互联网信息技术在档案管理中的运用

冯裕真

互联网时代的特点

当下是一个互联网时代，这一时代具有几个鲜明的特点。

第一，互动性。互联网时代最突出的特点就是互动性。随着科学技术的发展，移动设备得到了广泛普及与应用，继而人们能够通过多种多样的渠道获取信息，实现更加緊密的人员交流，以及信息的及时沟通。

第二，信息数据多样化，更加丰富。人们可以在不同的终端进行自主交流，使得信息的传递十分便捷。

第三，互联网本身为人们的交流提供了更为开放多样的社会环境，有利于实现无障碍交流，人们发言的自由化程度较高。

学校档案的价值内涵

教学文化的重要组成部分

学校档案是学校教学文化的重要组成部分，不仅记录了学生的信息，包括学生的学习活动、学习成绩、在校行为与纪律遵守情况等，还记录了教职工的信息，包含教职工的个人信息、工作经历等，除此之外，还有对学校发展历史的梳理[ 1 ]。

学校档案是评价学校教学质量的重要参考与指标之一，同时对于学校自身来说，教师还能够通过教学档案记录来分析自身在教学实践过程中出现的各种问题，从而对问题进行有针对性的解决，全面提升自己的教学能力与教学素养，不断优化教学方式。

教学发展的重要工具

学校档案对于学校来说是一种重要的文化资源，不仅记录了学生的各项活动，还记录了教师等工作者的相关信息，能够为学校的科研、教学与管理工作提供重要的数据支撑与保障。当前，教育工作者能够通过现有的学校档案中的教学资料提升自己的教学水平，从而助力学校发展。

精神传承的重要载体

学校档案同时也是学校精神传承的重要载体，记录了学校各个领域与工作的具体信息，是社会和学校共同的财富，是学校前辈劳动与智慧的结晶，也是学校精神文化的重要体现。后人能够从以往的档案中学习与积累经验。学校档案中的工作内容、工作方式、思想文化精神等都能为后代教育者提供有效的参考和借鉴，成为其学习和提高自身能力的依据[ 2 ]。

互联网时代学校档案管理面临的挑战与机遇

学校档案管理面临的挑战

当前，在互联网时代下，学校档案管理还面临诸多挑战。第一，电子档案已成为档案管理工作的主流趋势。传统工作中的档案资料都是纸质的形式，在互联网时代下，纸质档案已经逐渐被电子档案所取代，其优越性有很多，主要体现在能够节省储存空间上。所以当下如何建设信息化管理平台，并将这一平台应用到学校档案管理当中已经成为档案管理工作者和学校需要共同面对与解决的问题。

第二，学校档案管理工作面临的挑战还有档案集成化管理。也就是说，在信息技术的支持下，外界对档案信息化建设中的检索功能提出了越来越高的要求，所以档案管理工作者应该引进先进的技术，增强档案信息检索能力，尽早完成从纸质档案到电子档案的转化，并对档案信息做网络集成化处理，有效提升信息查询的准确度与速度，提高资料查询效率[ 3 ]。

第三，学校档案管理面临的挑战还包括档案信息网络化。要想进一步实现档案管理的现代化与信息化，就应该加强对信息化平台的建设，有效提高档案的交流水平和数据的共享水平；就要加强学校同各部门、部门与部门之间的有机联系，全力提升现有信息数据传输的安全性，从而加强档案管理与利用水平。

学校档案管理面临的机遇

第一，应用信息技术能够使档案管理工作更为智能化与精细化。学校的档案管理工作是一项复杂的工作，涉及的数据信息相当庞大，档案类型多样，传统工作当中常常以人工管理为主，所以容易出现失误，还会发生档案丢失与遗漏的情况。在互联网背景下，加强对信息技术的应用能够使学校档案管理工作更为精细化与智能化，先进的网络信息技术能够将纸质档案的内容转化为音频、视频等多种形式，同时也能使档案的分类更加明晰，全面提升学校档案管理工作水平[ 4 ]。

第二，信息技术的应用能够使学校档案管理工作更为高效。计算机不仅有计算功能、储存功能，同时还有信息收集功能和信息处理功能。所有的功能都能够为学校档案管理工作提供良好的技术支持，简化档案管理工作的流程，减少不必要的人力、物力支出，将档案管理工作人员从烦琐复杂的工作当中解放出来，实现学校档案管理工作效率的提高，让学校档案为学校提供更好的数据支持与服务。

信息技术应用于学校档案管理的具体思路及策略

完善学校信息技术设备

完善信息技术设备是推进学校档案管理信息化的重要基础与保障。学校信息技术设备需要一系列的计算机以及多样电子设备的支持，除此之外，还需要建立健全现有的信息管理系统，以每一个校园为单位，实现技术的推广、覆盖与应用，优化现有的数据传输形式。对此，可以应用云计算等相关技术，全面提升学校档案管理工作的效率与准确性。同时，还应定期对相关档案管理信息技术设备进行后期的检查与维护[ 5 ]。

提高管理人员的综合素质

学校档案管理工作水平的高低同管理工作人员的专业能力与综合素质有着直接且密切的联系。要想提升现有管理工作水平，就应该加强对档案管理人员的教育与培训，提升管理人员使用计算机的能力，让其了解并掌握相关的技术与要求，并丰富其知识理论，让理论指导实践，让信息技术能够更好地运用到学校档案管理的具体工作实践当中。

第一，应该定期举办主题培训活动，对档案管理人员进行理论知识培训。学校可以邀请专家来学校开展讲座，进行技术指导，开展计算机管理档案的培训活动，让档案管理人员提升现有的技能与工作能力，然后再进行管理工作[ 6 ]。

第二，学校还应该在培训活动之后安排一定的考试，让考核成为提升管理人员管理技能的重要手段，让学校档案管理工作者树立学习意识，提升自身专业能力，不断对工作内容进行学习和探究。

第三，档案管理人员应该树立责任意识，将责任意识深入贯彻到具体的工作内容与环节当中，同时要意识到学校档案的管理并不是一项简单的工作，它需要相关工作人员有一定的管理经验，需要工作人员学习管理知识，具备管理能力，树立责任意识。为此，学校可以设立一定的奖惩制度和激励机制。FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416

第四，档案管理人员应该不断提升创新、创造能力，提高自身的整理能力，因为档案管理工作面对的是海量的数据信息，所以档案管理工作者应该有效地对数据进行整理并分析。这样才能实现更科学的存放与分类。提升档案管理人员的专业能力和综合素质是学校推进档案管理工作信息化建设的重要基础和保障。

构建信息技术办公体系

要想更好地促进信息技术在学校档案管理工作中的运用，就需要进一步构建信息技术办公体系，形成有效的工作系统与机制。这样能够有效提升管理人员的工作效率，而且信息技术的保障能够有效推动学校的发展。

构建信息技术办公体系应该有一定的标准与流程，同时其工作的目的就是进一步实现对档案数据内容及相关资料的收纳和管理[ 7 ]。

第一，学校档案管理人员应该将现有的档案内容全部录入计算机系统当中，同时也不能完全舍弃纸质档案，而是要实现纸质档案和电子档案更好的结合。学校应该加强对该项工作的关注，并加大实施力度，将纸质档案中的内容全部录入计算机中，同时还应保证信息的完整性、可靠性与真实性。

第二，应该做好电子档案与电子文件分类工作。储存是基础，分类是保障，良好的分类工作能为后续的工作打好基础，同时也有利于信息的检索。对此，学校相关部门和档案管理工作者应该结合档案的实际情况和学校多方影响因素对信息档案进行整理与分类，可以采用时间顺序分类，根据时间的先后对档案进行有序的分类；也可以根据不同的活动内容与领域来划分，如将学生的活动、教师的教案归为一类等，具体选择什么样的分类方式，应由学校同管理人员共同协商来最终确定，在确定之后，应该严格按照分类方式进行执行，严格遵守操作流程。

第三，可以借助其他工具推进档案管理信息化建设，比如二维码或条形码。这种方式不仅方便保存，还便于学生与教师传阅，能进一步提升档案管理工作效率。可以在经常查询和传阅的文件资料上编制二维码，这样，在需要查询的时候扫描二维码便可找出相关资料。这样能够减轻工作人员的压力，同时也能够实现高效工作的目标。

第四，应该建立高效的技术管理平台，比如档案云储存平台。云储存平台能够将档案数据内容安全、高效地存储在云端当中，每一个主体都能够凭借一定的身份进入云端查询自己需要的文件。

因此，信息技术办公体系的建设是一个庞大且复杂的工程，同时也是信息技术在学校档案管理中应用的关键所在，学校相关部门和档案管理工作人员应该加强对该体系建设的学习与探究。

加强信息化档案管理的安全性

信息化管理本身具有一定的安全性，但要想让这一安全性维持稳定，还需后续的管理与维护，学校档案的安全管理工作可以从诸多方面同时进行。

第一，加强电子设备的日常维护与检测工作。应用信息技术管理学校档案应当切实做好电子设备的日常检查与维护工作，确保电子设备能够正常且高效地运转，及时发现设备存在的各种风险与安全隐患，避免设备故障等问题的出现，降低各种风险出现的可能性。

第二，营造良好的电子档案保存环境。电子设备有其特殊性，因而对电子设备的处置与保存有很高的要求，应该将其放置在常温且相对干燥的环境当中，以有效保存电子档案。

第三，学校档案管理人员应该树立安全意识，并将安全意识贯彻落实到具体的工作当中，全力避免资源丢失、损坏的情况出现。应用信息技术开展学校档案管理工作同档案管理工作人员自身的责任意识与职业素养有着密切的关系，所以档案管理工作人员应当提升自身专业素养，加强责任意识。另外，学校也应该加强对现有工作的创新与创造，以提高学校电子资料及电子档案的安全性和存储的稳定性。

及时更新处理电子信息档案

将信息化技术应用到学校的档案管理工作当中的重点就是对信息内容的更新。大多数学校对于信息技术在档案管理工作中的应用还存在档案目录与整体数据库数据不统一的情况，所以，档案管理人员应该进一步调整现有工作思路，制订工作方案，及时更新电子信息档案、电子资料及电子文件，使电子信息数据库的数据更加准确与完善，建立健全管理体系，以便为学校提供更好的服务，让学生和教师能够更加顺利、高效地查阅资料[ 8 ]。

转变档案管理工作理念

学校和档案管理工作者应该树立正确的档案管理观念，转变传统的工作思路与方式。一方面应该认识到档案管理信息化技术应用的发展趋势，另一方面也要更新自身的管理理念，主动将创新型的信息技术引入档案管理工作中来，营造良好的工作氛围，为信息技术在学校管理工作中的应用打下良好的基础。

与此同时，学校档案管理工作者还应进一步强化档案管理安全意识，学校相关部门应该发挥自身作用，加强对安全知识的宣传，让安全理念贯彻落实到每一个工作环节之中，全面确保档案管理人员在开展档案管理工作时能够关注档案安全，及时发现档案存在的问题，比如信息的遗漏、篡改等，从而全面推动学校档案管理工作进一步规范化、信息化。

要进一步推进学校档案管理工作安全、高效运转，就应该将先进的信息技术应用到具体工作中来，并在校园内进一步推广与普及该项技术，这样不仅有利于档案安全性的提高，还有利于日常资料的查询与管理。

当前，大多数学校档案管理工作还存在很多问题，面临着严峻的挑战，如果该项工作不能很好地适应时代发展的变化，不能有效地将先进的信息技术应用到具体的工作实践当中，就会影响其服务功能的实现，从而进一步影响学校的发展，所以学校相关部门和学校档案管理工作人员应该加强对该项工作的重视，进一步完善学校信息技术设备，全面提高管理人员的综合素质，同时还应该构建信息技术办公体系，加强信息化档案管理的安全性。除此之外，还应该及时更新处理电子信息档案，全力推进学校档案管理工作的信息化建设。

参考文献

[1]刘畅，谭文君.关于新《档案法》颁布对《高等学校档案管理办法》修订的思考[G]//胡元潮.档案管理理论与实践.杭州：浙江工商大学出版社，2021：76-78.

[2]吕希帆.初中学校档案管理存在的问题及对策措施——以杭州市上城区为例[G]//胡元潮.档案管理理论与实践.杭州：浙江工商大學出版社，2021：89-91.

[3]郭宏霞.甘南藏族自治州卫生学校档案管理工作标准化的研究[J].中国标准化，2022（02）：194-196.

[4]任丽丽.大数据背景下中职学校档案管理的信息化建设[J].兰台内外，2022（02）：13-15.

[5]马丛林.基于信息化的中职学校档案管理规范与创新探究[J].成才之路，2022（01）：67-69.

[6]于晓娜.提升高中学校档案管理效率的策略分析[J].黑龙江档案，2021（06）：108-109.

[7]巩晓艳，张彬，苏剑峰.计算机信息技术在学校档案管理中的应用[J].无线互联科技，2021，18（20）：66-67.

[8]刘璇.新形势下学校档案管理人员综合素质研究[J].黑龙江档案，2021（06）：284-285.FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416