航空装备维修档案单套管理趋势探析

刘飞

摘要：从电子档案单套管理的必要性、必然性和可行性角度论证，结合国家层面电子档案单套管理实施情况，提出电子档案单套管理的实现路径，旨在为航空装备维修企业探索建设航修电子档案单套管理提供思路和方向。

关键词：航空装备维修；电子档案单套管理；实现路径

Keywords：aviation equipment maintenance；single filing and management；implementation path

近几年，信息技术手段在航空装备维修领域的应用越来越广泛，数字化修理线、数字仓储、在线检测、虚拟现实技术（VR）等一系列信息化工程上线应用，较好地提升了装备维修能力，但也给传统的基于纸质和二维电子文件为管理主体的档案工作带来了极大的挑战。现有的档案管理手段和管理工具已无法应对快速增长的新类型档案管理需求，很多新兴技术产物产生的成果未能得到及时、有效的归档管理，航修企业档案管理人员迫切需要转变管理思路、提升管理技能。

1 单套制的衍生

电子档案“单套制”是指对现代信息办公系统生成的电子文件进行分类归档时，只保存电子存储媒介，而不再对纸质凭证进行保存与管理的制度。深度理解单套管理，需要准确理解“单套制”“单轨制”“双轨制”“雙套制”几个概念及其相互关系。“单轨制”与“双轨制”是对文件从起草到审签生效等运行阶段，采用电子或纸质一种模式还是两种模式并行的一种描述；“单套制”与“双套制”是对归档阶段采用电子或纸质一种模式还是两种模式并行的一种描述[1]。冯惠玲教授将其阐释为“单轨双轨是指文件完全在电子环境中运行或是在电子、纸质两种环境中基本并行；单套双套指只保存电子文件还是纸质电子同时保存之意”。当前，学界对“单套制”的普遍理解为文件在运行阶段采用电子单轨运行，归档时也仅保存电子文件。本文如下论述也是基于该种模式背景。

2 实施单套管理的必要性

2.1 社会发展趋势要求

信息技术的迅猛发展导致社会已不可逆转地进入大数据时代，面对不断更新的信息技术以及尤其发生巨大变化的社会环境，世界各国都在为应对数字转型进行数字化战略布局。美国国家档案与文件署于2018年发布五年战略规划，表示未来将不再接收纸质记录，2019年发布的《M-19-21备忘录：向电子记录过渡》更是明确表示2022年12月后美国国家档案与文件署将不再接收纸质记录，而是以电子方式管理包括数字化文件在内的所有永久记录。2018年，日本政府出台“数字政府行动计划”，设定要实现行政服务100%数字化目标[2]。澳大利亚自2000年之后开始采用集中式的电子文件保管模式，2015年以后电子形式形成的文件将只以电子形式移交国家档案馆。我国“十四五”规划也明确提出要加快推动数字产业化、推进产业数字化转型，深化研发设计、生产制造、经营管理、市场服务等环节的数字化应用，加快产业园区数字化改造等，最终实现数字中国建设。目前，航空装备维修企业也在大力推进信息化、数字化改造。可以预见，面对世界发展大势，数字化应用深度和广度将逐步加深。在此背景下，航空装备维修档案工作若要不被弱化甚至取代，必须与现实社会紧密连接和相互融合，向数字档案管理转变。

2.2 档案本质属性要求

档案的本质属性是原始记录性，目前使用的“双套制”保存策略，笔者认为其更多的是强化文件实体安全和便于利用的手段，究竟能不能称其为“档案”还有待商榷。首先，从“双套制”的来源看，主要有两种路径，一种是基于“双轨”直接形成的“双套”，该种模式下形成的文件因全程共存，并有相应的元数据，其文件属性和证据力是完整的，因此都属于原生文件。笔者认为两套都应定义为原始档案，只是表现形式不同。另一种是基于“单轨”， 通过打印或数字化形成的“双套”，该种模式下形成的文件，无论是打印的还是数字化的，都无法完整地继承原始文件的所有属性信息，其证据力是不完整的。作为档案来看，笔者认为其缺乏原始性证据。

航空装备维修档案，直接关系到军队建设和国防安全建设，其原始记录性要求必然比一般档案要求更高，缺乏原始记录性的“档案”，笔者认为无法保证装备维修的质量。同时，在数字化建设的大背景下，其形成的电子档案已无法像二维电子文件一样可以打印出来，客观上也不具备双套保管的技术支持。这就要求从业人员要从档案本质属性出发，从档案可用角度出发，探索、建设适应航空装备维修企业电子档案单套管理的新模式。

2.3 降低生产经营成本需要

降低生产经营成本，提高生产效能，是企业健康持续发展的必要手段。实行电子档案单套管理，可有效降低企业生产经营成本，提升管理效能。首先，可降低生产成本。从本体形态来讲，电子档案是以数字代码形式存在的，其赖以生存的介质是电子计算机软硬件及相应的存储设备，其信息容量大、存储密度高，承载同等信息量的档案，电子介质比纸质介质消耗的资源要少很多，成本耗费更少。以笔者所在单位为例，年均产生纸质文件300余万张，加之耗材及打印设备维护等费用，整体每年可节约生产成本超500余万元。其次，可节约管理成本。随着档案数量逐年增加，只需要相应增加存储设备即可，对库房容量需求依赖性大大降低，也相应地减少了档案存储等设备的购置和维护费用。同时，电子档案日常维护成本相较纸质档案的维护成本少很多。第三，可优化利用成本。电子档案通过严密的授权机制，进行网络在线服务。对用户而言，可弱化空间距离，将时间投入到更有价值的工作中；对档案机构而言，无需安排专人“站岗”提供服务，释放了人力资源，可将更多的人力投入档案信息深层次挖掘和编研等高附加值工作中。

3 实施单套管理的必然性

信息技术的快速发展，使得原有的生产方式发生了翻天覆地的变化，以前的劳动密集型场景在应用了信息技术手段后，人力资源大大减少，信息传递效率大大提高。目前，部分航修企业已建立了智能仓库、智能车间，原先的纸质记录正快速消退，取而代之的是技术人员在网络上编译的各类代码，文件形成背景由显性变为隐性、由真实变为“虚拟”。

3.1 历史发展趋势

唯物辩证法告诉我们，一切事物都是处于永不停息的运动、变化和发展的过程中，档案理论研究和档案事业发展的历程也是如此。档案记录载体从甲骨、青铜器、简牍、缣帛，到当代的纸张、唱片、胶片、磁盘、硬盘等；档案称谓从商代的“册”、周代的“中”、秦汉的“典籍”、汉魏的“文书”“文案”“案卷”“案牍”“簿书”，到清代“档案”一词的基本定型[3]；档案管理机构的称谓从周朝的天府，汉朝的兰台、东錧到唐朝的史馆等，无不揭示档案事业的发展变化和与时俱进。信息技术的突飞猛进，带来的不仅仅是档案记录载体的变化，也给档案的形成背景、形成过程、归档方式、管理方法、利用模式以及档案理论研究以巨大冲击。传统的档案管理模式和管理理念已无法适应信息社会档案发展的需要和可能，迫切需要档案工作与时俱进。

3.2 与社会形态的高度耦合

档案是对历史的记录，档案工作的发展脱离不开其形成时期的时代背景，其存在状态和时代背景具有高度耦合性。从档案记录载体变迁可以看到，档案形式离不开其所承载的历史环境和背景。21世纪以来，军队信息化建设和应用逐步深化，从二维电子文件到三维文件，再到如今的仿真、VR等，这是社会形态发展进步到今天的呈现样式。国家“十四五”规划明确提出要“加快数字化发展，建设数字中国”，档案的存在形式也必然要契合社会形态变化要求，从纸质向电子形式发展。

3.3 理论研究与探索实践的相互促进

从第11届国际档案大会探讨“新型档案材料”开始，之后历次档案大会都对电子文件进行了研讨，涵盖电子文件及电子文件工作的方方面面，促使档案学界对传统档案学理论进行反思，促进了电子文件及其管理理论的丰富和发展[4]。国内档案学界和业界针对电子文件管理也进行了很多有益探索和实践，取得了一定成效。从国家档案局官网公开可查询到的信息看，2011年开始，国家档案局便组织开展网络信息资源归档、电子文件长期存储、电子档案管理系统建设、数字档案信息挖掘等一系列基于数字环境下电子档案的归档与利用研究，并形成了一批科技成果。尤其是近几年开展的全国示范数字档案馆（室）创建工作，既丰富了电子文件管理理论，也为后续全面推广提供了可复制的范本。冯惠玲教授2019年就推行电子文件单轨制进行了论述，认为双套制已不适应全球信息化和国家网络强国战略快速推进的要求，实现文件管理的数字转型已箭在弦上，容不得我们驻足观望[5]。

4 實施单套管理的可行性

4.1 法律制度的健全

2020年审议发布的档案法，首次对电子档案的法律效力予以认定，第三十七条明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。电子档案法律效力的认定，解决了长期以来电子档案真实性、凭证性不被完全认可的困境，为推行电子档案“单套制”归档提供了法律基础，为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障。同年实施的《军队档案条例》第二十三条，也首次将“符合国家和军队档案管理要求的电子档案，与纸质档案具有同等法律效力”写入军队档案管理法规，奠定了航空装备维修领域电子档案单套归档的法理基础。

4.2 电子文件真实性保证手段的发展

信息技术是一把双刃剑，其快速发展给传统的档案管理带来了巨大冲击，但随着其与档案工作的融合，也反向促进了档案工作的发展进步。随着新型信息技术手段的涌现，电子档案“四性”保障手段越来越多，现阶段表现较为亮眼的区块链技术，以去中心化、智能合约、全程留痕、不可篡改、保密性等技术特点，对保障电子文件“四性”具有较高的适用性。尽管目前区块链技术还存在内容安全与系统效率矛盾以及哈希验证难题，但通过辅以基于区块链的可信电子文件保障体系建设，可规避这一问题[6]。未来随着新的信息技术手段的出现，电子文件的真实性保证工作将不再是难题。

4.3 示范案例的可复制性

从国家档案局公开可查询的信息看，国家档案局、国家发展改革委于2016年便分批组织开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，第一批共计48家试点单位于2021年10月全部通过验收。2022年3月，国家档案局发布第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点通知，再次确定38个试点项目。试点项目中不乏与航空装备维修相似的行业和企业，为航修企业开展电子档案单套管理提供了有效且可复用的技术路线和管理方法。

5 实施路径

实施电子档案单套管理是一项复杂性、长期性工程，是对传统档案管理模式的深刻变革，不是一朝一夕可以完成的，需要进行详细规划，开展顶层设计，制定详细路线图，分步、分期实施。

5.1 成立专项推进团队

推进团队是实施电子文件单套管理整体规划中一个必须设置，可起重要作用，但在具体实施过程中又不太被重视的环节。笔者前期调研部分企业的实施过程，发现推进团队紧紧是一个“文件要素”，推进团队之于项目效用发挥甚微，根本原因在于对推进团队之于项目的作用理解不到位以及对团队的约束力不足所致。航修企业要顺利推进“单套制”，必须加强推进团队的建设和管理。首先，要从上而下、分层设置管理团队。电子文件“单套制”涉及企业全部业务，需要各部门通力配合，这就需要设置能够统筹企业全部资源的领导团队，以实现资源的统一、快速协调和配置；在领导团队之下应设置负责执行的实施团队，由各资源配置部门相关主管人员担任。其次，要加强团队的管理和日常协调。团队设置好后就要最大化利用团队资源来实现项目的快速推进，要建立月、周甚至日工作协调机制，及时研讨解决推进过程中的难关困卡。

5.2 完善制度建设

近几年，国家层面陆续发布了一批有关电子文件管理的规范、标准，航修企业在具体落实、实施过程中，需要结合军队档案管理实际，对规范、标准进行细化、内化。参照纸质文件管理规范的落地实施，实施电子文件单套管理，至少要建立两个层级的管理制度。首先，要建立企业层面电子档案管理制度，明确各部门职责分工、业务系统归档要求、电子档案归档范围、电子档案保管期限、电子档案分类方案以及移交、整理、鉴定、利用、统计等环节的管理要求，并对电子档案的效力进行明确和认定。其次，需要建立部门层面的技术规范和工艺规程，明确和规范电子档案归档、存储、备份、迁移、转换、恢复、保密等方面的要求和具体操作方法。

5.3 开展功能建设

功能齐备的管理系统是实施电子档案单套管理的基礎。从“单套制”来源和最终流向分析，系统功能建设脱离不出档案管理“收、管、用”三方面内涵，即至少应包括办公自动化系统和业务系统归档功能改造、电子档案管理系统归档功能建设和电子档案数据资源安全管理三方面内容。笔者认为，三项内容是相互交叉、相互包容的。首先，办公自动化和业务系统归档功能改造，对现有系统进行二次开发，以实现电子档案“收”工作的顺畅，其对电子文件的初步分类及归档要素的要求，已提前介入到电子文件的“管”；电子档案管理系统归档功能建设，承接上游业务系统传递的数据，是“收”的延续，其本身又通过规范化的“管”来促进“用”的便利。电子档案数据资源安全管理更多的涉及“管”，即电子档案的安全、长久保管，其最终目的是为了后续的“用”。因此，在实施建设过程中，应紧紧围绕电子档案“收、管、用”的系统化做功，统一规划、同步建设、相互协作、彼此融合。

5.4 抓好人才队伍建设

人才是实施电子档案单套管理的重要基础资源，航修企业要从内、外两个方面加强档案管理人才队伍建设。内部，一要加强档案管理人员的知识更新培训，将新技术、新方法在档案工作中的应用纳入周期性培训内容，持续提升现有人才队伍的管理理念；二要通过各种方式鼓励档案管理人员探索档案管理新思路、新方法、新技术、新手段，提升档案人才队伍的创造力；三要向标杆企业看齐，通过送外参观、培训或邀请标杆企业前来介绍先进经验等，提升档案人才队伍对新知识、新事物的接受能力，提升档案管理人员的视界。外部，要持续补充新鲜血液，加强既懂档案又懂技术的复合型人才的引进，为企业培育一批自己的技术班底。

5.5 持续推进资源建设

丰富的电子档案资源是企业推进“单套制”管理的基础之一，部分企业在实施过程中，平台建立了，“单套”归档功能实现了，但利用效果甚微。究其原因，在于对实施电子档案单套管理的要义理解不透彻。首先，要从档案工作长远发展和解决现实问题的综合角度来理解“单套制”，不能把实施单套管理作为解放档案管理人员的手段，不能为了“单套”而“单套”。其次，现在的很多待归资源都有相应的业务系统，可同步进行利用，因此档案部门最能发挥效用和价值的反而是馆藏的传统档案资源。因此，即使实施了“单套制”，也要持续推进馆藏档案资源的数字化建设，持续丰富数字档案室资源，这样才能真正发挥档案部门和档案管理人员的价值。

6 结束语

“双套制”归档模式是在特定的历史背景下形成的一种牺牲归档效率和归档效益的过渡手段。相较于“双套制”，电子档案单套管理是档案与业务工作深度融合、降低归档成本、提升档案服务效能的必然要求，是信息化深入发展的必然趋势，更是保证装备维修质量、维护国防安全的基础要求。作为专业档案管理人员，必须要向前看，提前谋划，敢于破局，积极主动地迎合这一趋势，为航修企业知识资源的积累和效用发挥打造一个坚实的基础。

参考文献

[1] 肖秋会，汤俊妹，徐晓彤. 文件管理双轨制、双套制、单轨制、单套制辨析[J]. 中国档案，2021（4）：70-72.

[2] 黄蕊. 国外档案部门数字转型举措探析[J]. 中国档案，2020（4）：72-73.

[3] 何屹. 档案管理实务[M]. 北京：北京大学出版社，2010.

[4] 程亚萍. 国际档案大会关于电子文件的研讨[J].中国档案，2015（1）：65-67.

[5] 冯惠玲. 走向单轨制电子文件管理[J]. 档案学研究，2019（1）：88-94.

[6] 聂云霞，罗宛清. 基于区块链的可信电子文件保障体系探析[J]. 档案与建设，2021（11）：28-31.