尊重和传播所有档案管理活动。其目的不仅是消除对档案安全的威胁,并将一些风险降至最低,还可以分析单个风险和影响。因此,单靠基础措施是无法达到档案安全的要求的,但必须从宏观的角度,运用综合的过程和方法来解释档案安全的一般信息,以提高档案安全管理体系的整体控制水平和可持续发展。

建立全面的档案安全管理体系,要以“整体大于部分总数”为原则,兼顾档案资源配置、能力和外部服务条件,注重整体优化,而不是单独承担档案管理任务,或确保特定档案的安全。为了在各级建立一个安全的档案存储和管理环境,档案服务必须考虑到整体化背景和档案管理水平从档案的物理保护到网络安全、硬件开发到软件开发、档案保护、档案的创建、存储和使用我们必须反映完整性,档案保护系统的完整性和安全性[2]。

(二)注意部分和档案备份系统中的一些缺陷

所有的相互作用不是部分相互作用的简单重叠;一部分不能脱离整体而不受损坏;每一部分都是一种有机整体,每一部分都影响着整个集合,每一部分都相互作用、相互制约。在某些情况下,看似相关的不重要或非决定性因素可以在特定条件下转化为实质性或关键性因素。如果我们不密切关注情况变化,可能会影响档案的安全性。因此,“档案安全最重要的措施之一就是系统、规范、科学地评估档案安全可能存在的风险,及时发现各个环节可能存在的差距和风险,消除潜在风险。”

(三)制定协调一致的整体化计划

该计划以发展为目标,以整体和部分关系的辩证理论为基础。传统的档案保护方法以技术为中心,档案安全系统的开发以整个档案保护系统为中心。只有经过深入思考、协调、设计和全面审查,档案分发系统才能充分发挥其作用。

(1) 正确分析系统的内部资源的合理配置

登记安全研究计划,建立档案安全制度,制定并实施档案安全标准,提高员工的档案安全意识。所有这些都是档案保护系统的一部分。

(2)将档案系统与外部资源整合

一般来说,档案安全保障系统必须与外部资源整合,包括不同的部门和地区。在沟通机制方面,档案安全部门将由公安、武警和消防等专业团体组成,以最大限度地减少档案的风险和丢失。档案安全问题涉及化学、生物学、生物化学、建筑和工程等学科。信息安全涉及互联网、移动设备等部门。设备包括灭火器、空调、控制设备等。档案保护系统是一个统一的整体,整合了档案与相关服务之间的关系。资源共享和协作确保了檔案的最大安全性。

结语

总之,目前对国家安全体系的理论研究不够深入,法律法规的时限相对有限,资金投入相对缺乏。科研力量不足和科研成果转化是建立文献保障体系亟待解决的问题。继续共同解决安全技术、管理、施工标准、人员素质等问题,充分发挥整体化和地方合作的作用,建立长效保障机制,推进档案安全体系建设。

参考文献

[1]雷洁. 基于知识图谱的科研档案管理研究[D].中国农业科学院,2020.

[2]左晋佺,张晓娟. 基于信息安全的双区块链电子档案管理系统设计与应用[J]. 档案学研究,2021(02):60-67.

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