浅析事业单位档案管理工作规范化建设的有效措施

谢翠贤

摘  要：党员档案、党建档案对于事业单位的基层党务工作而言，有着重要的信息依据与历史记录价值。所以，做好相关管理建设尤为重要。基于此，文章围绕受重视程度不足、执行力有待提升以及管理模式相对落后三个方面，分析了现阶段影响事业单位档案管理工作规范化建设有效性的主要因素。其后，从做好宣传工作、完善配套制度、优化管理模式三个角度入手，提出了事业单位档案管理工作规范化建设的有效提升措施。

关键词：事业单位;党员档案;档案管理;规范化建設

引言：档案管理是事业单位管理体系的重要组成部分，其落实质量对事业单位的运行与发展产生着极大影响。若档案管理不完善、不规范、不先进，将导致档案资料的保存与利用质量大打折扣。在此基础上，党员档案与党建档案横跨基层党建、档案管理与人事管理三个领域，其在事业单位中的价值作用不言而喻。所以，有必要立足实际、着眼发展，尝试探索出提升事业单位档案管理规范性与实效性的可行路径。

一、事业单位档案管理工作规范化建设有效性的影响因素

第一，档案管理受重视程度不足。从目前来看，档案资料的重要性并未在事业单位内部得到充足重视。例如，部分单位及党组织存在认知上的片面性，仅将党员档案、党建档案视为“历史记录”，既疏于对档案管理的把控，也极少进行档案的调用与更新。这样一来，档案资料的管理效果势必处于较低水平，其资源价值也几近丧失。再如，很多事业单位并未围绕档案管理营造出良好的文化氛围，进而导致大部分人员没有意识到档案的价值。这样一来，其在提交档案信息、使用档案资料时，很难树立认真严谨的实践态度，进而导致档案内容错漏、破损丢失的风险大大增加[1]。

第二，档案管理执行力有待提升。现阶段，事业单位的档案管理工作普遍存在执行力不足的粗放化、形式化问题。例如，在进行党员个人资料、党建活动信息的采集、归档工作时，部分档案管理人员处在被动、低效的状态当中，仅仅是简单地完成记录、装订、编号等环节，并未对档案信息的真实性、完整性进行考量，致使档案难以真实、精细地对客观现实形成反映。

第三，档案管理模式存在落后性。当下仍有很多事业单位在档案管理方面沿用传统的人工化、实体化工作模式，这一方面会将档案管理的效率限制在较低水平内，且无法为单位管理与党组织建设提供高品质的资料服务。另一方面，也难以保证档案资料的安全性和耐久性，且会涉及较大的存档空间需求与管理设施成本。

二、事业单位档案管理工作规范化建设有效性的提升措施

（一）做好宣传工作，实现认知纠偏

档案资料是事业单位中重要的信息载体，其对事业单位的运行状态、管理动态具有精细化、客观化的反映作用，同时也是事业单位回溯历史、总结经验、谋划发展的主要依据。除此之外，档案与事业单位内部的事务、党务、政务等各项日常工作也存在着密切关联。所以，事业单位应积极做好文化宣传与氛围营造工作，实现内部人员自上而下的认知纠偏，为提高档案信息的采集、管理与利用质量夯实基础。例如，可定期组织开展专题学习活动，引导领导干部、基层党员、档案管理人员等全体人员切实了解档案在人事调动、规划决策、事故追溯、成果展示、党会记录等多方面的积极价值，从而激发其参与档案管理规范化建设与档案资料高效化利用的主动性与责任感[2]。

（二）完善配套制度，强化管理效果

通过建立健全配套制度，能对管理工作起到规范约束与执行保障的作用，进而解决传统管理工作中粗放化、形式化的消极问题。首先，应建立规范化的档案信息采集制度，设立明确、精细的档案内容标准。例如，在编制党员档案时，应采集的档案信息及资料应包括党员的申请书、志愿书、培训证明、政审证明、选票证明、学习记录、会议记录、思想汇报等。再如，党员在提交电子版资料时，应在事业单位内部实现资料类型、文件格式、内容结构的统一。这样一来，既便于档案的规范化管理，也能够保证档案的完整性;其次，应建立规范化的档案信息审核制度。在完成党员、党建等活动档案的初步采集之后，档案管理人员需要对档案信息的真实性、完整性、规范性进行审核，并采取合理有效的审核手段。例如，在审核党员干部的出生日期时，可对比政审材料、学历证件、身份证件、户籍证件等多种材料，以达到证实目的。在此基础上，还可根据党员干部的出生日期，推断其入党时间、工作时间是否合格或属实。审核过程中，若发现档案信息存在错误或欠缺的情况，需要及时进行调查与上报;最后，应建立规范化的档案管理考核制度。为了从根本上强化档案管理的执行力，需要以档案管理人员为对象建立考核体系，在明确具体考核指标的基础上，将考核结果与薪资福利、岗位调度相挂钩。具体的考核指标如有用信息收集数量、档案错漏发生次数、档案分析报告撰写数量、档案保存合格率等。

（三）完善资源条件，优化管理模式

在信息化的新时代下，事业单位还应适当加大资金资源投入力度，以促成档案管理模式的优化转型，走上以大数据、互联网为动力源的发展“快车道。”具体实践中，一方面应建立线上化、云端化的档案数据库，要求事业单位内部人员在收集、提交档案信息及资料时以电子文件为主。与此同时，运用扫描录入与数据传输技术，实现已有档案资料由纸张、光盘、录像带等传统载体向信息化载体的迁移。这样一来，能避免光、水、火、虫等因素对实体档案造成侵袭影响，或防止档案载体在长期的自然保存中出现褪色、变质、墨迹淡化等问题。除此之外，也能有效地简化档案保存条件，降低档案管理对空间、设施等方面的需求。另一方面，应建立集成化的档案信息管理平台，并将党务、事务、政务、财务等各部门的终端设备纳入到平台架构之中。由此，便可实现档案信息从上传采集、归档编制到调取利用的实时化、快捷化、规范化变革，为档案价值的最大化发挥与最优化管理提供有力支持。

结论：综上所述，做好档案管理工作的规范化建设，是事业单位与基层党组织在新时代下的运行之需、发展之要。在具体实践中，需要着重解决好认知、执行及资源三个方面的支持问题，以实现管理氛围、管理模式与管理效果的综合优化，为档案信息的完善采集、安全保存与高效利用夯实基础。

参考文献：

[1]莘雪梅.探讨新形势下基层党建档案管理工作中存在的问题及对策[J].档案天地，2021（12）：58-59+64.

[2]马奕.基层党建工作中加强档案管理的重要性与对策研究[J].决策探索（中），2021（11）：31-32.